Accord à durée déterminée relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la Société TRIXELL
Entre,
D’une part,
La Société TRIXELL SAS, dont le Siège Social est situé 460, rue du pommarin 38430 Moirans représentée par X, Responsable de la Direction des Ressources Humaines d'une part,
Et,
D’autre part,
Les Organisations Syndicales représentatives signataires :
La CFDT, représentée par X
La CFE-CGC, représentée par X
La CGT, représentée par X
Il a été convenu ce qui suit :
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc207781786 \h 3 Chapitre 1 – Recours au vote électronique PAGEREF _Toc207781787 \h 4 Chapitre 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc207781788 \h 4 Article 1. Prestataire extérieur PAGEREF _Toc207781789 \h 4 Article 2. Caractéristiques du système retenu PAGEREF _Toc207781790 \h 4 Article 2.1. Principes généraux du système de vote électronique PAGEREF _Toc207781791 \h 4 Article 2.2. Organisation des opérations électorales PAGEREF _Toc207781792 \h 5 Article 2.3. Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc207781793 \h 6 Article 2.4. Déroulement des opérations électorales PAGEREF _Toc207781794 \h 6 Article 2.4.6. Gestion des données à caractère personnel et RGPD PAGEREF _Toc207781795 \h 8 Article 3. Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc207781796 \h 8 Chapitre 3 : Dispositions finales PAGEREF _Toc207781797 \h 8 Article 1. Entrée en vigueur et durée de l’accord PAGEREF _Toc207781798 \h 8 Article 2. Formalités de dépôt et de publicité PAGEREF _Toc207781799 \h 9
Préambule
Afin de simplifier l’organisation des élections, et conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, le recours au vote électronique est possible dans les conditions fixées aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail.
Ainsi, la mise en œuvre de manière unilatérale par l’employeur du vote électronique est possible. Toutefois, dans le cadre des élections professionnelles en vue du renouvellement du CSE, l’employeur a souhaité rechercher avec les Organisations Syndicales représentatives un accord d’entreprise.
Dans ce cadre, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se sont rencontrées lors d’une première réunion le 15 juillet 2025. Une seconde réunion a été organisée le 07 août 2025, au cours de laquelle un prestataire spécialisé dans la réalisation du vote électronique est venu présenter son outil, permettant ainsi de répondre au mieux aux questions des Organisations Syndicales. Suite à cette présentation, les parties se sont alors réunies le 5 septembre 2025, afin de définir le cadre général des modalités de recours au vote électronique pour les élections professionnelles des membres du comité social et économique de la société TRIXELL.
Chapitre 1 – Recours au vote électronique
Les parties conviennent que les élections professionnelles de la société Trixell se dérouleront exclusivement en vote électronique.
En conséquence, le vote papier à bulletin secret sous enveloppe est donc exclu.
Les parties conviennent qu’il n’est pas nécessaire de réaliser une concertation préalable du CSE. Chapitre 2 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Article 1. Prestataire extérieur
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société et respectant les dispositions prévues par le Code du travail relatives au vote électronique.
Ainsi, la société GEDIVOTE a été choisie pour organiser le scrutin au sein de la société TRIXELL, sur la base d'un cahier des charges qui sera annexé au protocole d’accord préélectoral (PAP).
Article 2. Caractéristiques du système retenu
Le prestataire choisi – GEDIVOTE – devra concevoir et mettre en place un système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail.
Les caractéristiques principales de ce cahier des charges sont rappelées ci-dessous, et plus particulièrement :
Les caractéristiques du système liées à ses principes généraux
Les caractéristiques du système liées à l’organisation des opérations électorales
Les caractéristiques du système liées au déroulement des opérations électorales
Article 2.1. Principes généraux du système de vote électronique Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et notamment :
L’authentification de l’électeur,
L’intégrité du vote (identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré),
L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur),
L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin),
La confidentialité et le secret du vote,
Le respect des conditions de conservation des documents électoraux.
Par ailleurs, les parties rappellent que la confidentialité des données transmises et la sécurité des opérations de vote sont primordiales.
La société GEDIVOTE devra, en particulier, assurer le respect des principes suivants :
la confidentialité des données transmises par la Direction pour l’organisation du vote, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux.
la sécurité et la confidentialité des moyens d’authentification des salariés qui leur seront adressés pour procéder au vote.
la sécurité de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Afin de prouver que l’ensemble de ces principes électoraux est respecté par le prestataire, le système du vote électronique qu’il propose devra avoir été soumis à une expertise. Le rapport établi par l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
Article 2.2. Organisation des opérations électorales
L’organisation des opérations électorales se déroule selon les modalités décrites de façon succincte ci-dessous et reprise au sein du cahier des charges annexé au PAP. Par ailleurs, certaines modalités pratiques seront également intégrées au sein du protocole d’accord préélectoral.
