La Société T.EN Loading Systems, société par actions simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés sous le numéro 879 022 309 RCS Sens, dont le siège social est sis Route des Clérimois – CS 10705 – 89107 SENS CEDEX, prise en la personne de son représentant légal en exercice, Monsieur en sa qualité de Président.
Ci-après désignée la « Société », l’ « Entreprise » ou « T.EN Loading Systems »
D’une part,
ET
Les organisations syndicales représentatives au sein de la société :
Le
syndicat CFDT, représenté par Monsieur Délégué Syndical,
Le
syndicat CGT, représenté par Monsieur Délégué Syndical,
Le
syndicat CFE-CGC, représenté par Monsieur Délégué Syndical,
Ci-après désignées les « Organisations Syndicales »
D’autre part,
Ensemble désignées les « Parties »
PREAMBULE :
T.EN Loading Systems a initié la mise en place du télétravail avec la conclusion d’un premier accord collectif d’entreprise portant sur le télétravail en date du 20 septembre 2021. Après deux ans de mise en œuvre de l’accord de télétravail, un bilan a été présenté aux partenaires sociaux concernant son recours effectif au sein de la Société. Les Parties ont constaté que la moitié du personnel ayant des postes télétravaillables exercent cette modalité de travail, et qu’il en ressort une satisfaction commune. Il a ainsi été constaté que le recours au télétravail a pu dans une certaine mesure :
améliorer la qualité de vie au travail (cadre plus propice à la concentration, réduction de l’impact du temps de trajet domicile/lieu de travail et de la fatigue),
moderniser l’organisation du travail et renforcer la performance individuelle en faisant évoluer l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication,
développer de nouvelles pratiques managériales,
permettre une meilleure attractivité de la Société notamment dans le cadre du recrutement de nouveaux collaborateurs.
Confortés par cette première expérience, les partenaires sociaux ont souhaité adapter l’accord existant permettant ainsi une plus grande flexibilité dans la mise en œuvre, les conditions d’éligibilité du télétravail et d’assouplir la procédure individuelle de mise en place. Pour poursuivre son développement, le télétravail doit reposer sur des relations de travail fondées sur la responsabilité, l’autonomie et la confiance, sur la base des droits et des obligations de chacun. Le télétravail comporte aussi des limites car cette forme de travail ne convient ni à tous les postes ni à tous les profils. C’est au regard des considérations qui précèdent que le présent avenant a pour but d’encadrer la pratique du télétravail et d’assurer que ce mode d’organisation du travail reste dans l’intérêt mutuel des salariés et de la Société. Il porte une attention particulière au maintien du lien entre le salarié et la Société ainsi qu’à la santé et à la sécurité des télétravailleurs. Il est important de rappeler que la mise en place du télétravail repose sur l’autonomie du salarié et sur une relation de confiance entre celui-ci et son employeur. Il résulte un triple volontariat entreprise-salarié-encadrement, après une analyse objective de chacune des parties. Le télétravail ne peut être imposé au salarié par son responsable hiérarchique, sauf cas de force majeure. Il est également rappelé que l’employeur met à disposition de ses salariés, des locaux professionnels et des bureaux équipés qui constituent le lieu principal d’exécution du contrat de travail des salariés. C’est donc sur une base volontaire que le salarié peut choisir d’accomplir une partie de son travail depuis son domicile. C’est dans ce contexte que les Parties se sont réunies afin de conclure le présent avenant portant modification de l’accord d’entreprise du 20 septembre 2021.
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT : PAGEREF _Toc148540813 \h 5
I.OBJET DU PRESENT AVENANT PAGEREF _Toc148540814 \h 5
II.CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL PAGEREF _Toc148540815 \h 5
III.Définition du lieu de télétravail PAGEREF _Toc148540816 \h 6
IV.LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL : PROCEDURE DE CANDIDATURE ET MODALITES DE REVERSIBILITE PAGEREF _Toc148540817 \h 6
4.1Principe de volontariat et de confiance mutuelle PAGEREF _Toc148540821 \h 6 4.2Procédure de candidature PAGEREF _Toc148540822 \h 7 4.3Avenant au contrat de travail PAGEREF _Toc148540823 \h 8
V.MODALITES DE CHANGEMENTS DE LA SITUATION DU TELETRAVAIL PAGEREF _Toc148540824 \h 8
5.1 Période d’adaptation PAGEREF _Toc148540826 \h 8 5.2 Réversibilité du télétravail PAGEREF _Toc148540827 \h 9 a)A la demande du salarié PAGEREF _Toc148540828 \h 9 b)A la demande de l’employeur PAGEREF _Toc148540829 \h 9 5.3 Changement de situation et réexamen des conditions d’éligibilité PAGEREF _Toc148540830 \h 9
VI. ORGANISATION DE TELETRAVAIL PAGEREF _Toc148540831 \h 10
