Société IMECA, dont le siège social est situé107 allée des sapins – 69700 Montagny, SIRET 305 207 557 00086 – Code APE 2896Z et représentée par Madame XXXX, en qualité de Chef de Personnel IMECA.
D’une part,
D’autre part,
L’organisation syndicale CFDT, représentée par Monsieur XXXX, en sa qualité de délégué syndical
Ci-après collectivement dénommées, les « parties signataires »
Préambule Le présent accord vise à définir les dispositions applicables à IMECA en matière de déplacements professionnels. Les déplacements professionnels et leurs conditions de réalisation sont stratégiques pour IMECA car ils contribuent à : -Réaliser les chantiers qui nous sont confiés -Identifier et développer notre activité en interne Groupe comme en externe -Identifier, développer et suivre notre réseau de fournisseurs -Maintenir des relations de proximité avec nos partenaires internes -Développer notre attractivité et proposer aux salariés une expérience positive des déplacements Chaque jour, quel que soit leur métier, des salariés IMECA se déplacent dans le cadre de leurs activités professionnelles. Les présentes dispositions doivent permettre : -Aux salariés de l’entreprise d’effectuer dans les meilleures conditions possibles une mission extérieure à son lieu d’attachement, -A l’entreprise :
D’assurer la sécurité et la santé de ses salariés où qu’ils se trouvent dans le monde
De clarifier et développer une politique voyage attractive, tout en encourageant la prise de certains modes de transports plus vertueux pour l’environnement, à chaque fois que cela est possible.
Pour faciliter la rédaction du présent accord, le choix des partenaires sociaux a été d’utiliser le masculin « salarié / voyageur » ce qui sous-entend l’inclusion de la mixité des femmes et des hommes. Table des matières TOC \o "1-2" \h \z \u I.Préambule PAGEREF _Toc210375743 \h 2 II.Dispositions générales PAGEREF _Toc210375744 \h 5 A.Champ application PAGEREF _Toc210375745 \h 5 B.Définition du déplacement professionnel PAGEREF _Toc210375746 \h 5 III.Temps de déplacement et de travail PAGEREF _Toc210375747 \h 5 A.Temps de déplacement professionnel inhabituels PAGEREF _Toc210375748 \h 5 B.Décalage horaire d’au moins 4 heures PAGEREF _Toc210375749 \h 7 IV.Santé et Sécurité en déplacement PAGEREF _Toc210375750 \h 7 A.Utilisation des services d’assistance voyageur PAGEREF _Toc210375751 \h 7 B.Préparation du voyage PAGEREF _Toc210375752 \h 8 C.Déplacement vers les pays à risques PAGEREF _Toc210375753 \h 8 D.Voyages en Groupe PAGEREF _Toc210375754 \h 8 V.Moyens de transport PAGEREF _Toc210375755 \h 8 A.Moyens de transport terrestre PAGEREF _Toc210375756 \h 9 B.Déplacement en avion PAGEREF _Toc210375757 \h 12 VI.Hébergement PAGEREF _Toc210375758 \h 13 A.Hôtels PAGEREF _Toc210375759 \h 14 B.Plateforme de location PAGEREF _Toc210375760 \h 14 C.Autre logement PAGEREF _Toc210375761 \h 15 VII.Programmes de fidélité PAGEREF _Toc210375762 \h 15 VIII.Frais professionnels pris en charge et notes de frais PAGEREF _Toc210375763 \h 15 IX.Modes de paiement en déplacement PAGEREF _Toc210375764 \h 17 X.Passeport, visa et autres documents nécessaires PAGEREF _Toc210375765 \h 17 XI.Combiner un déplacement avec des congés PAGEREF _Toc210375766 \h 17 XII.Spécificités liées aux Déplacements longue durée PAGEREF _Toc210375767 \h 18 A.Hébergement PAGEREF _Toc210375768 \h 18 B.Période de détente PAGEREF _Toc210375769 \h 18 C.Frais pris en charge durant la période de détente PAGEREF _Toc210375770 \h 21 XIII.Rôles et responsabilités des managers et des salariés dans l’organisation des déplacements PAGEREF _Toc210375771 \h 22 A.Le manager PAGEREF _Toc210375772 \h 22 B.Les salariés PAGEREF _Toc210375773 \h 23 XIV.Modalités de mise en œuvre de l’accord PAGEREF _Toc210375774 \h 23 A.Date d’entrée en vigueur PAGEREF _Toc210375775 \h 23 B.Suivi de l’application de l’accord PAGEREF _Toc210375776 \h 23 C.Sécurisation PAGEREF _Toc210375777 \h 24 D.Clause interprétation PAGEREF _Toc210375778 \h 24 E.Publicité PAGEREF _Toc210375779 \h 24 F.Formalités de révision PAGEREF _Toc210375780 \h 24 G.Règlement des litiges PAGEREF _Toc210375781 \h 25 H.Dépôt de l’accord PAGEREF _Toc210375782 \h 25 XV.Annexe 1 – Illustration fréquences et durée des détentes déplacements longue durée PAGEREF _Toc210375783 \h 26 A.Déplacement professionnel qui éloigne le salarié de son domicile de plus de 4 heures et de 9 heures au plus PAGEREF _Toc210375784 \h 26 B.Cas exceptionnel - Déplacement professionnel qui éloigne le salarié de son domicile de plus de 4 heures et de 9 heures au plus et durée de 6 semaines consécutives PAGEREF _Toc210375785 \h 26 C.Déplacement professionnel qui éloigne le salarié de son domicile de plus de 9 heures PAGEREF _Toc210375786 \h 27
Dispositions générales Champ application Le présent accord est applicable à tous les salariés de l’entreprise IMECA lorsqu’ils sont amenés à effectuer des déplacements professionnels qu’ils soient inhérents ou non à la nature de l'emploi, qu’ils soient habituels ou occasionnels, en France et à l’étranger Il couvre toutes les catégories de déplacements :
Les déplacements professionnels dits de courte durée (inférieurs à 28 jours calendaires)
Les déplacements professionnels liés à un Déplacement de Longue Durée supérieur à 28 jours calendaires, lesquels font en outre l’objet de dispositions spécifiques précisées dans l’accord.
