Dont le siège social se situe au 32 avenue de la Libération - 65000 TARBES
Représentée par Madame en qualité de Directrice Générale, par délégation de Madame, agissant en qualité de Présidente
D’une part,
ET
L’organisation syndicale représentative CGT
Représentée par sa déléguée syndicale Madame
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
Conformément aux dispositions applicables, dans un souci de simplifier les opérations électorales et de favoriser le taux de participation aux scrutins, il a été convenu par les parties de recourir de manière exclusive au vote électronique pour les élections professionnelles du comité social et économique de l’Association.
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par l’Association, dans le respect du cahier des charges figurant au présent accord et des dispositions applicables tout comme des recommandations de la CNIL.
Article 1- Champ d'application :
Le présent accord est applicable au sein de l’UDAF des Hautes-Pyrénées et de l’ensemble de ses sites et services.
Article 2 - Principes généraux :
Le système de vote électronique retenu respecte les principes généraux du droit électoral et les dispositions applicables en matière de Droit du travail. Il est soumis à une expertise préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception. Il assure la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
L’Association s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;
La sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;
La sécurité de l'émargement ;
La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
Article 3 - Contrôle, information et formation :
Il est mis en place par le Prestataire une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
La cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés USB de sécurité délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;
Propose une assistance téléphonique des utilisateurs tout au long de l’opération de vote ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Les représentants du personnel et les membres du bureau de vote pourront bénéficier, s’ils le souhaitent, d'une présentation du système de vote électronique retenu.
Le service des ressources humaines sera présent dans l’accompagnement, l’information et la mise en place de ce processus de vote.
Article 4 – Scrutin :
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.
Afin d’assurer un taux de participation optimal, pour le premier comme le second tour de scrutin, les élections auront lieu sur une durée de 2 à 4 jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral ou à défaut dans les modalités unilatérales du scrutin. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période si le scrutin est ouvert sur plusieurs jours.
Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral ou à défaut dans les modalités unilatérales du scrutin.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal internet de leur domicile ou de leur poste de travail ou de tout autre lieu de leur choix, à partir d’un ordinateur personnel ou professionnel ou d’un téléphone portable bénéficiant d’un accès internet.
Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Le vote électronique sera mis en œuvre pour tous les scrutins relatifs aux élections professionnelles du comité social et économique de l’Association (titulaires et suppléants, tous collèges confondus, élections générales et élections partielles).
Article 5 - Listes de candidats et bulletins de vote :
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages du site internet et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote.
Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale avec le logo.
Les listes de candidats et bulletins de vote seront présentés par ordre alphabétique.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, la dimension des bulletins, la taille du logo, les caractères et la police utilisés seront d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Article 6 - Ouverture du scrutin :
Le scrutin sera ouvert automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral ou les modalités unilatérales du scrutin.
L’ouverture aux électeurs de l’espace dédié au vote sera effectuée par les membres du bureau de vote.
Article 7 – Participation :
Le nombre de votants ne peut pas être révélé au cours du scrutin.
Pendant les scrutins, les listes d'émargements ne sont accessibles que par les membres du bureau de vote et les syndicats en qualité d’observateurs, lorsque celui-ci est ouvert et uniquement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Article 8 - Modalités d’accès au serveur de vote :
Chaque électeur recevra lors de l’élection un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire. Ils permettront de garantir l’unicité du vote. L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et du code confidentiel sur le serveur dédié. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées.
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.
Article 9 - Modalités de vote :
Une fois connecté au serveur de vote, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Chaque bulletin de vote est contrôlé par l’électeur avant son enregistrement définitif.
La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.
Un récépissé de vote pourra être envoyé à l’électeur.
Article 10 - Assistance aux électeurs :
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Outre la notice explicative détaillée sur le déroulement des opérations électorales mise à disposition des électeurs, pendant la période du scrutin les électeurs auront la possibilité de se faire assister au cours des opérations de vote par en priorité un membre du bureau de vote et/ou par un correspondant au niveau de service des Ressources Humaines.
Article 11 - Clôture du scrutin :
Le scrutin sera clôturé automatiquement sous le contrôle des membres du bureau de vote, à la date et heure prévues par le protocole d’accord préélectoral ou les modalités unilatérales de scrutin.
La fermeture aux électeurs de l’espace dédié au vote sera effectuée par les membres du bureau de vote.
Article 12 - Dépouillement & Procès-Verbal :
Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.
L’utilisation du vote électronique permettra d’avoir des résultats de manière quasiment instantanée.
Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront l’exactitude des données transmises par le système, complèteront et signeront les procès-verbaux.
Article 13 - Non Conservation des données par le prestataire :
Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 14 - Effet et durée de l’accord :
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Il entre en vigueur à compter des prochaines élections du comité social et économique de l’Association de 2025.
Article 15 - Suivi de l’accord :
Un suivi de l’accord sera réalisé si besoin par la Direction et les organisations syndicales habilitées à la demande de l’une d’entre elles à l’occasion de la négociation annuelle obligatoire portant sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur.
Article 16 - Clause de rendez-vous :
En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Article 17- Révision et dénonciation de l’accord :
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou les organisations syndicales qui y sont habilitées en application de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant le respect d’un préavis de 3 mois.
La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.
La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Article 18- Dépôt de l’accord et publicité :
Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :
Un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord ;
Un exemplaire sera notifié par LRAR à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature ;
Deux exemplaires seront déposés de façon dématérialisée sur la plateforme du Ministère du travail dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format .docx sans nom prénom paraphe ou signature accompagnée des pièces requises ;
Un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Tarbes.
Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service des Ressources Humaines.
Il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
