ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION OU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
ACCORD D'ENTREPRISE RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION OU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
ENTRE
La societe T.EN Loading Systems SAS, immatriculée au RCS de Sens sous le n"879 022 309, ayant son siège social à Route des Clérimois - CS10705, 89107 SENS CEDEX FRANCE, représentée par Monsieur le Président Ci-après désignée la « Société »,
D'UNE PART,
ET
Les organisations syndicales représentatives ci-après :
La CFDT, représentée par Monsieur Délégué Syndical,
La CFE-CGC, représentée par Monsieur Délégué Syndical,
La CGT, représentée par Monsieur Délégué Syndical,
D'AUTRE PART,
Ensemble désignées les « Parties »,
IL A ETE CONVENU :
De signer un accord collectif sur le vote électronique pour !'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la Société.
1ff
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PREAMBULE Conformément aux dispositions de !'article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.
Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux qui votaient par correspondance. De par sa facilité d'utilisation, ii est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 aout 2008 sur la démocratie sociale.
II est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorats, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C'est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce Système.
Les parties soussignées ont par conséquent convenu des dispositions suivantes.
- PRINCIPES GENERAUX
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de
T.EN loading Systems SAS pour !'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l'intégrité du vote : identité entre le vote emis par le salarie et le vote enregistre;
l'anonymat, la sincérité du vote: impossibilité de relier un vote emis à un électeur;
l'unicité du vote: impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
2 2Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexe. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 22 du Code du travail
j" c.ff
et de l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n•2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandat1on relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d'expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
- MODALITES DE VOTE - PROTOCOLE PREELECTORAL
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d'un protoco1e d'accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités prat1ques de gestion des opérations de vote.
Le protocole d'accord préélectoral ment1onnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le protocole d'accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE-ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout paste informatique connecte à Internet (PC, Smartphone, Tablette...).
Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d'accord préélectoral, des codes d'accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'un1c1te de son vote. Toute personne non reconnue n'aura pas accès au serveur de vote.
La confirmation du vote vaudra signature de la liste d'émargement de l'élection concernée et clôturera définitivement l'accès à cette élection.
- Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l'identité de l'électeur ne peut pas être mise en relation avec !'expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
3 3Le vote emis par chaque électeur sera crypte et stocke dans l’urne électronique dédiée.
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Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des
voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé a l'ouverture et a la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistres devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conserves jusqu'a !'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'a la décision juridictionnelle devenue définitive. A !'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au ban fonctionnement et a la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote a !'initiative de l'employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, a un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, a un test spécifique du système de dépouillement, a l'issue duquel le système sera scelle ;
contrôler, a !'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Organisations 4 J" (.ff
Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Information et Formation
Taus les moyens seront mis en œuvre pour faciliter !'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salaries.
En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l'ouverture du premier tour de scrutin. En outre, les membres de la délégation du personnel du comité économique et social, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précèdera l'ouverture du vote.
Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d'une solution de vote électronique nécessité le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, !'ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n• 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n°2016/679.
Le prestataire charge de la mise en œuvre du vote électronique s'engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière a ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n°2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapte au risque.
Expertise de la solution de vote
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert ainsi des1gne sera tenu à la disposition de la CNIL.
Durée de l'accord - Dépôt
Le présent accord est conclu pour une durée déterminé liée aux élections professionnelles précitées organisées en 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voles de recours}.
II prendra effet à compter de sa signature.
5
j. -ff
Il pourra être révisé à tout moment par voie d'avenant signe entre la Direction et tout ou partie des organisations syndicales signataires ou ayant adhère au présent accord, dans les conditions définies à L’article L2222-5 du Code du travail.
II pourra par ailleurs être dénoncé dans les conditions prévues à !'article L2222-6 du Code du travail moyennant le respect d'un préavis de trois mois. Un exemplaire original du présent accord sera notifié par l'employeur a !'ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de !'article L2231-5 du Code du travail.
Puis, conformément ace dernier article ainsi qu'aux articles L2231-6 et D2231-2 du même Code, le présent accord sera déposé par la Société, en deux exemplaires, dont une version électronique, auprès de la Direction Départementale du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle et remis également en un exemplaire, au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes. Fait à Sens en 6 exemplaires originaux
Le 15 septembre 2023
Pour T.EN Loading Systems SAS Président
Pour la CFDT
Délégué syndical
Pour la CFE-CGC
Délégué syndical
Pour la CGT
Délégué syndical
Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique
6 J (.ff
Gedivote
CLIENT
CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE
ELECTIONS DES REPRESENTANTS AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Q.GEDIVOTE, EXPERT EN SOLUTION DE VDTE DEPUIS 1997
Q.GEDIVOTE, EXPERT EN SOLUTION DE VDTE DEPUIS 1997
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SOMMAIRE
1
PRESENTATION GENERALE DES BESOINS : VOTE HECTRONIQUE
9
.. 1 Contexte de mise en œuvre du vote électronique 9
1.2 Nature des prestations attendues .............................................................. .. 9 2
- Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
10
2.l Système de vote électronique distant .10
2.2 Période des élections ..... 10
2.3 Nature des elections............................................................... ••••••••• 10
7.4 Sécurisation du système propose10
• Scenario de vote
1
Etapes
émargement électronique, unicité du vote
.1 11
Enchainement des elections.....................................................................11
Accuse d'enregistrement du vote ........................11
Tra1tements sous-jacents11
• Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
12
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
12
Etapes
Scellement du système..............