6.1 Rythme du télétravail PAGEREF _Toc148540833 \h 10 6.1.1 Règles communes pour tous les salariés PAGEREF _Toc148540834 \h 10 6.1.2 Règles propres aux salariés à temps plein / forfait-jours complet PAGEREF _Toc148540835 \h 10 6.1.3 Règles propres aux salariés à temps partiel / forfaits-jours réduits PAGEREF _Toc148540836 \h 10 6.1.4 Règles propres aux salariés éloignés PAGEREF _Toc148540837 \h 10 6.1.5 Règles propres aux profils en pénurie ou en tension PAGEREF _Toc148540838 \h 11 6.2 Suspension temporaire du télétravail PAGEREF _Toc148540839 \h 11 6.3 Maintien du lien avec l’Entreprise PAGEREF _Toc148540840 \h 12 6.4 Contrôle et gestion de la charge de travail PAGEREF _Toc148540841 \h 12 6.5 Lieu de travail et équipements de travail PAGEREF _Toc148540842 \h 13 6.5.1 Lieu de travail PAGEREF _Toc148540843 \h 13 6.5.1 Equipement PAGEREF _Toc148540844 \h 13 6.6 Adaptations particulières (travailleurs handicapés, salariées enceintes, salariés aidants) PAGEREF _Toc148540845 \h 14 6.6.1 Travailleurs handicapés PAGEREF _Toc148540846 \h 14 6.6.2 Salariées enceintes PAGEREF _Toc148540847 \h 14 6.6.3 Salariés aidants PAGEREF _Toc148540848 \h 14 6.7 Indemnisation du télétravail PAGEREF _Toc148540849 \h 15 6.8 Formation PAGEREF _Toc148540859 \h 15
VII. DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE ET PREVENTION DES RISQUES PAGEREF _Toc148540860 \h 15
7.1 Droits collectifs PAGEREF _Toc148540862 \h 15 7.2 Droits individuels PAGEREF _Toc148540863 \h 15 7.3 Santé et Sécurité PAGEREF _Toc148540864 \h 16 7.4 Protection des données et règles de confidentialité PAGEREF _Toc148540865 \h 16 7.5 Assurances PAGEREF _Toc148540866 \h 17
VIII. RECOURS AU TELETRAVAIL EN SITUATIONS EXCEPTIONNELLES PAGEREF _Toc148540867 \h 17
8.1 Raisons médicales PAGEREF _Toc148540869 \h 17 8.2 Pandémie ou situation de crise (force majeure) PAGEREF _Toc148540870 \h 18
IX. DISPOSITIONS GENERALES PAGEREF _Toc148540871 \h 18
9.1 Durée, révision de l’avenant PAGEREF _Toc148540873 \h 18 9.2 Formalités de dépôt : PAGEREF _Toc148540874 \h 18 9.3 Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord PAGEREF _Toc148540875 \h 19
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
OBJET DU PRESENT AVENANT Le télétravail désigne, au sens de l’article L. 1222-9 du Code du travail, toute forme d’organisation du travail, utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait pu également être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière et volontaire. Le présent avenant a pour objet de définir les règles de mise en place et de fonctionnement du télétravail au sein de l’Entreprise. A ce titre, ses dispositions annulent et remplacent l’ensemble des dispositions initialement contenues dans l’accord d’entreprise du 20 septembre 2021. Il s’applique à l’ensemble des salariés de T.EN Loading Systems basés en France, sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité stipulées dans le présent avenant. CONDITIONS D’ELIGIBILITE AU TELETRAVAIL Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation, et sa mise en œuvre répond à certaines conditions. L’autonomie dans le poste est un élément clé de la capacité du salarié à exercer ses fonctions en télétravail. Le salarié doit être capable d’organiser sa journée de travail et ne pas nécessiter un soutien managérial rapproché. Par ailleurs, la maîtrise des outils informatiques est une aptitude nécessaire à ce type d’organisation du travail. Seront donc éligibles au télétravail les salariés :
Titulaires :
d’un contrat à durée indéterminée sous réserve de validation de la période d’essai
d’un contrat à durée déterminée, sous réserve de validation de la période d’essai,
d’un contrat d’apprentissage ou contrat de professionnalisation, et justifiant d’une ancienneté d’au moins 12 mois dans l’Entreprise,
Effectuant un temps plein ou un temps partiel égal ou supérieur à 80%, ou, pour les salariés en forfait-jours, dont le forfait annuel est d’au moins 171 jours par an,
Dont la nature du travail est compatible avec la sécurité et la confidentialité des informations et des données traitées par l’Entreprise,
Occupant un poste permettant, de façon partielle et régulière, de travailler à distance,
Détenant une autonomie suffisante permettant l’exercice du télétravail, ne nuisant pas au bon fonctionnement du service et à la configuration de l’équipe,
Attestant que leur lieu de télétravail permet l’exercice de leurs fonctions en situation de télétravail, avec notamment un espace adapté à cette organisation, une installation électrique conforme et une connexion à internet haut débit,
Justifiant d’une assurance multirisque habitation et d’une assurance responsabilité civile couvrant l’activité de télétravail.
Les Parties conviennent d’exclure les stagiaires du dispositif de télétravail, considérant que la présence permanente dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage et à leur intégration au sein de l’Entreprise. Définition du lieu de télétravail Le lieu de télétravail est, par principe, le domicile du salarié, ce qui s’entend comme sa résidence principale. Le lieu du domicile doit être déclaré par le salarié à la Direction des Ressources Humaines. Toutefois, par exception, si le collaborateur optait temporairement ou durablement pour un autre lieu privé que son domicile pour exercer le télétravail, il informe au préalable et par écrit, son responsable hiérarchique et la Direction des ressources humaines. Cette option lui est ouverte dès lors que le lieu de télétravail du salarié remplit les conditions de conformité jugées nécessaires à la réalisation de son activité professionnelle, à savoir :
Se situer en France métropolitaine. Le lieu est choisi librement par le salarié et doit lui permettre, en cas d’impératif opérationnel nécessitant sa présence sur site, de pouvoir se rendre dans les locaux de l’Entreprise, dans un délai d’un jour franc maximum.
