ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE
Entre
U GIE IRIS,
Groupement d’Intérêt Économique au capital social de 5 114 000 euros, dont le siège social est situé Place des Pléiades, ZI Belle Etoile Antarès, 44470 Carquefou, R.C.S. 532 036 399 - APE 6201Z
Représenté par XXX,
Agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines,
d’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées par :
Monsieur XXX, Délégué Syndical CFDT
Monsieur XXX, Délégué Syndical CFE-CGC
d’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par voie électronique.
Ce procédé présente à priori de nombreux avantages pour les salarié·e·s qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d'ouverture du bureau de vote et des aléas de la Poste pour ceux·celles qui votaient par correspondance.
De par sa facilité d'utilisation, il serait en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.
Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.
C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.
Les parties soussignées sont par conséquent convenues des dispositions suivantes.
Article 1 - Principes généraux
Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de U GIE IRIS pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le·la salarié·e et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un·e électeur·rice ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentant·e·s du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un·e expert·e indépendant·e attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Article 2 - Modalités de vote - Protocole préélectoral
Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote. (Exemple : le nombre de jours, le lieu précis du vote, les heures d’ouverture et de fermeture,…).
Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Article 3 - Déroulement des opérations de vote - Accès au vote électronique
Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeur·rice·s pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…).
Avant le premier tour des élections, chaque électeur·rice recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.
La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
Article 4 - Sincérité du vote électronique et stockage des données
Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur·rice ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Le vote émis par chaque électeur·rice sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeur·rice·s, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.
Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Article 5 - Sécurité
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentant·es de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un·e représentant·e du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentant·e·s du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 6 - Information et formation
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’usage de cette technique de vote par les salarié·e·s.
En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeur·rice·s suffisamment en amont de l’ouverture du premier tour de scrutin.
En outre, les membres de la délégation du personnel du comité économique et social, les délégué·e·s syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.
Article 7 - Gestion des données à caractères personnel et RGPD
La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Article 8 - Expertise de la solution de vote
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.
Article 9 - Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à compter de sa signature.
Article 10 - Révision de l’accord
Chaque partie signataire du présent avenant peut demander la révision de tout ou partie de cet accord, selon les dispositions légales en vigueur, par une demande écrite comportant l’indication des dispositions dont la révision est demandée, et les propositions de remplacement. Dans un délai maximum de trois mois, s’ouvrira la négociation de révision. Les dispositions du présent accord demeureront en vigueur jusqu'à l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l'hypothèse où les négociations d'un nouveau texte n'aboutiraient pas.
Les dispositions de l'avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l'accord initial ou de ses avenants qu'elles modifient.
Article 11 - Dénonciation
L'accord pourra être dénoncé conformément à l'article L.2261-9 du code du travail.
Article 12 - Publicité - Dépôt
Un exemplaire du présent accord sera adressé à l'ensemble de ses signataires.
Le présent accord sera par ailleurs adressé à la Direccte via la plateforme de télé procédure dédiée : www.téléaccords.travail-emploi.gouv.fr, applicable depuis le 28 mars 2018.
Un exemplaire sera également déposé au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes de Nantes.
Le présent accord sera accessible à l’ensemble des salarié·e·s de l’entreprise via le site intranet de U GIE IRIS.
Annexe
Cahier des charges de mise en oeuvre du vote électronique
Fait à Carquefou, en 3 exemplaires originaux, le 4 juin 2019.
Pour U GIE IRIS,
Pour les organisations syndicales,
XXX, XXX,
Directrice des Ressources HumainesDélégué Syndical CFDT
XXX
Délégué Syndical CFE-CGC
Annexe
CAHIER DES CHARGES DE MISE EN OEUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE
1 - Présentation générale des besoins : vote électronique
1.1 - Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application des décrets :
n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.
n° 2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise.
1.2 - Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
2.1 - Fonctionnalités générales
Système de vote électronique distant : Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par U GIE IRIS mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections : La durée du scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeur·rice·s pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections : Les élections à organiser sont des élections professionnelles (représentant·e·s du personnel au comité social et économique).
Sécurisation du système proposé : Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeur·rice·s, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeur·rice·s inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
Par ailleurs, le prestataire fournira à U GIE IRIS les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.
2.2 - Scénario de vote
Étapes : Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur·rice ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret qui seront contrôlés avant d’accéder au vote
une étape de présentation des listes de candidatures en présence.
le choix par l’électeur·rice d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »
la possibilité de rayer des candidat·e·s présent·e·s dans la liste choisie
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidat·e·s retenu·e·s et les candidat·e·s rayé·e·s
la confirmation par l’électeur·rice du choix effectué après la saisie de sa date de naissance
la confirmation à l’électeur·rice par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
la possibilité pour l’électeur·rice d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
Émargement électronique, unicité du vote : Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur·rice et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents : Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un·e électeur·rice et l’unicité du vote.