Définition du déplacement professionnel Il y a déplacement professionnel lorsque le salarié se rend sur un lieu autre que son site de rattachement administratif pour exécuter sa prestation de travail. Il peut s’agir par exemple d’un lieu de mission client ou fournisseur, d’un autre site du Groupe, d’un lieu de suivi d’une formation ou d’un lieu de représentation pour l’entreprise.
Temps de déplacement et de travail Le salarié et le manager veillent à respecter les durées légales du travail, les amplitudes journalières et de repos dans le cadre des déplacements professionnels. Ils fixeront des horaires de déplacement raisonnables depuis et au retour au domicile du salarié.
Temps de déplacement professionnel inhabituels Il est rappelé que conformément à l'article L. 3121-4 du Code du travail, le temps de déplacement professionnel pour se rendre sur le lieu d'exécution du travail ne constitue pas un temps de travail effectif. Toutefois, lorsque le temps de déplacement professionnel dépasse le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, il fait l’objet d’une contrepartie dans les conditions prévues ci-après
Décompte du temps de travail en heures Pour le personnel dont le décompte du temps de travail s’effectue en heures, si le temps de déplacement excède le temps normal de trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail, apprécié au cours de chaque journée, ce temps excédentaire est indemnisé, c’est-à-dire payé, au taux horaire de base du salarié à la date du déplacement.
Cette contrepartie financière peut être remplacée par un repos équivalent, à prendre dans un délai de 9 mois. Si le salarié ne sollicite pas ce repos dans ce délai, l’employeur doit alors en assurer la prise dans les 3 mois suivants. Passé ce délai, le repos est considéré comme perdu.
Décompte du temps de travail en jours
Sans remettre en cause l’autonomie dont disposent les salariés dont le décompte du temps de travail est réalisé en jours, les managers veillent, dans le cadre de l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle du salarié, à limiter les déplacements sur un jour habituellement non travaillé et notamment le dimanche. Si le salarié est contraint d’effectuer des déplacements professionnels pendant un jour habituellement non-travaillé (jour férié, samedi, dimanche), en raison de l’éloignement entre le domicile et le lieu de déplacement, il bénéficie d’une contrepartie à prendre sous la forme d’un repos définie comme suit : Pour chaque demi-journée comportant, pour tout ou partie, du temps de déplacement, la contrepartie est fixée à une durée équivalente
Cette contrepartie doit être prise dans un délai de 9 mois. Si le salarié ne sollicite pas ce repos dans ce délai, l’employeur doit alors en assurer la prise dans les 3 mois suivants. Passé ce délai, le repos est considéré comme perdu.
Temps de déplacement des salariés itinérants Les salariés itinérants sont des salariés qui effectuent des déplacements habituels inhérents à la nature de leur emploi et qui, de ce fait, n’ont pas de lieu fixe ou habituel de travail. Dans le cadre d’un décompte du temps de travail en heures, le temps de déplacement quotidien situé en dehors du temps de travail effectif du salarié itinérant donne lieu à une contrepartie déterminée comme suit : le temps de déplacement est indemnisé au taux horaire de base du salarié Les dispositions de l’Article « Décompte du temps de travail en jours » du présent document sont applicables aux salariés itinérants dont le temps de travail est décompté en jours sur l’année.
Décalage horaire d’au moins 4 heures La mesure suivante s’applique dans les cas suivants :
Quelle que soit la forme de décompte du temps de travail (en heures, jours) et pour les salariés itinérants
Pour les déplacements professionnels qui ne bénéficient pas de mesures spécifiques de détente
Lors de son voyage retour et en cas de décalage horaire d’au moins 4h, le salarié bénéficiera d’une demi-journée complémentaire (3,9 h pour les personnes dont le décompte du temps de travail est en heure), à prendre obligatoirement en repos la première demi-journée ouvrée qui suit son retour de déplacement. Cette demi-journée n’est pas due lorsque le salarié est immédiatement en congé ou en repos à son retour de déplacement professionnel.
Santé et Sécurité en déplacement IMECA est tenue d’assurer la Santé et la Sécurité de ses salariés en déplacement professionnels, qu’ils soient en France ou à l’étranger. Quant aux salariés, ils se doivent également de respecter les consignes de sécurité et de prévention communiquées par l'employeur et d’informer immédiatement l'employeur de tout incident ou problème rencontré lors du déplacement.
Utilisation des services d’assistance voyageur Il est rappelé que le Groupe Michelin a souscrit un contrat d’assistance qui bénéficie aux salariés IMECA et qui couvre plusieurs services dont l’assistance médicale. Les salariés doivent contacter ce service ainsi que les services médicaux du site s’ils existent, même pour un problème mineur. Il est de la responsabilité du salarié de s’assurer qu’il dispose de toutes les vaccinations nécessaires pour chacun des pays visités. Le service de santé au travail pourra le conseiller. Les informations concernant ces services sont disponibles sur l’intranet de l’entreprise.
