Accord sur les moyens et règles de communication des IRP et OS au sein de la société XXXXXXXXXX
Entre les soussignés :
La société xxxxxxxxx,
Représentée par xxxxxxxxx, agissant en qualité de xxxxxxxxx Dont le siège social est xxxxxxxxx,
d'une part, Et :
la
Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT),représentée par ,
la
Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (CFTC),représentée par ,
la
Confédération Générale des Cadres (CGC),représentée par ,
la
Confédération Générale du Travail (CGT),représentée par ,
d'autre part,
Dans le présent document, le sigle IRP désigne les Instances Représentatives du Personnel (CE, CSE …) ; le sigle OS désigne les Organisations Syndicales Représentatives de de l’entreprise (y compris les DS).
Il est conclu le présent accord portant sur les moyens et règles de communication des IRP et OS au sein de la xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
PREAMBULE
Le présent accord annule et remplace les dispositions relatives aux communications syndicales définies à l’article 5 de l'accord IRP signé le xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Les dispositions d’ordre public relatives à l’affichage des publications syndicales s’appliquent à la société xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Les nouvelles technologies de l’information et de la communication d’une part et la grande décentralisation géographique des activités de la société nécessitent de rendre plus accessible la communication des IRP et OS de l’entreprise. C’est la portée du présent accord, en apportant des solutions d’affichage et de communications électroniques qui permettent de garantir d’améliorer le dialogue social au sein de l’entreprise.
Le présent accord a pour objet :
De préciser les moyens d’affichage électronique accessibles aux IRP et OS et leurs conditions d’utilisation ;
De définir les conditions d’utilisation des moyens de communication informatiques de l’entreprise par les IRP et les OS ;
De définir les règles et bonnes pratiques (déontologie, confidentialité…) afin que cette utilisation s’effectue dans des conditions compatibles avec le bon fonctionnement de l’entreprise.
Article 1 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord se substitue à l’article 5 de l’Accord IRP signé xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx relatif à la communication syndicale. Il abroge également le rôle dévolu aux Responsables de Sites en matière d’affichage tel que défini dans ce même accord.
Les dispositions du présent accord se substituent à toutes les dispositions antérieures définies dans tout autre accord, décisions unilatérales de l’employeur et usages, relatifs à la communication et à l’affichage des IRP et des OS.
La société en application des règles légales met, conformément aux dispositions prévues par le Code du Travail, des panneaux d’affichage à la disposition des IRP et OS.
La société met à disposition un espace dédié accessible par Internet de type SharePoint ou équivalent pour les IRP et OS suivantes :
Un espace dédié par CE/CSE
Un espace dédié par OS représentative
Chaque espace collaboratif dispose de 2 domaines :
Un domaine privé
Un domaine public à usage de panneaux d’affichage virtuel
Chaque espace dispose d’un administrateur :
Pour les CE/CSE, il s’agit du Secrétaire de l’instance qui diffuse les communications votées en réunion plénière ;
Pour les OS, il s’agit des coordinateurs syndicaux mandatés au niveau du Groupe par les confédérations qui peut déléguer à un DS de son OS.
La société assurera la formation des administrateurs dès leur nomination et en cas d’évolution technologique.
Les salariés de l’entreprise peuvent s’abonner à une alerte ou un bulletin d’information qui les informe, le cas échéant, des modifications apportées à(aux) l’espace(s) au(x)quel(s) ils se sont abonnés. Ces alertes ou bulletins d’information sont limités à une par mois pour chaque IRP et OS, avec chacune un quota additionnel de 6 alertes par an.
Tous les salariés ont accès en lecture aux espaces des IRP et OS qui les concernent.
La mise en place de cet espace collaboratif repose sur les principes suivants :
Assurer une bonne visibilité et une bonne accessibilité de l’information.
Eviter le risque de confusion sur l’origine de l’information.
Assurer la sécurité et la performance de l’outil.
Respecter les libertés fondamentales.
Les parties conviennent que le positionnement des Instances Représentatives du Personnel sur l’espace collaboratif est défini par ordre alphabétique.
Eviter le risque de confusion sur l’origine de l’information :
Dans l’espace collaboratif, les IRP et OS sont clairement identifiées par leur nom et leur logo.
Assurer la sécurité et la performance de l’outil :
L’espace collaboratif constitue un outil de communication pour l’ensemble de ses utilisateurs ; sa fiabilité et sa sécurité doivent être garanties. Il est exclusivement destiné à l’affichage d’informations. Il ne peut servir de support à des forums de discussion, ni être utilisé pour délivrer des messages individualisés aux salariés sur leurs postes de travail.
En ce sens, les IRP et OS s’engagent à respecter les règles de sécurité et de procédure définies par la DSI de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx notamment dans la Charte Informatique.
En particulier, les IRP et OS s’engagent à ne pas publier sur l’espace collaboratif des liens hypertextes qui renvoient vers des sites externes au réseau de l’entreprise.
Pour des raisons de confidentialité, les IRP ne peuvent mettre en téléchargement des documents ou extraits de documents émanant de l’entreprise (notes, communication, accords, etc…), sans accord préalable formel de la Direction des Ressources Humaines. Dans la stricte application de ce principe, il est entendu par les parties que la mise en téléchargement des procès-verbaux des IRP intégrant des documents émanant de l’entreprise est possible, sauf pour les documents confidentiels et présentés ainsi.
Respecter les libertés fondamentales
Les panneaux d’affichages sont des espaces d’expression pour les IRP et OS. Ils constituent exclusivement un media d’information pour les salariés.
