ACCORD INSTITUANT LE VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU SEIN DE
l’UES STUDIALIS, ESGCV, IMESG, GFP, PST&B et WSF
Entre les Sociétés (composant l’UES) :
STUDIALIS, SAS au capital de 48 445 856,60 €, dont le siège social se situe au 41 rue Saint Sébastien 75011 PARIS, inscrite sous le n° 501 168 223 au RCS de Paris.
ESGCV, SASU au capital de 13 267 469 €, dont le siège social se situe au 35 avenue Philippe Auguste 75011 PARIS, inscrite sous le n° 752 535 476 au RCS de Paris.
Institut du Management de l’Ecole Supérieure de Gestion (« IMESG »), SASU au capital de 44 000 €, dont le siège social se situe au 25 rue Saint Ambroise 75011 PARIS, inscrite sous le n° 390 391 837 au RCS de Paris.
GALILEO FORMATION PROFESSIONNELLE (« GFP »), SAS au capital de 10 000 €, dont le siège social se situe au 35 avenue Philippe Auguste 75011 PARIS, inscrite sous le n° 812 123 040 au RCS de Paris.
PST&B-PARIS SCHOOL OF TECHNOLOGY & BUSINESS, SASU au capital de 1 000 000 €, dont le siège social se situe au 41 rue de Chanzy 75011 PARIS, inscrite sous le n° 812 095 586 au RCS de Paris.
WEB SCHOOL FACTORY (« WSF »), SAS au capital de 163 860 €, dont le siège social se situe au 98 rue Didot 75014 PARIS, inscrite sous le n° 751 068 982 au RCS de Paris.
Et représentées par Madame xxxx, en qualité de Directrice des Ressources Humaines France, dûment mandatée à cet effet.
D’une part,
Et les Organisation Syndicales Représentatives :
Le Syndicat Parisien de l’Enseignement Privé (SPEP – CFDT).
Le Syndicat National de l’Enseignement Privé CFE-CGC (SYNEP CFE-CGC).
Le Syndicat National de l’Enseignement Privé Laïque (SNEPL – CFTC).
D’autre part.
PREAMBULE
Les sociétés composant l’UES STUDIALIS, ESGCV, IMESG, GFP, PST&B et WSF (ci-après désignées, « l’UES ») ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Tenant compte du retour d’expérience liée à l’organisation des élections professionnelles de l’UES au cours de l’année 2018 et mises en place par vote électronique, les Parties ont été confortées dans l’idée de recourir à nouveau au système de vote électronique pour organiser le renouvellement des élections du Comité social et économique.
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord. Etant entendu, que les modalités d’organisation du vote électronique sont fixées dans le respect des règles relatives au droit électoral et permettront de respecter les principes électoraux suivants :
-Vérifier l’identité des électeurs, -S’assurer de l’intégrité du vote, -S’assurer de l’unicité du vote, -S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote, -S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique, -Permettre la publicité du scrutin.
C’est dans ce contexte que les Parties au présent accord ont convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique aux sociétés composant l’UES STUDIALIS, ESGCV, IMESG, GFP, PST&B et WSF (ci-après désigné, « l’UES ») ainsi qu’à l’ensemble des salariés de l’UES (et aux éventuels salariés mis à disposition de l’UES) appelés à voter aux élections du Comité Social et Economique sur le périmètre défini de l’UES.
Le présent accord s’appliquera également de plein droit à toute société ou établissement qui viendrait à intégrer l’UES STUDIALIS, ESGCV, IMESG, GFP, PST&B et WSF au cours de sa période d’application.
A contrario, cet accord cesserait immédiatement de produire effet à l’égard de toute société ou établissement qui quitterait le périmètre de l’UES STUDIALIS, ESGCV, IMESG, GFP, PST&B et WSF.
ARTICLE 2 – ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE
ARTICLE 2.1 – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE
Les Parties conviennent de renouveler le recours au système de vote électronique pour l’organisation des élections professionnelles au sein de l’UES. Il est entendu entre les parties que le présent accord aura également vocation à s’appliquer en cas d’organisation d’élections partielles sur le périmètre de l’UES.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
ARTICLE 2.2 – CHOIX DU PRESTATAIRE
Dans le cadre du renouvellement de l’élection des membres du CSE, l’UES fera parvenir aux organisations syndicales, déterminées par l’article L2314-5 du Code du travail, une invitation à négocier le protocole d’accord préélectoral, définissant les modalités d’organisation des élections professionnelles.