Préparation du voyage La localisation des salariés est nécessaire et a pour but de garantir la sécurité et la santé des salariés IMECA lors de leurs déplacements professionnels. Le salarié dans le cadre de la préparation d’un déplacement doit donc : - Mettre à jour sa fiche profil voyageur dans l’outil utilisé par l’agence de voyage référencée avec son numéro de portable et son adresse électronique, qui ne seront utilisées qu’en cas de crise (santé ou sécurité) afin de pouvoir recevoir des messages d’alerte lors d’un voyage. Ceci doit être possible même durant le temps libre et le weekend si ces temps sont inclus dans la durée du voyage professionnel. - Mettre à jour dans le SIRH (Intouch) les personnes à contacter en cas d’urgence - Réserver ses billets d’avion et son hôtel via l’agence de voyage. Dans le cas d’une réservation faite par le salarié en direct ou par une tierce personne (réservation dans le cadre d’un évènement, hébergement chez des amis ou de la famille, plateforme de logement meublé), l’adresse exacte devra figurer dans la demande de déplacement ou l’outil dédié. Le salarié pourra ainsi être localisé en cas de problème.
Déplacement vers les pays à risques Les déplacements à l'étranger nécessitent une vérification préalable des conditions sanitaires et sécuritaires du pays de destination. A ce titre, il est rappelé qu’une liste des pays à risques (en fonction de 4 niveaux) est gérée par le Groupe Michelin et disponible sur l’intranet Michelin France. Les consignes indiquées sur l’intranet doivent être respectées notamment l’interdiction d’accéder à des plateformes de location meublé dans les pays à risques. Tout déplacement dans un pays de niveau 4 est strictement interdit.
Voyages en Groupe Il est recommandé de ne pas faire voyager dans le même avion plus de 50 % d’une équipe de direction ou ayant des compétences critiques sur un projet.
Moyens de transport De façon générale, le salarié doit toujours choisir le moyen de transport qui offre le meilleur compromis entre :
Émissions de CO2 ,
Sécurité.
Coût total (coût du mode de transport, coût du nombre de repas et nuitées de logement, temps passé par le salarié),
Durée du voyage,
Moyens de transport terrestre Déplacement en train Les partenaires sociaux souhaitent proposer confort, espace et ambiance plus calme lors des déplacements en train et favoriser ainsi repos ou travail. Ils conviennent que les déplacements en train pourront s'effectuer en première classe.
Déplacement en voiture Véhicules disponibles sur le parc de la société Pour les déplacements de proximité autour du siège de l’entreprise, l’utilisation des véhicules disponibles sur le parc est à privilégier.
Véhicule de location Les sociétés de location de voitures référencées au niveau du Groupe Michelin doivent être sélectionnées en priorité, car IMECA bénéficie, via des contrats négociés au niveau du Groupe, de prix très compétitifs. Une note d’information fixe les catégories de véhicules autorisées et tient compte des critères suivants : nombre de salariés dans le véhicule, distance à parcourir, …
Assurance : les salariés ne doivent pas souscrire d'assurance supplémentaire car celle-ci est déjà comprise dans le prix négocié avec les sociétés de location de voitures. Toutefois, lorsque la réservation est effectuée auprès d'un loueur qui n'a pas de contrat avec Michelin, il est conseillé de souscrire l'assurance complémentaire lors de la prise en charge du véhicule.
GPS : Les salariés ne doivent pas louer un système GPS en supplément si la voiture en est déjà équipée ou s'ils disposent d'une application appropriée sur leur téléphone portable
Carburant : Il est obligatoire de refaire le plein du véhicule de location avant de le rendre
Co-voiturage : l’utilisation du covoiturage (de type Blablacar) en tant que conducteur ou passager n’est pas autorisée lors des déplacements professionnels.
Sur classement : Lorsque l’agence de location ne sera pas en mesure de fournir la catégorie de véhicule demandée lors de la réservation, les frais de sur classement seront à la charge de l’agence. Aucun frais de sur classement ne sera remboursé au salarié.
Pneus hiver : les véhicules seront équipés de pneus hiver dès que la législation en vigueur ou la destination l’exigent.
Par commodité, il est accepté : -Que le salarié prenne le véhicule de location dans une agence à proximité de son domicile ; -Que le salarié rentre à son domicile le Week end, ou un soir de semaine avec un véhicule de location ou de service pour éviter de repasser par le site IMECA ou par la station de location et ainsi gagner du temps de déplacement avant ou à son retour. Cependant, les salariés ne sont pas autorisés à utiliser la voiture de location ou de service pour leur convenance personnelle (Week end, soir par exemple). Lorsque le salarié est en déplacement professionnel et ne rentre pas à son domicile le Week end (déplacement de courte ou longue durée), une utilisation modérée est tolérée du véhicule de location. Cette utilisation s’entend sur un rayon de 150 km autour de son lieu de déplacement. Le salarié est autorisé à transporter des personnes après s’être assuré qu’elles sont couvertes par une assurance au titre de leur mission professionnelle. Sont donc exclus les membres de la famille, amis, relations personnelles du salarié.
Véhicule personnelle du salarié Si les solutions précédentes (véhicule sur parc, véhicule de location ou de service) ne sont pas disponibles, l’utilisation d’une voiture personnelle reste possible après validation du manager.
Vigilance : le salarié est invité à prendre connaissance des conditions d’assurance Auto-mission qui le couvre en cas de déplacement professionnel dont les garanties sont décrites sur l’intranet et qui peuvent être différentes de son assurance personnelle.
Le salarié s’engage dans le cas de l’utilisation de son véhicule personnel à être à jour de l’entretien de son véhicule et d’avoir un contrôle technique à jour s’il est requis. Le véhicule devra également répondre aux règlementations en vigueur (ex : gilets de sécurité, triangle de signalisation, équipements hivernaux, …)
Stationnement des véhicules Le salarié devra prendre toutes les dispositions pour que le véhicule (location ou personnel) soit stationné dans un lieu le plus sécurisé possible.