A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeur·rice·s et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
2.3 - Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire avec la validation des membres du bureau de vote désignés au sein de U GIE IRIS. Ces membres comportent un·e Président·e et deux assesseurs.
Étapes : La procédure d’ouverture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge
le contrôle du scellement du système de vote électronique
2.4 - Procédure de fermeture de l’élection
Étapes : La procédure de fermeture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes, en présence du Prestataire dans les locaux de U GIE IRIS :
le contrôle du scellement du système de vote électronique
dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
2.5 - Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de
vote
Étapes : La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :
L’édition de la liste des émargements Internet
Le déchiffrement des suffrages Internet,
L’édition des résultats de l’élection ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat·e
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
2.6 - Scellement du système
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin
2.7 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffrera le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucun interruption. Le bulletin ne sera ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.
Deux niveaux de chiffrement seront mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail sera assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se feront selon le protocole HTTPS. Ainsi, le chiffrement du bulletin commencera dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il sera impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
2.8 - Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégué·e·s syndicaux et les agent·e·s habilité·e·s de la Direction des Ressources Humaines.
2.9 - Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un·e interlocuteur·rice dédié·e du prestataire se tiendra à la disposition des représentant·e·s de la direction et des membres du bureau de vote.
Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeur·rice·s.
2.10 - Dispositifs de secours
Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentant·e·s susmentionné·e·s, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
3 - Autres prestations à fournir
3.1 - Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs » Les
listes électorales sont constituées par U GIE IRIS. Elles comportent les informations nominatives des électeur·rice·s ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par U GIE IRIS, par établissement et par collège.
Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par U GIE IRIS et seront ensuite fournies au prestataire.
Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur·rice :
La civilité de l’électeur·rice,
Les nom et prénom de l’électeur·rice,
La date de naissance de l’électeur·rice,
Le site de rattachement de vote de l’électeur·rice (établissement),
Le collège de l’électeur·rice
Les coordonnées de l’électeur·rice (adresse du domicile)
La clef du numéro de Sécurité Sociale de l’électeur·rice (2 chiffres)
Objet du « fichier électeurs » Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur·rice autorisé·e,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur·rice,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs » Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre U GIE IRIS et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs » Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur·rice, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document. Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeur·rice·s permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique Chaque électeur·rice recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
un code secret qu’il·elle sera seul·e à connaître
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demandera aussi à l’électeur·rice sa date de naissance avant d’enregistrer son ou ses vote(s).
Adressage des moyens d’authentification. Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeur·rice·s des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile. En cas de non réception ou de perte des codes par le·la salarié·e, le prestataire invalidera ceux-ci et en communiquera de nouveaux par l’intermédiaire de la hotline. Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeur·rice·s et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Transmission du « fichier candidats » Les listes de candidat·e·s sont établies par les représentant·e·s du personnel de U GIE IRIS et seront transmises par la Direction des Ressources Humaines de U GIE IRIS au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeur·rice·s au moment du vote. Les listes de candidat·e·s peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de U GIE IRIS ou par des candidat·e·s non affilié·e·s conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.
Les listes de candidat·e·s mentionnent notamment :
L’élection concernée (CSE : titulaires ou suppléants et le collège de rattachement)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat·e,
L’ordre de présentation des candidat·e·s dans les listes.
Mise à jour des listes de candidat·e·s dans le système de vote électronique Le prestataire proposera un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidat·e·s, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique. De même, le prestataire pourra éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines de U GIE IRIS un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidat·e·s jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidat·e·s Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant à U GIE IRIS, aux représentant·e·s du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidat·e·s soumises au choix des électeur·rice·s. Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture de l’élection dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.
3.2 - Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organisera un vote test en présence des représentant·e·s des bureaux de vote.
Le test sera effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passera en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.
L’objectif sera de permettre aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.
A l’issue du test, le prestataire génèrera 3 clés de déchiffrement qui sont remises au Président·e et aux deux assesseurs.
Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salarié·e·s seront cryptés dès leur expression et resteront cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantira l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteur·rice·s des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette Les étapes de contrôle seront les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote,
scellement de l’application de vote électronique.
3.3 - Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentant·e·s du personnel et aux électeurs
la présentation du système aux partenaires sociaux.
la remise des résultats.
Listes d’émargement Les listes d’émargements définitives seront remises à U GIE IRIS sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat·e. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques. Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Résultats élaborés Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidat·e·s et le détail des calculs afférents. Le prestataire proposera ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.
Le prestataire mettra à la disposition du bureau de vote et de la direction de U GIE IRIS les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf .
3.4 - Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.
La période d’élection sera définie au sein du protocole électoral.
Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.
Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage. Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