Être un lieu privé à usage d’habitation
Disposer d’une
assurance multirisques habitation ;
Offrir une
connexion internet sécurisée et de qualité suffisante, permettant de travailler à distance et notamment de communiquer par visio-conférence, condition indispensable à la réalisation du télétravail ;
Disposer d’un
espace de travail adapté permettant de télétravailler dans de bonnes conditions et dans le respect des conditions d’hygiène et de sécurité requises (ergonomie du matériel utilisé, luminosité suffisante, environnement calme et permettant d’assurer la confidentialité...) ;
Être
équipé d’installations électriques conformes aux normes en vigueur.
LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL : PROCEDURE DE CANDIDATURE ET MODALITES DE REVERSIBILITE
Principe de volontariat et de confiance mutuelle
Le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié, après examen et accord de la part de l’employeur. Le télétravail ne peut en aucun cas être imposé au salarié, sauf cas de force majeure et un refus de la part de celui-ci ne pourra en aucun cas constituer un motif de sanction ou de rupture du contrat de travail.
Le télétravail repose sur des obligations réciproques incombant d’une part au salarié et d’autre part au responsable hiérarchique. Le télétravail repose sur une relation de confiance entre les parties, ce qui implique le droit pour le responsable hiérarchique de vérifier et de constater le travail que ses collaborateurs effectuent depuis leur lieu de télétravail.
Procédure de candidature
La procédure de candidature pour le passage en télétravail s’effectue en cinq étapes :
Etape 1 : Demande formulée par le salarié
Le salarié candidat au télétravail soumet sa demande à son manager direct (n+1), en joignant : (i) le questionnaire d’auto-positionnement dûment complété (annexe 1), (ii) le formulaire de candidature (annexe 2), ainsi que toutes les pièces justifiant de son éligibilité au télétravail (annexe 3). Le dossier est envoyé par courriel, ou à défaut, remis en main propre contre décharge.
Etape 2 : Organisation d’un temps d’échange par le salarié
Suite à l’envoi de la demande, le collaborateur organise dans les meilleurs délais un temps d’échange avec son manager direct, afin de motiver sa demande et de discuter de sa faisabilité au regard de sa situation professionnelle.
Etape 3 : Etude de la demande par l’Entreprise
A la suite de cet entretien, le manager direct formule son avis sur la demande, directement sur le formulaire de candidature. Il précisera également le rythme de télétravail et les jours concernés. Pour prendre sa décision, le manager devra notamment tenir compte de l’ensemble des demandes de télétravail au sein de son service afin d’assurer une équité de traitement et la bonne continuité de l’activité en assurant un minimum de présence équivalent à 20% de l’effectif du service (arrondi à un temps plein) par jour. Le formulaire de candidature, accompagné du questionnaire d’auto-positionnement, est ensuite adressé au responsable n+2 du salarié candidat. Sur la base de ce dossier et après avoir le cas échéant échangé avec le candidat, le responsable n+2 donne son avis sur le même formulaire. Enfin, le dossier (questionnaire + formulaire + pièces justificatives) est adressé par le manager direct au Service des Ressources Humaines, qui s’assure que les conditions d’éligibilité sont réunies et formule un avis sur sa demande de télétravail, au regard de la situation professionnelle du salarié demandeur.
Tout dossier incomplet ne sera pas examiné.
Si le dossier est complet et que les trois avis sont positifs, la demande de télétravail est acceptée. Dans le cas contraire, elle doit être considérée comme refusée.
Etape 4 : Réponse apportée au salarié par le Service des Ressources Humaines
Dans un délai de 15 jours calendaires maximum après la tenue du dernier entretien avec la hiérarchie, le Service des Ressources Humaines communique au salarié le formulaire de candidature, mentionnant la réponse apportée à sa demande, et contenant les différents avis rendus dans ce cadre. En cas de réponse positive, il lui sera également adressé deux exemplaires originaux de l’avenant de passage en télétravail, dont un exemplaire devra être retourné signé au Service des Ressources Humaines, dans un délai maximum d’un mois calendaire.
Etape 5 : Démarrage du télétravail
Le télétravail démarrera à la date mentionnée sur l’avenant de passage au télétravail sous réserve que l’ensemble des formalités afférentes aient été préalablement accomplies.
Avenant au contrat de travail
L’organisation de l’activité en télétravail fait l’objet d’un avenant au contrat de travail (annexe 5). L’avenant précise notamment :
L’adresse du lieu où s’exercera le télétravail ;
Les conditions de réversibilité du télétravail ;
La durée de la période d’adaptation ;
Les équipements informatiques fournis au salarié et leurs règles d’utilisation ;
Les modalités d’exécution du télétravail, ainsi que les moyens de contrôle de la durée de travail, notamment les plages horaires journalières durant lesquelles le salarié peut habituellement être contacté ;
La date d’entrée en vigueur de l’avenant télétravail.
Le salarié recevra une fiche concernant la santé et la sécurité dans le cadre de cette nouvelle organisation. Cette fiche s’intitule : « Les bonnes pratiques en télétravail » (annexe 4). MODALITES DE CHANGEMENTS DE LA SITUATION DU TELETRAVAIL Lors de la mise en application du télétravail, une période d’adaptation est prévue afin de permettre à chaque partie de vérifier l’adaptabilité de cette organisation du travail ( REF _Ref144481503 \r \h \* MERGEFORMAT 0). Une fois la période d’adaptation confirmée, le télétravail conserve un caractère réversible tout au long de la durée de l’avenant, tant à l’initiative du salarié que de l’employeur ( REF _Ref144371247 \r \h \* MERGEFORMAT 0). Tout changement dans la situation du salarié donnera par ailleurs lieu à un réexamen de sa situation à l’égard du télétravail ( REF _Ref144372599 \r \h \* MERGEFORMAT 0). Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectuera à nouveau entièrement son activité selon les modalités précédemment en vigueur et, le cas échéant, restituera le matériel mis à sa disposition dans le cadre du télétravail.