Prévention des Risques Routiers lors de la conduite de véhicule Lors de la préparation du déplacement, le salarié et son manager anticiperont l’organisation du voyage pour prendre en compte les facteurs de fatigue pouvant entrainer une baisse de vigilance qui peut augmenter les risques d’accident routiers.
Concernant la conduite d’un véhicule, une attention particulière devra être observée à l’arrivée et au retour des déplacement entrainant un décalage horaire important et un temps long de voyage. Il sera toujours préférable d’utiliser les services d’un chauffeur plutôt que de prendre le volant d’une voiture de location.
Amendes de stationnement ou de circulation Le salarié s’engage à respecter les dispositions du Code de la route et s’acquitter des contraventions ou forfait post stationnement qu’il pourrait avoir contractées en son nom ou celui de la société dans le cadre de son déplacement professionnel.
Permis de conduire Le salarié amené à se déplacer avec un véhicule dans le cadre de ses fonctions doit tenir informé son employeur de toute décision de suspension ou de retrait affectant son permis de conduire.
Moto / scooter / trottinettes / vélos Pour des raisons de sécurité routière, l’utilisation des motos, scooters, vélos et EDPM (Engins de Déplacement Personnel Motorisé) n’est pas autorisée pour les déplacements professionnels.
Transports publics Ils sont à privilégier par rapport au taxi si la destination est desservie facilement par les transports en commun.
Taxis / UBER / VTC (Véhicule de Tourisme avec Chauffeur) Si la destination n’est pas ou est mal desservie par les transports en commun, l’utilisation du taxi / VTC, UBER est possible :
Privilégier si possible l’utilisation d’un taxi dit « vert » (électrique ; hybride ; hydrogène).
L’utilisation des véhicules Uber est autorisée, une facture en bonne et due forme doit être fournie pour établissement de la note de frais
L’utilisation des motos taxis est interdite
L’utilisation des services d’un chauffeur (taxi, uber, VTC) doit être activée en priorité lors de l’acheminement entre le domicile et l’aéroport ou la gare, en priorité avec les sociétés pour lesquels un contrat a été négocié par le service Achats
Transport de matériel professionnel Aucun matériel professionnel ne devra être laissé à l’intérieur du véhicule lors de son stationnement. Il sera toujours préférable de faire acheminer le matériel professionnel volumineux et onéreux par un professionnel du transport.
Déplacement en avion
Pour rappel, l'avion est utilisé lorsqu'il n'existe pas de moyen plus économique pour se déplacer ou s'il permet de gagner un temps de travail important, notamment pour un déplacement de courte durée.
Compagnies aériennes interdites Il est strictement interdit de réserver un billet d'avion auprès d'une compagnie aérienne figurant sur la liste de sécurité aérienne de l'UE (c'est-à-dire la "liste communautaire des transporteurs aériens qui font l'objet d'une interdiction d'exploitation dans la Communauté"). L’agence de voyage référencée par IMECA ne proposera pas ces compagnies aériennes. Le salarié est invité à ne pas utiliser ses compagnies aériennes lors de ses périodes de détentes. L’affrètement et l’utilisation d’hélicoptères sont strictement interdits.
Choix classe de réservation Avion
Les voyages en avion sont réalisés en
classe économique
Dérogation exceptionnelle pour une classe supérieure :
Une dérogation ponctuelle peut être accordée pour voyager en classe supérieure, uniquement si le salarié enchaîne plusieurs déplacements professionnels avec plusieurs décalages horaires sur une courte période. Cette dérogation est décidée par le manager, qui doit en informer le Service du Personnel.
Sélection des tarifs avec restrictions Les réservations doivent être effectuées sur la base de tarifs avec restrictions (Billet modifiable mais non annulable) car ce sont souvent les tarifs les plus avantageux. Au niveau global, il est plus économique de prendre en charge les frais de modification lorsque cela est nécessaire que de payer systématiquement des billets annulables sans frais. Pour optimiser les coûts, le salarié pourra réserver le tarif le moins cher, non modifiable, non annulable si la mission professionnelle est confirmée et qu’il n’y a aucun risque d’annulation ou de changement.
Anticipation des réservations aériennes Afin d’optimiser le prix des billets d'avion, les réservations doivent être faites le plus tôt possible. Les recommandations suivantes s’appliquent :
Au moins 45 jours avant la date de départ pour un voyage intercontinental
Au moins 30 jours avant la date de départ pour un voyage continental
Au moins 10 jours à l’avance pour un voyage en France.
Réservation du billet le moins cher De façon générale, le salarié ou la personne en charge des voyages (si cette fonction existe) choisira le billet le moins cher proposé par l’agence de voyage ou l'outil de réservation en ligne et qui offre le meilleur compromis tel que décrit en préambule du paragraphe REF _Ref207291986 \r \h V. Pour les vols intercontinentaux : le salarié pourra souscrire, lors de l’enregistrement en ligne, en supplément, un siège en classe économique avec plus d'espace pour les jambes (ex rangée de sortie de secours). Le surcoût sera remboursé sur justificatif dans la note de frais.
Choix de l’aéroport Un travail a été mené afin d’identifier les aéroports les plus appropriés pour se rendre dans les usines Michelin, le salarié sélectionnera obligatoirement l’aéroport retenu, sauf dérogation écrite préalable et spécialement justifiée du manager. La liste des aéroports sera déterminée par le service du personnel et disponible sur l’intranet
Hébergement La qualité de l’hébergement de nos salariés, notamment lors de séjours de longue durée est primordiale. En remboursant l’hébergement des salariés aux frais réels avec des plafonds d’indemnisation maximum, les parties signataires sont convaincues que les salariés feront le meilleur choix pour leur sécurité, leur bien être en déplacement et le respect des budgets des projets.