Article 2.2.1. Bulletins de vote
Le chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique doit répondre aux exigences de la CNIL afin de garantir un chiffrement sans interruption dès le vote de l’électeur.
Article 2.2.2 Présentation des listes de candidats
Les listes des noms des candidats seront reproduites sur le serveur, telles qu’elles auront été transférées par la Direction avec, le cas échéant, les professions de foi des listes correspondantes.
Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales ou par ordre de présentation des listes au service des Ressources Humaines ou par tirage au sort, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, il sera veillé à ce que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Article 2.2.3. Mise en place des bureaux de vote
Le bureau de vote est composé d’un président et de deux assesseurs. Ces personnes doivent être inscrites sur les listes électorales et elles ne peuvent être ni candidates, ni élues, ni mandatées.
A défaut d’accord entre la Direction et les Organisations Syndicales dans le protocole d’accord préélectoral, le bureau de vote sera composé des deux électeurs les plus âgés et du salarié électeur le plus jeune conformément aux principes généraux du droit électoral.
Les membres du bureau de vote auront en charge les différents évènements suivants :
Scellement des urnes,
Descellement des urnes.
Les membres de ce bureau de vote seront appelés à contrôler, à signer et à proclamer les résultats.
Article 2.2.4. Information et formation au système de vote électronique
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.
À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée en amont de l’élection.
Un site de démonstration sera également accessible selon les modalités qui seront définies dans le PAP.
Par ailleurs, les membres des bureaux de vote ainsi que, au moins un représentant par Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.
Les candidats aux élections professionnelles pourront bénéficier, s’ils le souhaitent, de cette formation. Article 2.3. Cellule d’assistance technique Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 2.4. Déroulement des opérations électorales
Les opérations de vote se déroulent, au sein de la société TRIXELL, selon les modalités décrites de façon succincte ci-dessous et reprisent dans le cahier des charges annexé au PAP. Les modalités pratiques seront intégrées également au sein du PAP.
Article 2.4.1. Test et scellement de l’urne
En présence des membres du bureau de vote et d’un membre désigné par chaque Organisation Syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles, le prestataire procédera avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement des urnes.
Article 2.4.2. Durée, dates et heures du scrutin
La période de scrutin par vote électronique, lors des prochaines élections professionnelles en vue du renouvellement du Comité social et économique, sera d’une durée de 48 heures consécutive, la date et l’heure d’ouverture et de fermeture du scrutin étant précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 2.4.3. Modalités d’accès au site de vote
Accès au site Internet
Le système de vote électronique est hébergé sur un site Internet (« le site Internet »).
Le site Internet sera accessible aux électeurs à partir d’une connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).
Aménagement d’une salle dédiée au vote électronique dite « Salle de vote »
Tenant compte de ce qu’implique la mise en œuvre du vote électronique au sein de la Société, et soucieuse d’en permettre le bon déploiement, il est prévu la mise en place d’une salle dédiée au vote électronique, au sein de l’établissement composant la Société, dite « salle de vote ».
Seront présents dans cette salle un représentant de la Direction et un représentant par organisation syndicale ayant déposé une liste de candidats aux élections professionnelles.
Au sein de cette salle, il sera mis à disposition des ordinateurs dotés d’une connexion internet permettant l’accès au site Internet.
Ces ordinateurs seront disposés de manière à garantir la confidentialité du vote (espacement entre les ordinateurs, tables isolées, ordinateurs équipés d’un filtre de confidentialité…).
Également, des claviers et des souris seront mis à disposition des salariés dans la salle de vote dédiée.
Le protocole d’accord préélectoral précisera les horaires d’ouverture de la salle de vote.
Modalités de connexion
A partir du fichier des listes électorales fourni par la Direction, la société GEDIVOTE génère aléatoirement un code identifiant et un mot de passe sécurisé et unique pour chaque électeur.
En cas de second tour, la société GEDIVOTE génère aléatoirement un nouveau mot de passe sécurisé et unique pour chaque électeur.
Ces codes identifiants garantissent la confidentialité du vote.
Les modalités de transmission du code identifiant et du ou des mots de passe seront fixées et adaptées avec la société GEDIVOTE, au regard notamment des préconisations de la CNIL, et précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Pendant toute la durée du scrutin, une assistance téléphonique et en ligne sera mise en place par la société GEDIVOTE. Cette assistance téléphonique/email aura pour objet de répondre à toutes les questions nécessaires au bon déroulement du vote.
Les électeurs auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique ou d’utiliser le système de demande d’assistance en ligne afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site Internet de vote.
En cas de perte, d’oubli ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.
Article 2.4.4. Suivi de la participation pendant la période de vote
Il est rappelé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, les parties conviennent que, pendant le scrutin, les membres du bureau de vote et la Direction disposeront d’un accès leur permettant de suivre l’évolution des taux de participation en temps réel.