5.1 Période d’adaptation
Une période d’adaptation est mise en place afin de permettre à chaque partie de vérifier la capacité à gérer, d’organiser le travail à distance et de vérifier la compatibilité technique et personnelle. Il est convenu que la période d’adaptation est d’une durée de
2 mois de travail effectif (hors périodes de suspensions de contrat de travail, pour quel que motif que ce soit), à compter de la date d’entrée en vigueur de l’avenant au contrat de travail.
Cette période d’adaptation pourra éventuellement être renouvelée une fois, pour une durée équivalente, pour les salariés en situation de télétravail avec un modulaire à deux semaines (ou plus) pour éloignement (cf. article 6.1.4). Pendant la période d’adaptation, l’employeur et le salarié peuvent unilatéralement mettre fin au télétravail sans préavis. La décision sera formalisée par écrit et remise à l’autre partie (par courriel ou tout autre moyen permettant de conférer date certaine à cette information). Si la décision émane de l’employeur, elle devra être motivée. Après qu’il ait été mis un terme au télétravail dans le cadre de la période d’adaptation, un délai d’au moins 6 mois sera observé avant toute nouvelle demande de télétravail par le salarié.
5.2 Réversibilité du télétravail
Après la période d’adaptation, le télétravail pourra être remis en cause par le salarié ou l’employeur à tout moment, moyennant le respect d’un délai de prévenance. A la demande du salarié Le salarié bénéficie à tout moment de la possibilité de mettre un terme au télétravail, en informant par écrit le Service des Ressources Humaines et son manager direct (par courriel ou tout autre moyen permettant de conférer date certaine à l’information). La fin de l’organisation sous forme de télétravail sera effective à l’expiration d’un délai de 15 jours calendaires à compter de la notification de l’information à l’employeur. A la demande de l’employeur L’employeur peut décider de mettre un terme au télétravail. Cette décision sera motivée et notifiée au salarié par écrit (courriel ou tout autre moyen permettant de conférer date certaine à l’information). La fin de l’organisation sous forme de télétravail sera effective à l’expiration d’un délai de 15 jours calendaires à compter de la notification de l’information au salarié. Après qu’il ait été mis un terme au télétravail dans la réversibilité, un délai d’au moins 6 mois sera observé avant toute nouvelle demande de télétravail par le salarié.
5.3 Changement de situation et réexamen des conditions d’éligibilité
En cas de changement de fonction et/ou de service du salarié bénéficiant du télétravail, les critères d’éligibilité seront réexaminés avec le nouveau manager direct afin de vérifier que les caractéristiques du nouveau poste et la configuration de l’équipe n’empêchent pas la poursuite du télétravail. Si ce dernier estime que les conditions d’éligibilité ne sont plus remplies, il pourra mettre un terme à la situation de télétravail en respectant le délai de prévenance précité de 15 jours. En cas de changement de lieu de télétravail du salarié, celui-ci devra le notifier au Service des Ressources Humaines et fournir à celui-ci les documents nécessaires à la poursuite du télétravail dans son nouveau logement (nouvelle attestation d’adaptation du domicile au télétravail, nouvelle attestation d’assurances, nouvelle attestation de conformité des installations électriques). Tant que ces documents n’auront pas été communiqués au Service des Ressources Humaines, l’organisation sous forme de télétravail sera suspendue. A défaut de régularisation dans un délai d’un mois, il sera automatiquement mis fin au télétravail, et il reviendra le cas échéant au salarié, passé un délai d’attente de 6 mois, de déposer une nouvelle demande conformément à l’article IV.
VI. ORGANISATION DE TELETRAVAIL
6.1 Rythme du télétravail
6.1.1 Règles communes pour tous les salariés
Le manager direct détermine le nombre de jours télétravaillés ainsi que le positionnement du ou des jours de télétravail, en prenant en compte la demande du salarié, la faisabilité au sein du service et les caractéristiques du poste. Cette information est portée sur le formulaire de demande mentionné à l’article 4.2, et rappelée dans l’avenant de passage en télétravail. Néanmoins, des journées de télétravail peuvent être annulées ponctuellement par le manager afin de faciliter les impératifs de l’activité, de répondre à des contraintes d’organisation, ou de permettre au télétravailleur d’être présent sur site lors de moments importants. Sauf circonstance exceptionnelle, le délai de prévenance sera de 24 heures. Si un jour initialement prévu comme télétravaillé conformément à l’avenant de télétravail ne l’est finalement pas, cette journée ne sera pas reportable, sauf accord express du manager. Toutefois, lorsque l’annulation de la journée de télétravail intervient à la demande de la hiérarchie, le salarié aura la possibilité de la compenser sur un jour qui devait être travaillé sur site, à condition que ce report intervienne dans un délai de 15 jours au plus tard (à compter du jour qui aurait dû être télétravaillé) et après validation par le manager direct du jour de remplacement. Il est précisé que le télétravail ne constitue pas un motif acceptable d’absence à une formation, ou à une réunion où la présence du salarié télétravailleur serait requise. Il en est de même pour les déplacements extérieurs.
6.1.2 Règles propres aux salariés à temps plein / forfait-jours complet
Afin de maintenir le lien social avec la communauté de travail, l’activité exercée en télétravail ne pourra pas excéder un maximum de trois jours par semaine.
Les formes modulaires possibles du télétravail sont ainsi les suivantes :
soit un jour par semaine,
soit deux jours par semaine,
soit trois jours par semaine.
