PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA PROCEDURE DE RECUEIL
ET DE SIGNALEMENT DES ALERTES
Entre l’Urssaf Bourgogne, dont le siège est sis 8 Boulevard Clemenceau à Dijon (21000), représentée par, Directeur, en vertu des pouvoirs dont il dispose, d'une part, et L’organisation syndicale
Syndicat CGT, représenté par, délégué syndical
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
La loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique, dite loi « Sapin 2 », a créé un régime général pour la protection des lanceurs d’alerte.
Le décret d’application du 19 avril 2017 relatif aux « procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte au sein des personnes morales de droit public ou de droit privé ou des administrations de l'Etat » précise quant à lui les conditions et modalités de cette procédure.
La loi Waserman du 21 mars 2022 modifie le dispositif général de protection des lanceurs d'alerte instauré par la loi dite « Sapin 2 » du 9 décembre 2016. Elle vise à corriger les limites mises en évidence par un rapport de juillet 2021 sur l'évaluation de l'impact de la loi. Cette loi transpose la directive du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union. De ce fait, elle étend le champ des bénéficiaires du statut protecteur du lanceur d'alerte, et simplifie les modalités de signalement de faits illicites. Un décret du 3 octobre 2022 est venu compléter cette loi.
C’est dans ce cadre de la protection des lanceurs d'alerte que l’Urssaf Bourgogne a défini une procédure interne de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte en tenant compte des prescriptions du décret 2022-1284 du 3 octobre 2022.
Article 1 – Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de l’Urssaf Bourgogne, quels que soient la forme ou la nature de leur contrat de travail et leur site d’appartenance.
Ce dispositif est complémentaire des voies traditionnelles de signalement et son utilisation constitue une simple faculté pour les collaborateurs.
Article 2 - Cadre de l'alerte professionnelle
2.1 - Quels faits peuvent faire l'objet d'une alerte ? La présente procédure interne de recueil et de traitement des alertes a pour objet de favoriser et d'encadrer le signalement de faits susceptibles de constituer :
Un crime ou un délit ;
Une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement ;
Une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation
d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France ;
d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement ;
du droit de l’Union européenne ;
de la loi ou du règlement.
Une menace ou un préjudice pour l'intérêt général.
Le signalement ne peut pas porter sur des éléments couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client. Il ne peut pas non plus porter sur des éléments couverts par le secret des délibérations judiciaires, le secret de l'enquête ou de l'instruction judiciaires. 2.2 - Qui peut être lanceur d'alerte ?
Un salarié ;
Un ancien salarié ou candidat à l'embauche ;
Un membre de l’organe d’administration ;
Un collaborateur extérieur ou occasionnel ;
Un cocontractant de l'entreprise, sous-traitant ou membre du personnel et de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance d'un cocontractant ou sous-traitant.
L'auteur d'une alerte doit :
Être une personne physique ;
Agir de bonne foi (avoir la croyance raisonnable que les faits sont vrais au moment de l’énoncé) et donc ne pas déclencher une alerte abusive dans le but de nuire à autrui ;
Ne pas avoir de contrepartie financière directe ;
Procéder à une divulgation ou un signalement de manière nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause.
Dans un contexte professionnel, le lanceur d’alerte peut désormais signaler des faits qui lui ont été simplement rapportés. 2.3 - Comment transmettre une alerte ? Si une personne souhaite émettre une alerte, elle peut choisir d'effectuer un signalement interne selon les modalités définies à l'article 3.2, notamment lorsqu'elle estime qu'il est possible de remédier efficacement à la situation par cette voie et qu'elle ne s'expose pas à un risque de représailles.
Un lanceur d'alerte n 'est pas tenu d'utiliser la procédure interne mise en place par l'entreprise. Il peut directement opérer un signalement externe. En saisissant : le Défenseur des droits, qui traite le signalement s'il relève de ses domaines de compétences (notamment les discriminations), ou qui l'oriente vers la ou les autorités les mieux à même d'en connaître ; l'autorité judiciaire ; une institution, un organe ou organisme de l'Union européenne compétent pour recueillir des informations sur des violations relevant du champ d'application de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 ; par une des autorités listées en annexe au décret 2022-1284 du 3 octobre 2022. Par exemple, dans un cadre professionnel : la DGT (Direction générale du travail) en matière de relations individuelles et collectives du travail et conditions de travail, la DGEFP (Délégation générale à l'emploi et à la formation professionnelle) en matière d'emploi et formation, ou encore la Cnil en matière de protection de la vie privée et des données personnelles.