Les membres du bureau de vote auront accès à la liste d’émargement pendant la durée du scrutin à des fins de contrôle du déroulement du scrutin conformément à l’article R2324-16 du Code du travail.
Article 2.4.5. Dépouillement des votes, proclamation et affichage des résultats
A l’issue du délai de 15 minutes prévu pour les salariés connectés au site avant l’heure fixée pour la clôture du scrutin par voie électronique, le contenu des urnes et les listes d’émargement électroniques seront figés, horodatées et scellés dans le serveur. Cette tolérance ne concerne pas les électeurs non connectés avant l’horaire de clôture du scrutin et qui tenteraient de s’y connecter dans le délai des 15 minutes suivantes.
La cellule d’assistance technique contrôlera, avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe des trois mots de passe par les membres du bureau de vote.
Par ailleurs, le lieu dans lequel se déroule le dépouillement doit être ouvert et librement accessible à tout électeur le souhaitant.
Les membres des bureaux de vote éditeront la liste d’émargement et les procès-verbaux.
Article 2.4.6. Gestion des données à caractère personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Article 2.4.7. Délais de recours et destruction des données
La société Trixell et la société GEDIVOTE conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l’expiration de ces délais, la Société et le prestataire, procèdent à la destruction des fichiers supports.
Article 3. Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre des élections, il sera négocié et conclu un protocole d’accord préélectoral définissant notamment le cadre général relatif à l’élection du CSE avec le décompte de l’effectif, le nombre et la répartition des sièges à pourvoir par collège, etc.
Le protocole d’accord préélectoral comportera également la description détaillée du déroulement des opérations électorales ainsi que le fonctionnement du système de vote électronique retenu en se référant au présent accord et au cahier des charges annexé.
Chapitre 3 : Dispositions finales
Article 1. Entrée en vigueur et durée de l’accord
Cet accord est conclu pour une durée déterminée. Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
Il prendra fin trois ans après la première mise en place des CSE au sein de la société TRIXELL, cette durée correspondant à celle des mandats des représentants du personnel qui seront élus.
Article 2. Formalités de dépôt et de publicité
Conformément aux articles L. 2231-5 et suivants du Code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.
Par ailleurs, en application de l’article D. 2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé, à la diligence de la Société TRIXELL, en un exemplaire informatique à la DIRECCTE via la plateforme « téléaccords », en un exemplaire original au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Grenoble.
Enfin, conformément à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale, dont le contenu est publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable (format Word) sous un format rendu anonyme.
Fait à Moirans, en 5 exemplaires originaux le 9 septembre 2025.
Pour la Direction de TRIXELL X
Pour la CFDT, X
Pour la CFE-CGC, X
Pour la CGT, X
ANNEXE -
CAHIER DES CHARGES
Conformément à l’article R 2314-5 du Code du travail, le présent cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis en ligne sur l'intranet de la Société. - PRESENTATION GENERALE DES BESOINS : VOTE ELECTRONIQUE
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise, TRIXELL souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet. Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10. Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. Les élections professionnelles au sein de TRIXELL amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
- Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par TRIXELL, mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet.
Nature des élections
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants. Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à TRIXELL les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de TRIXELL les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par TRIXELL. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art. - Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un mot de passe ainsi qu’une question défi-réponse non triviale qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ou “nul” ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
Accusé d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote. - Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de TRIXELL. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs. La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
- Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique. La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Résultats
A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;
l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. La liste d’émargement comprendra :
les noms et prénoms des électeurs,
le collège de l’électeur.
Les listes d’émargement seront accessibles par les membres des bureaux de vote. - Assistance technique Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs. - Dispositifs de secours Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin. - Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution
Listes électorales et fichier des électeurs
Les listes électorales sont constituées par TRIXELL. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège. Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par TRIXELL et seront ensuite fournies au prestataire. Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
la civilité de l’électeur,
les nom et prénom de l’électeur,
la date de naissance de l’électeur,
le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
le collège d’appartenance de l’électeur,
les droits de vote de l’électeur,
les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
des informations d’authentification (éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction. Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales. Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
Moyens d’authentification
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur. Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du mot de passe durant toutes les étapes. Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargement électroniques garantes de l’unicité des votes,
un mot de passe qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra répondre à une question défi-réponse non triviale. Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Listes de candidats
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de TRIXELL et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de TRIXELL ou par des candidats non affiliés. Les listes de candidats mentionnent notamment :
le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…),
l’appartenance syndicale le cas échéant,
les nom et prénom de chaque candidat,
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système. Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi et des photos des candidats sur le site.
Recette du système de vote électronique
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection. Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles. Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre TRIXELL et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats. Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections. Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. Pour ce faire, les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification. Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
- Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de TRIXELL (stockage et accès).
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