6.1.3 Règles propres aux salariés à temps partiel / forfaits-jours réduits
Les salariés à temps partiel à 80% ou plus, pourront prétendre à deux jours complets par semaine maximum. La même règle s’applique aux salariés dont le forfait-jours est d’au moins 171 jours par an. Les salariés concernés devront en faire la demande en suivant la procédure décrite à l’article IV.
Il est rappelé que si la durée du travail est inférieure à ces seuils, le salarié n’est pas éligible au télétravail (cf. article REF _Ref144452495 \r \h \* MERGEFORMAT II).
6.1.4 Règles propres aux salariés éloignés
Les salariés (i) remplissant les conditions d’éligibilité définies à l’article REF _Ref144452495 \r \h \* MERGEFORMAT II du présent accord, et (ii) habitant à plus de 100 Km (selon le trajet le plus court définit par l’outil « Google Map ») du siège social de T.EN Loading Systems (à date : route de clérimois – 89107 SENS CEDEX), pourront bénéficier de trois semaines consécutives de télétravail par mois, en alternance avec une semaine de travail sur site. Les salariés concernés devront en faire la demande en suivant la procédure décrite à l’article IV. Pour rappel, la période d’adaptation pour ce modulaire de télétravail pourra être renouvelée une fois, soit une durée maximale de 4 mois. Compte tenu des contraintes inhérentes à cette forme de télétravail, celle-ci fera l’objet d’une attention toute particulière de la hiérarchie, qui s’assurera qu’elle n’est pas susceptible de perturber le bon fonctionnement de l’équipe ou du service, ni à préjudicier aux conditions de travail des autres collaborateurs de l’Entreprise. Si tel est le cas, l’Entreprise pourra refuser la mise en place de cette forme de télétravail ou, si elle a déjà été mis en place, demander à revenir aux modalités définies aux articles REF _Ref144484157 \r \h \* MERGEFORMAT 0 et REF _Ref144484163 \r \h \* MERGEFORMAT 0. Le refus du salarié de revenir sur une organisation standard constituera un motif valable de mise en œuvre de la réversibilité. Les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation ne sont pas éligibles à ce modulaire du télétravail considérant que la présence de l’apprenant dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage et à leur intégration.
6.1.5 Règles propres aux profils en pénurie ou en tension
Est considéré en tension ou en pénurie un profil pour lequel il est observé une forte demande de recrutements par rapport au nombre de candidats intéressés par l’offre. Afin de répondre aux besoins du marché et aux problématiques d’attractivité, les Parties souhaitent aujourd’hui poursuivre et accélérer la flexibilité du télétravail sur certains métiers spécifiques et/ou profils en tension. En raison du caractère pénurique de la difficulté de recrutement de certaines typologies de métiers et de profils définies par le Service des Ressources Humaines, les Parties conviennent de mettre en place du 100% télétravail sous réserve de compatibilité avec l’organisation du service. A ce titre, les salariés concernés devront en faire la demande en suivant la procédure décrite à l’article IV. Afin de s’assurer que le 100% télétravail ne soulève pas de difficultés pour le salarié, ce dernier bénéficiera d’une période d’adaptation de 4 mois maximum renouvelable une fois. Dans le but de maintenir le lien social et de préserver le bon fonctionnement du service, le salarié ne peut pas s’opposer à la demande de son manager de venir en présentiel sur des activités nécessitant sa présence, même si celui-ci est en 100% télétravail. Le refus du salarié de venir travailler en présentiel pourra être constitutif d’un manquement à ses obligations professionnelles.
6.2 Suspension temporaire du télétravail
En cas d’impératif de service (audits etc.) ou de projets qui nécessitent la présence exclusive sur site de plus de deux semaines pour un service ou d’un département en entier, la Direction se réserve le droit de suspendre temporairement le télétravail pour les personnes concernées. En cas de suspension supérieure à un mois, il est convenu que l’indemnisation de télétravail sera suspendue et la prime de transport rétablie. Sauf situation exceptionnelle, un délai de prévenance de 7 jours sera respecté par la Direction. Il est rappelé qu’en cas de changement du lieu de télétravail, l’organisation sous forme de télétravail sera automatiquement suspendue tant que le salarié n’aura pas fourni au Service des Ressources Humaines tous les justificatifs correspondant au nouveau lieu défini (cf. article REF _Ref144372599 \r \h \* MERGEFORMAT 0).
6.3 Maintien du lien avec l’Entreprise
La communication entre le salarié en télétravail et les autres collaborateurs est facilitée, notamment grâce aux logiciels d’accès à distance installés sur l’ordinateur portable professionnel du salarié et permettant l’accès au réseau partagé, ainsi qu’aux outils de communication (type Teams conversations / teams canaux / appel téléphonique / Pulse Secure …). Le salarié pratiquant le télétravail a bien entendu accès au même titre que les salariés non télétravailleurs à l’ensemble des dispositifs mis en place par les Ressources Humaines (entretien annuel, entretien de carrière, formation…) et le télétravail ne constitue pas un frein pour l’évolution de carrière du salarié. En outre, l’entretien annuel, qui est un temps d’échange entre le responsable hiérarchique et le salarié, portera notamment sur l’organisation et sur la charge de travail du salarié pendant son télétravail.
6.4 Contrôle et gestion de la charge de travail
Il est rappelé qu’en tant que télétravailleur, le salarié est soumis aux dispositions légales et conventionnelles applicables dans la Société. A ce titre, dans le cadre du télétravail, le salarié s’engage à respecter ces dispositions en matière de temps de travail et notamment :
Le respect du repos quotidien d’une durée légale de 11 heures consécutives,
Le respect du repos hebdomadaire, d’une durée de 35 heures consécutives (24 heures + 11 heures),
Le respect des durées maximales de travail.
