ACCORD COLLECTIF INSTITUANT UN DECOMPTE DU TEMPS DE TRAVAIL DANS LE CADRE D’UNE CONVENTION DE FORFAIT EN JOURS SUR L’ANNEE
Entre :
La Société THALEX AVOCATS, Société d'exercice libéral à responsabilité limitée, immatriculée au Registre du commerce et des Sociétés d’Annecy sous le numéro D 799 075 064, dont le siège social est situé 46 avenue du Parmelan 74000 Annecy, représentée par, domicilié es qualité audit siège,
D’une part,
Et :
L’ensemble du personnel de l’entreprise ayant ratifié l’accord à la suite d’un vote qui a recueilli la majorité des deux tiers et dont le procès-verbal est joint au présent accord, à savoir, en l’espèce : , salarié de la Société THALEX AVOCATS , salarié de la Société THALEX AVOCATS
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
La Société THALEX AVOCATS poursuit une activité de conseil et d’assistance notamment en droit des sociétés. En raison de la particularité de son activité et du rythme de travail imposé par les besoins de ses clients, la Société THALEX AVOCATS souhaite mettre en œuvre des méthodes d’organisation du temps de travail adaptées aux contraintes organisationnelles du Cabinet tout en permettant aux salariés d’exploiter l’autonomie dont ils disposent pour organiser et gérer leur temps de travail. Il est ainsi apparu que la mise en place en forfaits en jours pour les personnels éligibles, permettrait de s’adapter au mieux, d’une part, à leur charge de travail et à ses variations et, d’autre part, aux besoins d’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle de ces salariés, tout en préservant la compétitivité de la Société. Le présent accord a pour objet de mettre en place, et de définir les conditions et modalités du régime des conventions de forfait en jours applicables dans l’entreprise. Il se substitue à tous les accords et usages antérieurs en vigueur dans l’entreprise ayant le même objet.
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord s’applique aux salariés de la Société THALEX AVOCATS. Il est précisé que le décompte du temps de travail apprécié dans le cadre d’une convention individuelle de forfait en jours sur l’année pourra être proposé :
Aux avocats salariés dès lors qu’ils disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et donc l’horaire de travail ne peut pas être prédéterminé,
Aux personnels non-avocats bénéficiant d’un statut cadre et qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein de l'atelier, du service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés. Il est précisé qu’au sein de la société, les salariés concernés sont à minima ceux disposant d’une classification égale ou supérieure au niveau 2, Echelon 2, coefficient 410
La mise en place d'un forfait annuel en jours est subordonnée à la conclusion avec les salariés visés par le présent accord d'une convention individuelle de forfait. La convention individuelle de forfait annuel en jours doit faire l'objet d'un écrit signé, contrat de travail ou avenant annexé à celui-ci, entre l'entreprise et les salariés concernés. La convention individuelle de forfait en jours doit faire référence au présent accord et indiquer notamment :
la catégorie professionnelle à laquelle le salarié appartient ;
le nombre de jours travaillés dans l'année ;
la rémunération correspondante.
