PROTOCOLE D’ACCORD LOCAL RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE L’UGECAM ALSACE
Entre
D’une part, l’UGECAM ALSACE représentée par son Directeur Général par intérim, ,
D’autre part, les organisations syndicales représentatives dans l’organisme :
La CFDT représentée par, Déléguée syndicale centrale ;
La CFTC représentée par, Délégué syndical central ;
La CGT-FO représentée par, Délégué syndical central.
Préambule
Le présent Protocole d’accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour les élections qui seront organisées au sein de l’UGECAM Alsace (Conseil ou Comité Social et Economique). Ainsi, dans l’objectif de faciliter l’organisation des élections, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent Protocole d’accord conviennent de recourir à un système de vote électronique. Pour ce faire, l’UGECAM Alsace fera appel à un prestataire spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent Protocole d’accord. Les modalités d’organisation des élections à organiser feront, par la suite, l’objet d’un Protocole d’Accord Préélectoral (PAP). Celui-ci mentionnera la conclusion du présent Protocole d’accord autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place (article R. 2314-13 du Code du travail). Ainsi, par le présent Protocole d’accord, distinct et préalable au Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), les parties signataires précisent les garanties et les mesures de sécurité nécessaires à l’utilisation de ce système de vote, afin que soient respectées les principes fondamentaux régissant les opérations électorales, tout particulièrement le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. Le vote électronique permettra notamment :
D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des membres désignés du bureau de vote,
De limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),
De pallier les aléas postaux,
D’augmenter la participation des électeurs en permettant de voter en tout lieu.
Les organisations syndicales représentatives et la direction mentionneront, s’il est déjà arrêté, dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), le prestataire qui sera choisi après avoir vérifié la fiabilité du dispositif proposé. Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule PAGEREF _Toc214456629 \h 2 Article 1 – Champ d’application PAGEREF _Toc214456630 \h 4 Article 2 – Conformité du système de vote PAGEREF _Toc214456631 \h 4 Article 3 – Principes généraux et recours à un prestataire extérieur PAGEREF _Toc214456632 \h 4 Article 4 – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique PAGEREF _Toc214456633 \h 5 Article 5 – Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc214456634 \h 6 Article 6 – La consultation de la participation PAGEREF _Toc214456635 \h 9 Article 7 – Le scellement PAGEREF _Toc214456636 \h 9 Article 8 – L’assistance aux utilisateurs PAGEREF _Toc214456637 \h 9 Article 9 – Le bureau de vote PAGEREF _Toc214456638 \h 10 Article 10 – Le dépouillement PAGEREF _Toc214456639 \h 10 Article 11 – Les formalités PAGEREF _Toc214456640 \h 11 Article 12 – Durée de l’accord et suivi PAGEREF _Toc214456641 \h 11 Article 13 – Révision et dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc214456642 \h 12 Article 14 – Agrément et entrée en vigueur de l’accord PAGEREF _Toc214456643 \h 12 Article 15 – Publicité et dépôt PAGEREF _Toc214456644 \h 12 ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE PAGEREF _Toc214456645 \h 14
Article 1 – Champ d’application
Le présent Protocole d’accord a vocation à s’appliquer à l’ensemble des élections à organiser au sein de l’UGECAM Alsace, notamment, pour les représentants du personnel Conseil ou la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE).
Article 2 – Conformité du système de vote
Les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections qui seront à organiser au sein de l’UGECAM Alsace. La direction décide donc de confier à un prestataire (ci-après « le prestataire »), spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges tout en respectant les prescriptions légales et réglementaires. Le prestataire garantira une conformité des applications logicielles et des systèmes de vote automatisés notamment en considération de :
des recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL),
des dispositions relatives à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)),
des articles R. 2414-5 et suivants du Code du travail.
Les parties au présent Protocole d’accord prendront connaissance, lors de la mise en place du système de vote électronique, du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Idéalement, une solution de vote électronique déjà utilisée au sein de l’UGECAM Alsace sera préférée.
Article 3 – Principes généraux et recours à un prestataire extérieur
La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par l’UGECAM Alsace sur les bases des dispositions du présent Protocole d’accord et du cahier des charges annexé. Les modalités d’organisations retenues respectent les principes généraux du droit électoral nécessaires à la régularité du scrutin, et notamment :
La sincérité du vote,
L’unicité du vote,
L’anonymat du vote,
La confidentialité et la liberté du vote.
Tel que susmentionné, la mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire, spécialisé dans la conception et la mise en œuvre de vote électronique. En conséquence, toutes les élections qui auront lieu, durant la période d’application du présent Protocole d’accord et afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, s’organiseront de manière électronique. Ainsi, aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral. Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il sera joint au Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales.