Hôtels Les plafonds d’indemnisation maximum sont fixés par IMECA et disponibles notamment sur l’intranet ou sur l’application dédiée aux déplacements. Le montant d’une facture d'hôtel porté sur une note de frais doit comprendre exclusivement les montants chambres, petits déjeuners et taxes de séjour éventuelles : tous les autres frais doivent être déduits. Un programme hôtels Michelin avec des tarifs négociés pour les hôtels les plus fréquentés par les salariés du Groupe existe. Les hôtels dont les tarifs ont été négociés doivent être choisis, sauf dans les cas suivants :
Il n’y a pas d’hôtel avec un tarif négocié à l’endroit du déplacement
Il n'y a plus de chambres disponibles au prix négocié
Le salarié assiste à un événement et le choix de l'hôtel est imposé
Le coût global du transport et du temps nécessaire pour se rendre dans un hôtel du programme excède le cout global du transport et du temps vers l’hotel envisagé.
D’autres critères amènent le voyageur à prendre une autre solution de logement meublé (ex confort, distance, services …)
Si plusieurs hôtels du programme sont disponibles, le salarié doit prendre une décision en fonction des tarifs de l'hôtel, du coût du transport et du temps nécessaire pour se rendre sur le lieu de travail. Il doit choisir l'option dont le coût global est le plus avantageux. Pour des raisons de sécurité et juridiques, dans les pays à risque élevé (niveau 3) :
Il est obligatoire de réserver uniquement les hôtels autorisés (dont la liste aura été communiquée par le RGEP au salarié)
Il est interdit de réserver un hôtel sans passer par l’agence de voyage ou l’outil de réservation en ligne.
Le choix de réserver un hôtel spécifique pour convenances personnelles alors que la localisation et la distance de l'hôtel par rapport au lieu de travail ne sont pas optimisées (et même s'il figure dans le programme hôtels du Groupe) ne doit en aucun cas entraîner des frais de transport supplémentaires importants pour IMECA (taxis par exemple, péage…). Si tel est le cas, ces frais doivent être pris en charge à titre personnel par le salarié.
Plateforme de location L’utilisation de plateformes de location (de type Airbnb / Booking / gites…) dans un cadre professionnel, est autorisée pour les salariés IMECA sous certaines conditions :
Il n’existe pas de solution de logement meublé répondant aux besoins du salarié par l’intermédiaire du programme d’hôtel Michelin
La localisation du logement a été étudiée pour s’assurer que la sécurité et la sérénité du salarié soient maximales (bruit, quartier en difficulté…). Le RGEP ou une fonction SP locales devra être sollicitée en cas de doute ou pour une destination pour laquelle les équipes ne sont jamais déplacées
Le salarié trace obligatoirement dans les outils l’adresse exacte de son lieu de résidence. Cette donnée est indispensable à la localisation des salariés en cas de besoin urgent.
Le logement de type T1 (une chambre séparée de la pièce de vie) est à privilégier. Il sera cependant fonction des options possibles localement et dans le respect des barèmes déplacements en vigueur dans l’entreprise.
Autre logement A titre exceptionnel, il sera accordé au salarié d’utiliser un autre logement (famille, amis). La personne devra spécifier obligatoirement l’adresse de son lieu de résidence dans l’outil de réservation. Il ne sera pas versé d’indemnité forfaitaire de logement. Les indemnités journalières de repas restent dues conformément à leur usage si des frais de restauration ont réellement été engagés.
Programmes de fidélité Certains salariés participent aux programmes de fidélité proposés par les prestataires de voyages (compagnies aériennes, chaines hôtelières, loueurs de voitures, etc…) et capitalisent des points/miles lors de la réalisation de leurs déplacements professionnels. Il s’agit d’une démarche personnelle uniquement même si les points/miles, à la complète discrétion du salarié, peuvent être parfois utilisés pour bénéficier de sur-classements lors de déplacements professionnels. Les salariés ne doivent en aucun cas déroger au présent accord dans le but de bénéficier d’avantages personnels supplémentaires en lien avec un programme de fidélité (choix compagnie aérienne par exemple).
Frais professionnels pris en charge et notes de frais
Il est rappelé qu’on entend par « frais professionnels », les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise. L’entreprise rembourse ainsi les frais professionnels engagés pendant le déplacement, dans les conditions fixées par le présent accord.
Il appartient à chaque salarié de respecter les règles fixées dans le présent accord et de réaliser, pour ses déplacements professionnels, une note de frais.
Les notes de frais doivent être réalisée après chaque déplacement professionnel, et au moins chaque fin de mois. Elles sont vérifiées et validées par le manager et, en cas de contrôle par les équipes comptables ou du Service du Personnel, le salarié doit justifier tout écart avec des explications pertinentes, raisonnables et fournies dans les plus courts délais. Des contrôles sont opérés de façon systématique sur les notes de frais.
Tout manquement aux présentes règles, tel que la transmission de justificatifs inexacts, le dépassement injustifié des plafonds ou la présentation de dépenses non professionnelles, pourra faire l’objet d’une procédure disciplinaire, conformément aux dispositions du règlement intérieur. La sanction sera proportionnée à la gravité des faits constatés, pouvant aller jusqu’au licenciement en cas de faute grave ou de fraude avérée.
Les dépenses remboursées sont :
Les frais des moyens de transport sur facture / justificatif lorsqu’ils n’auront pas été achetés directement par IMECA
Les repas sous la forme d’indemnités journalières si des frais de restauration ont réellement été engagés par le salarié.
Les frais de logement (hotel, location meublé) sur présentation d’une facture (nuit, petit déjeuner et taxes). Les autres frais ne sont pas pris en charge.
