ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE PAR VOIE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
UES KRYS GROUP
Entre :
La Guilde des Lunetiers,
Société Coopérative à personnel et capital variables, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le n° 699 804 308, sise Les Hédauves – Avenue de Paris 78550 Bazainville.
krys group services,
Société Anonyme, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le n° 421 390 188, sise Les Hédauves – Avenue de Paris 78550 Bazainville.
codir,
Société par Actions Simplifiées, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le n° 729 804 161, sise Les Hédauves – Avenue de Paris 78550 Bazainville.
Représentées aux fins des présentes par
D’une part
Et :
Les Délégués Syndicaux des organisations syndicales représentatives au sens de l’article L 2122-1 du code du Travail :
D’autre part
Il a été convenu ce qui suit :
TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc524289327 \h 3 Article 1 - Principes généraux PAGEREF _Toc524289328 \h 3 Article 2- Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe PAGEREF _Toc524289329 \h 3 Article 3 - Modalité d’organisation des opérations PAGEREF _Toc524289330 \h 4 ●Protocole d’accord préélectoral PAGEREF _Toc524289331 \h 4 ●Formation au système de vote électronique PAGEREF _Toc524289332 \h 4 ●Expertise indépendante PAGEREF _Toc524289333 \h 4 ●Conformité RGPD PAGEREF _Toc524289334 \h 4 ●Assistance technique PAGEREF _Toc524289335 \h 5 ●Adaptation personnalisée du site et des outils mis à disposition PAGEREF _Toc524289336 \h 5 Article 4 - Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc524289337 \h 5 ●Établissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc524289338 \h 5 ●Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc524289339 \h 6 ●Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc524289340 \h 6 ●Déroulement du vote PAGEREF _Toc524289341 \h 7 ●Programmation du site PAGEREF _Toc524289342 \h 7 Article 5 - Clôture et Résultats PAGEREF _Toc524289343 \h 7 ●Clôture PAGEREF _Toc524289344 \h 7 ●Décompte et attribution des sièges PAGEREF _Toc524289345 \h 7 ●Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc524289346 \h 7 Article 6 - Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc524289347 \h 8 ●Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc524289348 \h 8 ●Existence et contenu des fichiers PAGEREF _Toc524289349 \h 8 ●Le dispositif de secours PAGEREF _Toc524289350 \h 9 Article 7 - Application de l’accord PAGEREF _Toc524289351 \h 9 Article 8 - Révision PAGEREF _Toc524289352 \h 9 Article 9 - Dénonciation PAGEREF _Toc524289353 \h 9 Article 10 - Publicité de l’accord PAGEREF _Toc524289354 \h 10
Préambule Afin de faciliter l’organisation des élections des nouveaux membres du Comité Social et Économique (CSE), et de favoriser la participation des collaborateurs, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de : - la loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique, dite loi Fontaine, Loi n°2004-575 du 21 juin 2004, - la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, - leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des nouveaux membres du Comité Social et Économique (CSE). Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Le choix du prestataire s’est réalisé dans le cadre d’un appel d’offres et en coopération avec les Délégués Syndicaux de l’UES KRYS GROUP. Les membres du Comité d’Entreprise ont également été informés de cette démarche en date du 21 juin 2018 ainsi que les membres du CHSCT en date du 03 juillet 2018. Article 1 - Principes généraux Le système retenu par l’UES KRYS GROUP doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur. Il sera donc impossible de savoir qui a voté quoi.
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré.
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin pour une même personne. La confidentialité : le vote est crypté, codé et donc rendu illisible jusqu’au dépouillement.
Article 2- Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe La Direction et les partenaires sociaux ont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Article 3 - Modalité d’organisation des opérations
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les collèges. Le protocole d’accord préélectoral définira également le fonctionnement et les modalités de mise en œuvre du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Formation au système de vote électronique
Conformément à l’article R.2314-12 du code du travail, les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu au plus tard 7 jours en amont de l’organisation du vote. Celle-ci sera directement réalisée par le prestataire mandaté dans le cadre de l’organisation du vote électronique.
Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
Conformité RGPD
Conformément aux nouvelles dispositions légales relatives au RGPD, il a été convenu que la Direction Juridique de l’UES KRYS GROUP opérerait la déclaration du système de vote électronique sur le registre dédié à cet effet.
Assistance technique
L'employeur met en place une assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire à la demande de la Direction des Ressources Humaines de l’UES KRYS GROUP. En présence des représentants des listes de candidats et conformément à l’article R.2314-15 du code du travail, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; Les scellements sont posés notamment après la formation une fois que la recette (test spécifique) du site s’est déroulée et que les clés du bureau de vote sont générées.