Chiffrement des bulletins de vote dans l'urne électronique
Résultats
.12 .12 12 12
liste des émargements13
• Assistance technique
13
Dispositifs de secours
13
• Gestion du processus électoral et paramétrage de la solution
13
Listes électorales et fichier des électeurs13
Moyens d'authentification
Listes de candidats ...............................................
.14
.15 8 1'·(.ft
Recette du système de vote électronique15
Scrutin à blanc
16
Prestation de conseil et d'assistance de la DRH............
• Gestion informatique et technique du système de vote électronique
.16 16
Disponibilité du système de vote électronique16
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire16
Conservation des données17
- PRESENTATION GENERALE DES BESOINS : VOTE ELECTRONIQUE
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de !'organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise, T.EN LOADING SYSTEMS SAS souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.
Les élections concernées sont !'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Les modalités d'organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles l2314 4 a L2314-10. Le système de vote électronique propose devra être conforme en taus points aux prescriptions de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n· 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-0S3 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la Sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d'expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Les élections professionnelles au sein de T.EN Loading Systems SAS amènent un traitement des données personnelles. Ace titre, !'ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loin° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n• 2016/679. Le prestataire charge de la mise en œuvre du vote électronique s'engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
9
9la gestion de la préparation des élections par vote e1ectronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines;
1.c.ff
Ci,f\_
la mise en œuvre du système de vote électronique;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et
l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par T.E N Loading Systems, mais chez un prestataire externe.
II sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et d'un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l'application de vote 24 heures sur 24 depuis tout paste informatique connecte à Internet. Nature des élections L'élection à organiser est l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants. Les électeurs pourront participer à !'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système propose
Le système de vote électronique propose par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitues pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes
chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scelle à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut pas être mise en relation avec
!'expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Par ailleurs, le prestataire fournira T.EN Loading Sytems SAS les conclusions du rapport d'expertise de son système de vote électronique s'il existe, ou ,engagera à mettre à disposition de T.EN Loading Sytems SAS les documents nécessaires pour la réalisation d'une expertise 1ndependante mandatée par
10
le.f'f
T.EN Loading Sytems SAS. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l'expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l'art.
Scenario de vote
Etapes
Le scenario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d'authentification de l'électeur celui-ci devra saisir un code ident1f1ant, un mot de passe ainsi qu'une question defl réponse non triviale qui seront contrôle avant d'accéder au vote,
une étape de présentation des listes de candidatures en présence,
le choix par l'électeur d'une seule liste parmi celles proposées, ou b en le choix de voter « blanc » ou « nul »
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote de fin t f comprenant les cand1dats retenus et les candidat rayés la confirmation par l'électeur du cho1x effectue,
la confirmation à l'électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l'électeur d'imprimer un accuse de réception confirmant l'enregistrement de 10n volt
Emargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l'électeur et ne permettra plus à ce dernier d'effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote}.
Enchainement des élections Par contre, si l'électeur a la possibilité de participer a plusieurs élections, le système proposera à L’électeur de participer aux élections pour lesquelles ii n'a pas vote.
Accuse d'enregistrement du vote
L'électeur dispose de la poss1bihte de générer un accuse de confirmation de la prise en compte de son vote. Cette possibilité lui est offerte à l'issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l'application. II mentionne les élections concernées, la date et l'heure d'émission de chaque suffrage ainsi qu'une marque d'authentificat1on interdisant une édition frauduleuse.
Traitements sous-jacents
Lars de la prise en compte d'un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l'anonymat des choix exprimes par un électeur et l'unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur;
l'intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensu1te a partir des votes enregistres.
J.c..ff
11 11r'vt----
A cette fin, le système propose doit pouvoir notamment être scelle après une phase de test et les votes doivent être enregistres chiffres avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections
La programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de T.EN Loading Sytems SAS. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
La procédure d'ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
L’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d'accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l'application de vote;
le contr61e du scellement du système de vote électronique;
le contr6le des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contr6le du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection; le contrôle de la liste des émargements; la création par les membres du bureau de vote d'une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont
la clé de déchiffrement correspondante reste secrète;
la programmat1on par les membres du bureau de vote des jours et heures d'ouverture et de fermeture du scrutin.