L’UES prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivants ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.
Le système assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
ARTICLE 3 – DEROULEMENT DU VOTE
ARTICLE 3.1 – MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE
Il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :
Par le prestataire, les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux, ainsi que les représentants de la Direction : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple et/ou mail un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « Prestataire » ainsi qu’un mot de passe.
Seul le « Prestataire » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Chaque saisie des codes d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ces codes, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « Prestataire ».
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège.
En cas de perte ou d'oubli des codes, les électeurs pourront récupérer leurs codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
ARTICLE 3.2 – MODALITES RELATIVES A LA PERIODE DE VOTE
Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur un ou plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile, de leur lieu de villégiature ou de tout autre lieu permettant une connexion à distance, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
ARTICLE 4 – ETABLISSEMENT DES FICHIERS
Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site, adresses postales ou mail
Pour le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote
Pour les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale
Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, salariés habilités
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités
Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés habilités ;
Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou salariés habilités.
Il est indiqué que les fichiers électoraux seront transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
Contrôler les accès au système de vote électronique,
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
Éditer les listes d’émargement
Reporter les résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur
ARTICLE 5 – MATERIEL DE VOTE
Le « Prestataire » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Les professions de foi et les listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement et de poids limité. Le « Prestataire » reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.
Le « Prestataire » reproduit sur le serveur, les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par le Représentant légal de l’UES avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.
Les listes seront présentées par ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « Prestataire » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Le cas échéant, le logo des listes de candidats sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.
ARTICLE 6 – CONFIDENTIALITE, SINCERITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Les membres du bureau de vote constitué et les salariés habilités des services de la DRH de l’UES pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation. Les délégués de liste pourront également accéder au taux de participation.
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
ARTICLE 7 – CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE ET DE SECURITE
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant le cas échant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
- Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des membres de la cellule d’assistance technique.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, de l’infection du système par un virus informatique, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 8 – INFORMATION ET FORMATION
Il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs, par courrier et/ou par mail, suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Elle sera également mise en ligne sur le SIRH (Workday) afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Les membres titulaires de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de modifier les résultats.
Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs et de l'employeur ou son représentant.
Les délégués de liste pourront le cas échéant assister au dépouillement des votes.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de Vote (Président, Assesseurs).
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
ARTICLE 10 – EXPERTISE ET INSCRIPTION AU REGISTRE POUR LE RESPECT DU RGPD
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
ARTICLE 11 – DUREE DE L’ACCORD, DATE D’EFFET ET CONDITIONS D’APPLICATION
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.
ARTICLE 12 – ADHESION
Toute organisation syndicale représentative au niveau de l’UES STUDIALIS, ESGCV, IMESG, GFP, PST&B et WSF, qui n'est pas partie au présent accord, peut y adhérer lorsque les formalités prévues à l'articleL. 2261-3 du Code du travail auront été accomplies.
ARTICLE 13 – REVISION ET DENONCIATION
Pendant sa durée d’application, le présent accord peut faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées par les textes légaux et réglementaires applicables (articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail, à la date de conclusion du présent accord), notamment au cas où ses modalités de mise en œuvre n’apparaîtraient plus conformes aux principes ayant servi de base à son élaboration.
Toute demande de révision doit être notifiée à chacune des parties signataires et adhérentes, et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.
Au plus tard dans un délai de trois mois, la direction organise une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives en vue de négocier un éventuel avenant de révision.
Le présent accord pourra faire l’objet d’une dénonciation dans les conditions légales.
ARTICLE 14 – DEPÔT DE L’ACCORD
Le présent accord sera déposé par la Direction dans les formes requises auprès de la DRIEETS Ile-de-France (Unité départementale de Paris), ainsi qu’auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
L’accord sera publié sur la base de données nationale prévue par l’article L.2231-5-1 du code du travail.