Article 2 – Durée annuelle du travail convenue dans la convention de forfait en jours
2.1 – Période annuelle de référence du forfait
La période de décompte des jours compris dans le forfait s’entend du 1er juin de l’année n au 31 mai de l’année N+1. 2.2 – Volume annuel de jours de travail sur la période de référence Le contrat de travail détermine le nombre annuel de jours de travail sur la base duquel le forfait est défini dans la limite de 218 jours par an (incluant la journée de solidarité instituée par la loi n° 2004-626 du 30 juin 2004). Ce chiffre correspond à une année complète de travail d’un salarié justifiant d’un droit intégral à congés payés. Ce nombre de jours n’intègre pas les congés supplémentaires, conventionnels et légaux, qui réduiront à due concurrence les 218 jours travaillés. 2.3 – Prise des jours de repos et répartition de la durée annuelle du travail Le nombre de jours de repos annuel est calculé pour chaque période en fonction du nombre de jours fériés tombant un jour ouvré. Les dates de prise des jours de repos sont planifiées librement par le salarié en tenant compte des impératifs de sa mission et des besoins de l’entreprise. Elles sont transmises à l’employeur pour information dans un délai de 15 jours avant prise effective des repos. Au regard des impératifs règlementaires fiscaux, commerciaux et administratifs des Clients de la Société THALEX AVOCATS survenant durant cette période, et de l’augmentation de la charge de travail qui en découle pour la Société THALEX AVOCATS, il est précisé que dans l’intervalle compris entre le 15 mai et le 15 juillet de chaque année la prise de jours de repos liés au forfait en jours pourra être refusée par l’employeur. Les jours de repos acquis au cours d’une période de référence devront obligatoirement être pris au cours de la période concernée. Ils devront en conséquence être soldés à la date d’échéance de chaque période. La répartition des jours de repos pourra se faire par journées entière ou par demi-journées en veillant à les répartir tout au long de l’année afin de garantir le respect du droit au repos et à la santé et à une bonne répartition du temps de travail et du temps de repos. Dans cette optique, il est précisé qu’il ne sera pas possible au salarié bénéficiant d’un forfait en jours :
de prendre plus de trois jours consécutifs de repos liés au forfait
d’accoler les jours de repos liés au forfait aux jours de congés payés pris.
2.4 – Organisation du temps de travail Le salarié en forfait-jours gère en autonomie son temps de travail en prenant en compte les contraintes organisationnelles de l’entreprise, des partenaires concourant à l'activité, ainsi que les besoins des clients. Les journées de travail seront réparties sur la période annuelle de référence, en fonction de la charge de travail sur tous les jours ouvrables de la semaine, sous réserve du respect du nombre annuel de jours de travail convenu dans la convention de forfait. 2.5 – Dépassement du volume annuel de jours de travail au cours de la période de référence Compte tenu notamment des besoins de l’activité, il pourra être convenu avec le salarié de renoncer à un certain nombre de jours de repos. Dans le cadre de cette renonciation, le salarié ne pourra pas travailler plus de 235 jours par an. L’accord du salarié à cette renonciation sera formalisé par écrit par la conclusion d’un avenant à la convention de forfait. En contrepartie à cette renonciation, le salarié percevra un complément de salaire dans les conditions déterminées à l’article 3.3 du présent accord.
Article 3 – Rémunération du salarié en forfait jours
3.1 – Rémunération du nombre annuel de jours de travail convenu pour la période de référence Afin d’assurer aux salariés une rémunération mensuelle régulière, indépendante du nombre de jours travaillé chaque mois, celle-ci sera lissée sur la base du nombre moyen mensuel de jours de travail convenu dans la convention de forfait. 3.2 – Incidence sur la rémunération des absences ainsi que des arrivées et départs au cours de la période de référence Sauf disposition légale ou conventionnelle contraire, la rémunération sera réduite du fait d’une absence du salarié au cours de la période de référence, à hauteur du montant du salaire correspondant à la durée de l’absence, sans préjudice des éventuelles indemnisations d’absence dont le salarié pourrait bénéficier. La retenue sera effectuée sur la rémunération mensuelle lissée au moment où l’absence se produit et quelle qu’en soit la cause. L’indemnisation se calculera sur la base de la rémunération lissée. Ainsi, la valeur d’une journée de travail sera calculée de la manière suivante : Salaire réel mensuel ________________________________________________ 22 (Salaire réel mensuel : salaire réel mensuel correspondant à la rémunération à laquelle le salarié peut prétendre pour un mois de travail complet). Lorsqu’un salarié n’est pas présent sur toute la période annuelle de référence définie ci-dessus du fait de son entrée ou de son départ de l’entreprise en cours de période, sa rémunération sera régularisée en fonction du nombre de jours réellement travaillés. 3.3 – Rémunération des jours de travail accomplis au-delà du nombre annuel de jours de travail convenu dans le forfait de base. Les salariés qui renoncent à des jours de repos dans les conditions prévues à l’article 2.5 du présent accord percevront, au plus tard à la fin de la période annuelle de référence, un complément de salaire pour chaque jour ainsi travaillé au-delà du forfait de base. Ce complément de rémunération est égal, pour chaque jour de travail ainsi effectué, à la valeur d’un jour de travail majoré de 10% conformément aux dispositions légales.