Article 4 – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, que pour les élections le nécessitant, elles pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP). Les salariés seront informés par courrier ou courriel ou tout autre moyen efficace de l’ouverture du scrutin. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (PC, smartphone, tablette, etc.) et à n’importe quel endroit connecté à Internet (lieu de travail, domicile, etc.). Par ailleurs, pendant la période d’ouverture du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site de vote sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique. L’emplacement de ce poste devra permettre un isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information sera effectuée via notes de service lors du lancement des élections professionnelles sur le/les emplacement(s) de ces postes informatiques.
Les électeurs seront également informés, via les notes de services, qu’en cas d’arrivée tardive ou d’arrivées trop nombreuses peu avant la fermeture du site Internet de vote, il peut arriver qu’ils ne puissent pas voter sur un poste en libre-service. Les électeurs qui ne seront pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élection, pendant les horaires de travail, n’entraîne aucune réduction de salaire. Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. Il en assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs et dans un ordre déterminé dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP). Pendant la période de vote, un ou plusieurs courriels de relance pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter, et ce afin d’augmenter le taux de participation aux élections. Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. En cas de panne du système de vote, l’UGECAM Alsace s’engage à trouver une solution de remplacement dans les meilleurs délais.
Article 5 – Déroulement des opérations de vote
5.1 Transmission d’une notice d’information
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par l’ensemble des électeurs. A cet effet, une notice détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera portée, par tout moyen (courriel professionnel, communication interne par exemple), à la connaissance des électeurs. Cette notice détaillée sera envoyée en amont aux électeurs et avant l’ouverture du premier scrutin. 5.2 Matériels de vote et codes confidentiels
Avant l’ouverture du scrutin, chaque électeur recevra, selon les modalités définies dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), des codes confidentiels générés aléatoirement (code d’accès et mot de passe) selon des modalités garantissant la confidentialité du vote et cela sans qu’ils soient communiqués à l’organisme. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité de son vote. A l’aide de ses codes d’accès, l’électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections. Il est rappelé que les codes sont strictement confidentiels et ne doivent pas être transmis à des tiers.
Chaque électeur recevra par ailleurs, une notice d’information détaillée tel que défini à l’article 5.1. Conformément à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 et selon les modalités définies au Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification (courrier postal, courrier remis en main propre, adresse mail professionnelle par exemple). Lors de la connexion au système de vote électronique (pour le premier et, le cas échéant, le deuxième tour de l’élection), un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié. L’électeur pourra exprimer son vote en se connectant au site de vote sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à la « question défi », permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral. Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement sur l’élection en cours. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel ne sera possible pendant toute la durée du scrutin ou des scrutins.
Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent Protocole d’accord. Pour les élections nécessitant un second tour, de nouveaux codes seront générés pour ce deuxième tour.
5.3 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception des codes confidentiels, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne.
L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix :
son département de naissance,
Une partie de son numéro de sécurité sociale,
Son matricule.
Ces éléments seront définis avec le prestataire de vote électronique.
Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle (en cas de demande expresse de l’électeur), qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
5.4 – Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique
Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs et dans l’ordre qui aura été convenu dans le cadre du Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), soit par ordre alphabétique ou tirage au sort.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
5.5 – Le déroulement du vote
Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur Internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse du navigateur Internet, l’électeur devra saisir son code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant (à l’exclusion de la date de naissance ou de tout autre élément facilement décelable par un tiers).
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège électoral. Il pourra alors procéder à son choix :
Choisir la liste complète,
Raturer des candidats,
Voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale du vote.
A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.
La confirmation du vote électronique par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé de réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Le vote électronique se déroulera pendant une durée délimitée. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin sont constatées publiquement par le Président du bureau de vote qui sont mentionnées au procès-verbal. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Article 6 – La consultation de la participation
Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant la période d’ouverture du vote électronique.
Il les consulte sur demande de la Direction puis les communique afin qu’elle se charge de les diffuser, le cas échéant, aux membre du bureau de vote.
Article 7 – Le scellement
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichiers électeurs, fichiers candidats, professions de foi, paramétrage global de l’élection),
Remettre les compteurs et urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 8 – L’assistance aux utilisateurs
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé,
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Les électeurs pourront contacter la cellule d’assistance du prestataire afin d’obtenir de l’aide et l’accompagnement nécessaire dont ils auraient besoin pour le bon déroulement de l’expression de leur vote selon les modalités définies par celui-ci (adresse mail et/ou téléphone). Ces moyens d’assistances seront communiqués aux utilisateurs notamment via les notes de service lors du lancement des élections.
