La société Synchrotron SOLEIL, dont le siège social est situé à l’Orme des merisiers, départementale 128, 91190 Saint-Aubin, représenté par Monsieur, en sa qualité de Directeur général,
Et d’autre part,
Les organisations syndicales représentatives au sein de la société :
La CGT, représentée par Monsieur, délégué syndical,
Le SGEN-CFDT, représenté par Monsieur, délégué syndical,
Le SNCS-FSU, représenté par Monsieur, délégué syndical,
CHAPITRE 1 : Généralités sur le télétravail …………………………………………………………………..………….5
1.1Définition du télétravail 1.2Conditions d’éligibilité au télétravail 1.3Droits collectifs et égalité de traitement 1.4Réversibilité du télétravail
CHAPITRE 2 : Organisation du télétravail ………………………………………………………………..………………7
2.1Rythme de télétravail hebdomadaire 2.2Horaires de télétravail et droit à la déconnexion 2.3Lieu de télétravail 2.4Assurance du lieu de télétravail 2.5Matériel et équipement 2.6Prise en charge financière 2.7Confidentialité et protection des données 2.8Hygiène, santé, sécurité et prévention de l’isolement
CHAPITRE 3 : Modalités de mise en œuvre, de contrôle et de régulation ………………………………..10
3.1Accompagnement par le manager et appui du groupe RH 3.2Démarche préalable à la mise en place du télétravail 3.2.1Entretien individuel préalable 3.2.2Mise en place et organisation du télétravail au sein du groupe 3.3Demande et validation du télétravail 3.3.1Demande de jours de télétravail 3.3.2Validation des jours de télétravail 3.4Modalités de suivi du télétravail et de la charge de travail 3.5Formation des personnels 3.6Communication relative au télétravail et à l’accord
CHAPITRE 4 : Prise en compte de situations particulières ……………………………………………………….13
4.1Télétravail en cas de situations spécifiques individuelles 4.1.1Personnel en situation de handicap 4.1.2Télétravail sur recommandation médicale 4.1.3Salarié proche aidant 4.1.4Femme enceinte 4.1.5Etudiant en période de rédaction de manuscrit 4.2Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles collectives 4.2.1Mise en place de télétravail par décision unilatérale 4.2.2Organisation du télétravail en cas de circonstances particulières 4.2.3Limitation du télétravail en cas de circonstances particulières
CHAPITRE 5 : Dispositions finales ……………………………………………………………………………………………15
5.1Suivis et bilans 5.1.1Bilan relatif à la mise en place du télétravail 5.1.2Suivis et bilans du télétravail et de l’accord 5.2Entrée en vigueur et durée de l’accord 5.3Révision 5.4Dépôt et publicité
Annexe 1 : Attestation sur l’honneur Annexe 2 : Support d’entretien individuel pour à la mise en place du télétravail Annexe 3 : Guide pour la discussion au sein du groupe
PRÉAMBULE
Depuis quelques années, les technologies de l'information et de la communication permettent d’envisager de nouvelles formes d’organisation du travail autre que le travail en présentiel. Tout d’abord, une organisation telle que le télétravail répond à une préoccupation grandissante à l’égard des enjeux environnementaux, en permettant, entre autres, une diminution de l’utilisation des moyens de transport. La réduction globale des temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail, permet de réduire considérablement la fatigue et le stress liés aux déplacements et participe ainsi à un travail plus efficace. D’autre part, le télétravail répond à un souhait des salariés de développer une meilleure conciliation entre leur vie professionnelle et leur vie privée. A SOLEIL, la crise sanitaire, avec les différentes périodes de confinement, a imposé le télétravail. De cette période, la direction de SOLEIL et les organisations syndicales représentatives ont constaté un intérêt grandissant des salariés pour la pratique du télétravail. Aussi, les parties signataires de cet accord conviennent de la mise en place du télétravail pérenne à SOLEIL. Même si elles constatent que tous les métiers et tous les postes de travail ne se prêtent de la même manière à la pratique du télétravail, tous les salariés sont concernés par cet accord en proposant un télétravail régulier ou occasionnel. L’organisation du travail nécessaire pour assurer la continuité de l’activité spécifique de SOLEIL doit pouvoir s’adapter pour permettre le télétravail. Les parties signataires partagent leurs préoccupations de répondre à la fois aux enjeux susmentionnés et d’assurer le maintien du lien entre le télétravailleur et sa communauté de travail, en soulignant qu’un des facteurs de réussite essentiel de ce mode d’organisation du travail repose sur un accord de confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable hiérarchique. Enfin, le présent accord se place dans le cadre des dispositions inscrites dans les Accords Nationaux Interprofessionnels en date du 19 juillet 2005 et du 26 novembre 2020. Il définit précisément les conditions de recours à cette organisation du travail et à sa mise en œuvre à SOLEIL.
CHAPITRE 1 : GÉNÉRALITÉS SUR LE TÉLÉTRAVAIL
Article 1.1 : Définition du télétravail
Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail visé par le présent accord désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui peut être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre du contrat de travail. L'accès au dispositif suppose de respecter les conditions fixées par le présent accord. En cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, des modalités de télétravail spécifiques peuvent être mises en œuvre, conformément à l’article 4.2 du présent accord.