Article 4 – Contrôle du nombre de jours de travail
Le temps de travail des salariés soumis à une convention de forfait jours sur l’année fera l’objet d’un contrôle mensuel par l’employeur permettant de comptabiliser le nombre de jours de travail réellement accomplis dans le cadre de ce forfait. Le contrôle du nombre de jours de travail des salariés concernés se fait par récapitulation du nombre de journées travaillées dans l’année, en remplissant le document de contrôle mensuel.
Article 5 – Suivi et répartition de la charge de travail permettant d’assurer la santé et la sécurité des salariés en forfait jours
5.1 – Repos quotidien et hebdomadaire
Le salarié en forfait-jours doit respecter les temps de repos obligatoires correspondant :
au repos quotidien d'une durée minimale de 11 heures consécutives ;
au repos hebdomadaire d'une durée minimale de 24 heures consécutives.
Étant autonome dans l'organisation de son emploi du temps, le salarié en forfait-jours n'est pas soumis à un contrôle de ses horaires de travail. Son temps de travail fait l'objet d'un décompte annuel en jours de travail effectif. Néanmoins, l'intéressé doit veiller, en toutes circonstances, à respecter une amplitude de travail et une durée de travail (journalier ou hebdomadaire) raisonnables et répartir sa charge de travail de manière équilibrée dans le temps. Le salarié devra signaler à tout moment à la direction toute organisation de travail le mettant dans l’impossibilité de respecter le repos journalier ou hebdomadaire sus-cité. La direction prendra alors toutes les mesures nécessaires permettant d’assurer le respect effectif de ces repos et de prévenir tout renouvellement de la situation ayant conduit au non-respect de ces dits temps. 5.2 – Evaluation et suivi régulier de la charge de travail Un suivi régulier mensuel de la charge de travail sera mis en place par l’employeur afin de veiller notamment aux éventuelles surcharges de travail, au respect des durées maximales de travail et des durées minimales des repos quotidiens et hebdomadaires. L’employeur a l’obligation d’établir un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées travaillées et non travaillées. Ce document de suivi du forfait fera apparaître le nombre et la date des journées travaillées (journée de solidarité à préciser) ainsi que le positionnement et la qualification des jours non travaillés :
Les salariés concernés devront récapituler le nombre de journées travaillées ainsi que les journées non travaillées et le motif (ex : congés payés, maladie, jours de repos, …). Ils transmettront ce décompte mensuellement à l’employeur qui pourra s’assurer que l’amplitude et la charge de travail restent raisonnables et assurent une bonne répartition, dans le temps, du travail de l’intéressé. A cette occasion, les salariés pourront indiquer les difficultés auxquelles ils sont confrontés en raison de leur charge de travail. L’employeur prendra connaissance de l’ensemble des déclarations transmises par le salarié et mettra en œuvre, le cas échéant, les mesures permettant le respect effectif des repos, d’assurer une charge de travail et une amplitude raisonnables ainsi qu’une bonne articulation entre la vie privée et professionnelle. Indépendamment de l’entretien prévu à l’article 5.3, le salarié peut solliciter à tout moment un entretien pour faire le point avec son supérieur hiérarchique sur sa charge de travail, l’amplitude de ses journées ou les éventuelles difficultés qu’il pourrait rencontrer avec l’application de son forfait en jours. De la même manière, le salarié pourra, à tout moment sollicité l’organisation d’une visite médicale portant sur la prévention des risques du recours au forfait annuel en jours ainsi que sur la santé mentale et physique du collaborateur. 5.3 – Entretiens périodiques L’employeur et le salarié effectueront un entretien annuel, avec une possibilité d’échange régulier au cours de l’année lors d’entretiens à l’initiative du salarié ou de son supérieur hiérarchique . Ces entretiens permettront de faire le point sur :
l’adéquation de la charge de travail du salarié en fonction du nombre de jours travaillés ;
L'amplitude des journées d'activité ainsi que la charge de travail du salarié qui doivent demeurer raisonnables et assurer une bonne répartition dans le temps de son travail ;
le respect des temps de repos ;
l'organisation du travail du salarié dans l'entreprise
l'articulation entre ses activités professionnelles et sa vie personnelle et familiale ;
ses conditions de rémunération ;
les modalités du droit à la déconnexion et l’utilisation des moyens de communication.