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Adaptation personnalisée du site et des outils mis à disposition
Dans la mesure du possible et en fonction des options retenues avec le prestataire mandaté sur le vote électronique, le site dédié au vote électronique sera paramétré et personnalisé en fonction de la charte graphique de KRYS GROUP. La Direction des Ressources Humaines se chargera de l’envoi des éléments graphiques selon le planning projet défini avec le prestataire. En outre, les données suivantes pourront ainsi être personnalisées : - le site dédié au vote électronique aux couleurs de KRYS GROUP, - le courrier d’information transmis aux collaborateurs leur permettant de voter, sera personnalisé avec le logo KRYS GROUP pour permettre aux collaborateurs une identité visuelle immédiate, - une vidéo sur mesure sera réalisée et communiquée par la Direction des Ressources Humaines avant le lancement du scrutin afin d’accompagner les collaborateurs dans l’utilisation du site. Article 4 - Déroulement des opérations de vote
Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines de l’UES KRYS GROUP qui assurera les interactions avec les délégués syndicaux. Les Organisations Syndicales auront vérifié préalablement à la formation au système de vote électronique la conformité des données qu’elles auront transmises à l’entreprise
L’intégration des listes électorales et les liste de candidats et le contrôle des candidatures, ainsi que les professions de foi, se feront sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines de l’UES KRYS GROUP.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, dont les modalités seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique est scellé avant l'ouverture et pendant toute la durée des opérations jusqu’à la destruction des données de l’élection. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible excepté le taux de participation. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin. Il a été convenu qu’aucune feuille d’émargement ne pourra être communiquée auprès des parties signataires du présent accord tout au long du déroulement des scrutins (1er tour et le cas échéant, lors du 2nd tour). Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les collaborateurs. L’entreprise établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin par voie postale. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. La Direction des Ressources Humaines devra en être informée au préalable.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit par courrier à son domicile, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. Les modalités liées à l’envoi du courrier seront définies dans le protocole d’accord préélectoral. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié géré par le prestataire, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois au site dédié aux élections pour procéder aux votes des membres titulaires et des membres suppléants du nouveau Comité Social et Économique. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection. Les modalités d’accès au système de vote électronique seront précisées dans le protocole préélectoral.
Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur du prestataire de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois au site dédié des élections. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La validation du vote après authentification vaut signature de la liste d’émargement et enregistrement du vote. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs et selon les modalités techniques définies en amont avec le prestataire (taille du fichier ne dépassant pas 2MO). Article 5 - Clôture et Résultats
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par le serveur sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur le serveur dédié.
Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque établissement. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
La Direction des Ressources Humaines de l’UES KRYS GROUP ainsi que le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration du délai de 15 jours après la proclamation des résultats et des délais prévus dans l’article R 2314-29 du code du travail en cas de contestation auprès des juridictions compétentes,, le prestataire peut procéder à la destruction des fichiers supports sous réserve de la validation de la Direction des Ressources Humaines de l’UES KRYS GROUP. Article 6 - Sécurité et confidentialité
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé
« fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé
« contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales qui seront affichées : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site
;
Pour le fichier de la liste électorale qui va servir à l’administration de l’outil et l’envoi des modalités du vote électronique : matricule, noms, prénoms, date d’entrée dans l’entreprise, établissement, collège, site, coordonnées postales, adresse email professionnelle lorsque connue, date de naissance, clé du numéro de Sécurité Sociale.
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance, site
;
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, titulaire ou suppléant, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale, collège, site ;
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales et les liste de candidats: électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant et la Direction des Ressources Humaines.
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote ainsi que la Direction des Ressources Humaines et délégués syndicaux.
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi (inspection du travail, DIRECCTE), syndicats et délégués syndicaux, Direction des Ressources Humaines et le Directeur Général de l’UES KRYS GROUP.
Les listes d’émargement ne seront communiquées et consultables qu’à la clôture des scrutins (1er tour et 2nd tour le cas échéant) par le bureau de vote.
Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a la compétence, après avis des représentants du prestataire mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Article 7 - Application de l’accord Le présent accord est conclu pour la durée de cette élection. Article 8 - Révision Chaque partie signataire, seules habilitées à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes. La demande de révision devra être adressée par courrier remis en main propre contre décharge à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues. Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables. Article 9 - Dénonciation Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail. La dénonciation sera notifiée par courrier remis en main propre contre décharge à chacune des autres parties signataires ou adhérentes. Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires du présent accord, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence. Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Article 10 - Publicité de l’accord
Le présent accord entrera en vigueur à compter de la date de signature. Conformément aux dispositions légales, il sera déposé en ligne sur la plateforme de téléprocédure "Télé@ccords" : https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.
L’existence du présent accord sera communiquée auprès du personnel dans l’Intranet KRYS GROUP.
Fait à Bazainville,
Le
En quatre exemplaires originaux – paraphés sur chaque page – dont un pour chaque partie signataire.