Le salarié restera soumis à son horaire de travail habituel. Il reportera son temps de travail dans l’outil de gestion des temps en place au sein de l’Entreprise. Dans ces conditions, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier l’horaire habituel du salarié, ni sa durée de travail effectif applicable lorsqu’il exerce son activité au sein des locaux de l’Entreprise. Des heures supplémentaires ou des heures complémentaires peuvent être réalisées en cas de télétravail dans les mêmes conditions que des salariés sur site, à savoir notamment à la demande préalable du manager. Le salarié doit être joignable le jour de télétravail au cours de plages horaires de disponibilités, lesquelles correspondent à l’horaire habituel de travail qui lui est applicable, en respectant les plages fixes et variables définies par le règlement intérieur et les accords collectifs en vigueur. Pour le salarié bénéficiant d’un forfait-jours, la mention de ces plages horaires n’a pas pour but de remettre en cause son autonomie ou son statut, mais simplement de permettre le respect de sa vie privée et de faciliter l’organisation du travail au sein de l’équipe. Ces règles liées au droit à la déconnexion sont indispensables pour le respect de l’équilibre vie personnelle – vie professionnelle. Elles seront rappelées pour tout nouveau télétravailleur, et seront présentées dans le cadre de la charte, lors de la signature de son avenant. La charge de travail et les délais d’exécution sont évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les personnes travaillant dans l’Entreprise. L’activité demandée au télétravailleur est équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Entreprise. Un bilan annuel sera effectué concernant la charge et les horaires de travail durant les jours de télétravail lors de l’entretien annuel entre le salarié et son responsable hiérarchique. Afin que le salarié puisse avoir la possibilité de se déconnecter des outils de communication à distance mis à disposition, il est rappelé qu’il est déconseillé, hors cas exceptionnel, d’envoyer des courriels requérant une réponse urgente à des heures tardives ou matinales.
Les règles et bonnes pratiques sont clarifiées dans la charte de la déconnexion (annexe 6).
6.5 Lieu de travail et équipements de travail
6.5.1 Lieu de travail
Avant son passage en télétravail, il est rappelé que le salarié doit assurer à son employeur que le lieu dédié au télétravail permet l’exécution du télétravail tel que défini (tel que défini à l’article III infra), et qu’il dispose d’un espace de travail qu’il juge conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles. Les installations électriques du lieu dédié au télétravail doivent être conformes à la réglementation en vigueur. Il est de la responsabilité du salarié de s’en assurer et de le confirmer à l’Entreprise, en complétant l’attestation sur l’honneur prévue à cet effet. Le télétravail nécessite un accès internet, qui sera utilisé lors de l’exercice du télétravail. Dans le cas où l’accès à internet du salarié ne permet pas ponctuellement l’exercice du télétravail, il est alors de sa responsabilité de prévenir son management et de se rendre sur site le plus tôt possible afin de continuer le travail effectif, ou de poser une absence sur le temps de travail non effectué. Il est rappelé que la mise en place du télétravail est subordonnée au respect de ces conditions et à la fourniture, par le salarié, des justificatifs afférents (annexe 3).
6.5.1 Equipement
Un équipement est mis à disposition des salariés pour les périodes de télétravail. Il pourra être modifié et réactualisé à tout moment sur décision de l’Entreprise. Les salariés s’engagent à restituer sans délai le matériel mis à leur disposition sur demande de l’Entreprise, à tout moment et lors de leur départ de la Société ou, le cas échéant, de la cessation de leur activité de télétravail. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail fournis par l’Entreprise, les salariés devront en aviser immédiatement l’Entreprise, qui prendra dans les plus brefs délais les dispositions pour réduire le temps d’indisponibilité du système. Dans le cadre de cette période, il sera demandé au salarié d’effectuer son travail au sein de l’Entreprise. Le salarié pourra contacter l’assistance informatique de l’Entreprise qui fera le nécessaire pour le dépanner. En cas d’impossibilité de dépannage à distance, le salarié s’engage à informer son manager de la situation, pour convenir avec lui des modalités de poursuite de son travail sur la journée de télétravail en cours. L’utilisation du matériel mis à disposition par l’Entreprise aux salariés est limitée à l’exercice de leur activité professionnelle. Ceux-ci s’engagent à prendre soin des équipements qui leur sont confiés et à les restituer en parfait état de fonctionnement. En aucun cas le salarié ne devra exercer son activité dans le cadre du télétravail en utilisant son équipement informatique personnel.
Les travailleurs handicapés (au sens des points 1 à 4 et 9 à 11 de l’article L. 5212-13 du Code du travail), les salariées enceintes et les salariés aidants (au sens des articles L.3142-16 à L. 3142-27 du Code du travail) sont soumis aux mêmes règles que les autres salariés, sous réserve des adaptations précisées ci-après. Il est ainsi porté une attention particulière à ces salariés pour leur faciliter l'accès au télétravail et adapter le télétravail à leur situation particulière. Le caractère temporaire de ces adaptations est rappelé dans l’avenant visé à l’article III. Par dérogation aux articles 6.1.2, 6.1.3 et 6.1.4 définissants le rythme de télétravail, les stipulations de l’article 6.1.4 (réservées aux salariés éloignés) leur sont ouvertes, sans condition d’éloignement géographique. Il est précisé que les éventuelles mesures octroyées en raison de la situation particulière de ces salariés cesseront de produire effet dans un délai de 15 jours calendaires à compter de la perte de la situation en ayant ouvert le bénéfice. Il s’agit notamment, selon les cas :
de la perte du statut de travail handicapés (non-renouvellement, expiration…),
de l’accouchement de la femme enceinte,
de la cessation de l’aide apportée par le salarié aidant.