5.4 – Droit à la déconnexion L’organisation du temps de travail sous la forme d’un forfait en jours implique que, tant l’employeur lui-même, que les salariés ayant signé une convention de forfait en jours, respectent le droit à la déconnexion. En effet, au regard de l’évolution des méthodes de travail, la Société souhaite garantir une bonne utilisation des outils numériques tout en préservant la santé et la sécurité de ses salariés. Les parties réaffirment que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication mises à disposition des salariés doivent respecter la vie personnelle de ces-derniers. Il est également rappelé que les salariés dont l’organisation du temps de travail est régie par une convention de forfait en jours bénéficient des dispositions du code du travail relatives au repos quotidien, hebdomadaire ainsi qu’aux congés payés. Chaque salarié bénéficie donc d’un droit à la déconnexion durant ses temps de repos, ses congés payés, lors des jours fériés chômés dans l’entreprise et plus généralement pendant l’ensemble des périodes de suspension de son contrat de travail. Par le présent accord, les parties réaffirment que les salariés n’ont pas l’obligation de lire et de répondre aux messages électroniques et aux appels téléphoniques qui leur sont adressés durant ces périodes. Il leur est également demandé de limiter autant que faire se peut l’envoi de courriels et appels téléphoniques durant ces périodes. Sauf urgence ou cas exceptionnel, le salarié s’engage à ne pas utiliser les outils numériques mis à sa disposition pendant les plages de repos et ses périodes de congés. Il est rappelé à chaque à chaque salarié de :
s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;
ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire.
Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion, l'entreprise s’efforcera d’organiser des actions de sensibilisation à destination des managers et de l'ensemble des salariés, et plus particulièrement, l'entreprise s'engage à :
effectuer des rappels de l’importance de la notion de déconnexion aux salariés ou managers qui manqueraient aux bonnes pratiques en matière de déconnexion ;
proposer un accompagnement personnalisé à chaque salarié qui souhaite mieux maîtriser les outils numériques mis à sa disposition dans le cadre de son travail ;
Les mesures et engagements pris par l'entreprise dans le présent article sont susceptibles d'évolution pour tenir compte des demandes et besoins des salariés.
Article 6 – Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1er mars 2024.
Article 7 – Révision
Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l'établissement d'un avenant. La demande de révision devra être notifiée à l'ensemble des signataires par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
Article 8 – Dénonciation
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires, dans les conditions prévues aux articles L 2261-9, L 2261-10, L 2261-11 et L 2261-13 du Code du travail.
Article 9 – Suivi de l’accord
Une commission sera dédiée au suivi de la mise en œuvre du présent accord. Cette commission sera composée du responsable légal de l’entreprise, ou, de la personne qu’il délègue, et d’un représentant du personnel, en priorité d’un membre des institutions représentatives du personnel si elles existent, ou en son absence, un salarié désigné par les membres du personnel. Cette commission sera présidée par l’employeur. La commission sera réunie tous les 5 ans à l’initiative de la Direction. Cette réunion permet de faire le point sur la mise en œuvre de l’accord.
Article 10 – Formalités de publicité et de dépôt
Conformément aux articles L. 2232-9 et D. 2232-1-2 du Code du Travail, le présent accord sera adressé pour information à la Commission paritaire de la branche. Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 du Code du Travail, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail et auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes d’Annecy.
Fait à Annecy, en 4 exemplaires originaux. Le 16 février 2024
La société THALEX AVOCATS Pour les salariés de l’entreprise