Le petit-déjeuner (sur présentation d’une facture ou d’un justificatif) si :
Le service n’est pas proposé par l’hôtel ou si du fait du déplacement, le salarié est contraint de prendre un petit-déjeuner en dehors de chez lui ou de son hôtel avant 06h30.
La facture devra correspondre uniquement à des frais de petit déjeuner et sera remboursée au réel avec un montant maximum fixé par note d’information.
Le salarié occupe un logement meublé qui ne propose pas de service de petit déjeuner. La facture devra correspondre uniquement à des frais de petit déjeuner et sera remboursée au réel avec un montant maximum fixé par jour et par semaine par note d’information.
Les frais de passeport et de visa sont à la charge d’IMECA
Les autres frais remboursés par l’entreprise le sont uniquement sur la base des frais réellement engagés, donc sur présentation d’une facture ou d’un justificatif (ex : parking, péage, blanchisserie y compris pour un logement meublé, carburant, vaccination non prise en charge par la sécurité sociale, bagage supplémentaire…)
Les voyages aériens peuvent engendrer une usure prématurée de la valise du salarié lors de ses déplacements. Une participation de l’employeur sera définie par note d’information.
Modes de paiement en déplacement
Les dépenses professionnelles effectuées lors d'un déplacement professionnel doivent être réglées en priorité avec la carte bancaire professionnelle individuelle mise à disposition par IMECA afin de :
Faciliter la déclaration des frais dans les outils
Limiter les frais bancaires
Faciliter le remboursement du salarié
Améliorer le contrôle interne de l'entreprise
Le paiement en espèces est interdit lorsque le paiement par carte de crédit bancaire professionnelle est possible. La carte bancaire est attribuée par IMECA pour un usage strictement professionnel dans le cadre des déplacements professionnels. Par conséquent, elle ne doit être utilisée que pour les dépenses de mission prises en charge par IMECA
Passeport, visa et autres documents nécessaires Il est de la responsabilité du salarié d'avoir un passeport valide et de s'assurer que les documents requis pour le voyage sont obtenus à temps. Les règles relatives aux visas doivent être vérifiées le plus tôt possible, en tenant compte des délais de traitement par les consulats.
Combiner un déplacement avec des congés Des congés précédant ou suivant un déplacement professionnel (ce que l’on appelle du Bleisure, contraction de Business et Leisure) peuvent être combinés avec des déplacements professionnels. Pour ce faire, le salarié doit le signaler à son manager et signer un document d’interruption de mission avant le déplacement. Le document d’interruption de mission est disponible sur l’intranet de la Société.
Important :
Toutes les dépenses induites à caractère personnel doivent être prises en charge directement par le salarié,
Cela concerne également les éventuels surcoûts liés à la modification de l’itinéraire (par exemple un arrêt dans une ville qui ne fait pas partie du déplacement professionnel, y compris quand cette ville fait partie des escales aéroportuaires). Le salarié doit demander à l’agence de voyage ou la personne en charge des déplacements de calculer le surcoût par rapport à un itinéraire standard et il prendra en charge le montant de celui-ci en dépense personnelle dans sa note de frais (montant à déduire)
Pour des questions de sécurité, le Bleisure est STRICTEMENT interdit dans les pays à risque de niveau 3.
Spécificités liées aux Déplacements longue durée La mission d’IMECA d’industrialisation et d’installation de machines, de supervision de chantier, amène ses salariés à effectuer des déplacements de
Longue Durée (Supérieur à 28 jours calendaires) notamment pour le personnel de chantier.
Le présent Accord fixe ainsi les spécificités liées à ces déplacements de longue durée
Hébergement Dans la mesure du possible, l'hébergement se fera en logement meublé dès le début du déplacement, dans les conditions fixées par le présent accord. Cf chapitre REF _Ref207286292 \r \h VI).
Période de détente Définition d’une détente : Au cours d’un
déplacement professionnel d’une durée au moins égale à 28 jours sur un lieu de travail éloigné de plus de 4 heures du domicile du salarié, ce dernier bénéficie d’au moins une période de détente sous la forme de jours de repos, dans les conditions déterminées ci-après.
Le salarié aura la possibilité de prendre ce repos en regagnant son domicile, en restant sur place ou pour faire du tourisme. Ce temps dit de « détente » correspond à un temps de repos supplémentaire accordé aux salariés. Il cherche à établir un équilibre vie professionnelle / vie privée lié à la fois aux contraintes longues d’éloignement familial, aux difficultés de réaliser des tâches administratives ou de prendre des rendez-vous médicaux durant le déplacement, de permettre aux salariés de récupérer de longues périodes de travail avec des conditions différentes de celles proposées à IMECA et parfois d’un décalage horaire conséquent.
Durant cette période de détente, la mission du salarié est interrompue. Le salarié n’est plus à la disposition de l’employeur et n’est plus couvert au titre des accidents du travail. Pour l’appréciation des conditions d’éloignement, visées aux articles suivants, est pris en compte le mode de transport imposé par l’employeur, ou, à défaut, le mode de transport le plus rapide. Lors de la préparation de l’organisation du déplacement, le salarié et son manager fixeront les horaires raisonnables de départ et de retour au domicile qui respecteront les horaires, durées de travail, amplitudes journalière et temps de repos.
Détente : déplacement professionnel qui éloigne le salarié de son domicile de moins de 4 heures Lorsque le déplacement professionnel éloigne le salarié de son domicile de moins de 4 heures, ce dernier bénéficie d’un voyage de retour au domicile toutes les semaines. Le voyage de détente coïncide avec les jours habituellement non ouvrés (samedi et dimanche).
