Accord sur le droit à la déconnexion et l’usage des outils numériques
Entre
La société Ubiqus S.A.S - RCS Nanterre 349 279 216 00064
Dont le siège social est situé : Immeuble PB5 – 1 avenue du Général de Gaulle – 92074 Paris La Défense Cedex
Représentée par
La CFDT, représentée par son délégué syndical,
FO, représentée par son délégué syndical,
Préambule Les outils numériques (messagerie électronique, Extranet, bureau à distance, téléphonie mobile…) qui permettent une connexion à distance font partie intégrante de l’environnement de travail. Toutefois, leur facilité d’accès à tout moment présente un risque d’empiètement de la sphère professionnelle sur la sphère privée. C’est pourquoi il est nécessaire de réguler l’utilisation de ces outils dans l’Entreprise afin d’en assurer un usage raisonnable préservant le droit à la déconnexion. Principe Au titre du droit à la déconnexion, les salariés ont le droit ne pas être sollicités pendant leurs périodes de repos, congés ou arrêts de travail, que ce soit par messagerie électronique ou autres outils numériques utilisés à titre professionnel. Ils ont également le droit de ne pas être connectés à ces outils pendant ces périodes. Si un salarié reçoit un message électronique en dehors de ses horaires habituels de travail, il n’est pas tenu d’y répondre avant sa reprise du travail et il ne pourra faire l’objet d’aucune sanction ni d’aucun reproche pour ne pas avoir répondu à une sollicitation pendant une période de repos ou d’absence. L’employeur n’attend pas que les salariés consultent leurs e-mails depuis leurs outils numériques personnels sauf si cela est expressément prévu (télétravail ponctuel notamment). S’ils décident de le faire, il recommande d’éviter les notifications systématiques à chaque réception d’e-mail. En conséquence, et en dehors des cas d’urgence, il est rappelé que l’employeur ne demande à aucun salarié d’adresser des messages électroniques ou de consulter ses messages en dehors de son temps de travail. Le droit à la déconnexion doit permettre de préserver l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et de respecter les temps de repos, notamment entre deux journées de travail, et la durée maximale hebdomadaire du travail fixée à 48 heures par semaine par la Directive européenne sur le temps de travail. Bon usage des outils numériques Pour favoriser le respect du droit à la déconnexion, il est préférable d’éviter d’adresser des messages électroniques en dehors de son temps de travail (ce dernier varie selon les salariés mais afin de donner un cadre, il convient de ne pas envoyer des messages entre 20 h et 7 h et le week-end, sauf cas d’urgence). Afin de préserver le lien social, l’utilisation de la messagerie électronique ne doit pas se substituer à des échanges directs lorsque cela est plus adapté. Elle doit se faire dans le cadre d’une relation de qualité et de respect, tant sur le fond que sur la forme. Le salarié devra donc veiller à utiliser le mode de communication le plus adapté au contexte. S’il fait le choix d’utiliser la messagerie électronique, il devra veiller à la clarté de l’objet, au contenu, à la forme et à limiter au strict nécessaire les fonctions « répondre à tous » et « copie » de manière à ne pas surcharger les boites de messagerie des autres salariés. Dans le cadre des temps collectifs internes ou externes (réunions, formations, missions en clientèle…), il est demandé de ne pas traiter de messages électroniques ou de SMS sauf cas d’urgence afin de privilégier l’échange et la concentration et par respect pour les autres participants. Gestion des urgences (absences et retards notamment) Dans le cadre du présent document, une urgence peut se définir comme la survenue d’un imprévu nécessitant qu’un salarié en contacte un autre en dehors de ses horaires de travail (par exemple, parce qu’un déplacement pour le lendemain matin est annulé) ou d’un fait pouvant générer un préjudice important pour l’Entreprise s’il n’est pas traité avant le retour du salarié. En cas d’urgence, il est recommandé de joindre le salarié par SMS. Création de numéros d’urgence associés à des adresses pour gérer les problèmes d’absence/retard en mission L’objectif de ce dispositif est d'anticiper et gérer au mieux les imprévus en interne afin de réduire le stress lié à ces imprévus tout en garantissant la qualité de la prestation. Pour faciliter le traitement des urgences, les adresses électroniques de référence ci-dessous seront créées, ainsi qu’un numéro de téléphone associé à chacune d’elles. Leurs destinataires seront les planneurs, les commerciaux et chefs de pôles du périmètre concerné. Le(s) responsable(s) du traitement des urgences seront désignés dans chaque service et pourront changer en fonction des plages horaires.
