Accord collectif d’entreprise portant sur la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles
ENTRE LES SOUSSIGNEES :
La société SOLETANCHE BACHY FRANCE,
Dont le siège social est situé 280 avenue Napoléon Bonaparte - 92500 Rueil Malmaison, Représentée par Monsieur , agissant en qualité de Président et dûment habilité, Ci-après dénommée « SOLETANCHE BACHY FRANCE ou l’Entreprise ».
D’une part,
ET :
Les organisations syndicales de la société Soletanche Bachy France représentées par :
Pour le syndicat Soletanche Bachy France FO représenté par Monsieur ,
Pour le syndicat Soletanche Bachy France CGT représenté par Madame et Monsieur ,
Pour le syndicat Soletanche Bachy France CFDT représenté par Madame ,
D’autre part.
Il a été arrêté et convenu ce qui suit :
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u Article I.Principes généraux PAGEREF _Toc215227628 \h 3 Article II.Objet et champ d’application PAGEREF _Toc215227629 \h 4 Article III.Définition et choix du moyen de vote électronique PAGEREF _Toc215227630 \h 4 Article IV.Exclusivité du vote électronique PAGEREF _Toc215227631 \h 4 Article V.Modalités de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc215227632 \h 4 Section 5.01Recours à un prestataire extérieur PAGEREF _Toc215227633 \h 4 Section 5.02Etablissement des fichiers PAGEREF _Toc215227634 \h 5 Section 5.03Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données PAGEREF _Toc215227635 \h 5 Section 5.04Cellule d'assistance technique et sécurité PAGEREF _Toc215227636 \h 5 Section 5.05Expertise indépendante et formalités de déclaration PAGEREF _Toc215227637 \h 6 Section 5.06Information et formation PAGEREF _Toc215227638 \h 6 Article VI.Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc215227639 \h 6 Section 6.01Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc215227640 \h 6 Section 6.02Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin PAGEREF _Toc215227641 \h 6 Section 6.03Caractéristiques du site de vote PAGEREF _Toc215227642 \h 7 Section 6.04Modalités d’accès au serveur de vote PAGEREF _Toc215227643 \h 7 Section 6.05Suivi des opérations de vote PAGEREF _Toc215227644 \h 8 Section 6.06Opérations de dépouillement PAGEREF _Toc215227645 \h 8 Article VII.Durée, dépôt et publicité de l’accord PAGEREF _Toc215227646 \h 8
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles.
Les articles L2314-26 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE).
La délibération n° 2019-053 de la CNIL du 25 avril 2019 fixe les recommandations relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique par correspondance, notamment via Internet en conformité avec le cadre du RGPD.
Dans ce cadre, les Parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au CSE.
Les informations et témoignages recueillis ont conforté les Parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d’augmenter le niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
En conséquence, les Parties signataires sont convenues de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.
Le contenu de cet accord est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les Parties rappellent que les modalités de mise en place du scrutin électronique doivent permettre de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Définition et choix du moyen de vote électronique
Les Parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Exclusivité du vote électronique
Les Parties sont convenues que le recours au vote électronique se fera à titre exclusif, pour tous les salariés, quel que soit notamment leur collège ou leur fonction.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction. L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. Ce dernier devra s'engager contractuellement à garantir le respect des principes généraux édictés ci-dessus. Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis sur l'intranet de l'entreprise lorsqu'il en existe un. Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour missions de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise indépendante et formalités de déclaration
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Information et formation
L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales conformément à l’article R2314-12 du Code du travail. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les Parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.
Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
son identifiant personnel de connexion généré de manière aléatoire par le Prestataire,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée personnelle de connexion (définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral). Une fois connecté, l’électeur sera invité à retirer un mot de passe généré aléatoirement. Ce retrait pourra être effectué par SMS, serveur vocal ou email, à une coordonnée différente de celle utilisée pour l’envoi de son identifiant. Pour l’élection, tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe. En cas de perte ou de non-réception de leur identifiant personnel de connexion, les électeurs pourront demander un nouvel envoi de cet identifiant au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord sera déposé à la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) et au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes géographiquement compétents. Conformément à l'article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise. Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord. Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.