6.6.1 Travailleurs handicapés
L’Entreprise prêtera une attention toute particulière au travailleur handicapé en situation de télétravail et s'assure que le poste de travail du salarié handicapé est accessible en télétravail. L'Entreprise s'assure que les logiciels installés sur le poste de travail du salarié handicapé et nécessaires à son exercice professionnel sont bien accessibles. Ces mesures sont prises sous réserve que les charges consécutives à leur mise en œuvre ne soient pas disproportionnées, compte tenu de l'aide prévue à l'article L. 5213-10 du Code du travail qui peut compenser en tout ou partie les dépenses supportées à ce titre par l'Employeur.
6.6.2 Salariées enceintes
Afin de limiter les trajets travail-domicile et de préserver les femmes enceintes, toute salariée enceinte qui en formulera la demande (en suivant la procédure de candidature définie à l’article 4.2) et en cohérence avec les prescriptions médicales de la médecine du travail, pourra exercer son activité en télétravail au regard de l'autonomie effective de la salariée concernée et des activités à réaliser.
6.6.3 Salariés aidants
Par dérogation aux articles 6.1.2, 6.1.3 et 6.1.4 définissant le rythme de télétravail, ce dernier pourra être discuté et adapté au cas par cas, pour répondre au mieux à la situation dans laquelle se trouve le salarié aidant.
6.7 Indemnisation du télétravail
Afin de permettre au salarié de couvrir les potentiels frais engendrés par la situation de télétravail, une indemnisation forfaitaire est mise en place et définie dans l’avenant du travailleur en télétravail en fonction du nombre de jours télétravaillés. Les Parties conviennent que le salarié ne pourra demander aucune prise en charge supplémentaire au titre de cette organisation. Les salariés qui bénéficient d’une convention de télétravail percevront une indemnité forfaitaire de : -10€ nets par mois pour 1 jour de télétravail par semaine -20€ nets par mois pour 2 jours de télétravail par semaine -30€ nets par mois pour 3 jours et plus de télétravail par semaine Cette indemnisation journalière de télétravail effectif ne sera pas versée au mois d’août afin de pallier l’absence des salariés pendant les cinq semaines de congés annuels. Ces montants sont en accord avec le barème de l’URSSAF en vigueur et sont, par conséquent, exonérés de charges sociales. Le télétravailleur en situation d’absence d’au moins un mois continu, hors congés payés (notamment : maladie, accident de travail, maternité, paternité, congé parental, congé sabbatique, etc.) n’est plus éligible à la prime de télétravail durant la période de son absence. Par ailleurs, le télétravailleur n’ayant pas à effectuer de trajet entre son domicile et son lieu de travail, le montant de sa prime de transport sera proratisé à due proportion.
6.8 Formation
Les salariés télétravailleurs ainsi que leurs responsables hiérarchiques bénéficieront d’une formation en e-learning portant sur les thèmes suivants :
Pour le salarié télétravailleur :
« pratiquer et gérer le télétravail »
« travailler à distance »
Pour le responsable hiérarchique :
« Manager à distance »
Améliorer votre expérience avec votre équipe à distance “Level Up Your Remote Team Expérience”
Il est convenu que le salarié télétravailleur devra suivre ces formations tous les 2 ans dans la continuité de la mise en place du télétravail ou sur assignation par le manager lorsque cela est estimé nécessaire. Ce point sera contrôlé lors de l’entretien annuel avec le manager.
VII. DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE ET PREVENTION DES RISQUES
7.1 Droits collectifs
Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels collectifs, notamment concernant l’accès à l’information syndicale et aux élections professionnelles, que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant à temps plein dans les locaux de l’Entreprise.
7.2 Droits individuels
Le passage en télétravail ne modifie pas les droits individuels des salariés concernés, notamment en matière de formation professionnelle, d’évolution de carrière, d’entretiens professionnels, de politique d’évaluation et de politique salariale. Ainsi, les télétravailleurs devront être placés dans une situation identique à celle des salariés exerçant une activité comparable dans les locaux de l’Entreprise, principalement en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, ainsi que l’évaluation des résultats. La fixation des plages horaires de disponibilité permet de respecter la vie privée du salarié en le contactant seulement durant ses horaires de travail.
7.3 Santé et Sécurité
Les salariés en télétravail sont soumis aux mêmes règles légales et conventionnelles concernant la santé et la sécurité au travail que les salariés exerçant leurs activités dans les locaux de l’Entreprise. A cet effet, les télétravailleurs attestent que le lieu de télétravail permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité. L’employeur informe le télétravailleur de la politique de l’Entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier, des règles relatives à l’utilisation des écrans, à cet effet une fiche « Les bonnes pratiques en télétravail » (Annexe 3) sera remise à la signature de l’avenant aux salariés. A la demande du télétravailleur ou de l’employeur, un membre de la CSSCT pourra effectuer une visite du lieu de télétravail du salarié afin de vérifier les équipements dont il dispose et l’ergonomie du poste de travail. Conformément à la règlementation applicable, tout accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail. En conséquence, si un accident survient au domicile durant la journée de télétravail, en lien avec le travail, le salarié en avise sa hiérarchie, ainsi que le Service des Ressources Humaines sous 48 heures maximum et sous les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’Entreprise. Par ailleurs, le salarié ne devra pas télétravailler en dehors de ses horaires ou jours de travail, notamment lors de :
Congés payés ;
Jours de Réduction du Temps de Travail (RTT) ;
Arrêt maladie ;
Toutes absences autorisées ;
Etc.