Article 1.2 : Conditions d’éligibilités au télétravail
Le télétravail est ouvert à l’ensemble des salariés - CDI, CDD, doctorants, post-doctorants et apprentis -, indépendamment de leur taux d’activité, mais sous réserve des conditions d’éligibilité définies ci-après. Les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail. Les critères d’éligibilité à l’accès au télétravail (hors circonstances exceptionnelles individuelles ou collectives) sont :
L’ancienneté
Pour les CDI, il est demandé d’avoir une ancienneté minimale d’au moins 3 mois au sein de SOLEIL ou au moins 2 mois dans le poste. Pour les CDD, les doctorants, les post-doctorants et les apprentis, il est demandé d’avoir une ancienneté minimale d’au moins 3 mois au sein de SOLEIL.
Critères d’éligibilité liés à l’activité et au poste de travail
Les activités télétravaillables de chaque salarié demandeur sont définies selon les modalités définies aux articles 3.1 et 3.2 du présent accord. Cette activité doit pouvoir être exercée en utilisant les technologies de l’information et de la communication hors des locaux de SOLEIL, tout en permettant un bon fonctionnement du collectif de travail. Plus généralement, l'exercice de l'activité du salarié en télétravail ne doit pas aller à l'encontre de la bonne continuité du service ou de la bonne réalisation de la mission.
Critères d’éligibilité liés à l’autonomie
L’accès au télétravail suppose que le salarié souhaitant télétravailler soit en capacité de travailler de façon autonome. L’accès au télétravail ne fera qu’améliorer cette capacité.
Article 1.3 : Droits collectifs et égalité de traitement
Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes accords et des mêmes droits que le salarié accomplissant sa prestation de travail dans les locaux de SOLEIL. Il est aussi soumis aux mêmes obligations que le salarié qui travaille dans les locaux de SOLEIL.
Article 1.4 : Réversibilité du télétravail
La pratique du télétravail ne peut en aucun cas constituer un droit ou une obligation, tant pour le salarié que pour l’employeur. Dès lors que le salarié satisfait aux conditions d’éligibilité au télétravail, il est intégré de facto au dispositif de pratique du télétravail défini dans ce présent accord. Néanmoins, le salarié ou le manager peuvent décider de mettre fin au télétravail. En cas de réversibilité à l’initiative du salarié, celui-ci informe par écrit son supérieur hiérarchique ainsi que le groupe RH, afin que cette information puisse être consignée dans les bilans relatifs au télétravail et à l’accord. Aucun délai de prévenance n’est imposé. En cas de réversibilité à l’initiative du manager, celui-ci devra en motiver les raisons au cours d’un entretien avec le salarié notamment sur la base des critères d’éligibilité définis à l’article 1.2 et de constat de difficultés dans l’exercice du télétravail. Un délai de prévenance de 1 mois devra être respecté, ce délai pouvant être réduit en cas d’accord formalisé par écrit du salarié et du manager. La réversibilité ne fait pas obstacle à une nouvelle demande de télétravail ultérieure, sous condition d’un nouvel entretien individuel décrit à l’article 3.2.1 du présent accord.
CHAPITRE 2 : ORGANISATION DU TÉLÉTRAVAIL
Article 2.1 : Rythme de télétravail hebdomadaire
Afin de préserver le lien social et de maintenir le travail collectif, l’échange, l’esprit d’équipe dans le contexte particulier d’une infrastructure de recherche fonctionnant 24h/24, et d’éviter tout risque d’isolement du salarié, le télétravail est fixé au maximum à 2 jours pour une semaine de 5 jours de travail, dans le respect de 3 jours de présence effective minimum sur site, sauf exceptions détaillées au chapitre 4. Par jour de télétravail s’entend une journée complète de télétravail ou bien une demi-journée de télétravail. Dans les deux cas est comptabilisée une journée complète de télétravail. Pour tenir compte des enjeux environnementaux ou de la fatigue et du stress engendrés par l’utilisation des moyens de transport, les jours télétravaillés sont à prendre en privilégiant la journée entière. Cependant, un salarié pourra demander à télétravailler sur une demi-journée si l’activité relève d’un télétravail occasionnel. En cas d’annulation d’une journée de télétravail pour motif impérieux de service, cette journée est comptabilisée comme une journée de présence sur site. De même, certaines réunions importantes peuvent être organisées uniquement en présentiel du fait de leur spécificité (nombre de participants, sujet, complexité…).
Article 2.2 : Horaires de télétravail et droit à la déconnexion
Toute activité télétravaillée s’effectue conformément aux règles liées au temps de travail existantes dans les accords d’entreprise et dans le règlement intérieur de SOLEIL, entre le lundi et le vendredi. Il est rappelé que les horaires de travail normaux à SOLEIL sont de 08h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30, soit au maximum 8 heures de travail. Conformément à l’article 3.2 du présent accord, le manager et le salarié souhaitant télétravailler fixeront ensemble les modalités horaires d’une journée télétravaillée. Durant cette plage horaire fixée, le salarié doit rester joignable. Les outils professionnels mis à la disposition du salarié par SOLEIL doivent permettre au salarié de rester joignable, pendant les horaires télétravaillés. En dehors des heures de travail, il est demandé de déconnecter les outils de communication (ordinateur, téléphone, etc.). Les mails envoyés en dehors des plages horaires de travail en cours ne sont pas censés avoir été lus avant la plage horaire de travail suivante.
