ACCORD COLLECTIF RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION ET A LA REGULATION DE L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES
2024/2027
ENTRE LES SOUSSIGNES : La Société Nationale d’Exploitation Industrielle des Tabacs et Allumettes (SEITA - Groupe IMPERIAL BRANDS PLC), société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 363 395 079,20 euros, dont le siège est situé 200-216 rue Raymond Losserand, 75014 Paris, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 331 355 263, représentée par XXX, en qualité de XXX, Ci-après dénommée «
l’entreprise ».
D’une part, ET : Les organisations syndicales représentatives suivantes :
Le syndicat SNI2A / C.F.E.-C.G.C. de la Seita, représenté par XXX, en sa qualité de délégué syndical central,
Le syndicat C.G.T., représenté par XXX, en sa qualité de délégué syndical central,
L’U.N.S.A. SEITA, représentée par XXX, en sa qualité de délégué syndical central,
Ci-après dénommées les « organisations syndicales représentatives »,
D’autre part, La Société et les organisations syndicales signataires sont ci-après dénommées «
les Parties ».
PREAMBULE
Aujourd’hui, les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC – notamment messagerie électronique, ordinateurs portables, smartphones, tablettes, …) font partie intégrante de l'environnement de travail et sont indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise. En effet, elles génèrent du lien social, facilitent les échanges entre les collaborateurs et l’accès à l’information. Ces outils sont par ailleurs devenus un enjeu d’efficacité et plus largement de flexibilité dans l’organisation du travail, notamment dans le cadre du travail à distance. Leur développement et leur accessibilité croissante rendent néanmoins plus floues les frontières entre la vie privée et la vie professionnelle. Ainsi, l’entreprise et les organisations syndicales représentatives ont souhaité affirmer l’importance de leur bon usage et de la nécessaire régulation de leur utilisation. Dans ce contexte, la Direction de Seita et les organisations syndicales représentatives ont engagé une négociation afin de définir un cadre structuré destiné à assurer un droit individuel à la déconnexion aux salariés et à favoriser une gestion raisonnée des outils numériques et informatiques pendant le temps de travail. A l’issue de deux réunions de négociation, les Parties ont abouti à la signature du présent accord. Cet accord s’inscrit dans le cadre :
des dispositions de l’article L.2242-17 7° du Code du travail relatif au droit à la déconnexion et à la mise en place de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé, ainsi que de la vie personnelle et familiale ;
de la politique globale sociale de l’entreprise qui vise notamment à garantir des conditions et un environnement de travail respectueux de ses salariés et préservant leur santé au travail.
IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRETE LE PRESENT ACCORD :
Article 1. Objectifs de l’accord
Le présent accord a pour objectifs, par la mise en place d’actions concrètes et adaptées à la taille de l’entreprise :
de reconnaître un droit individuel à la déconnexion et de garantir les modalités de plein exercice de ce droit par le salarié ;
d’améliorer la communication et la qualité des échanges en diminuant la surcharge informationnelle et mentale, en évitant l’utilisation abusive des outils et en promouvant les échanges directs ;
de prévenir le risque de « sur-connexion » pendant le temps de travail, en mettant en place des dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques ;
de développer l’information, la communication et la sensibilisation sur l’utilisation des outils numériques ;
de maintenir les dispositifs de prévention en vigueur dans l’entreprise.
Les parties signataires du présent accord ont ainsi souhaité confirmer leur volonté :
de protéger et promouvoir l’équilibre indispensable entre la vie personnelle et la vie professionnelle ;
d'assurer le respect des temps de repos et de congé ;
de préserver la santé des salariés.
Les Parties ont également souhaité rappeler que la déconnexion est de la responsabilité tant de l’employeur que du collaborateur. Le respect du droit à la déconnexion résulte des comportements individuels de chacun et de la volonté de l’entreprise de réguler l’utilisation des outils numériques.
Article 2. champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements de la Seita et à tous ses salariés, quel que soit leur niveau hiérarchique et de responsabilité.
