Depuis sa création, le cabinet SOGESSOR a progressivement structuré des usages en faveur du télétravail et a ouvert restrictivement ce mode d’organisation du travail aux salariés éligibles et volontaires, selon les dispositions évoquées ci-dessous.
Cet accord vise aujourd’hui à :
Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées,
Harmoniser les pratiques en matière de télétravail,
Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail,
Renforcer l’engagement et l’affichage de l’entreprise en matière de télétravail.
Cette formalisation du télétravail dans le présent accord au sein du cabinet SOGESSOR s’inscrit dans la droite ligne des récentes évolutions du cadre législatif et réglementaire en la matière.
I – Définition du télétravail
Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l’entreprise.
Les collaborateurs sont tenus d’être présents dans les locaux de l’entreprise. Cependant, compte tenu de la distance entre le siège de l’entreprise et le domicile de certains collaborateurs, un collaborateur pourra être amené à travailler à son domicile sur la base d’un volontariat réciproque.
Cet accord a donc pour vocation de traiter du télétravail mis en place au cas par cas afin de répondre à un besoin particulier ou à une situation inhabituelle, imprévisible et temporaire (intempéries, phénomène de pollution, indisponibilité d’un moyen de transport, situation médicale hors arrêt de travail et préalablement validé par le Médecin du travail, etc.).
Il nécessite que le salarié dispose des moyens matériels lui permettant de travailler à son domicile. Dans tous les cas, il doit donner lieu à une demande préalable auprès de la Direction
et à son accord écrit.
II – Accès au télétravail
II-1 : Volontariat
L’accès au télétravail relève de la seule initiative du salarié : il est fondé sur le volontariat et
subordonné à des conditions définies ci-dessous et à l’accord de la Direction.
II-2 : Éligibilité
Le télétravail est ouvert à tout salarié du cabinet, (hormis pour le poste d’accueil standardiste secrétariat, pour des raisons techniques, et pour les collaborateurs en apprentissage), dès lors que le collaborateur justifie d’un an d’ancienneté au sein du cabinet et d’une autonomie suffisante.
Par ailleurs, il est ouvert à tout type de contrat et de durée contractuelle de temps de travail pour 1 journée par semaine. Cette limite peut être portée à
deux jours par semaine pour les collaborateurs non cadres dont le logement est à plus de 35 km aller du lieu de travail. Pour les collaborateurs cadres, seul 1 journée par semaine de télétravail sera possible, quel que soit la distanciation du lieu de travail, et ceux compte tenu du rôle d’encadrement réalisé auprès des équipes par cette catégorie de personnel.
La multiplication des collaborateurs en télétravail peut entrainer des difficultés pour des réunions collectives. Les collaborateurs sont tenus de se rendre dans les locaux du cabinet à la demande de la direction ou des responsables hiérarchiques pour participer à des réunions ou rendez-vous même si cela intervient un jour télétravaillé. La journée de télétravail pourra ainsi être décalée.
Il ne sera pas possible de cumuler dans une même semaine 1 jour de télétravail et 1 jour de RTT ou congés ou fériés ou tout autre type d’absence menant à l’absence physique du collaborateur du lieu de travail.
A titre d’exemple si un collaborateur est absent 1 journée pour congés, cette journée d’absence du collaborateur sera décomptée et l’absence physique pour 1 journée de télétravail ne sera pas possible.
II-3 : Conditions matérielles
Le salarié devra s'assurer de disposer à son domicile d'un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions et notamment avoir une connectivité adaptée. Il devra disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail.
III – Mise en œuvre du télétravail
III-1 : Candidature
Le salarié candidat au télétravail régulier devra en faire la demande au plus tard par écrit dans un délai de 5 jours ouvrés avant la prise de journée de télétravail auprès de la Direction ou de son manager, lorsqu’il remplit les conditions prévues dans le cadre II, via le logiciel d’administration du personnel SILAE RH. Sans réponse du manager la veille au soir, la journée de télétravail sera réputée acquise. N’ayant pas de jour fixe de télétravail, les collaborateurs souhaitant faire du télétravail devront systématiquement en faire la demande en respectant le délai de prévenance minimum.
III-2 : Acceptation
Le télétravail est accordé aux collaborateurs selon des critères objectifs attestant de la maîtrise du poste de travail et des missions confiées (notamment : autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail, rigueur, atteinte des objectifs).
La satisfaction de ces critères est soumise à l’appréciation de la Direction sur la base d’une évaluation objective, étant rappelé que le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et la Direction. Un rendez-vous de discussion entre le collaborateur et la Direction sera prévu lorsque le télétravail ne sera pas éligible pour un collaborateur d’après les critères objectifs posés.
III-3 : Recours
Si une candidature au télétravail n’est pas validée via l’outil SILAE RH par le manager, sur le fondement des critères objectifs visés précédemment, le refus sera motivé et notifié par le manager. Une décision de refus n’exclut pas la possibilité pour le salarié de présenter une nouvelle demande ultérieure de télétravail via SILAE RH, lorsque la situation se présente à nouveau.
