ACCORD COLLECTIF AUTORISANT LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)
AU SEIN DE LA SOCIETE SSP PROVINCE
ENTRE
La société SSP PROVINCE,
Société anonyme par actions simplifiée au capital de 213 943,30 €, Immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de CRETEIL sous le numéro 534 681 697, dont le siège social est situé Immeuble Atome, 5 rue Charles de Gaulle 94140 Alfortville,
Représentée par
_________________ agissant en qualité de Directeur Général et dûment mandaté à cet effet,
D’une part,
Et
Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de la société SSP Province, dûment mandatées à cet effet
Pour
la CFTC représentée par
__________________, Délégué Syndical Central.
Pour
la CGT représentée par
__________________, Délégué Syndical.
D'autre part,
Ci-après dénommées « les parties »
IL A ETE EXPOSE PUIS CONVENU CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection du Comité Social et Economique, les parties conviennent d'autoriser la réalisation des opérations de vote en ayant recours au vote électronique comme modalité exclusive d’expression des suffrages, dans les conditions précisées par le cahier des charges annexé au présent accord.
Ce procédé, utilisé lors de la précédente élection professionnelle, présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sur le lieu de travail ou à distance, sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote et des délais de courrier.
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Comité Social & Economique (CSE) de l’Entreprise, conformément aux dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du Code du travail, dans le cadre du renouvellement du CSE à compter de 2024.
Ce procédé permettra notamment de :
Faciliter le vote des personnels, qui ne seront plus tributaires des heures d’ouverture des bureaux de vote (pour ceux qui étaient appelés à se déplacer le jour du scrutin), et des aléas de la Poste (pour ceux qui étaient appelés à voter par correspondance)
Eviter les erreurs de distribution et d’utilisation des bulletins et enveloppes de vote
Augmenter par conséquent le taux de participation, permettant ainsi aux représentants du personnel de bénéficier d’une meilleure audience et représentativité
Obtenir des résultats sans erreur humaine possible, affichés en quelques minutes à l’issue du scrutin, et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés
Garantir la confidentialité et le secret du vote, un risque qui ne pouvait être complètement maîtrisé avec le procédé de vote par correspondance
Alléger les contraintes logistiques et administratives pesant sur les membres des bureaux de vote et les personnels en charge de l’organisation des opérations
Les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, seront précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord et l’annexe technique au protocole d’accord préélectoral (PAP).
Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation de l’élection des représentants du personnel au CSE seront définies par le protocole d’accord préélectoral pour chaque élection, PAP qui sera adapté aux règles en vigueur, notamment RGPD et CNIL, à la date de leurs signatures.
ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX DU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre exclusivement le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote (physique ou par correspondance) ne sera ouverte.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré
L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur, sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système de vote et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.
Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
Les modalités d’organisation du scrutin et du vote électronique seront déterminées dans le cadre de la négociation du protocole d’accord préélectoral (PAP), devant intervenir préalablement à chaque élection professionnelle de l’Entreprise, et à laquelle devra être convié l’ensemble des organisations syndicales représentatives et intéressées par le processus électoral.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Afin d’assurer un taux de participation optimale, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier qui sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal internet, sur leur lieu de travail ou à distance, via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections
Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, dans les locaux du siège et sur chaque site, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote sécurisé sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.
L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
En sus des dispositions contenues dans le cahier des charges annexé au présent accord, lesquelles ont pour objet de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par voie électronique, les parties conviennent des dispositions générales suivantes :
3.1. accès au serveur de vote electronique
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote.
A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaitra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
La validation définitive du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
3.2. Caractéristiques des listes et des bulletins de vote electronique
Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs, selon l’ordre d’arrivée à la Direction des ressources humaines de l’Entreprise, ou tout autre ordre déterminé dans le protocole d’accord préélectoral, assurant une égalité entre les candidats.
Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé et la (ou les) liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.
3.3. Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.
A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. A ce titre, ils seront traités par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.
En outre, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification seront inaccessibles, ni du client, ni du prestataire, seul le système aura la capacité de regénérer des codes à la demande de l’électeur.
Les clés de chiffrement seront choisies librement par les membres du bureau, et connus seulement d’eux.
3.4. Dépouillement et décompte des voix
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Il sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
ARTICLE 4 – Date d’APPLICATION ET Durée de l’accord
Le présent accord est applicable pour les élections des membres du Comité Social et Economique. Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2024 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail.
ARTICLE 5 – FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE
A l’issue de la procédure de signature, le présent texte sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l'accord lors de sa signature, ou à défaut, par lettre recommandée avec accusé de réception.
Le présent accord sera à la diligence de la Direction déposé :
-En deux versions électroniques sur la plateforme de Téléprocédure du ministère du travail, teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, dont une version intégrale au format .PDF et une version publiable au format .DOCX de laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature de personnes physiques. -En un exemplaire au greffe du Conseil de prud’hommes de son lieu de conclusion. L’accord sera mis à disposition et affiché dans les lieux de travail concernés.
Fait à Alfortville, le 30/11/2023
En 4 exemplaires
Pour SSP Province : Le Délégué Général
________________________
Pour les Organisations syndicales représentatives :
Pour la CFTC
__________________, Délégué Syndical Central
Pour la CGT
__________________, Délégué Syndical
ANNEXE : CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN ŒUVRE
DU VOTE ELECTRONIQUE
1. Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
1.1 Fonctionnalités - Caractéristiques du système de vote électronique
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, via Internet, 24 heures sur 24 durant toute la période d’ouverture du scrutin
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées. Durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Suivi du projet
Le prestataire choisi devra être en mesure d'assurer un suivi de l'ensemble du projet au côté de l’équipe de la Direction des ressources humaines, pour l’élection des membres du comité social et économique. Le prestataire devra être en mesure de respecter le délai maximum de mise en place pour la date impérative des élections. Dans le cadre de la préparation de la mise en place, il s'engagera à rendre compte sur les dysfonctionnements / anomalies rencontrés et à assurer leur correction dans les plus brefs délais, conformément aux contraintes de calendrier. Il s'engagera à procéder au remplacement immédiat du (des) intervenant(s) désigné(s) pour la mission en cas d'indisponibilité. Le prestataire sera également amené à intégrer la Commission de Suivi des Opérations de Vote qui tient lieu de cellule d'assistance technique.
2. SECURITE/ ASSISTANCE TECHNIQUE
Le prestataire assurera une assistance téléphonique auprès de l'ensemble des électeurs pendant toute la durée du scrutin.
Une
cellule d’assistance technique dite « Commission de suivi des opérations de vote » chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la direction et des organisations syndicales ayant présenté une ou des listes de candidats ainsi qu’un représentant du prestataire.
Elle sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, de suivre la préparation et la mise en œuvre du vote électronique et le déroulement des différentes opérations.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un
dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera intégré dans la solution.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
3. Information et formation au système de vote electronique
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.
A cet effet, la direction établira une note explicative précisant les conditions et la procédure de vote électronique, et l’adressera aux électeurs suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin. Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences. En outre, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.
4. EXPERTISE INDEPENDANTE ET DECLARATION AUPRES DE LA CNIL
Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre.
En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL et de la Commission de suivi des opérations de vote. Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