Article 3. Le droit à la déconnexion au sein de la Seita
Article 3.1. Principe général du droit à la déconnexion
Les Parties au présent accord ont souhaité rappeler que l’utilisation des outils numériques et informatiques mis à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chaque personne. Ainsi, afin de garantir l’équilibre entre la vie personnelle, familiale et l’activité professionnelle, chaque salarié dispose d’un droit à la déconnexion de ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail, ainsi que lors des week-ends, des jours fériés, durant les congés et l’ensemble des périodes de suspension du contrat de travail (notamment les arrêts de travail). Dès lors, ce droit à la déconnexion est le droit pour les salariés de ne pas se connecter aux outils numériques professionnels, de ne pas lire et/ou répondre aux différentes sollicitations (courriels, messages, appels téléphoniques…) en dehors de leur temps de travail, sauf en cas d’urgence. Les
les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion sans fil, internet/intranet, réseau social d’entreprise, …
Le
temps de travail correspond :
aux horaires de travail du salarié pendant lesquels il est à la disposition de l’entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié (horaires tels que définis par le contrat de travail ou l’horaire collectif applicable au sein de l’établissement) et les éventuelles heures supplémentaires.
pour les salariés au forfait jours : aux jours de travail (étant rappelé qu’ils bénéficient d’un repos quotidien de 11 heures minimum consécutives).
La notion de temps de travail exclut les temps de repos quotidiens et hebdomadaires, les congés payés et les RTT, les congés exceptionnels, les jours fériés et les jours d’arrêt (maladie, accidents de travail, maternité…). La
notion d’urgence vise un fait imprévisible, important et d’une certaine gravité qui ne pourrait pas attendre le retour au travail du salarié sans générer un préjudice important pour l’entreprise et/ou les salariés. Ce fait doit être en lien avec la fonction du salarié et nécessiter une action de sa part qui ne peut pas attendre son retour au travail.
Ainsi, sauf en cas d’urgence, si un salarié reçoit un courriel en dehors de son temps de travail, il est considéré l’avoir reçu le lendemain matin ou bien le premier jour ouvré suivant le week-end, le jour férié chômé ou la fin de son congé. Il en est de même des appels, messages téléphoniques ou instantanés professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé. Il est rappelé par ailleurs qu’aucun collaborateur ne pourra être sanctionné pour avoir fait usage de son droit à la déconnexion.
Article 3.2. Mesures permettant le plein exercice de ce droit
Pour assurer l’effectivité du droit à la déconnexion, les Parties au présent accord ont souhaité que les principes suivants soient maintenus au sein de l’entreprise :
l’
insertion dans les signatures des e-mails envoyés par les salariés d’un message rappelant le droit à la déconnexion (envoyés depuis PC et/ou smartphone) : « ce message n’appelle pas de réponse en dehors de vos heures de travail » ;
le
recours de manière systématique à l’option « absence du bureau » du système de messagerie électronique en dehors des horaires de travail, et en particulier pendant leurs périodes de congés (en précisant la date de retour et/ou l’interlocuteur à contacter pendant cette période, dans la mesure du possible) ;
l’
utilisation de la fonction d’envoi différé lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail (si le salarié est amené à travailler au-delà de ses heures de travail) ;
la
planification « responsable » des réunions : respecter, dans la mesure du possible, un délai raisonnable entre l’invitation et la tenue des réunions, éviter les réunions trop tôt le lundi (pas avant 9h) et trop tard le vendredi (pas après 18h), respecter les horaires et rythmes de travail des salariés (salariés à temps partiel, salariés aux 35h…), utiliser la fonctionnalité « assistant planification » avant d’envoyer une invitation à une réunion afin de s’assurer que les participants sont disponibles etc.
Ces pratiques sont précisées dans le guide (charte) qui est disponible sur l’intranet de l’entreprise.
Article 4. Mise en place d’une gestion raisonnée des outils numériques et informatiques pendant le temps de travail
Si les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication) font partie intégrante de l'environnement de travail et sont indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise, les Parties ont convenu que leur usage devait être encadré pour éviter le risque de surcharge informationnelle et mentale, ainsi que le risque d’atténuation des frontières entre vie personnelle et vie professionnelle. Par conséquent, elles se sont accordées sur la nécessité de maintenir la mise à disposition d’une charte de bonnes pratiques de l’utilisation de la messagerie destinée à l’ensemble des salariés. Cette charte contient les recommandations suivantes :
Principes :
l’utilisation des outils numériques ne doit pas se substituer au dialogue et aux échanges directs ;
les outils numériques dématérialisés doivent être utilisés par le biais du matériel professionnel (ordinateur, tablette, téléphone portable). Pour favoriser la déconnexion, il est indispensable d’utiliser le matériel mis à la disposition de l’entreprise, notamment le téléphone portable.
Pour les managers : l’utilisation des outils numériques ne doit pas devenir un mode exclusif d’animation managériale et de transmission des consignes ; il est important de privilégier l’organisation de temps collectifs en physique.