Article 2.3 : Lieu du télétravail
Le télétravail est effectué au domicile habituel du salarié ou dans un autre lieu privé ou dans tout autre lieu à usage professionnel, sous réserve que les conditions de sécurité et d’assurance soient remplies et que le salarié puisse venir à SOLEIL dans un temps raisonnable en cas de motif impérieux de service (exemples : remplacement inopiné, problème technique grave…).
Article 2.4 : Assurance du lieu de télétravail
Lors du premier recours au télétravail (ou en cas de modification d’un des éléments ci-dessous), chaque salarié signe et communique au groupe RH une attestation sur l’honneur précisant que le lieu où s’exerce le télétravail :
respecte les conditions de l’article 2.3 ;
est couvert par une assurance « multirisque habitation » couvrant les risques liés au télétravail en cours de validité.
Un modèle d’attestation est fourni annexe 1 du présent accord.
Article 2.5 : Matériel et équipement
Le salarié en télétravail utilise pour son activité professionnelle le matériel mis à sa disposition par SOLEIL. Cet équipement reste la propriété de SOLEIL qui en assure la maintenance. Les équipements fournis par SOLEIL peuvent être :
un ordinateur portable ;
un téléphone portable ;
un outil de visioconférence (Teams à la date de signature de cet accord) ;
la messagerie électronique ;
la connexion VPN ;
le transfert de la ligne téléphonique de bureau vers l’outil de téléphonie du lieu de télétravail ;
un second écran, un casque, un micro.
Les salariés qui en feront la demande pourront obtenir l’un des anciens sièges de bureau de SOLEIL. Par ailleurs, il pourra être mis en place des aménagements et du matériel adapté fournis par SOLEIL, en application des préconisations du médecin du travail pour les salariés en situation de handicap ou pour les salariés en télétravail pour raison médicale. En cas de dysfonctionnement des équipements, le salarié doit informer sans délai sa hiérarchie et les services compétents des incidents affectant son poste de travail afin de déterminer les procédures à suivre. Si les perturbations constatées ne permettent plus l'exercice du télétravail, le manager peut exiger que le travail attendu soit effectué dans les locaux de l'employeur.
Article 2.6 : Prise en charge financière
SOLEIL indemnise les frais liés à la pratique du télétravail sous forme d’une allocation forfaitaire d’un montant égal à 2,70 € par jour de télétravail (frais professionnels définis par l’Urssaf). Cette allocation est versée mensuellement sur la base des jours de télétravail saisis par le salarié et validés par le manager.
Article 2.7 : Confidentialité et protection des données
L'obligation de confidentialité est renforcée en raison du télétravail. Tout salarié ayant recours au télétravail s'engage à ce que l’espace affecté soit adapté à l'exercice du télétravail et garantisse la confidentialité et la sécurité des données, selon les règles de SOLEIL et en particulier en respectant la Charte informatique. Tout salarié en télétravail doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique et des éventuels documents en sa possession afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur. Il s'engage à respecter la charte informatique de SOLEIL au regard de la protection des données.
Article 2.8 : Hygiène, santé, sécurité et prévention de l’isolement
Les dispositions légales et les accords relatifs à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés télétravailleurs, sur leur lieu de télétravail. SOLEIL doit pouvoir s'assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions lui permettant de les respecter. Le fait de ne pas pouvoir les respecter peut conduire la direction de SOLEIL à refuser le télétravail à un salarié. En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le salarié informe le groupe RH, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise. L'accident qui a lieu pendant le télétravail et sur le lieu du télétravail est présumé être un accident du travail. Dans un souci de prévenir l'isolement du télétravailleur et de conserver le lien social, notamment dans le cadre du télétravail thérapeutique, il pourra être demandé au télétravailleur d'assister en présentiel à certaines réunions et formations ou de revenir sur site. Un suivi régulier avec le manager et un salarié membre des ressources humaines, ainsi qu'un soutien ponctuel du service de prévention et de santé au travail ou de l'assistante sociale, peut être organisé à la demande du télétravailleur et du manager. En cas de sentiment d'isolement, il est rappelé que tout salarié en situation de télétravail a la possibilité de demander l’arrêt du télétravail, conformément à l’article 1.4 du présent accord. Les risques spécifiques liés au télétravail sont inclus dans le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP), consultable auprès du groupe Sécurité. Toute actualisation du DUERP fait l’objet d’une information en réunion plénière du CSE. Dans le cadre de leurs missions, les représentants du personnel du Comité social et économique (CSE) peuvent procéder à l'inspection des lieux de travail de SOLEIL en vue de s'assurer de l'application des prescriptions législatives et règlementaires, des consignes concernant l'hygiène et la sécurité et de s'assurer du bon entretien des dispositifs de protection, de détection et de contrôle. Dans le cadre et selon les modalités prévues par les dispositions législatives, et à la demande expresse du salarié, ils pourront être amenés à enquêter sur le lieu de télétravail du salarié, à la suite d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle.
