Accord pour la mise en place du vote electronique Entre les soussignés
La
Société d’Exploitation de Chauffage et d’Incinération de Planoise (S.E.C.I.P), société à responsabilité limitée (S.A.R.L), immatriculée au RCS de BESANCON sous le numéro 712 820 968, dont le siège social est sis 9 rue Edouard Belin, à BESANCON (25000), représentée par Monsieur Mxxxx, en sa qualité de Directeur des Activités Opérationnelles, dûment habilité à la signature des présentes.
D’une part Et
Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :
pour le syndicat
CFDT, Mxxxx,
D’autre part
Il a été convenu ce qui suit : Dans le cadre des discussions relatives à la mise en place du Comité Social et Economique, les parties aux présentes ont souhaité mettre en œuvre des solutions de vote électronique en vue des élections à venir des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail. CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD Le présent accord a vocation à s’appliquer sur l’ensemble de la société S.E.C.I.P. PRINCIPE DE RECOURS A UN PRESTATAIRE Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. Le prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés., respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions minimales des articles R. 2314-6 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL. Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. MODALITES DE VOTE Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Tout électeurs atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter pourra se faire assister par un électeur de son choix. Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE ET STOCKAGE DES DONNEES Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail (R 2314-6 et suivants), le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée par le protocole d’accord préélectoral lié à une mandature. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007. Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
INFORMATION ET FORMATION Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote. SECURITE Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et les délégués de listes ainsi qu'un représentant du prestataire. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, le prestataire devra mettre en place un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTE La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Conformément à l’article R.2314-11 du code du travail, la Direction informe les organisations syndicales de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL. Conformément à l’article R.2314-9 du code du travail, une expertise préalable du système de vote électronique retenu est prévue pour vérifier le respect des prescriptions légales. La réalisation de cette expertise est confiée à un prestataire extérieur déterminé par la Direction à l’issue d’une procédure de mise en concurrence. Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL dans l’entreprise. GESTIONS DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Durée, entrée en vigueur et révision Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur dès sa conclusion. Il pourra être révisé, conformément aux dispositions des articles L. 2222-5, L. 2261-7 et L. 2261-8 du code du travail, dans les conditions suivantes : toute demande devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires et comporter en outre les dispositions dont la révision est demandée et les propositions de remplacement, les parties ouvriront les négociations dans le délai d’un mois suivant réception de la demande de révision, les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord. Dénonciation Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L. 2222-6 du code du travail, à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacun des signataires, étant précisé qu’en principe, l’application de l’accord cessera alors au dernier jour des mandats des membres du CSE. Une déclaration de cette dénonciation devra être déposée auprès de la DIRECCTE territorialement compétente. Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle. Formalités de dépôt et de publicité Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise. Cet accord, ainsi que les pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail l’accompagnant, seront déposés, à la diligence de l'employeur, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes territorialement compétent. Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service du personnel. Enfin, il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel. Fait à BESANCON Le 24 septembre 2019 En 2 exemplaires originaux.