Avant l’envoi d’un mail : il convient de s’assurer que le courriel est le moyen de communication le plus adapté au message à transmettre, de s’interroger sur le moment le plus opportun pour envoyer un mail afin de ne pas créer de sentiment d’urgence, d’avoir recours aux fonctions d’envoi différé, d’utiliser la fonctionnalité « assistant planification » afin de s’assurer que les participants sont disponibles … ;
Lors de l’envoi d’un mail : cibler les destinataires (ne mettre en copie que les personnes directement concernées), indiquer clairement l’objet du message afin de permettre au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel, rédiger des messages lisibles et accessibles pour faciliter une compréhension rapide de l’information, respecter les règles de politesse, limiter l’envoi des pièces jointes volumineuses, limiter l’usage de l’option « répondre à tous », utiliser à bon escient les mentions « urgent », « importance haute », et ne pas imposer des délais de réponse trop courts ;
Veiller à la bonne gestion de sa messagerie : utiliser le gestionnaire d’absence, archiver les dossiers, s’accorder des temps de déconnexion ponctuels pendant le temps de travail (ex : désactiver les alertes e-mails lorsqu’il est nécessaire de se concentrer sur un travail), se déconnecter pendant les réunions ou lors de sessions de formation, ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie (gérer les priorités, se fixer des plages pour répondre), éviter de solliciter les collaborateurs pendant les temps de pause ou de repos via la messagerie instantanée, paramétrer ses horaires de travail dans l’outil, s’accorder des temps de pause entre des réunions.
Les bonnes pratiques précitées n’étant pas exhaustives et pouvant évoluer, les Parties sont convenues que cette charte pourra être mise à jour par la Direction des Ressources Humaines et les membres de la CSSCT Centrale.
Article 5. Mesures d’accompagnement
Article 5.1. Rôles des différents acteurs
Les Parties au présent sont convenues que l’effectivité de l’exercice du droit à la déconnexion requiert non seulement l’exemplarité de l’encadrement et des dirigeants de Seita mais également l’implication de tous les salariés. Ainsi :
l’exemplarité des managers dans l’utilisation des outils numériques est essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entrainer l’adhésion de tous,
l’implication de tous les collaborateurs est également importante. Le respect des règles énoncées dans le cadre du présent accord et des bonnes pratiques qui seront par la suite diffusées dépend de la responsabilisation de chacun dans sa pratique quotidienne : chacun doit prendre conscience que sa propre utilisation des outils numériques peut être inappropriée et doit respecter ses collègues dans ses usages du numérique.
Article 5.2. Mise en place d’actions de formation et de sensibilisation
L’information, la sensibilisation et la communication sont des leviers indispensables pour faire évoluer les pratiques vers une meilleure utilisation des outils numériques et informatiques. Les organisations syndicales représentatives et l’entreprise sont ainsi convenues de :
Sensibiliser les acteurs de la prévention (les Responsables Santé et Sécurité et les HRBP) à l’évaluation et à la détection des risques liés à l’utilisation des outils numériques (trouble de l’attention, hyper connectivité, …).
Sensibiliser les managers à l’évaluation et à la détection d’une situation de « sur-connexion » d’un collaborateur par :
une bonne appropriation du présent accord et du guide des bonnes pratiques (traduit en anglais pour les managers non francophones),
une incitation au contrôle de la charge de travail du salarié dans le cadre des « check-in » et de l’évaluation annuelle,
une attention particulière portée sur le temps et l’amplitude horaire de travail du salarié.
Organiser des actions de formation et de sensibilisation pour l’ensemble des salariés.
Ces actions prendront notamment les formes suivantes :
Déploiement
d’actions de formation et de sensibilisation à destination de l’ensemble des salariés. Ces actions auront notamment pour objectifs :
de promouvoir l’importance du droit à la déconnexion et d’un usage efficace et raisonnable des outils numériques et informatiques ;
d’informer les salariés sur les risques potentiels de la « sur-connexion » sur la santé ;
de leur permettre de prendre conscience de leurs pratiques, et de l’importance de leur responsabilisation et du rôle de chacun dans l’effectivité des bonnes pratiques d’utilisation des outils ;
de les aider à trouver l’équilibre nécessaire pour concilier vie privée et vie professionnelle, bien-être et efficacité.
La diffusion d’un
guide (ou charte) de bonnes pratiques auprès de l’ensemble des collaborateurs et des managers concernés par l’utilisation des outils numériques. Ce guide sera à la disposition des collaborateurs et sera librement accessible et téléchargeable sur l’intranet de l’entreprise. Ce document reprendra, de façon pédagogique, l’ensemble des règles et bonnes pratiques définies par le présent accord.