CHAPITRE 3: MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE, DE CONTRÔLE ET DE RÉGULATION
Article 3.1 : Accompagnement par le manager et appui du groupe RH
Dans cette nouvelle organisation du travail, le manager - responsable de groupe, responsable de ligne de lumière et directeur, responsable de thèse et tuteur d’apprenti - occupe une fonction essentielle. Il est à l’origine de la mise en place du télétravail pérenne par l’invitation à un entretien préalable des salariés (ou N-1 pour les directeurs de division) de son groupe. Il organise et régule les demandes de télétravail au sein de son groupe. Il évalue et contrôle l’activité réalisée en télétravail. Il s’assure enfin que la charge de travail est conforme à celle d’une activité réalisée sur site. A l’échelle du groupe, il s’assure également que l’activité réalisée en télétravail est sans conséquence sur les activités couvertes par les salariés travaillant sur site. Le groupe RH a également un rôle essentiel dans la gestion du télétravail. Tout d’abord, il aide et accompagne le manager et le salarié en répondant à leurs sollicitations, lors de la mise en place du télétravail dans chaque groupe et au-delà de cette étape. Enfin, il a un rôle de médiateur pour toute difficulté rencontrée entre le manager et le salarié. Un « référent télétravail » au sein du groupe RH sera désigné, son rôle étant de conseiller les personnels sur toutes questions/problématiques liées au télétravail.
Article 3.2 : Démarche préalable à la mise en place du télétravail
Article 3.2.1 : Entretien individuel préalable En tant que manager, le responsable de groupe, le responsable de ligne de lumière ou le directeur, invite à un entretien chaque salarié de son groupe. En tant que manager, l’encadrant de thèse ou le tuteur d’apprenti invite à un entretien chaque étudiant / salarié dont il a la responsabilité. Lors de cet entretien individuel, le manager recueille en premier lieu le souhait du salarié de télétravailler ou non. Ensuite, le manager et le salarié souhaitant télétravailler définissent, ensemble, toutes les activités pouvant faire l’objet de télétravail. Le manager vérifie que le salarié répond bien aux conditions d’éligibilité (voir article 1.2) et il apprécie les motivations du salarié demandeur. Ils définissent, ensemble, le mode d’organisation projeté. Le manager s’assure que le salarié dispose bien des équipements nécessaires à la réalisation de l’activité en télétravail. Pour cet entretien, le manager s’appuie sur le support d’entretien individuel de mise en place du télétravail, préalablement transmis par le groupe RH et mis en annexe 2 du présent accord. A la fin de l’entretien, le support renseigné est signé par les deux parties. Il est également signé par le directeur de division. Enfin, le manager en remet une copie numérique au salarié et au groupe RH. En tant que salarié, le responsable de groupe, le responsable de ligne de lumière ou le directeur effectue l’entretien avec son responsable hiérarchique. L’entretien individuel est un prérequis obligatoire à la mise en place du télétravail dans chaque groupe. Il doit être réalisé pour tous les salariés. Un seul entretien est demandé pour la durée de l’accord. Pour que l’entretien ne soit pas un frein à la mise en place du télétravail pérenne, il aura lieu dans les plus brefs délais, après la signature de l’accord. Le support renseigné et signé par le salarié, le manager et le directeur de division est à rendre impérativement avant le 20 décembre 2024. A compter du 1er janvier 2025, le salarié ne pourra plus bénéficier de télétravail si le support d’entretien n’est pas dûment complété et signé. Pour chaque salarié nouvellement recruté, l’entretien individuel aura lieu lors de la période d’essai et au plus tard à la fin de cette période.
Article 3.2.2 : Mise en place et organisation du télétravail au sein du groupe En tant que manager, le responsable de groupe, le responsable de ligne ou le directeur, organise une réunion de groupe qui a pour objet de présenter l’organisation du télétravail au sein du groupe. Le salarié ne souhaitant pas télétravailler assiste à cette réunion. Cette réunion finalise le processus de mise en place du télétravail. Lors de cette réunion, le manager présente l’organisation du télétravail au sein de son groupe. Il indique également comment son activité télétravaillable s’inscrit dans cette organisation. Enfin, cette réunion est l’occasion de vérifier au sein du groupe que l’activité réalisée en télétravail par chaque salarié n’a pas d’impact sur les activités des salariés qui travaillent sur site. Cette réunion de groupe est un préalable à la mise en place du télétravail selon les termes de l’accord. Tout comme l’entretien individuel, cette réunion de groupe devra être tenue avant le 20 décembre 2024. L’ordre des réunions individuelles et collectives est à définir par le manager. Pour tenir cette réunion, un support d’aide est fourni en annexe 3 du présent accord. Afin d’assurer une efficacité optimale dans les activités des groupes, des périodes ou jours sans télétravail peuvent être définis par le manager. Si ces périodes sont récurrentes, l’accord du directeur de division concerné est requis.
Article 3.3 : Demande et validation du télétravail
Article 3.3.1 : Demande de jours de télétravail La demande de télétravail est effectuée par le salarié de manière informatisée au plus tôt 7 jours calendaires avant la journée prévue et au plus tard, un jour ouvré avant le jour télétravaillé. La demande de télétravail est effectuée par le salarié de manière informatisée via le module gestion des temps du SIRH. Cette demande est soumise pour validation au responsable hiérarchique du salarié, ou son délégataire, en l’absence du responsable. Il appartient au responsable hiérarchique de s’assurer que les critères organisationnels prévus au chapitre 2 sont respectés, ainsi que les 3 jours de présence obligatoires sur site par semaine.
