ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2019 DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE Société de Fret et de Services (S.F.S) Accord d'Entreprise S.F.S Vote Electronique
SOMMAIRE
DEFINITION DES PARTIES3 PREAMBULE3 CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE4 ARTICLE 1. MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE4 ARTICLE 2. MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE5 ARTICLE 3. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE5 ARTICLE 4. DEPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE7 ARTICLE 5. DISPOSITIONS GENERALES7 ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE9 PRÉAMBULE9 MISSIONS DU PRESTATAIRE9 SECURITE DU SYSTEME DE VOTE9 CONFIDENTIALITE DES DONNEES TRANSMISES10 CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE10 LES FICHIERS11 CONTENU DES FICHIERS11 LISTES ELECTORALES12 BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE12 TEST - SCELLEMENT DU PARAMETRAGE12 COMMUNICATION DES IDENTIFIANTS ET MOTS DE PASSE13 PROCEDURE DE REASSORT DU MOT DE PASSE ET DE L’IDENTIFIANT13 LE VOTE14 CLOTURE ET DEPOUILLEMENT15 CONSERVATION DES DONNEES15 Accord d'Entreprise S.F.S Vole Electronique 2/16
DEFINITION DES PARTIES
ENTRE LES SOUSSIGNES : La SOCIETE DE FRET ET SERVICES (S.F.S), Société par Actions Simplifiée au capital de 352 000 €, dont le siège social est sis Cargo 6 - 6, rue du Pavé, Bât.B6 - BP 18212 Tremblay-en-France - 95703 ROISSY CDG Cedex, immatriculée au RCS de Bobigny sous le n° 712 058 965, représentée par M… en qualité de Directeur Général, ayant tous pouvoirs à effet des présentes. D’une part, Et L’ensemble des organisations syndicales représentatives ci-après désignées : pour la CFE-CGC, représentée par M…, pour la CFTC, représentée par M… , pour la CGT, représentée par M…, pour la STAAAP, représentée par Monsieur M…,
PREAMBULE
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail et à distance pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. Article L 2314-26 du Code du travail. Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord. Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d'organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de La SOCIETE DE FRET ET SERVICES (S.F.S) relève du protocole d’accord préélectoral. Le vote électronique permettra notamment : d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle du bureau de vote désigné, de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d'erreurs), de pallier les aléas postaux, d'augmenter la participation des électeurs 3/16
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CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE
Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de La SOCIETE DE FRET ET SERVICES (S.F.S). La Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires. Article R. 2314-16 du Code du travail La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote. Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions. Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi. Demaeter, société indépendante et experte dans la sûreté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS). Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL. Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057 Avec les organisations syndicales représentatives de La SOCIETE DE FRET ET SERVICES (S.F.S et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.
ARTICLE 1. MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par La SOCIETE DE FRET ET SERVICES (S.F.S) sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, société éditrice du logiciel AlphaVote (ci-après « LE PRESTATAIRE»). Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement. Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l'informatique et des libertés. Accord d'Entreprise S.F.S Vote Electronique 4/16
ARTICLE 2. MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE
Un site test sera mis à disposition pour validation pour les organisations syndicales représentatives de La SOCIETE DE FRET ET SERVICES (S.F.S). Afin d'assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d'accord pré-électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter pendant la période ouvrée du scrutin, de n'importe quel terminal Internet de leur lieu travail et /ou à distance. Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, des tablettes avec une connexion au site sécurisé d'élections seront mises à la disposition des salariés sur les sites de Roissy, Orly, et Lyon aux horaires et lieux indiqués dans le P.A.P. L'emplacement où seront disponible les tablettes permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celles-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements. Les salariés seront informés par affichage de l'ouverture des bureaux de vote. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire. Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l'ordre de leur arrivée à la Direction des ressources humaines. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.
ARTICLE 3. DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote. A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu. Accord d'Entreprise S.F.S Vote Electronique
Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l'unicité de son vote, chaque électeur recevra un identifiant ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l'accès aux pages du serveur de vote : Les salariés des agences de Nantes et Mulhouses, Et les salariés dont le service des Ressources Humaines aura connaissance de l’absence à leur poste de travail sur les heures d’ouvertures du bureau de vote (absents pour maladie, accident de travail ou autres, équipes de soirée, de nuit) les recevront avant le premier tour des élections, à leur domicile par courrier recommandé AR. Les autres salariés récupéreront leur enveloppe nominative scellée auprès des bureaux de vote. L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement. La transmission du vote et l’émargement font l'objet d'un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d'être transmis dans le ficher contenant l'urne électronique, recensant tous les votes exprimés. La liste d’émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin. Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique. L'ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d'un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections. Accord d'Entreprise S.F.S Vote Electronique Article R2314-I6 du Code du travail
Garantie de confidentialité du vote et stockage des données Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l'identification de l’électeur seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Article R. 2314-7 du Code du travail Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les administrateurs désignés du bureau de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d'accès, la liste d'émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres des bureaux de vote.
ARTICLE 4. DEPOUILLEMENT DES BULLETINS DE VOTE
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote. A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système. Article R. 2314-15 du Code du travail. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fait par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d'une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
ARTICLE 5. DISPOSITIONS GENERALES
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il pourra être révisé si l'une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s'engager, à l'initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision. Accord d'Entreprise S.F.S Vote Electronique
Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direccte et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes. Un exemplaire de cet accord et de son annexe est tenu à la disposition des salariés sur les lieux de travail par voie d’affichage. Fait à Roissy le 15 janvier 2019 en 7 exemplaire Pour la société SFS, le directeur