Destinataires : chargés d’affaires du pôle Relations sociales, responsable du pôle, responsables Planning Ile-de-France
urgence.regions@ubiqus.com – téléphone associé
01 44 14 16 97
Destinataires : chargés d’affaires du pôle Régions, responsable du pôle, responsables Planning Province
urgence.iee@ubiqus.com – téléphone associé 01
01 44 14 16 98
Destinataires : chargés d’affaires du pôle Institutionnel & Entreprises, responsable du pôle, responsables Planning Ile-de-France A chacune de ces adresses sera associé un numéro de téléphone de manière à ce qu’un message vocal arrive directement à cette adresse. En effet, dans certaines situations (transport…), un message vocal est plus rapide et/ou plus facile à envoyer. L’urgence sera prise en charge par le ou les salariés destinataires du message vocal ou électronique, dans le respect de leur propre droit à la déconnexion et selon une organisation propre à chaque équipe. Le salarié prenant en charge l’urgence confirmera par SMS au salarié générateur de l’alerte la bonne prise en compte de son message. A ce propos, il est rappelé qu’il est interdit d’utiliser son téléphone en conduisant, y compris avec un kit mains-libres. Son utilisation au volant constitue un facteur d'accident grave du fait notamment de la distraction qu’il génère. Procédure pour les missions sur site
En cas d’absence à une mission sur site, le salarié (rédacteur, transcripteur…) envoie le plus rapidement possible un mail à l’adresse électronique de référence (il peut utiliser aussi le numéro de téléphone associé). S’il est entre 18 h et 9 h (le soir ou tôt le matin) ou le week-end, il envoie également un SMS à son planneur. Il convient de privilégier le SMS par rapport à l’appel téléphonique quand cela est possible.
En cas de retard uniquement, notamment lorsque cela est adapté aux circonstances (mission tôt le matin par exemple) le salarié appelle directement le numéro du client (le plus tôt possible et dans tous les cas avant l’heure prévue d’arrivée sur site, soit 30 mn ou 1 h avant le début de la réunion selon les cas) et il appelle également le numéro d’urgence (en laissant un message) ou laisse un mail à l’adresse de référence. Lorsque le rédacteur appelle directement le client, il peut faire précéder le numéro du client de #31# pour masquer son propre numéro.
Cette procédure sera reprise sur les fiches missions et fera l’objet d’une communication auprès des rédacteurs. Il est demandé de ne pas appeler le Planning en dehors des heures de travail habituelles pour évoquer un problème non urgent. Gestion des congés et des absences Message d’absences Pour les absences planifiées, et dans la mesure du possible pour les absences imprévues, les salariés doivent rédiger un message d’absence pour toute absence supérieure à une journée, précisant notamment l’interlocuteur à joindre en leur absence. Une notice d’utilisation, accessible sur l’Extranet, sera adressée à cette fin à l’ensemble des salariés. Procédure d’affectation du rédacteur à son retour de congé Elle doit faire l’objet d’un accord entre le salarié et le manager, validé par écrit par exemple lors de l’entretien annuel :
soit le rédacteur utilise son droit de ne pas consulter sa messagerie électronique avant sa prise de poste, auquel cas il ne sera pas affecté sur une mission sur site nécessitant de partir avant 9 heures le jour de la reprise ;
soit le rédacteur et le responsable Planning conviennent du moyen approprié de communication (par défaut, la messagerie électronique), sachant que le rédacteur s’engage à confirmer sa présence à la mission par tout moyen convenu avec son manager.
Cette préférence doit être partagée au sein de l’équipe du Planning (pour être connue par le planneur remplaçant). Gestion du stock de documents avant le départ en congés Le planneur gère les affectations et le planning pour que les rédacteurs terminent leurs documents avant leur départ en congé. Si la charge de travail est plus importante que prévue, le Planning proposera soit de reprendre une partie de la rédaction, soit de différer le départ en congé si possible. Quoi qu’il en soit, le rédacteur ne doit en aucun cas travailler pendant ses congés. En revanche, si le planning est adapté, le rédacteur doit terminer les documents en cours avant de partir en congés. Sollicitations tardives Afin de préserver l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle, les salariés et notamment le management devront éviter la convocation de réunions après 17 heures et les sollicitations tardives le jour du départ en congé. Evaluation du respect du droit à la déconnexion Le sujet sera abordé dans le cadre de l’entretien annuel (entretien annuel d’évaluation et/ou entretien annuel des cadres au forfait jours). La trame du compte rendu de ces entretiens sera enrichie d’un item sur le respect du droit à la déconnexion, qui viendra s’ajouter aux quatre autres critères évalués à cette occasion : charge de travail, rémunération, organisation du travail dans l’Entreprise, équilibre vie privée/vie professionnelle. Le salarié pourra solliciter son manager ou la DRH pour faire respecter son droit à la déconnexion Information et formation L’ensemble des salariés sera informé du contenu de cet accord grâce à un document synthétique. Les managers seront formés au contenu de cet accord. La formation « Bien gérer la situation de télétravail » sera enrichie d’un volet sur la déconnexion. Ces formations seront intégrées au plan de formation 2019. Révision Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail. La demande de révision, qui pourra intervenir à tout moment, devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. Dénonciation En cas de dénonciation, le présent accord reste valable jusqu’à la date de signature du nouvel accord venant se substituer au texte dénoncé ou, à défaut, pendant une durée de douze mois démarrant à la date d’expiration du préavis de dénonciation de trois mois prévu par le code du travail. Suivi Les parties sont convenues d’examiner chaque année, dans le trimestre suivant la date anniversaire de la signature, les termes de l’accord et les éventuelles difficultés d’application. Elles conviennent de se réunir dans les meilleurs délais en cas d’évolution des dispositions législatives ou de difficultés majeures d’application et de réviser cet accord si cela se révèle nécessaire.
Durée et formalités L’accord est applicable à compter du 1er mars 2019 pour une durée indéterminée. Il sera déposé à la DIRECCTE et au Greffe du Conseil de Prud’hommes dans les conditions en vigueur.
Fait en quatre exemplaires le 18 février 2019 à Puteaux.