Fait à Rueil-Malmaison, le 1er décembre 2025
En 7 exemplaires originaux
Pour Soletanche Bachy France
Pour le Syndicat FO SBF
Pour le syndicat CGT SBF
Pour le syndicat CFDT SBF
CAHIER DES CHARGES
RELATIF À L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE
DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES PAR VOTE ELECTRONIQUE
1.1 Cadre de la mission 1.2 Mission du prestataire 1.3 Expertise indépendante 1.4 Confidentialité des données transmises 1.5 Contenu des fichiers 1.6 Accessibilité des données 1.7 Assistance technique
Article 2 : Préparation des élections
2.1 Constitution des fichiers électeurs 2.2 Transmission des moyens d'authentification aux électeurs 2.3 Constitution du fichier candidats 2.4 Propagande électorale 2.5 Formation 2.6 Calendrier prévisionnel
Article 3 : Déroulement du vote
3.1 Hébergement du dispositif de vote 3.2 Etapes de vote pour les électeurs 3.3 Interface spécifique pour les membres du bureau
Article 4 : Clôture du scrutin et dépouillement
4.1 Scellement 4.2 Edition des listes d'émargement 4.3 Dépouillement 4.4 Procès-verbaux 4.5 Conservation des données
Article 1 : Présentation de la mission
1.1 Cadre de la mission Dans le cadre de l’organisation de ses élections professionnelles, la société Soletanche Bachy France souhaite recourir à un système de vote électronique par Internet.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra s'inscrire dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales : le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection.
En cela, il devra être conforme en tous points aux prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ainsi qu'aux prescriptions des délibérations n° 2010-371 du 21 octobre 2010 et n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Les données personnelles collectées pour le fonctionnement du système de vote électronique ne devront être utilisées qu’aux fins d’établir la liste électorale, adresser le matériel de vote et réaliser les émargements. Le prestataire devra également respecter les obligations d’information des personnes dont les données personnelles sont collectées telles qu’elles figurent aux articles 13 et 14 du règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD).
1.2 Mission du prestataire Le prestataire aura pour mission :
de préparer les élections en tenant compte du protocole d'accord préélectoral,
de former les membres du bureau,
d'acheminer ou d'assurer l'acheminement des moyens d'authentification aux électeurs,
de mettre en oeuvre le système de vote par Internet,
d'émettre les listes d'émargement,
de procéder au dépouillement des bulletins électroniques,
de mettre en place une cellule d'assistance téléphonique pendant le vote,
de remplir les procès-verbaux des élections,
de détruire les données et les fichiers à l’issue des délais de recours.
1.3 Expertise indépendante Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales et réglementaires préalablement à sa mise en place.
L'expert ne doit avoir aucun lien d'intérêt avec le prestataire et doit répondre aux conditions fixées par la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Le rapport de l'expert doit être tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
1.4 Confidentialité des données transmises Le dispositif de vote doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges.
Il doit également garantir la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote doit être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
1.5 Contenu des fichiers Le traitement "fichier des électeurs" sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote, à l'organisateur et à l'équipe technique à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement sans comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Enregistrement des données
Les données enregistrées sont les suivantes :
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège, moyens d'authentification ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms et sexe, titulaires ou suppléants, syndicat ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.
Destinataires des données
Les destinataires ou catégories de destinataires des données sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
1.6 Accessibilité des données Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront cryptés de telle sorte que le prestataire ne puisse pas en prendre connaissance de quelque manière que ce soit.
1.7 Assistance technique Une cellule d’assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Avant l’ouverture du vote, elle devra procéder à un test du système de vote électronique et du système de dépouillement et vérifier que l'urne électronique est vide avant de sceller le système.
A l’issue des opérations de vote et avant l’opération de dépouillement, elle devra contrôler le scellement du système.
Une hotline téléphonique sera ouverte pendant la durée des scrutins.
Il est rappelé qu'en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
En cas de perte des identifiants par un électeur, celui-ci pourra demander la génération d'un nouveau code qui lui sera communiqué selon le mode d'acheminement mis en place conformément aux prescriptions du paragraphe 2.2.
Si une donnée erronée d’un électeur a été importée empêchant celui-ci de voter, le prestataire devra prévoir un dispositif lui permettant de demande la rectification de ses données sous le contrôle des membres du bureau.
Article 2 : Préparation des élections
2.1 Constitution du fichier électeurs Les listes électorales par collège seront transmises par l’employeur sur un support numérique aux fins d’intégration dans le système.
Il est rappelé que ces listes devront comporter les mentions suivantes :
noms et prénoms ;
date d'entrée ;
date de naissance ;
collège d’appartenance.
Les listes transmises au prestataire devront également mentionner certains des éléments suivants, en fonction du choix d'envoi et de vérification des identifiants :
adresse postale ;
adresse électronique personnelle ou professionnelle ;
numéro de téléphone portable personnel ;
numéro de sécurité sociale ;
date et département de naissance.
Ces données permettront d’attribuer des codes d’accès aux électeurs et constituer les listes d’émargement.
La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par l'employeur.
2.2 Transmission des moyens d’authentification aux électeurs Chaque électeur recevra un identifiant et un mot de passe personnel par courrier postal à son domicile ou par email personnel et confidentiel, dans les jours précédant l'ouverture du vote.
L'adresse du site de vote, les dates et heures d'ouverture seront précisées dans cette communication.