7.4 Protection des données et règles de confidentialité
Le télétravail implique un export des données de l’Entreprise en dehors de ses locaux. Le salarié en télétravail est donc tenu au respect des règles de confidentialité et de protection des données. Le salarié devra signaler au plus vite toute perte ou vol de son ordinateur portable professionnel auprès de son responsable hiérarchique et du département HSES. Ce signalement permettra de prendre les mesures nécessaires afin de bloquer les accès aux données, et de répertorier les informations perdues. Il est en outre important que le télétravailleur respecte les mesures informatiques telles que les moyens d’authentification. Le salarié s’engage à ne pas retirer/désactiver les applications informatiques nécessaires à la protection des données. Les codes d’accès à l’ordinateur portable doivent rester strictement personnels et ne pas être divulgués à l’entourage. Il est utile de rappeler que l’ordinateur portable prêté par l’Entreprise doit être utilisé uniquement par le salarié et non par une tierce personne, même de façon ponctuelle ou exceptionnelle. Les Parties recommandent fortement au salarié de travailler sur les espaces partagés ou de rapatrier les données d’abord enregistrées sur le disque dur au niveau des espaces partagés à la fin de chaque journée en télétravail. En outre, la mise en place du télétravail pour le salarié ne saurait détériorer le partage des informations avec le reste des membres de son équipe. L’accès au réseau de l’Entreprise se fera par ailleurs via liaison cryptée par internet à l’aide de l’identification habituelle du salarié afin de protéger le matériel et le réseau. Concernant les dossiers papiers nécessaires pour travailler lors de la journée en télétravail, comme pour l’ordinateur portable, il est important de signaler tout vol ou perte auprès de son responsable hiérarchique et du département HSES afin de répertorier les données perdues. Le salarié devra par ailleurs, comme lorsqu’il travaille au sein des locaux de l’Entreprise, veiller à respecter l’ensemble des règles de confidentialité et des principes mentionnés au sein de la « Charte Informatique - Utilisation des Systèmes d’Information ».
7.5 Assurances
Le salarié devra prendre toutes les précautions nécessaires afin de ne pas exposer, par imprudence ou négligence, le matériel mis à sa disposition à des risques de détérioration, de vol, de perte des données, etc. Le salarié s’engage à porter à la connaissance de son assureur l’utilisation de son domicile ou tout autre lieu de télétravail dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle, et à s’assurer que ladite activité n’est pas exclusive de la garantie de son assureur. En cas de changement du lieu d’exercice du télétravail, le salarié s’engage à prévenir l’Entreprise sans délai en lui indiquant sa nouvelle adresse et à accomplir les mêmes démarches et formalités que celles réalisées préalablement à son passage en télétravail en matière de couvertures assurance (cf. article REF _Ref144372599 \r \h \* MERGEFORMAT 0).
VIII. RECOURS AU TELETRAVAIL EN SITUATIONS EXCEPTIONNELLES
8.1 Raisons médicales
Le télétravail pourra répondre à des situations temporaires liées notamment à l’état de santé du salarié (mi-temps thérapeutique, restriction de mobilité temporaire etc.). Ainsi, à titre exceptionnel et temporaire, sur demande du salarié et le cas échéant sous recommandation du médecin du travail, le télétravail pourra constituer un aménagement du travail dont les modalités pourront être différentes de celles précisées dans cet accord, notamment au niveau du nombre de jours de télétravail autorisés. Ces dernières seront précisées dans un avenant. Le Service des Ressources Humaines et, si nécessaire, la Médecine du Travail devront se prononcer sur des cas exceptionnels avant toute mise en œuvre d’un tel aménagement. Dans l’hypothèse où le télétravail n’est pas préconisé par la Médecine du Travail, le salarié devra faire sa demande conformément à l’article IV.
8.2 Pandémie ou situation de crise (force majeure)
Conformément à l’article L. 1222-11 du Code du Travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure (exemple : pandémie, catastrophes naturelles, destruction partielle ou totale des locaux de l’Entreprise, etc.), la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’Entreprise et garantir la sécurité des salariés. Par exception aux règles mentionnées dans le présent accord, le télétravail pourra dans ce type de situation être imposé aux salariés, dès lors que leur poste est compatible au moins partiellement au télétravail. Il est entendu que dans le contexte cité ci-dessus, le salarié en télétravail pourra amener son équipement de bureau professionnel (double écran, chaise de bureau…) à son domicile pendant la période nécessaire. Dans ce contexte, des modifications temporaires et exceptionnelles pourront être apportées dans la gestion du dispositif de télétravail ci-dessus présenté, après avoir sollicité les observations de la commission SSCT. Compte tenu du caractère d’urgence lié à ce type de situation, ces observations des élus devront être transmises à la Direction dans les 24 heures suivant la réunion d’information.
IX. DISPOSITIONS GENERALES
9.1 Durée, révision de l’avenant
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée à compter du 1er octobre 2023. Le présent avenant pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. Par ailleurs, le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, en respectant un délai de préavis de 3 mois. La dénonciation se fait dans les conditions prévues par les articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.
9.2 Formalités de dépôt :
Un courriel présentant l’avenant signé sera adressé à chaque salarié de l’Entreprise et contiendra un lien vers l’avenant mis en ligne sur l’intranet de T.EN Loading Systems pour une libre consultation et la mise à disposition des documents annexes. Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives. Conformément aux articles L.2231-5-1, L.2231-6, D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du travail, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail « TéléAccords » et auprès du Conseil de Prud’hommes de Sens.
9.3 Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord
En vue d’assurer le suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les ans à compter de la date de son entrée en vigueur.
* * *
Fait à Sens le 23 octobre 2023
En 4 exemplaires originaux, un pour chaque partie.
