Accord relatif à la possibilité de tenir les réunions du Comité social et économique de XXXXXX en visioconférence
Entre les soussignées :
La société XXX, société par actions simplifiée immatriculée au RCS d’Orléans sous le n° XXX, dont le siège social est situé XXXXXX, représentée par XXXXX, XXXXXX.
Ci-après désignée « la société »,
D’UNE PART,
Les membres titulaires du Comité Social et Economique (CSE) de XXXXXXX,
Monsieur XXXXXX, élu titulaire du 1er collège ;
Monsieur XXXXX, élu titulaire du 1er collège ;
Madame XXXXXX, élue titulaire du 1er collège ;
Monsieur XXXXXXX, élu titulaire du 1er collège ;
Madame XXXXXX, élue titulaire du 2nd collège ;
Monsieur XXXXXX, élu titulaire du 3ème collège.
Ci-après « le CSE » ou « les membres du CSE »,
D’AUTRE PART,
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
La société XXXXX et le CSE ont engagé des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence pour la tenue des réunions du CSE de manière durable durant le mandat en cours. Il est convenu que l’organisation des réunions sera cadrée par les conditions définies ci-après :
Article 1 – Objet
Le présent accord s’inscrit dans le cadre des dispositions des articles L. 2315-4 et D. 2315-1 et s. du Code du travail. Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du CSE de XXXXX.
Article 2 – Champ d’application
Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du CSE disposant des moyens techniques satisfaisant à la connexion au service de visioconférence. Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique, usage ou accord collectif antérieur portant sur le même objet.
Article 3 – Le recours à la visioconférence
3.1 Réunions concernées
Il est décidé de permettre de recourir, au choix de la Direction, à la visioconférence pour toutes les réunions du CSE, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord. Ainsi, les membres du CSE auront le choix d’assister aux réunions soit en présentiel soit via le système de visioconférence.
3.2 Information des représentants du personnel
L'information des membres du CSE sur les modalités de tenue de la réunion se fera, dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et, au plus tard lors de l’élaboration de l'ordre du jour avec le secrétaire. Le lien d’accès à la visioconférence sera mentionné sur la convocation à la réunion et dans le courriel d’accompagnement de celle-ci.
3.3 Moyens techniques
La visioconférence sera réalisée via la plateforme de visioconférence « Teams » ou tout autre outil similaire. Ce dispositif permet l’identification des participants et leur participation effective et assure la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. La Direction s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion.
3.4 Modalités de vote
Vote à main levée Les votes ont lieu habituellement à main levée. Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire en activant l’option caméra ;
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé, comme pour les élections professionnelles. Le vote aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE. Les membres du CSE présents physiquement à la réunion pourront au choix, utiliser le dispositif électronique ou bien voter à bulletin secret. Le choix du dispositif de vote électronique pourra être changé à la majorité des membres présents en réunion du CSE.
3.5 Suspension de la séance
Le Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance. Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement.
ARTICLE 4 – Dispositions finales
4.1 Entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant au mandat des membres du XXXXXXX en cours.
Les Parties s’accordent sur le fait que le présent accord entrera en vigueur le lendemain de l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité.
4.2 Révision
Le présent accord pourra dans ce cadre être révisé dans les conditions légales.
4.3 Dépôt et publicité
Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail.
Ainsi :
Un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes d’Orléans ;
Un dépôt en deux exemplaires du présent accord sera réalisé en ligne sur la plateforme téléprocédure du Ministère du travail, dont une version de l’accord original signé par les Parties au format PDF et une version au format docx anonymisée et éventuellement sans les éléments confidentiels en cas de demande de publication partielle ou d’élément portant atteinte aux intérêts stratégiques de la société.
Enfin, en application des dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis aux membres du CSE et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel ainsi que sur l’intranet.
Fait à XXXXX, le 9 novembre 2023 En quatre exemplaires originaux
Pour la Société XXXXXX
XXXXXXXXXX
Pour les membres titulaires du CSE de XXXXXXXX
Pour les membres de la délégation du personnel du CSE