Détente : déplacement professionnel qui éloigne le salarié de son domicile de plus de 4 heures et de 9 heures au plus Lorsque le déplacement professionnel éloigne le salarié de son domicile de plus de 4 heures et de 9 heures au plus, ce dernier bénéficie d’un voyage de détente toutes les 3 semaines. Le voyage de détente de 2 jours coïncide avec les jours habituellement non ouvrés (samedi et dimanche). Si le déplacement se poursuit par une nouvelle période de 3 semaines, à l’issue de cette nouvelle période de 3 semaines, le salarié bénéficie d’un voyage de détente de 3 jours (2 jours habituellement non ouvrés et 1 jour ouvré). Cette mesure s’applique si le salarié repart ou non en déplacement (retour à IMECA, congés…). Ces modalités de détente se renouvellent par période de 3 semaines.
Cas exceptionnel d’un déplacement d’une durée consécutive de 6 semaines Si l’organisation du déplacement l’impose (chef de chantier ou fonction /métier seul sur place par exemple), le manager du salarié pourra exceptionnellement décider que la détente s’effectuera au bout de 6 semaines. Le manager informera le Service du Personnel de cette décision.
A ce titre :
Si le salarié poursuit par un autre déplacement qui l’éloigne de son domicile de plus de 4 heures (plus de 4h et moins de 9h ou plus de 9h), une détente de 4,5 jours sera accordée au salarié dont 2 jours coïncideront avec les jours habituellement non ouvrés (samedi et dimanche)
Si le salarié poursuit par un autre déplacement qui l’éloigne de moins de 4 heures de son domicile ou qu’il rentre à IMECA ou qu’il soit en congés, une détente de 3,5 jours sera accordée dont 2 jours coïncideront avec les jours habituellement non ouvrés (samedi et dimanche)
Il n’est pas possible de cumuler deux périodes de 6 semaines consécutives. Une détente devra impérativement être prise selon les règles définies ci-dessus.
Un schéma de principe est présenté en annexe.
Détente : déplacement professionnel qui éloigne le salarié de son domicile de plus de 9 heures
Lorsque le déplacement professionnel éloigne le salarié de son domicile de plus de 9 heures, ce dernier bénéficie d’un voyage de détente toutes les 6 semaines. Un voyage de détente de 7 jours sera accordé dont 2 jours qui coïncident avec les jours habituellement non ouvrés (samedi et dimanche). L’organisation du positionnement des jours de détente se fera en concertation entre le manager et le chef de chantier (ou fonction équivalente) pour organiser la présence du personnel sur place. Il n’est pas possible de cumuler deux périodes de 6 semaines consécutives. Une détente devra impérativement être prise. Ces modalités de détente se renouvellent par période de 6 semaines de déplacement qui éloigne le salarié de son domicile de plus de 9 heures. Si, à l’issue d’une période de 6 semaines, le salarié enchaine un déplacement qui l’éloigne entre 4 heures et moins de 9 heures de son domicile, il bénéficiera d’une détente de 5 jours dont 2 qui coïncident avec les jours non ouvrés (samedi et dimanche) Si, à l’issue d’une période de 6 semaines, le salarié est de retour à IMECA ou enchaine un déplacement qui l’éloigne de moins de 4 heures de son domicile, il bénéficiera d’une détente de 4 jours dont 2 qui coïncident avec les jours non ouvrés (samedi et dimanche).
Si la durée de la mission est de 5 semaines, une détente de 3 jours sera accordée dont 2 jours qui coïncident avec les jours habituellement non ouvrés (samedi et dimanche) Un schéma de principe est présenté en annexe.
Report de la détente Chaque fois que la détente sera positionnée 1 semaine avant la fin de la mission, la détente sera reportée à la fin de la mission.
Frais pris en charge durant la période de détente Détente avec retour au domicile Le voyage de détente donne droit au salarié à la prise en charge par IMECA des frais d’un trajet aller-retour lui permettant de regagner sa résidence principale.
Logement meublé Le salarié disposant d’un logement meublé conserve ce logement pendant la détente car il permet au salarié d’avoir un endroit pour stocker ses effets personnels et pour l’entreprise de réduire le budget logement avec un tarif dégressif sur la longue durée.
Voiture de location Sauf impératifs liés aux horaires d’ouverture de l’agence de location, le véhicule de location qui a été pris dans une gare ou un aéroport devra être restitué à l’agence pendant la période de détente au domicile. Si le véhicule de location a été pris depuis IMECA ou une station de location à proximité du domicile, il est admis que le salarié qui effectue sa détente à son domicile, stationne le véhicule chez lui durant cette période et ainsi gagne du temps. Cependant, les salariés ne sont pas autorisés à utiliser la voiture de location durant la détente pour leur convenance personnelle.
Détente sans retour au domicile Si le salarié choisit d’effectuer sa détente sur son lieu de déplacement pour faire du tourisme, les frais associés à cette période (logement, véhicule, repas, accueil d’un tiers, autres…) ne sont pas professionnels, ils relèvent de sa responsabilité personnelle et ne sont pas pris en charge par l’entreprise. Logement meublé Le salarié disposant d’un logement meublé conserve ce logement pendant la détente car il permet au salarié d’avoir un endroit pour stocker ses effets personnels et pour l’entreprise de réduire le budget logement avec un tarif dégressif sur la longue durée.
Voiture de location Il appartient au salarié qui souhaite effectuer sa détente sur son lieu de déplacement ou pour faire du tourisme de prendre en charge tous les frais et de souscrire toutes les assurances du véhicule de location pour son usage personnel.