Article 3.3.2 : Validation des jours de télétravail Via le SIRH, le manager reçoit une demande de validation. Le groupe RH reçoit la demande automatiquement. Aucune période de télétravail n’est effective si elle n’est pas validée au préalable. Le manager étudie la demande et vérifie que la date choisie n’impacte pas le fonctionnement et la continuité de service. Si les conditions sont respectées, le manager valide la demande du salarié dans l’application de suivi du télétravail. Dans le cas contraire, en expliquant par écrit sa démarche au salarié, il justifie le refus dans l’application de suivi du télétravail. Lorsque la demande est validée, la journée télétravaillée s’incrémente dans les compteurs et apparaît dans le calendrier annuel du salarié, au même titre que les autres évènements (congés, RTT, jours fériés, etc.).
Article 3.4 : Modalités de suivi du travail et de la charge de travail
La disponibilité des salariés en télétravail, leur connexion internet, leur charge de travail, les délais d’exécution, les objectifs fixés et les résultats attendus des salariés en télétravail sont suffisants pour effectuer le travail dans les mêmes conditions que dans les locaux de SOLEIL. En aucun cas, le télétravail ne doit modifier les activités habituelles du salarié : ses missions, ses objectifs, sa charge de travail et son nombre d’heures de travail. La mise à disposition du matériel permettant la connexion à distance avec le poste de travail ne doit pas conduire le salarié à se connecter en dehors des jours travaillés pour les salariés au forfait jours, ou en dehors des heures de travail pour les autres salariés. Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées en situation de télétravail. Le manager réalise un suivi régulier de l’impact du télétravail pour chaque salarié du groupe (et l’ensemble du groupe). Ce suivi est évoqué lors d’entretiens réguliers entre le salarié et le manager au sein du groupe. L’impact du télétravail fait également l'objet d'un point d’échange spécifique lors de l’entretien annuel d’évaluation (EAE). Une section supplémentaire dédiée au télétravail sera ajoutée à l’EAE et fera l’objet d’une information et consultation du CSE au plus tard 3 mois avant le démarrage de la campagne des EAE 2025.
Article 3.5 : Formation des personnels
Les salariés bénéficient d'une sensibilisation aux enjeux, aux atouts et aux bonnes pratiques du télétravail. Ils peuvent également bénéficier, lorsque cela est nécessaire, d'une formation technique pour l'utilisation des solutions informatiques et téléphoniques. Le salarié en télétravail bénéficie d'un appui technique tant pour l'installation des outils sur le poste de travail que pour l'utilisation des systèmes mis à sa disposition. L'assistance à l'utilisation des équipements à distance se fait selon les mêmes modalités que pour les salariés travaillant dans les locaux de SOLEIL. Les managers sont encouragés à suivre une formation appropriée à cette forme d'organisation du travail.
Article 3.6 : Communication relative au télétravail et à l’accord
Des actions de communication sont organisées à destination des salariés et managers. La communication porte sur :
la signature de l’accord et de la nécessité de l’entretien individuel et de groupe,
le formulaire pour l’entretien individuel préalable,
la désignation du référent télétravail au sein du groupe RH,
l’utilisation de l’outil informatique dédié à la déclaration du télétravail (si besoin une communication ultérieure sera à chaque changement dudit outil).
Cette communication utilisera les médias le plus appropriés (intranet, mails, soleil-en-bref…).
Sur la base des articles du présent accord, le groupe RH élabore un guide pratique du télétravail pour les salariés. Ce guide pratique vise à traduire de manière opérationnelle le télétravail à SOLEIL. Il rassemble toutes les informations utiles à la mise en place du télétravail, dans le respect des règles de l’organisme. Il comprend également tous les liens de l’intranet ou autre, pour l’utilisation d’outils nécessaires pour le télétravail.
CHAPITRE 4 : PRISE EN COMPTE DE SITUATIONS PARTICULIÈRES
Article 4.1 : Télétravail en cas de situations spécifiques individuelles
Article 4.1.1 : Personnel en situation de handicap Le télétravail peut être envisagé comme un outil d’amélioration des conditions de travail ou de maintien dans l’emploi des personnels en situation de handicap. Il est accessible à tous les salariés reconnus en situation de handicap. Le salarié en situation de handicap peut bénéficier d’un aménagement du télétravail (nombre de jours, fréquence), adapté à sa situation personnelle. Dans ce cas, les conditions de mise en œuvre du télétravail sont examinées au cas par cas en concertation avec le salarié, le manager, la médecine du travail et le groupe RH. Il peut également être mis en place des aménagements et du matériel adapté, en application des propositions de la médecine du travail.
Article 4.1.2 : Télétravail sur recommandation médicale Le télétravail peut être envisagé pour une durée limitée sur recommandation de la médecine du travail, sous réserve d’une compatibilité de l’état de santé du salarié avec la poursuite d’une activité professionnelle. Dans ce cadre, les conditions de mise en œuvre du télétravail sont examinées au cas par cas, en concertation avec le salarié, le manager, la médecine du travail et le groupe RH.
Article 4.1.3 : Salarié proche aidant S’agissant des personnels proches aidants au sens de l’article L3142-16 du code du travail, les Parties rappellent que le télétravail peut contribuer à une meilleure articulation entre la vie personnelle et professionnelle. En complément de l’accord relatif au don de jours de repos en faveur du proche aidant, ce dernier peut bénéficier d’une présence sur site réduite dérogeant aux 3 jours de présence sur site. Les conditions de mise en œuvre du télétravail sont examinées en concertation entre le salarié, le manager et le groupe RH.