Chaque OS fixe librement le contenu de ses publications sous réserve que les informations qu’elle diffuse aux salariés respectent les dispositions des articles L.2142-3 à L.2142-6 du Code du travail.
Les publications sur le panneau d'affichage virtuel du CE/CSE concernent exclusivement le CE/CSE.
Les informations ne doivent comporter aucune mention injurieuse ou diffamatoire, ni contenir des informations confidentielles présentées lors de réunions sociales ou dans des instances dans lesquelles des représentants du personnel ou des représentants syndicaux sont présents. Les parties signataires s’engagent à ce que les informations interviennent dans le respect de la règlementation sur la presse et de la législation garantissant la protection de la vie privée et du droit l’image.
La Direction ne peut être tenue responsable ni de l’affichage, ni du contenu, des tracts, documents apposés sur les panneaux qui sont de l’entière responsabilité des IRP et OS.
L’entreprise s’engage, dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à assurer la confidentialité du contenu et du flux de ces messages (art. 31 de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés).
Déploiement :
Dans les 2 mois suivant la signature du présent accord, la Direction des Ressources Humaines informera par courriel l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise de l’existence de l’espace collaboratif des IRP et OS. Cette information présentera les fonctionnalités de cette plateforme informatique et notamment la possibilité de configurer le système pour être alerté en cas de modification du contenu de toute ou partie de l’espace collaboratif. Cette information est renouvelée une fois par an pour l’ensemble des salariés et mise en œuvre une fois par trimestre pour les nouveaux embauchés.
Les parties conviennent que les salariés peuvent consulter, dans le cadre d’une utilisation raisonnable et responsable, l’espace collaboratif pendant leur temps de travail. En outre, s’il est constaté que cette faculté occasionne des troubles dans l’entreprise ou des perturbations dans le travail, les parties conviennent de se rencontrer pour prendre les mesures pouvant éventuellement aller jusqu’à l’annulation des abonnements des personnes concernées.
La diffusion des publications syndicales et/ou des IRP obéit aux mêmes règles que celle sous format papier, notamment en ce qui concerne la transmission simultanée à la Direction des Ressources Humaines des communications destinées à l’affichage par les sections syndicales. En cas de manquement aux obligations du présent accord ou de litiges pouvant survenir à l’occasion du présent accord, les parties signataires, après tentative de règlement à l’amiable et si le désaccord persiste, peuvent saisir les juridictions compétentes.
Les parties conviennent que le respect par l’ensemble des acteurs des règles informatiques définies par la société constitue une condition déterminante de la mise en place de l’espace collaboratif. A ce titre, les IRP s’engagent à strictement respecter et à faire respecter la Charte Informatique, notamment en matière de respect des personnes et de la confidentialité, dans le cadre de l’utilisation de l’espace collaboratif.
Moyens matériels :
Les administrateurs de la publication susvisée disposent d’un accès leur permettant de pouvoir diffuser leurs tracts, publications, sites et documents à partir d’un ordinateur de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx sur l’espace collaboratif et à partir d’internet.
En cas de dysfonctionnements, les IRP et OS pourront contacter l’assistance informatique.
Article 3 – MESSAGERIE ELECTRONIQUE
La messagerie électronique de l’entreprise est à usage strictement professionnel.
Par dérogation, et afin de faciliter les échanges entre les membres des IRP et des OS, l’utilisation de la messagerie électronique sera autorisée pour les communications suivantes :
Entre détenteurs de mandats électifs ou désignatifs des OS représentatives de l’entreprise ;
Entre membres des différentes instances et de leurs commissions
Les membres des IRP et OS peuvent recevoir des courriels des salariés sur leur messagerie professionnelle et répondre aux messages reçus mais uniquement à destination de l’émetteur d’origine.
Les parties s’accordent sur l’interdiction d’envoyer depuis les adresses courriel des IRP et OS ou depuis leur messagerie professionnelle des messages à destination de toute ou partie des collaborateurs de la société (en dehors des cas de réponses individuelles mentionnés ci-dessus). Les CE/CSE peuvent envoyer des courriels à l’ensemble des salariés concernant leurs Activités Sociales et Culturelles, sous réserve de l’approbation préalable de la DRH.
L’utilisation de la messagerie n’a pas vocation à remplacer les moyens traditionnels d’information et de communication dont disposent les organisations syndicales en vertu des dispositions réglementaires en vigueur (diffusion de tracts et affichage notamment).
A l’occasion des élections professionnelles, la Direction informe par mail l’ensemble du personnel des modalités de vote pour le premier tour. La Direction s’engage à joindre à ce message une communication de chaque organisation syndicale qui souhaite présenter sa candidature. Cette communication est transmise dans la semaine suivant la signature du protocole préélectoral, sous un format qui n’excédera pas un A3 à la Direction des Ressources Humaines, par mail avec accusé de réception ou courrier postal RAR.
Article 4 - DUREE ET VALIDITE DE L’ACCORD
La durée de l’accord est d’un (1) an à compter de sa signature. Il sera reconduit si les parties signataire en conviennent de manière formelle.
Article 5 - BILAN
Au terme de sa durée, un bilan sera dressé pour évaluer la reconduction de l’accord. Le bilan est réalisé au cours d’une réunion qui rassemblera 2 représentants par OS et 2 membres représentant la Direction.
Fait le 17 mai 2018, à xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT),représentée par
Confédération Générale des Cadres (CGC),représentée par
Confédération Française des Travailleurs Chrétiens (CFTC),représentée par
Confédération Générale du Travail (CGT),représentée par
