ACCORD DE MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL AU SEIN DE L’UGECAM AQUITAINE
ENTRE
L’UGECAM Aquitaine, dont le siège est situé : Rue de la Tour de Gassies – Cs 10003 – 33523 BRUGES CEDEX
Représentée par Madame , agissant en qualité de Directrice Générale,
D’UNE PART
ET
Les organisations syndicales suivantes :
-
Le syndicat CGT-FO, représenté par Mme, en qualité de déléguée syndicale centrale
- Le syndicat CFDT, représenté par Mme, en qualité de déléguée syndicale centrale
-
Le syndicat CGT, représenté par M., en qualité de délégué syndical central
D’AUTRE PART,
Il a été convenu ce qui suit :
Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE PAGEREF _Toc219886218 \h 4 ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX PAGEREF _Toc219886219 \h 4 ARTICLE 2 - CHAMPS D’APPLICATION PAGEREF _Toc219886220 \h 4 ARTICLE 3 – PRINCIPE DE RECOURS A UN PRESTATAIRE PAGEREF _Toc219886221 \h 5 ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE PAGEREF _Toc219886222 \h 5 4.1 Transmission d’une notice d’information PAGEREF _Toc219886223 \h 5 4.2 Matériel de vote – codes confidentiels PAGEREF _Toc219886224 \h 6 4.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non récupération PAGEREF _Toc219886225 \h 6 4.4 Modalité de vote PAGEREF _Toc219886226 \h 6 4.5 Déroulement du vote PAGEREF _Toc219886227 \h 6 ARTICLE 5 - CONSULTATION DE LA PARTICIPATION PAGEREF _Toc219886228 \h 7 ARTICLE 6 - LE SCELLEMENT PAGEREF _Toc219886229 \h 7 ARTICLE 7 - ASSISTANCE AUX UTILISATEURS PAGEREF _Toc219886230 \h 7 ARTICLE 8 - MATERIEL MIS A DISPOSITION POUR LES SALARIES NON EQUIPES D’UN ORDINATEUR PROFESSIONNEL PAGEREF _Toc219886231 \h 8 ARTICLE 9 - ASSISTANCE AUX PERSONNES NE POUVANT VOTER SEULE PAGEREF _Toc219886232 \h 8 ARTICLE 10 - BUREAU DE VOTE PAGEREF _Toc219886233 \h 8 ARTICLE 11 DEPOUILLEMENT PAGEREF _Toc219886234 \h 9 11.1 – Procédure de dépouillement PAGEREF _Toc219886235 \h 9 11.2 – Signature et conservation des listes d’émargement PAGEREF _Toc219886236 \h 9 ARTICLE 12 – RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTE et du RGPD PAGEREF _Toc219886237 \h 9 ARTICLE 13 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD PAGEREF _Toc219886238 \h 10 ARTICLE 14 – Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord PAGEREF _Toc219886239 \h 10 ARTICLE 15 – REVISION PAGEREF _Toc219886240 \h 10 ARTICLE 16 - MODALITES DE PUBLICITE ET DE DEPOT PAGEREF _Toc219886241 \h 11 PREAMBULE Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Conseil selon les modalités prévues à l’article D. 231-15 du code de la sécurité sociale.
Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours des élections réalisées dans le respect des dispositions légales.
Les modalités d’organisation détaillées de l’élection figureront au sein du protocole d’accord préélectoral qui mentionnera, conformément à l’article R.2314-13 du code du travail, la conclusion du présent accord sur le recours au vote électronique.
Le présent accord, distinct et préalable aux protocoles d’accords préélectoraux, a pour finalité de fixer les principes d’organisation, les modalités pratiques ainsi que les garanties techniques et juridiques entourant la mise en œuvre du vote électronique.
Les parties signataires entendent ainsi assurer le respect des principes fondamentaux attachés au déroulement des opérations électorales, et notamment : le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité et la régularité des opérations, ainsi que la possibilité effective de contrôle et de surveillance desdites opérations.
ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX
La mise en place du système de vote électronique doit permettre sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation des opérations électorales pour les élections des représentants du personnel au Conseil.
Le système de vote électronique retenu devra impérativement respecter les principes généraux du droit électoral garantissant la régularité du scrutin, et notamment :
L’intégrité du vote, entendue comme l’identité stricte entre le vote exprimé et le vote enregistré ;
L’unicité du vote, garantissant l’impossibilité, pour un électeur, de voter plus d’une fois pour un même scrutin ;
L’anonymat et la sincérité du vote, excluant toute possibilité de relier un vote à son auteur ;
La confidentialité et le secret du vote, permettant à chaque électeur d’exercer son droit de vote librement et sans pression extérieure ;
Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.
ARTICLE 2 - CHAMPS D’APPLICATION Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’UGECAM Aquitaine, ainsi qu’aux salariés mis à disposition, remplissant les conditions leur conférant la qualité d’électeur, telles que précisées dans chaque protocole d’accord préélectoral établi pour les scrutins concernés.
ARTICLE 3 – PRINCIPE DE RECOURS A UN PRESTATAIRE
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à l’un des prestataires spécialisés dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et retenus dans le cadre du marché public mutualisé mis à disposition au sein du Régime général par l’UCANSS.
Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés dans les services RH des établissements et du Siège et sera également mis à disposition sur l’intranet.
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, les parties ont décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.
Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Conformément à l’article R.2314-12 du Code du travail, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
En outre, conformément à l’article R.2314-7 du Code du travail, lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
4.1 Transmission d’une notice d’information
Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera transmise à chaque salarié dans les conditions définies par le protocole d’accord préélectoral.
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin définie au sein du protocole d’accord préélectoral, à partir de n’importe quel ordinateur ou téléphone portable ayant accès à un internet sur le lieu de travail ou tout autre lieu.
4.2 Matériel de vote – codes confidentiels
Conformément aux recommandations de la CNIL, l’identifiant et le mot de passe permettant l’authentification de l’électeur seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents qui seront précisé dans le protocole d’accord préélectoral.
Le code d’accès et le mot passe sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’UGECAM Aquitaine.
Conformément aux recommandations de la CNIL, lors de la connexion au système de vote électronique un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.
4.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non récupération
En cas de perte ou de non-réception du code d’accès et/ou mot de passe, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne.
La procédure de récupération, déterminée avec le prestataire sera définie dans le protocole d’accord préélectoral.
Le prestataire lui adressera ses codes à l’adresse électronique professionnelle figurant dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
4.4 Modalité de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les listes sont présentées à l’écran de manière aléatoire.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
4.5 Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur Internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès, son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.
Il pourra alors procéder à son choix :
Choisir une liste complète,
Raturer des candidats,
Voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale.
À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.
Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
ARTICLE 5 - CONSULTATION DE LA PARTICIPATION
Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. Il les consulte sur demande de la direction et lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.
ARTICLE 6 - LE SCELLEMENT
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire assurera, avant l’ouverture du scrutin, une formation sur le système de vote électronique auprès des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Conformément à l’article R.2314-8 du Code du travail, le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
ARTICLE 7 - ASSISTANCE AUX UTILISATEURS
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes confidentiels.
Conformément à l’article R.2314-15 du Code du travail, en présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique : 1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; 2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; 3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 8 - MATERIEL MIS A DISPOSITION POUR LES SALARIES NON EQUIPES D’UN ORDINATEUR PROFESSIONNEL
A minima un ordinateur en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition dans chaque établissement pour les électeurs non équipés.
Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique.
Il est expressément précisé qu'aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, le vote sur un poste en libre-service ne pourra être garanti.
ARTICLE 9 - ASSISTANCE AUX PERSONNES NE POUVANT VOTER SEULE
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
ARTICLE 10 - BUREAU DE VOTE
Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre :
Les membres du bureau de vote seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
Ils seront alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
La composition du bureau de vote,
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
Le journal des événements,
Le code de scellement du système de vote,
Les listes d’émargement
ARTICLE 11 DEPOUILLEMENT
11.1 – Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
11.2 – Signature et conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote.
Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par L’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
ARTICLE 12 – RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTE et du RGPD
UGECAM Aquitaine et le prestataire s’engagent à respecter le secret professionnel et le secret des affaires ainsi que les dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 sur l’informatique et les libertés modifiée et du règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 appelé « règlement européen sur la protection des données ou « RGPD ».
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
UGECAM Aquitaine et le prestataire s’engagent notamment à :
Prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger l’accès aux informations nominatives ;
Ne pas utiliser les informations nominatives autrement qu’aux fins de l‘accord,
Ne pas utiliser les informations nominatives à son profit ou au profit de tout tiers en dehors de la stricte application de l’accord,
Ne pas divulguer les informations nominatives à tout tiers non autorisé ou non concerné par l’objet de l’accord,
Ne divulguer les informations nominatives,
Ne laisser accès aux informations nominatives qu’à ceux de ses dirigeants, employés, mandataires, ou conseils devant y avoir accès pour la bonne exécution de l’accord et sous réserve du respect par ceux-ci de la présente obligation de confidentialité.
L’UGECAM Aquitaine sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel (GRH) de manière sécurisée.
ARTICLE 13 – ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD
Le présent protocole entrera en vigueur le jour suivant son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale.
Le présent protocole est conclu pour toute la durée du cycle électoral des représentants du personnel au Conseil.
Conformément aux articles L. 123-1, L. 123-2, R. 123-1-1 et D. 224-7 du Code de la Sécurité sociale, les accords collectifs conclus par les organismes de Sécurité sociale doivent faire l'objet d'un avis du Comité exécutif des directeurs (Comex) de l'Ucanss et ne deviennent applicables qu'après avoir reçu l'agrément de l'autorité compétente de l'État.
ARTICLE 14 – Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord
Si un problème d’une particulière importance était constaté, les parties au présent accord conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d’y remédier.
En cas d’évolution législative ou conventionnelle impactant le présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires.
ARTICLE 15
– REVISION
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
ARTICLE 16 - MODALITES DE PUBLICITE ET DE DEPOT
Le présent accord sera transmis à chaque partie signataire du présent document. Cet accord fera l’objet d’un affichage conformément aux dispositions du code du travail.
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D.224-7 du Code de la Sécurité Sociale.
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’état (artL.123- 1 et L123-2 du Code de la Sécurité Sociale). L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail, et du Greffe du Conseil des Prud’hommes.
Fait à Bruges, le 21 janvier 2026
La directrice Générale Pour la délégation syndicale CGT- FO Pour la délégation syndicale CFDT Pour la délégation syndicale CGT