Article 4.1.4 : Femme enceinte Le télétravail peut représenter un intérêt pour les femmes enceintes, notamment en réduisant leurs déplacements entre leur domicile et le site de SOLEIL. Les femmes enceintes peuvent bénéficier d’une présence sur site réduite et adaptée à leur situation de maternité, à compter du moment où elles ont déclaré leur situation au groupe RH et ce, jusqu’au début prévu du congé de maternité. Dans ce cas, les conditions de mise en œuvre du télétravail sont examinées au cas par cas en concertation avec la salariée, le manager, la médecine du travail et le groupe RH.
Article 4.1.5 : Etudiant en période de rédaction de manuscrit Les périodes de fin de thèse ou de fin d’apprentissage sont des moments consacrés à la rédaction de manuscrit. Le télétravail peut représenter une facilité pour la concentration et une diminution du stress, notamment en réduisant les déplacements entre le domicile et le site de SOLEIL. A la demande du doctorant ou de l’apprenti, l’étudiant peut bénéficier d’une présence sur site réduite, sous réserve d’une vigilance particulière apportée au risque d’isolement. La demande est faite auprès du responsable de thèse pour le doctorant, ou bien du tuteur SOLEIL pour l’apprenti. La décision de l’encadrant est transmise par écrit au manager. Ce dernier transmet cette décision au groupe RH.
Article 4.2 : Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles collectives
Article 4.2.1 : Mise en place de télétravail par décision unilatérale Conformément à l'article L.1222-11 du Code du travail, la direction peut être amenée, unilatéralement, à avoir un recours temporaire et immédiat au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure. La mise en œuvre du télétravail est alors considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de SOLEIL et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, le principe de volontariat ne s’applique pas. Conformément à la réglementation, le CSE est informé et consulté préalablement à la mise en place de télétravail en cas de situation exceptionnelle.
Article 4.2.2 : Organisation du télétravail en cas de circonstances particulières Certaines circonstances, qui ne constituent pas les circonstances exceptionnelles prévues par l’article L1222-11 du code du travail, peuvent conduire la direction de SOLEIL à modifier les modalités du télétravail prévues au Chapitre 2 de l’accord. Dans une telle hypothèse, l’application des dispositions du Chapitre 2 de l’accord serait temporairement suspendue, les modalités du télétravail étant alors décidées unilatéralement par la direction. Cette possibilité est réservée aux seules circonstances suivantes : - circonstances climatiques exceptionnelles ; - perturbations exceptionnelles dans les transports publics ; - demande expresse des autorités compétentes. Dans les deux premiers cas, le principe de volontariat s’applique. Les mesures prévues par le présent article ne pourront être instaurées par la direction qu’après une réunion avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives, lors de laquelle leur seront précisées les modalités d’application.
Article 4.2.3 : Limitation du télétravail en cas de circonstances particulières Pour des raisons d’organisation collective, en particulier liées au projet SOLEIL II, et nécessitant le travail coordonné de plusieurs groupes, la direction peut ne pas ouvrir le télétravail dans certains groupes sur une période limitée, après information du CSE et avis des organisations syndicales signataires. Pour ces périodes sans télétravail, l’information aux personnels concernés doit être effectuée dans un délai d’au moins un mois. CHAPITRE 5 : DISPOSITIONS FINALES
Article 5.1 : Suivis et bilans
Article 5.1.1 : Bilan relatif à la mise en place du télétravail Un bilan relatif à la mise en place du télétravail sera transmis aux Parties signataires de l’accord un mois après la clôture de la période des entretiens individuels et de groupe, soit la première semaine du mois de février 2025. Le bilan sera réalisé à partir des réponses apportées par chaque salarié lors de son entretien individuel. Sous la forme de tableau, ce bilan reprendra toutes les informations qui auront été renseignées dans le support d’entretien individuel mis en annexe 2 du présent accord. Il sera organisé groupe par groupe de chaque division. Les directeurs forment un groupe. Pour chaque recrutement, le tableau sera actualisé et transmis aux Parties signataires trimestriellement.
Article 5.1.2 : Suivis et bilan du télétravail et de l’accord Sur la durée de l’accord, le suivi des situations individuelles relève du référent du groupe RH. A chaque réunion direction/organisations syndicales, le référent présente le suivi et fait un point sur d’éventuelles situations nécessitant une attention particulière. Un bilan des réponses apportées à la section relative au télétravail du formulaire d’EAE 2025 sera présenté au CSE lors de la réunion plénière ordinaire du mois de septembre 2025, au plus tard. Pour la campagne EAE 2026, un bilan des réponses apportées à la section relative au télétravail du formulaire d’EAE sera présenté au CSE lors de la réunion plénière ordinaire du mois de septembre 2026, au plus tard. Les parties signataires du présent avenant conviennent de se réunir dans un délai de 14 mois à compter de la date de signature, pour partager le retour d’expérience concernant notamment les modalités de mise en œuvre du télétravail et le volume de jours télétravaillés. Au terme de cet examen, une évolution des dispositions du présent accord pourra être engagée dans le cadre d’une révision (voir article 5.3). Préalablement à un possible renouvellement de l’accord, un bilan sera réalisé 18 mois après la date de clôture des entretiens individuels et de groupe. Dans ce bilan, seront notamment communiquées les informations suivantes :
Nombre de salariés ayant souhaité télétravailler et nombre de salariés n’ayant pas souhaité télétravailler (à la date de clôture des entretiens individuels et de groupe et 18 mois plus tard) ;
Nombre de salariés éligibles au télétravail (à la date de clôture des entretiens individuels et de groupe et 18 mois plus tard) ;
Nombre de jours de télétravail et nombre moyen de jours de télétravail sur les 18 mois ;
Nombre moyen de jours de télétravail par semaine sur les 18 mois ;
Répartition des jours télétravaillés au cours de la semaine.