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Etapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l'accès sécurisé à la procédure: le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d'accès spécifiques permettant leur identification ; la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote; l’édition en ligne des résultats des élections: compteurs de voix par élection, par liste et par candidat; la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa;
la fourniture par le prestataire de l'état présentant la représentativité syndicale.
Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scelle à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contr61e du scellement doit pouvoir être effectue à tout moment durant la période de vote par les Membres du bureau de vote.
Chiffrement des bulletins de vote dons l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.
La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire a l'issue des élections afin de permettre le dépouillement de l'urne électronique. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Résultats
12 1' c.ft
A l'issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat;
les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa;
l'état de la représentativité syndicale et de !'audience électorale des syndicats.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scelle, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
La liste d'émargement comprendra :
Les noms et prénoms des électeurs,
Le collège de l'électeur.
Les listes d'émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote.
Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d'assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
II mettra en œuvre, par ailleurs, un service d'assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour decider la suspension des opérations de vote. Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d'opérer la clôture du scrutin.
Gestion du processus électoral et paramétrage de la solution
Listes électorales et fichier des électeurs
J.(.ff
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Les listes électorales sont constituées par T.EN Loading Sytems SAS. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.
Les listes électorales seront consolidées au sein d'un fichier électeurs par T.EN Loading Sytems SAS et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
ta civilité de l'électeur, les nom et prénom de l'électeur, la date de naissance de I' électeur, le site de rattachement de vote de l'électeur [établissement). le collège d'appartenance de l'électeur, les droits de vote de l'électeur.
les coordonnées de l'électeur (adresse du domicile).
des informations d'authentification {éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre !'attribution de codes d'accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorise.
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l'unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d'émargement.
le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d'échange sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire devra s'engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. II mettra en œuvre taus les moyens nécessaires afin de sécuriser l'accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels charges de la gestion du vote électronique.
Le prestataire devra s'engager à détruire le fichier électeurs à l'issue de l’'opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction. Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu'à l'ouverture des élections notamment suite à la suppression OU à l'ajout d'électeurs sur les listes électorales. Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d'accès fournis à des électeurs supprimes des listes soient invalides, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l'ouverture des élections puissent disposer de codes d'accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
Moyens d'authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d'accès au vote électronique a chaque électeur.
4 1-C.I-'{
Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d'accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du mot de passe durant toutes les étapes.
Chaque électeur recevra un couple de codes compose ainsi :
un code identifiant unique d'accès qui permettra, outre le contrôle d'accès, la tenue des liste d'émargements électroniques garantes de l'unic1te des votes,
un mot de passe qu'il sera seul à connaitre,
Afin de permettre un contr6Ie et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra répondre à une question défi-réponse non triviale.
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d'accès au vote électronique.
Le système propose par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de T.EN Loading Sytems SAS et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.
Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de T.EN Loading Sytems SAS ou par des candidats non affilies.
Les listes de candidats mentionnent notamment :
Je collège électorale concerne [techniciens, cadres, employés.»),
L’appartenance syndicale le cas échéant, les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu'à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système. Ce système permettra par ailleurs l'intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l'exactitude des listes de candidats soumis au choix des électeurs pour chaque élection.
Cette procédure de test devra être réalisée avant l'ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fo1s une revue d'ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.
le prestataire devra proposer les moyens de tester !'ensemble des scenarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.
15 j C.?( 'cM-
Cette période de test sera déterminée d'un commun accord entre T.EN Loading Sytems SAS et le prestataire. Elle sera prévue à l'issue de la phase de para métrage et de préparation du système de vote Électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scenarios d'élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats.
II doit être effectue sur le système de vote électronique définitif et valide préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l'ouverture effective des élections. Le scrutin à blanc vise à tester !'application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de !'application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote.
Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectues. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l'intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s'assurer que !'application n'a été sujette à aucune modification. Une fois le scrutin à blanc valide, le bureau de vote programmera l'ouverture et la fermeture des élections.
Prestation de conseil et d'assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d'assister celle-ci notamment pour les taches suivantes :
la rédaction de l'accord d'entreprise intégrant les modalités du vote électronique, la rédaction du protocole d'accord ,intégrant les modalités du vote électronique, la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs, la présentation du système aux partena1
- Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l'ouverture du vote pour deux tours d'élections. Durant ces Périodes, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d'assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur /es matériels et dons /es locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protèges les locaux d'hébergement des matériels sur lesquels sont stockes les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les
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émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de de
T.EN Loading Sytems SAS (stockage et accès).
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'a !'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l'épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A !'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l'épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur OU, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