Cas particuliers Tout cas particulier dans l’organisation d’un projet et nécessitant un aménagement des conditions décrites dans le présent Accord devra faire l’objet d’une fiche de demande de dérogation disponible sur l’intranet, validée par le manager et le service du Personnel
Rôles et responsabilités des managers et des salariés dans l’organisation des déplacements Le manager Les managers sont garants de la bonne organisation des déplacements professionnels de leur équipe. A ce titre, ils veillent à ce que les salariés respectent les principes de la politique interne à l’entreprise et au Groupe et les règles du présent accord. Ils s’assurent également de disposer des informations nécessaires à l’exercice de leur responsabilité de contrôle lorsque cela s’avère nécessaire.
Responsabilité du manager :
Organisation des déplacements : veiller à ce que chaque déplacement soit organisé en prenant en compte les contraintes règlementaires, légales et internes IMECA en vigueur (santé, sécurité, temps de travail…) et que les objectifs du déplacement soient atteignables dans ce cadre.
Communication et sensibilisation : informer régulièrement les membres de son équipe sur les dispositions du présent accord sur les déplacements afin d’ en partager le sens et d’encourager son appropriation ;
Gestion budgétaire : Piloter le budget déplacement de son équipe et promouvoir les bonnes pratiques d’optimisation (anticipation, recours aux réunions à distance par Teams…) ;
Contrôle a posteriori : Exercer un contrôle sur les déplacements réalisés, notamment lors de la validation des notes de frais déplacement et intervenir en cas de non-respect des règles définies dans le présent accord.
Les salariés Les salariés sont pleinement informés des principes et des règles applicables aux déplacements professionnels. Ils prennent leurs décisions en toute connaissance de cause, depuis la phase de préparation du déplacement professionnel jusqu’à à la validation des frais engagés. Ils gèrent leur déplacement en toute autonomie (préparation, réservation, note de frais…) et si besoin demandent du soutien à leur manager qui identifiera les solutions pour les aider. Ils répondent aux demandes de clarifications éventuelles sur leurs déplacements et notes de frais chaque fois que nécessaire.
Responsabilités du salarié :
Pertinence du déplacement : valider avec son manager que le déplacement apporte une réelle valeur ajoutée et s’inscrit dans les priorités de l’équipe ;
Organisation responsable : S’assurer, en lien avec son manager, que le déplacement est organisé dans le respect de sa santé, de sécurité ainsi que des contraintes règlementaires, légales et internes définies dans le présent accord ;
Préparation du déplacement : lors de la préparation de ses déplacements, réaliser toutes les démarches requises par l’entreprise : ordre de mission avant le départ en déplacement, utilisation des outils référencés ou autorisés par l’entreprise, demande de passeport, visa, vaccination,…etc ;
Optimisation : Veiller à limiter le coût global de ses déplacements (frais et temps passés)
Conformité des frais : Réaliser sa note de frais conformément aux règles en vigueur et dans les délais impartis.
Modalités de mise en œuvre de l’accord Date d’entrée en vigueur Le présent accord entrera en vigueur à sa date de signature. Il est conclu pour une durée indéterminée.
Suivi de l’application de l’accord Les signataires ayant la volonté d’établir un partenariat durable pour le suivi et la mise en œuvre de cet accord, ils conviennent de constituer une commission de suivi du présent accord composée d’un représentant du Service du Personnel, 1 représentant de chaque organisation syndicale représentative signataire. La commission se réunira une fois par an pour faire un bilan de l’année concernant les termes et l’application de cet accord et si nécessaire, faire des propositions d'adaptations et de modifications de l’accord.
Sécurisation Dans un souci de cohérence et d’harmonisation, les dispositions du présent accord remplacent toutes les pratiques, usages, documents et/ou notes de service et clauses des accords antérieurs ayant le même objet. Les dispositions prévues dans le présent accord ne pourront se cumuler avec celles qui résulteraient de nouveaux textes légaux, d’accord interprofessionnel étendus ou de branche.
Clause interprétation Les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent Accord. La demande de réunion consigne l'exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l'objet d'un procès-verbal rédigé par l’Entreprise. Ce document est remis à chacune des Organisations Syndicales Représentatives. Si cela est nécessaire, une seconde réunion peut être organisée dans les jours suivant la première réunion. Jusqu'à l'expiration de ces délais, les parties signataires s'engagent à n’engager aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.
Publicité Afin de permettre à tout le personnel de la société IMECA de prendre connaissance du présent accord, il sera mis à disposition sur l’intranet de la société.
Formalités de révision Le présent accord pourra faire l’objet d’une révision, à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2222-5, L.2222-6 et L.2261-7-1 à L.2261-13 du Code du travail. En application des dispositions légales actuellement en vigueur, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :
Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives signataires ou adhérentes du présent accord ;
A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives.
Règlement des litiges Les différends et litiges pouvant survenir à l’occasion de l’application du présent accord se règleront si possible à l’amiable entre les parties signataires. A défaut de règlement à l’amiable, le litige pourra être porté devant les juridictions compétentes de Lyon.
Dépôt de l’accord Conformément à l’article L.2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, à l’issue de la procédure de signature. Le présent accord sera déposé par l’entreprise sur la plateforme Télé@accords, dans les conditions légales et règlementaires applicables, ainsi qu’au Conseil de Prud’homme de Lyon.
Fait à Montagny, en 3 exemplaires, le 03 octobre 2025
Pour accord Pour IMECA, représentée par Pour l’organisation syndicale représentative Madame XXXXMonsieur XXXX Cheffe du PersonnelCFDT
Annexe 1 – Illustration fréquences et durée des détentes déplacements longue durée
Déplacement professionnel qui éloigne le salarié de son domicile de plus de 4 heures et de 9 heures au plus
Cas exceptionnel - Déplacement professionnel qui éloigne le salarié de son domicile de plus de 4 heures et de 9 heures au plus et durée de 6 semaines consécutives
Déplacement professionnel qui éloigne le salarié de son domicile de plus de 9 heures
