ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE LA SOCIETE SPIE INDUSTRIE
ENTRE
La Société SPIE INDUSTRIE, société par actions simplifiée, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Toulouse sous le numéro 844606723, dont le siège social est sis 70 chemin de Payssat, 31400 TOULOUSE
par XXXX, en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines, ayant pouvoir aux fins des présentes,
D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives :
la
CFDT, représentée par XXXX, en sa qualité de Délégué Syndical Central
la
CFE-CGC, représentée par XXXX, en sa qualité de Délégué Syndical Central
la
CGT, représentée par XXXX, en sa qualité de Délégué Syndical Central
D’autre part,
PREAMBULE La modification des activités de la société SPIE Industrie & Tertiaire a entrainé la création de deux nouvelles sociétés par le transfert des activités « Industrie » et « CSP » au 1er janvier 2023.
Le transfert de l’activité industrie au sein de la société SPIE Industrie a entrainé le transfert des instances représentatives du personnel de la division industrie de SPIE Industrie & Tertiaire (Comité Social et Economique d’Etablissement). Ce projet modifie l'organisation des activités de SPIE Industrie & Tertiaire avec la création de deux nouvelles sociétés distinctes par transfert des activités « Industrie » et « CSP » au 1er janvier 2023 et par voie de conséquence le maintien des mandats jusqu’à leur terme.
Les élections ont été mise en place en 2019.
Dans le cadre du renouvellement des mandats, afin de pourvoir les sièges de membre de la délégation du personnel au comité social et économique et après la détermination du périmètre des établissements distincts au sein de la société, la Direction a initié une négociation portant sur le déroulement des futures élections professionnelles.
C’est dans le cadre de la préparation de ces élections professionnelles que la Direction et les Organisations Syndicales ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique. Ce procédé permet aux salariés de voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance. Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée d’un accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système. La Direction a ouvert les négociations avec les organisations syndicales représentatives afin d’aboutir à un accord collectif introduisant le vote électronique
Les parties reconnaissent que le présent accord est issu d’une négociation transparente, sérieuse et loyale. Il a été trouvé de bonne foi par les parties et constitue une solution satisfaisante pour chacun des intérêts en présence. Il traduit des avancées réciproques de la part de chacune des parties à la négociation et constitue en conséquence un bloc indivisible dans son appréciation.
Un calendrier et les lieux de négociation ont été établis en amont en concertation. Les informations nécessaires ont été transmises aux organisations syndicales leur permettant de négocier en toute connaissance de cause.
CECI ETANT RAPPELE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1- OBJET ET CHAMPS D’APPLICATION Le présent accord a pour objet la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles de 2023, au titre du renouvellement des mandats des comités sociaux et économiques d’établissement.
La présente décision s’applique à l’ensemble des salariés de la société SPIE Industrie (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique de tous les établissements distincts dûment reconnus au sein de la société. ARTICLE 2 – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Le recours au vote électronique est exclusif de tout autre type de vote (vote physique, vote par correspondance). Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
ARTICLE 3 – MODALITES DE MISE EN OEUVRE VOTE ELECTRONIQUE
3.1 Recours à un prestataire extérieur Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.
La société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions de la présente décision et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.
Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis sur l'intranet de l'entreprise lorsqu'il en existe un.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral ou à défaut d’accord, sera porté à la connaissance des organisations syndicales ayant participé à la négociation préélectorale.
3.2 Etablissement des fichiers Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
3.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
3.4 Cellule d’assistance technique et sécurité Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. 3.5 Expertise indépendante et formalités de déclaration
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
de la Délibération CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique via Internet ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-8 du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote conformément aux dispositions légales.
3.6 Information et formation
La société met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
4.1 Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, la Direction et les Organisations Syndicales engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.
Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion de la présente décision et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise et de tous les établissements distincts dûment reconnus au sein de la société.
4.2 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral. 4.3 Caractéristiques du site de vote Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.
Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. 4.4 Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
l'adresse du serveur de vote,
des codes d’accès personnels au serveur de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au site de vote du prestataire. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants relevant de son établissement de rattachement, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois au site pour voter. En revanche, à réception de son vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
4.5 Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
4.6 Suivi des opérations de vote La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Seul le taux de participation pourra être accessible dans les conditions qui seront prévues par le protocole préélectoral. 4.7 Opération de dépouillement A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.
Le bureau de vote sera commun à tous les établissements dans lesquels l’organisation des élections professionnelles est conjointement réalisée.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.
ARTICLE 5 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE 5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
5.2 Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
ARTICLE 6 – DUREE ET DEPOT Le présent accord est conclu à durée déterminée dans le cadre et a notamment vocation à s’appliquer aussi pour des élections partielles se déroulant en cours de mandat
Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
Conformément aux articles D. 2231 et D. 2231-4 du Code du travail, le texte du présent avenant sera déposé sur la plateforme téléaccords.travail-emploi.gouv.fr et auprès du greffe du Conseil de Prud’hommes.
Un exemplaire du présent avenant sera notifié aux organisations syndicales signataires.