III-4 : Mise en place et Réversibilité
Sur les modalités de mise en œuvre, l’accord prévoit la possibilité de mettre en place une période d’adaptation d’une durée maximale de deux mois de « pratique effective » du télétravail, au cours de laquelle le salarié et l’employeur peuvent décider ensemble ou unilatéralement de cesser la pratique du travail à distance. Par la suite, l’exercice du télétravail est réversible et il est possible d’y mettre fin en respectant un délai de prévenance d’un mois.
En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail régulier, le collaborateur sera tenu de reprendre son poste au sein des locaux de l’entreprise, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire.
III-5 : Lieux et horaires
L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail et en tout état de cause, déclaré par ses soins en dernier lieu. Le collaborateur doit respecter les horaires de travail comme effectuées au cabinet.
A titre exceptionnel, le collaborateur qui souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que son domicile devra en avertir préalablement son manager et la Direction au moins une journée à l’avance. Dans ce cas, le collaborateur s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par le présent accord.
IV – Modalités d’organisation du télétravail régulier
IV-1 : Rythme du télétravail
Le nombre de jours télé-travaillés est encadré par une fourchette haute et basse :
Le nombre de jours maximum de télétravail par semaine est fixé
à un, de sorte à éviter le risque d’une « distanciation » avec l’entreprise et l’ensemble de la collectivité de travail. Cette limite pourra être portée à deux jours par semaine en cas de distance de plus de 35km entre le lieu de résidence et le cabinet SOGESSOR pour les collaborateurs non cadres.
Pour les
collaborateurs cadres, seul 1 journée par semaine de télétravail sera possible, quel que soit la distanciation du lieu de travail, et ceux compte tenu du rôle d’encadrement réalisé auprès des équipes par cette catégorie de personnel.
La durée de présence minimum sur site pour les salariés à temps partiel doit être au minimum de 2 jours par semaine.
Les jours de télétravail sont pris par journée complète, sauf demande justifiée par des motifs exceptionnels, laissés à l’appréciation du manager, situation qui devra donner lieu à un accord express et préalable dudit manager concerné par une telle demande.
IV-2 : Planification
Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du manager (Chef de mission). Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectif nécessaire au bon fonctionnement du service et de l’entreprise. Il tranchera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des collaborateurs concernés afin d’étaler les jours de télétravail sur la semaine.
La charge de travail en télétravail doit, quant à elle, être comparable au volume de travail effectué dans les locaux de l’entreprise. Il est précisé que les conditions d’activité et la charge de travail du collaborateur doivent être discutées régulièrement et a minima lors d’un entretien annuel spécifique.
IV-3 : Horaires et joignabilité
Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail au cabinet. Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur, sans dépassement.
Néanmoins, en cas de circonstances particulières, nées de la force majeure, de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être mises en œuvre avec l’accord de la Direction. Cela donnera lieu à heures supplémentaires. Une demande d’heures supplémentaires devra être formulé via SILAE RH et nécessitera un accord préalable de la Direction.
IV-4 : Suivi et comptabilisation du télétravail
Tout collaborateur en situation de télétravail à domicile souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit en informer au préalable son manager (chef de mission) et obtenir un accord écrit.
IV-5 : Droit à la déconnexion
Le cabinet SOGESSOR réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à sa disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses collaborateurs.
Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail.
Les outils numériques visés sont :
- Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, - Les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messageries électroniques, logiciels, connexion wifi, internet/intranet…
Pour les travaux nécessitant une connexion au serveur du cabinet SOGESSOR pour accéder au réseau et aux courriels, il n’existe pas d’obligation de connexion hors de temps de travail.
Aucune sanction ne pourra être prise par le cabinet à l’encontre d’un collaborateur qui n’aurait pu être joint alors qu’il n’est pas en période de temps de travail (hors cas exceptionnels).
Chaque manager devra être vigilant à ne pas solliciter un collaborateur s’étant expressément déclaré, de manière ponctuelle, indisponible.
Il est rappelé à chaque salarié de :
- S’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message, joindre un collaborateur ou un client par téléphone,
- Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,
- Pour les périodes de congés, ou d’absence, prévoir l’activation de la fonction « gestion des messages en cas d’absence », permettant de notifier son indisponibilité à tout correspondant et/ou désigner un collègue de travail qui prendra le relais.
Le cabinet SOGESSOR invite les managers et leur équipe à limiter l’usage de la messagerie électronique entre 18h00 et 08h00 ainsi que le week-end.
Il est rappelé que les salariés disposent d’un droit de repos minimum de 11 heures consécutives par jour et de 35 heures par semaine, s’agissant du repos hebdomadaire.
Pendant ce temps de repos, les salariés doivent donc bénéficier de leur droit à déconnexion.
V – Réalisation du télétravail
V-1 : Moyens et équipements
Le cabinet SOGESSOR met à disposition de ses collaborateurs l’ensemble des matériels nécessaires à l’exercice du télétravail. Cette mise à disposition fait l’objet d’un document signé par le salarié sur la fiche d’emprunt du matériel informatique, qui sera le support à la restitution du matériel.