Les électeurs auront également la possibilité de s’adresser au Service des Ressources Humaines de leur Pôle.
Article 9 – Le bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
À ce titre :
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
ils seront alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales,
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
la composition du bureau de vote,
l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
le journal des événements,
le code de scellement du système de vote.
Article 10 – Le dépouillement
10.1 – La procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du prestataire.
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
10.2 – La signature et la conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 11 – Les formalités
L’élection sera organisée dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur actuellement. L’organisme s’engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 12 – Durée de l’accord et suivi L’accord est conclu pour une durée indéterminée. Les parties conviennent de se réunir une fois par an dans le cadre du suivi de l’accord afin d’en examiner la bonne application. Les parties conviennent également de se réunir, sur convocation écrite, soit de l’employeur, soit d’une organisation syndicale représentative signataire, si l’une des parties l’estime utile, afin d’envisager l’opportunité de réviser le présent accord. Article 13 – Révision et dénonciation de l’accord
Le présent Protocole d’accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. À la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail. Le présent accord peut également être dénoncé dans les conditions prévues par les dispositions légales et réglementaires.
Article 14 – Agrément et entrée en vigueur de l’accord
Le présent Protocole d’accord est présenté à l’agrément au titre de l’article L. 123-1 du Code de la Sécurité sociale et selon les conditions fixées par le décret n° 2014-934 du 19 août 2014 relatif à l'agrément ministériel des accords collectifs du régime général, de la mutualité sociale agricole et du régime social des indépendants. Le présent accord entrera en vigueur le premier jour suivant sa date d’agrément.
Article 15 – Publicité et dépôt
Il est établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation. Il fera l’objet d’un dépôt électronique sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail: www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et du greffe du conseil des prud’hommes de Strasbourg. Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Après l’agrément du présent accord, les salariés de l’UGECAM Alsace seront informés de son contenu par les outils de communication interne.
Fait à ILLKIRCH-GRAFFENSTADEN, le 21 novembre 2025 en 5 exemplaires,
Pour les Organisations Syndicales : Pour l’UGECAM Alsace :
C.F.D.T
Le Directeur général par intérim
C.F.T.C.
C.G.T-F.O.
ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE
Préambule
Dans le cadre de l’organisation des élections portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et des représentants du personnel au Conseil de l’UGECAM Alsace, la direction de l’UGECAM Alsace et les organisations syndicales représentatives ont souhaité recourir au vote électronique. A ce titre, un prestataire externe sera choisi pour chacune élections et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.
Missions du prestataire
Le prestataire aura en charge :
la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par Internet,
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisés par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par Internet. Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations légales et réglementaires.
Sécurité du système de vote
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides. A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques à la fermeture.
Confidentialité des données transmises
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu. Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par Internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’organisme sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet. A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par Internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.
Cellule d’assistance technique
L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par Internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé,
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.
Les fichiers
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la direction de l’UGECAM Alsace. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin. Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'organisme, date de naissance, collège,
pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales,
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,
pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections,
pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement,
pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections,
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections,
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections,
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
Listes électorales
Les listes électorales sont établies par l'organisme. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de du protocole d’accord relatif au vote électronique, dont le présent cahier des charges constitue une annexe. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Bureau de vote et pilotage centralisé
Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral. Le bureau de vote est composé d’un Président et d’assesseurs, dont le nombre et les modalités de désignation seront fixées dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP).
Tests à blanc - Scellement du Paramétrage
Test - Objectifs et période des tests Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par Internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP). Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc » Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections. Étapes de la phase de test « à blanc » Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création par le Président et les assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par Internet du prestataire,
Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote,
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour l’UGECAM Alsace,
Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote,
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote,
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
Contrôles de la conformité des résultats obtenus,
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.
Moyens
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
Communication des identifiants et mots de passe
Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’organisme :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par Internet,
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote,
Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections.
Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant
En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :
L’électeur appelle sur le numéro vert qui sera indiqué dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP),
Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance,
Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :
1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’organisme si l’accès est sécurisé par un code personnel, 2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle à sa demande expresse, 3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant à sa demande expresse.
L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).
Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP) sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement. Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été communiqués ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP). Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP). L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP). La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes. Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception. Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Clôture et dépouillement
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé. A défaut d’accord dans le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP), les détenteurs des trois clés sont les trois assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés. L’initialisation des trois clés a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord préélectoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement initié par le Président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants. Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à l’UGECAM Alsace. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.
