ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUEAU SEIN de l’UES ICF habitat
Le Groupe ICF Habitat a étudié la modalité proposée par la loi pour la confiance dans l'économie numérique (loi n°2004-575 du 21 juin 2004) permettant aux entreprises de recourir au vote électronique pour leurs élections professionnelles, dans le respect de la délibération CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) n° 2019-053 du 25 avril 2019 qui formule des recommandations sur cette mise en place.
En effet, le vote électronique, c’est-à-dire le vote par internet, présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement, sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votent par correspondance.
La pratique a également confirmé que la mise en place du vote électronique améliorait les processus de vote au en permettant notamment :
D’augmenter le niveau de participation ;
De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral ;
De faciliter le vote pour les salariés en mission, en télétravail, en déplacement ou absent ;
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes.
A l’issue d’une réunion de négociation en date du 9 octobre 2023, les partenaires sociaux de l’UES ICF Habitat ont convenu de renouveler l’usage du vote électronique pour les élections professionnelles. Ainsi, il a été décidé de mettre à jour les dispositions de l’accord du 20 novembre 2015 instituant le vote électronique au sein du Groupe.
Le présent accord précise ainsi le fonctionnement du système de votre électronique et avec les protocoles d’accords préélectoraux à venir, qui contiendront notamment les annexes techniques.
Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1 Champ d’application PAGEREF _Toc147831358 \h 3 Article 2– Principes généraux PAGEREF _Toc147831359 \h 3 Article 3 – Choix du prestataire PAGEREF _Toc147831360 \h 3 Article 4 - Modalites d’organisation des operations electorales PAGEREF _Toc147831361 \h 4 4.1. Etablissement des fichiers PAGEREF _Toc147831362 \h 4 4.2. Modalités des élections PAGEREF _Toc147831363 \h 5 4.3. Bulletins de vote PAGEREF _Toc147831364 \h 5 Article 5 – Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc147831365 \h 5 5.1. Modalités d’accès au serveur de vote PAGEREF _Toc147831366 \h 6 5.2. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin PAGEREF _Toc147831367 \h 6 5.3. Délégué de liste PAGEREF _Toc147831368 \h 7 5.4. Opérations de dépouillement PAGEREF _Toc147831369 \h 7 Article 6 - Duree, depot et publicite de l’accord PAGEREF _Toc147831370 \h 7 Annexe 1 – Sociétés entrant dans le champ d’application de l’accord PAGEREF _Toc147831371 \h 8 ANNEXE 2 - CAHIER DES CHARGES
Article 1 Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES ICF Habitat relevant de la convention collective nationale du personnel des SA et fondations d’HLM ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition.
En outre, cet accord est appliqué de manière unilatérale aux salariés de Trans’Actif Immobilier.
Les sociétés concernées sont indiquées en annexe.
Il est précisé que les modalités de cet accord sont applicables à toutes les élections professionnelles réalisées après sa date de signature et quelle que soit l’instance en question (Comité économique et Social, Représentants des salariés aux organes de gouvernance etc.).
Article 2– Principes généraux Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le strict respect des principes généraux et fondamentaux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
Article 3 – Choix du prestataire
Les parties conviennent de l’impossibilité de recourir à une solution développée en interne par le Groupe ICF Habitat. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique seront donc confiées à un prestataire extérieur choisi par la Direction, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R.2314-8 à 21 et R.2324-4 à 17 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel.
La solution de vote électronique est soumise à une expertise dont le rapport est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans au sein de l’UES ICF Habitat, sont informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD). Article 4 - Modalites d’organisation des operations electorales
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord pré-électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution et de fonctionnement des bureaux de vote, la répartition des sièges selon les collèges et selon les établissements.
Les protocoles préélectoraux mentionnent la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système.
4.1. Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Afin de préparer les opérations électorales électroniques, la DRHT établit un fichier des électeurs, à partir des listes électorales. Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification lui permettant :
de s’identifier et de prendre part au vote ;
de signer électroniquement la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique. Ce support doit être scellé et non réinscriptible afin de rendre son contenu inaltérable et probant.
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, affectation, adresses postales ou mail ;
Pour le fichier d’émargement : collège, affectation, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;
Pour les listes des candidats : collège, affectation, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu ou non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, personnels habilités des RH ;
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, personnels habilités des RH ;
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, personnels habilités des RH ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du Ministère compétent, syndicats, employeur ou personnels habilités des RH.
4.2. Modalités des élections
Afin d'assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours. La plage de vote électronique sera déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail ou de leur domicile en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités sont accordées aux électeurs pour leur permettre de voter, étant précisé que l’ensemble des collaborateurs du Groupe dispose du matériel nécessaire à la réalisation du vote électronique, ordinateur portable, tablette ou smartphone.
Chaque salarié dispose également d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Les salariés sont informés par mail de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails peuvent être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter, afin d’augmenter le taux de participation.
4.3. Bulletins de vote Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles ont été émises par leurs auteurs et transférés par la DRHT, avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes. Les listes sont présentées sur une seule et même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Article 5 – Déroulement des opérations de vote
A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. La Direction établira notamment une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs ont la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, au moins un membre du bureau de vote ou un des représentants désignés de la DRHT afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugent nécessaires au bon déroulement de leur vote.
5.1. Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur reçoit à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès sont définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accède au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe personnel.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote et les Délégués Syndicaux Centraux peuvent consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
5.2. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R.2314-9 et R.2324-5 du Code du travail).
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-10-2 et R.2324-6-2 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (articles R.2314-10 alinéa 1 et R.2324-6 alinéa 1 du Code du travail). L’employeur ne pourra jamais avoir accès à ces informations.
Le nombre de votants pourra être révélé pendant la période de scrutin. Les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.
5.3. Délégué de liste
Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste pourra désigner un délégué de liste. Le protocole pré-électoral prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin et des opérations de vote électronique. 5.4. Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (articles R.2321-18 et R.2324-14 du Code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les administrateurs de chaque bureau de vote (président, assesseurs). La DRHT est chargée de l’édition des procès-verbaux qui sont signés par les membres du bureau de vote et enfin, elle proclame les résultats.
Article 6 - Duree, depot et publicite de l’accord
Conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé par l’employeur auprès de la DRIEETS suivant les modalités requises, et au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes du lieu de conclusion.
Fait à Paris, le 13 octobre 2023
La Directrice des Ressources Humaines et de la Transformation Groupe ICF Habitat
Pour l’UES, les délégués syndicaux centraux :
Annexe 1 – Sociétés entrant dans le champ d’application de l’accord
- la Société Immobilière des Chemins de Fer Français – S.I.C.F., Siège Social : 24, rue de Paradis - 75010 PARIS
- la société ICF ATLANTIQUE, SA d’HLM, Siège Social : 16, rue Henri Barbusse – 37700 SAINT PIERRE DES CORPS
- la société ICF LA SABLIERE, SA d’HLM, Siège Social : 24, rue de Paradis - 75010 PARIS
- la société ICF NORD-EST, SA d’HLM, Siège Social : 2 bis rue Lafayette – 57010 METZ
- la société ICF SUD-EST MEDITERRANEE, SA d’HLM, Siège Social : 118/124 boulevard Vivier Merle – 69003 LYON
- la société TRANS’ACTIF IMMOBILIER, société par actions simplifiées Siège Social : 26, rue de Paradis – 75010 PARIS