Dans le cadre du télétravail, l’entreprise prend directement à sa charge les frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à disposition. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements, les collaborateurs en informent leur responsable ou la direction.
V-2 : Conditions d’exercice
Le collaborateur devra poser les jours de télétravail au moins 5 jours ouvrés avant la prise de journée.
Les activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail sont exclues et le collaborateur se consacrera exclusivement à son activité professionnelle. Ainsi le télétravail est exclusif de la garde d’enfant.
Par ailleurs, il doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail au sein de l’entreprise, notamment en matière de concentration et de bruit.
Le télétravail ne donnera droit à aucune indemnité autre que la prise en charge de la dépense réelle liée au télétravail sur justificatif (matériel et avance de frais engagés par le salarié). Le salarié devra obtenir l’accord préalable de la Direction avant d’engager des frais. Le remboursement n’aura lieu que sur présentation du justificatif.
V-3 : Sécurité informatique et protection des données personnelles
Il incombe au collaborateur - en période de télétravail - de se conformer aux dispositions légales et aux règles propres au cabinet relatives à la protection des données et à leur confidentialité.
Il s’engage donc à prendre les dispositions nécessaires pour protéger les données et documents à sa disposition : ne pas laisser accéder des tiers et respecter les règles relatives à la sécurité informatique en verrouillant l’accès de son matériel informatique.
Il ne recevra pas de clients à son domicile et devra avertir son manager de toute anomalie constatée.
V-4 : Assurances
Le cabinet SOGESSOR assure les collaborateurs en télétravail au même titre que les collaborateurs présents au siège de la société. Les dommages subis par les biens mis à disposition du télétravailleur par le cabinet, dans le cadre de son activité professionnelle de télétravail, sont pris en charge par le cabinet. Si les dommages subis par les biens mis à disposition du télétravailleur, par le cabinet, résultent d’une faute personnelle du collaborateur en télétravail, cela pourra donner lieu à une sanction disciplinaire, conformément aux dispositions en vigueur.
Par ailleurs, le télétravailleur à domicile s’engage à signaler sa situation à son assureur. Il sera demandé aux télétravailleurs à domicile la remise préalable d’un certificat d'assurance attestant de l'extension de la garantie de la police d'assurance liée à l'utilisation d’une partie du logement comme local professionnel.
Ce certificat devra être remis préalablement au début de la période de télétravail.
A défaut de justifier d’un tel document, le télétravail pourra faire l’objet d’un refus et le collaborateur sera tenu de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l’entreprise.
V-5 : Accidents liés au travail
Le cabinet SOGESSOR prend en charge les accidents du travail survenus au télétravailleur, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s’appliquent aux autres salariés.
L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.
Il incombera au salarié d’alerter en ce sens son manager et/ou la Direction dans les délais réglementaires, cette déclaration devant préciser les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité.
Le cabinet SOGESSOR procédera à la déclaration d’accident du travail prescrite dans ce cadre conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d’émettre toutes réserves à l’attention de la CPAM tel que la loi l’y autorise.
VI – Cas particuliers
VI-1 : Episode de pollution et de canicule
En cas d’épisode de canicule ou de pollution les collaborateurs poseront prioritairement leur jour de télétravail à ces dates. La continuité de service ne pourra pas permettre aux collaborateurs de s’absenter davantage que ce que prévoit le présent accord.
VI-2 : Travailleurs handicapés
Il sera tenu compte du handicap de certains collaborateurs reconnu par une MDPH pour la mise en place du télétravail. Le délai de prévenance pour une demande de télétravail pourra être amené à une journée par semaine. Un collaborateur en situation de handicap aura une souplesse importante sur ses demandes de télétravail en raison du caractère irrésistible et imprévisible du handicap.
VI-3 : Femme enceinte
Il sera tenu compte de la grossesse d’une femme pour recourir au télétravail. Si les trajets peuvent constituer un risque pour une femme enceinte, le cabinet pourra être amené à titre dérogatoire à octroyer plus de 2 jours de télétravail par semaine.
VI-4 : Proche aidant
Il sera tenu compte de la qualité de proche aidant pour recourir au télétravail. Le délai de prévenance pourra être jusque-là veille de la demande de télétravail.
VII – Suivi et pilotage du télétravail
VII-1 : Portée, entrée en vigueur de l’accord et suivi du dispositif
Le présent accord est mis en place pour une durée indéterminée et prend effet au 1er juin 2024.
Le présent accord annule et remplace tout accord ou usage, écrit ou oral, quelle qu’en soit la forme, portant sur le télétravail, et ce, à compter de sa date d’entrée en vigueur.
Un suivi annuel sera réalisé par la direction avec les représentants du personnel, dans le cadre du dialogue social interne, afin de suivre la mise en œuvre de cet accord et proposer, le cas échéant, les ajustements nécessaires par voie d’avenant.
VIII – Sanction en cas de non-respect
En cas de non-respect du présent accord, une sanction pourra être prononcé à l’encontre d’un collaborateur allant de l’avertissement jusqu’au licenciement.