Les identifiants et mots de passe doivent pouvoir être utilisés pour les deux tours des élections.
Le mot de passe doit être généré de manière aléatoire et l’anonymat est garanti. Le prestataire ne doit pas pouvoir accéder à ces données.
2.3 Constitution du fichier candidats Les données suivantes doivent être transmises au prestataire :
nom de la liste,
noms, prénoms et sexe des candidats,
collège,
titulaires ou suppléants,
appartenance syndicale le cas échéant,
ordre des candidats par liste,
ordre de présentation des listes.
2.4 Propagande électorale Les professions de foi et les logos seront transmis pour importation et intégration dans le système de vote électronique.
Ils devront expressément préciser à quelle liste ils se rapportent.
Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. La taille du logo sera identique pour toutes les organisations syndicales.
Les professions de foi qui apparaîtront en ligne, devront être transmises au format PDF d'un poids maximum égal à 2 Mo.
Les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes.
2.5 Formation Le prestataire fournira une formation aux membres du bureau sur le système de vote électronique, soit par téléphone, soit par visio-conférence. Lors de cette formation, les membres du bureau seront formés sur leur missions tout au long du processus électoral, sur leur accès spécifiques membre du bureau, un vote test sera également réalisé pour s’assurer que les membres du bureau ont compris leurs missions et que tout se déroulera parfaitement le jour-j.
Une notice d'utilisation leur sera également transmise.
2.6 Calendrier prévisionnel Le dispositif de vote devra permettre le respect du calendrier prévu dans le protocole d'accord préélectoral ou, le cas échéant, les dispositions unilatéralement arrêtées par l'employeur.
A titre indicatif, ce calendrier est le suivant :
Communication de la liste électorale J-15 Communication des listes de candidats et des professions de foi J-10 Envoi des codes aux électeurs par courrier postal J-7 Envoi des codes aux électeurs par mail J-3 Formation des membres du bureau J-2 Cérémonie de scellement du premier tour J-2 Premier tour J Dépouillement et résultats J Communication des listes de candidats et des professions de foi J+10 Cérémonie de scellement du second tour J+13 Second tour éventuel J+15 Dépouillement et résultats J+15 Destruction des données A l'expiration des délais de recours
Article 3 : Déroulement du vote
3.1 Hébergement du dispositif de vote électronique Les serveurs de vote devront être hautement sécurisés et situés dans un centre de données situé en France.
L’application de vote devra être accessible sur tout support informatique (ordinateur PC ou Mac, Smartphone, tablette) et sur tout type de navigateur à jour (Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Mozilla Firefox).
Elle devra garantir la confidentialité du vote.
Une charte graphique pourra être définie avec la société.
3.2 Étapes de vote pour les électeurs Lorsque l’électeur accèdera au site internet, il sera amené à suivre les étapes suivantes :
s’identifier : identifiant et code secret ;
confirmer son identité : information personnelle ou code SMS ;
prendre connaissance des listes de candidatures ;
choisir une liste ou voter blanc ;
rayer s’il le souhaite certains candidats présents sur la liste ;
relire son choix qui apparaîtra clairement à l’écran avec possibilité de le modifier avant validation ;
confirmer son choix ;
télécharger et imprimer un accusé de réception confirmant qu’il a bien participé au vote.
La validation entraîne transmission du vote et émargement.
3.3 Interface spécifique pour les membres du bureau Les membres du bureau doivent disposer d'une interface dédiée leur permettant de suivre les votes (sans pouvoir accéder aux résultats partiels), d'éditer les listes d'émargement, de consulter le nombre de bulletins dans l'urne et de vérifier l'intégrité du système.
Ils devront également pouvoir décider toute mesure d'information et de sauvegarde, notamment pour décider la suspension des opérations de vote sans l'intervention du prestataire, en application des dispositions légales.
L'accès à l'interface sera sécurisé et limité aux utilisateurs habilités.
Article 4 : Clôture du scrutin et dépouillement
4.1 Scellement Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
4.2 Edition des listes d'émargement L'émargement électronique doit permettre d'assurer l'unicité de vote, empêchant ainsi toute tentative de double vote.
Les listes d'émargement pourront être éditées par les membres du bureau.
4.3 Dépouillement Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes provenant des membres du bureau.
Les clés seront remises aux membres du bureau désignés par l'organisateur du vote selon des modalités en garantissant la confidentialité.
La génération des clés doit être publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les membres du bureau de vote ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
4.4 Procès-verbaux A la suite du dépouillement, les membres du bureau devront être en mesure de télécharger les procès-verbaux dûment remplis afin qu’ils puissent directement les signer.
4.5 Conservation des données Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours en matière d’élections professionnelles ou, le cas échéant, jusqu'à ce que la décision de justice acquière un caractère définitif.