Ces indicateurs seront renseignés par sexe, par catégorie (non-cadre, cadre, responsable de groupe, directeur), par contrat de travail (apprenti, doctorant, postdoctorant, CDD, CDI), par groupe et par division. Ce bilan sera transmis aux Parties signataires de l’accord et il sera également transmis pour information au Comité social et économique.
Article 5.2 : Entrée en vigueur et durée de l’accord
Les dispositions du présent accord sont applicables à compter du 1er août 2024. Il est conclu pour une durée déterminée de 29 mois ; il prendra donc fin le 31 décembre 2026.
Article 5.3 : Révision
En accord avec l’ensemble des Parties signataires, le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l’article L2261-7 du Code du travail. L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L2261-9 du Code du travail.
Article 5.4 : Dépôt et publicité
Le présent accord est, d'une part, déposé en version numérique sur la plateforme de téléchargement du Ministère du travail et, d'autre part, adressé par courrier postal au secrétariat du greffe du Conseil de prud'hommes compétent. Chaque organisation syndicale représentative en recevra un exemplaire. Le présent accord est publié sur le portail intranet de SOLEIL, accessible à l’ensemble des salariés. Conformément à l’article 3.6, il fera l’objet de l’envoi d’un mail à l’ensemble du personnel par le groupe RH.
A Saint-Aubin, le 31/07/2024.
Pour la Société Synchrotron SOLEIL
Le Directeur Général
Pour le Syndicat CGT
Le Délégué Syndical
Pour le Syndicat SGEN-CFDT
Le Délégué Syndical
Pour le Syndicat National de la Recherche Scientifique, SNCS-FSU
Le Délégué Syndical
ANNEXES
ANNEXE 1 : Attestation sur l’honneur
Je soussigné, ________________________, atteste sur l’honneur que le lieu où s’exerce mon télétravail :
Respecte les conditions de l’article 2.3 du présent accord ;
Est couvert par une assurance multirisque habitation couvrant les risques liés au télétravail en cours de validité.
A ____________, le ____________ Signature :
Cette attestation sur l’honneur est à transmettre en version numérique au groupe RH à : rh@synchrotron-soleil.fr
ANNEXE 2 : Support d’entretien individuel de mise en place du télétravail
(Voir page suivante)
SUPPORT D’ENTRETIEN INDIVIDUEL POUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL
Ce formulaire doit être rempli lors de l’entretien individuel pour la mise en place du télétravail à SOLEIL. Au cours des échanges entre le salarié souhaitant télétravailler et le responsable hiérarchique, ce dernier renseigne l’intégralité des points abordés dans ce support. Les sujets inscrits dans ce support sont directement liés aux articles des chapitres 1, 2 et 3 de l’accord relatif au télétravail. Une fois complété et signé, le support est à transmettre sous une version numérique au groupe RH, à l’adresse suivante : mail-teletravail@synchrotron-soleil.fr. Le salarié en reçoit également une copie numérique. L’entretien individuel est à mener avant le 20 décembre 2024.
Partie concernant le salarié
Nom et prénom du salarié :
☐ Directeur ☐ Directeur ☐ Responsable de groupe ☐ Responsable de groupe ☐ Cadre ☐ Cadre ☐ Non-cadre ☐ Non-cadrePoste occupé :
Partie concernant le manager (responsable hiérarchique ou encadrant/tuteur)
Nom et prénom :
Poste occupé :
Le salarié souhaite-t-il télétravailler : OUINON
(Si la réponse est négative, le salarié et le responsable hiérarchique sont invités à signer le formulaire sans avoir à répondre aux questions suivantes).
CONDITIONS D’ÉLIGIBILITÉ
Le salarié satisfait-il aux 3 conditions d’éligibilité ?
Ancienneté
3 mois au sein de SOLEIL :OUINON
2 mois au sein de SOLEIL en cas de changement de poste :OUINON
3 mois au sein de SOLEIL pour les non-permanents :OUINON
Activités télétravaillables
Le poste comporte-t-il des activités télétravaillables de manière récurrente ? OUINON Principales activités télétravaillables :
Le poste est-il difficilement télétravaillable ? :OUINON Si oui, certaines activités peuvent néanmoins être réalisées en télétravail, par exemple rédaction du rapport d’activité en vue de l’EAE ou préparation de concours dans la fonction publique. Détail des activités télétravaillables :
Autonomie dans les activités télétravaillables et clarté des objectifs
Est-ce un point de blocage ?OUINON
Y’a-t-il un point de vigilance à avoir ? OUINON
Si l’une des réponses est positive, détailler :
GESTION HEBDOMADAIRE DES PERIODES DE TELETRAVAIL
Pour rappel, la demande de télétravail est effectuée par le salarié de manière informatisée au plus tôt 7 jours calendaires avant la journée prévue et au plus tard, un jour ouvré avant le jour télétravaillé.