Des rappels réguliers des outils et sensibilisations existants (formations, tutoriels…) seront réalisés à destination de l’ensemble des salariés. Une communication sur le droit à la déconnexion sera également réalisée au moment des évaluations annuelles.
Article 5.3. Mesures de prévention liées à la déconnexion
Désignation de référents dédiés à la problématique du droit à la déconnexion
Afin d’éviter le risque de « sur-connexion » et de prévenir des risques psychosociaux qui en découleraient, trois référents « déconnexion » seront désignés, au sein de la Force de Vente, des sédentaires du Siège et du site du Havre. Un appel à candidatures sera organisé suite à la signature du présent accord. Ainsi, tout salarié qui rencontrerait des difficultés à honorer sa mission en respectant son droit à la déconnexion pourra solliciter ces référents afin d’évaluer la nature et l’importance des difficultés rencontrées et de trouver une solution par la mise en place notamment de mesures d’accompagnement adéquates. Les salariés devront, avant de pouvoir solliciter les référents « déconnexion », démontrer qu’ils ont abordé cette problématique avec leur manager.
Suivi de la charge de travail des salariés
La charge de travail du salarié et l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle seront abordés lors des entretiens appelés « check-in » réalisés de manière régulière toute au long de l’année entre le manager et le salarié, ainsi que lors de son évaluation annuelle. Une
procédure de signalement de la charge de travail est également mise en place au sein de l’entreprise. Ainsi, si un salarié estime que sa charge de travail est trop élevée, il pourra interpeler par mail son manager direct et le supérieur de son manager, en mettant son interlocuteur RH en copie de ce mail. Il sera alors reçu en entretien afin de trouver des pistes rapides d’amélioration et un suivi régulier de la situation sera effectué. Cette procédure est décrite dans le guide des bonnes pratiques.
Article 6. Modalités de suivi de l’accord
Le suivi de la mise en œuvre des dispositions prévues par le présent accord est confié à la Commission Centrale Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CCSSCT). Ce suivi s’effectuera lors de la réunion annuelle de la CCSSCT. Lors de cette réunion, l’entreprise s’engage à présenter les informations suivantes :
le nombre de communications / sensibilisations relatives au droit à la déconnexion réalisées ;
le nombre d’outils mis à la disposition des salariés (formations, tutoriels…) ;
le nombre de collaborateurs ayant sollicité les Référents Déconnexion et les raisons ayant entrainé les collaborateurs à les contacter :
problématiques liées aux horaires et temps de travail ;
problématiques liées aux sollicitations professionnelles (délais de réponse, nombre de réunions…)
problématiques liées à l’utilisation des outils et logiciels ;
le nombre de collaborateurs ayant utilisé le dispositif de signalement de la charge de travail.
Article 7. Dispositions finales
Article 7.1. Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord est établi pour une durée déterminée de 4 ans. Il cessera automatiquement de s’appliquer au terme de cette durée, sans continuer à produire ses effets. Il entrera en vigueur à compter du 1er juillet 2024.
Article 7 .2. Clause de rendez-vous
En cas d’évolution des dispositions législatives ou réglementaires postérieure à la date de signature du présent accord qui aurait pour effet de remettre en cause une ou plusieurs des dispositions de l’accord ou son équilibre global, les Parties ont convenu de se rencontrer dans les meilleurs délais afin d’adapter en tant que de besoin les dispositions qui seraient concernées par ladite modification. Elles ont également convenu, trois mois avant le terme de cet accord, de se réunir afin d’échanger sur le bilan global de cet accord et d’ouvrir de nouvelles négociations sur ce thème.
Article 7.3. Révision
Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les dispositions des articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues. L’avenant se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.
Article 7.4. Dépôt et publicité
La Direction de Seita notifiera sans délai, par courrier recommandé avec avis de réception ou par mail avec accusé de réception, le présent accord à l'ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la société. Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-4 du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt en ligne, par le représentant légal de l’entreprise, sur la plateforme de « téléprocédure » du ministère du travail (« TéléAccords »). Un exemplaire sera également remis au greffe du Conseil de Prud’hommes de son lieu de conclusion. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Fait en cinq exemplaires originaux,
dont un pour les formalités de publicité.
A Paris, le
Pour la Société Nationale d’Exploitation Pour le Syndicat C.F.E-C.G.C de la Seita Industrielle des Tabacs et Allumettes (S.E.I.T.A).