Jours de télétravail souhaités dans la semaineOUINON
Si oui, lesquels : Pourquoi : - Convenance personnelle OUINON - Contrainte de service OUINON Si convenance personnelle, détailler les éventuelles conséquences sur l’organisation de la journée de télétravail :
GESTION DES HORAIRES DE TELETRAVAIL
Les 8 heures de travail à distance :
De 8h30-12h30 et de 13h30-17h30OUINON
De 9h00-13h00 et de 14h00-18h00OUINON
Autre :
Donner le détail des heures de travail et les raisons :
Pour rappel, dans ces créneaux horaires, le salarié est joignable et en dehors de ces horaires, le droit à la déconnexion s’applique.
LES LIEUX DE TELETRAVAIL
Le télétravail est généralement effectué au domicile habituel : OUINON Le télétravail pourra être effectué dans un autre lieu :OUINON Pour rappel, le salarié doit pouvoir revenir sur site dans un délai raisonnable. Par ailleurs, le lieu de télétravail doit permettre de travailler au calme, avec un respect par l’entourage du temps de télétravail.
Commentaires éventuels :
Le salarié et le responsable hiérarchique sont-ils conscients des risques liés à la cybersécurité :
OUINON
MATERIEL ET EQUIPEMENT
Matériels déjà fournis par SOLEIL :
Un ordinateur portable : OUINON
Un téléphone portable : OUINON
Un outil de visioconférence : OUINON
(Teams à la date de signature de cet accord)
La messagerie électronique :OUINON
Une connexion VPN :OUINON
Le transfert de la ligne téléphonique de bureau vers l’outil de téléphonie du lieu de télétravail :
OUINON
Un casque, un micro : OUINON
Le salarié dispose-t-il de tout l’équipement nécessaire au télétravail ? :OUINON Si la réponse est négative, expliciter les solutions envisagées :
IMPACT SUR LA VIE DU GROUPE
Risque du report d’activités sur les membres du groupe présents sur site. OUINON Commentaires éventuels :
NOMBRE DE JOURS, LA DEMANDE ET LA VALIDATION DU TELETRAVAIL
Nombre de jours télétravaillés
Pour rappel, et conformément à l’article 2.1 de l’accord d’entreprise relatif au télétravail :
Le télétravail est fixé au maximum à 2 jours pour une semaine de 5 jours de travail, dans le respect de 3 jours de présence effective minimum sur site (hors situations spécifiques ou circonstances exceptionnelles).
Les jours télétravaillés sont à prendre en privilégiant la journée entière. Cependant, le salarié pourra demander à télétravailler sur une demi-journée si l’activité relève d’un télétravail occasionnel. Dans les deux cas est comptabilisée une journée complète de télétravail.
La demande
La demande de télétravail est effectuée par le salarié de manière informatisée
Au plus tôt 7 jours calendaires avant la journée prévue
Au plus tard, un jour ouvré avant le jour télétravaillé.
La demande de télétravail est effectuée par le salarié de manière informatisée via le module gestion des temps du SIRH. Cette demande est soumise pour validation au responsable hiérarchique du salarié, ou son délégataire, en l’absence du responsable. Il appartient au responsable hiérarchique de s’assurer que les critères organisationnels sont respectés, ainsi que les 3 jours de présence obligatoires sur site par semaine.
La validation
Via le SIRH, le manager reçoit une demande de validation. Aucune période de télétravail n’est effective si elle n’est pas validée au préalable. La validation intervient au plus tard le jour ouvré avant le jour de télétravail.
Le manager étudie la demande et vérifie que la date choisie n’impacte pas le fonctionnement et la continuité de service.
Si le manager ne valide pas le jour de télétravail, il justifie le refus dans l’application de suivi du télétravail.
Lorsque la demande est validée, la journée télétravaillée s’incrémente dans les compteurs et apparaît dans le calendrier annuel du salarié, au même titre que les autres évènements (congés, RTT, jours fériés, etc.).
FORMATIONS
Le salarié souhaite-t-il être formé aux bonnes pratiques du télétravail ? : OUINON
Le responsable de groupe a-t-il suivi la formation de management à distance ? :OUINON Si la réponse est négative, souhaite-t-il suivre cette formation ? :OUINON
FIN DE L’ENTRETIEN
Commentaires éventuels que le salarié souhaite apporter :
Commentaires éventuels que le manager souhaite apporter :
Date de l’entretien :
Signature du salarié
Signature du manager
Visa du directeur référent
Le :
Nom :
ANNEXE 3 : GUIDE POUR LA DISCUSSION AU SEIN DU GROUPE
Les points suivants peuvent être abordés :
Organisation à mettre en place pour le télétravail :
Garantie que les salariés en télétravail restent joignables aux horaires de travail ;
Partage des informations ;
Réunions régulières avec tout le groupe ;
reporting adapté
…
Vision claire par chacun(e) des activités du groupe :
Pour lesquelles la présence est indispensable (intervention directe sur site) ;
Pour lesquelles la présence n'est pas indispensable.
Diagnostic des impacts du télétravail sur le fonctionnement du groupe :
Seuil minimum de salariés en présentiel pour assurer le bon fonctionnement du groupe ;
Fixation d'objectifs clairs, réalistes, avec un planning et des livrables ;
Vigilance sur le report potentiel des activités des salariés en télétravail sur les autres membres du groupe.