Il n’y a pas de hiérarchisation des canaux d’alerte internes et externes. Cependant une alerte peut être rendue publique directement dans les cas suivants :
en cas de danger grave et imminent ;
en cas de danger imminent ou manifeste pour l’intérêt général, notamment lorsqu’il existe une situation d’urgence ou un risque de préjudice irréversible ;
lorsque la saisine de l’autorité compétente fait courir un risque de représailles à l’auteur de l’alerte ou qu’elle ne peut permettre de remédier efficacement à l’alerte en raison de circonstances particulières (suspicion de conflit d’intérêt, risque de dissimulation ou destruction de preuve, collusion, etc.)
lorsque la divulgation n'a eu lieu qu'après que le lanceur d'alerte a préalablement effectué un signalement externe (précédé ou non d'un signalement interne), sans qu'aucune mesure « appropriée » n’ait été prise dans le délai de 6 mois à compter de l'accusé de réception du signalement ou, à défaut d'accusé de réception, 6 mois à compter d'une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement.
Cependant une alerte ne peut pas être immédiatement rendue publique si elle porte atteinte aux intérêts de la défense et de la sécurité nationale. 2.4 - Protection du lanceur d'alerte En application de l'article L 1121-2 du Code du travail, aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, d'horaires de travail, d'évaluation de la performance, de mutation ou de renouvellement de contrat, ni de représailles et menaces telles que l'orientation abusive vers un traitement psychiatrique ou médical ou les atteintes à la réputation, pour avoir signalé ou divulgué une alerte en respectant les conditions légales rappelées aux articles 1 à 3. Les facilitateurs (personnes qui aident un lanceur d'alerte à effectuer un signalement) et les personnes physiques en lien avec le lanceur d'alerte, bénéficient également d'une protection contre les mesures de représailles, menaces ou tentatives d'y recourir (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art 6-1). En cas de divulgation d’un secret protégé par la loi, dès lors que cette divulgation est nécessaire et proportionnée à la sauvegarde des intérêts en cause, qu’elle intervient dans le respect des conditions de signalement définies par la loi et que la personne répond aux critères de définition du lanceur d’alerte, ce dernier n’est pas pénalement responsable. N'est pas non plus pénalement responsable le lanceur d'alerte qui soustrait, détourne ou recèle les documents ou tout autre support contenant les informations dont il a eu connaissance de manière licite et qu'il signale ou divulgue dans les conditions mentionnées au premier alinéa du présent article. Le présent article est également applicable au complice de ces infractions. (C. pén. Art. 122-9). La divulgation de l’identité du lanceur d’alerte sans son accord est passible de 2 ans d’emprisonnement et 30 000 euros d’amende (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 9). Toute personne faisant obstacle à la transmission d’une alerte, de quelque façon que ce soit, est passible d’1 an d’emprisonnement et 15 000 euros d’amende (loi 2016-1691 du 9 décembre 2016, art. 13, I).
Article 3 – Procédure interne de signalement des alertes
Le droit d’alerte reconnu est une faculté offerte à tout salarié notamment de décider en pleine conscience de signaler et révéler une atteinte à l’intérêt général dont il a personnellement connaissance. 3.1 - Habilitations à recueillir et traiter les alertes Sont habilités à recueillir et traiter les signalements internes : le Directeur de l’Urssaf Bourgogne la Direction des Ressources Humaines
A ce titre, ils disposent, du fait de leurs fonctions, de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de leurs missions. Si le Directeur de l’Urssaf Bourgogne était lui-même visé par un signalement, la Direction des Ressources Humaines serait alors destinataire du signalement. Si le Directeur des Ressources Humaines était lui-même visé par un signalement, le Directeur de l’Urssaf Bourgogne serait alors destinataire du signalement.
Les signalements reçus par d'autres personnes (supérieur hiérarchique, délégué syndical…) ou services doivent leur être transmis sans délai. 3.2 - Transmission de l'alerte interne
Modalités
La saisine de la voie interne s’effectue :
par voie postale, voire par email, en prenant le soin de joindre les informations ou documents à l’appui de son signalement.
Par oral. Dans ce cas, le signalement peut s'effectuer par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur demande de l'auteur du signalement et selon son choix, lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard 20 jours ouvrés après réception de la demande. Le signalement oral doit être consigné.
A toute étape de l’alerte, le lanceur d’alerte peut également s’adresser au Défenseur des droits (autorité administrative indépendante), dont la mission est de l’orienter et de le protéger.
Contenu
L’alerte doit être établie sur des éléments factuels. Le lanceur d’alerte se doit donc de réunir des preuves (courriers, rapports, documents divers), et témoignages afin de constituer un dossier, seul ou avec l’aide d’un conseil juridique astreint au secret, du Défenseur des droits, voire d’une ONG ou d’un Syndicat. L'auteur du signalement est invité, dans la mesure du possible, à :
Indiquer la date des faits dénoncés, le lieu, le ou les personnes en cause et une description détaillée des faits ;
Transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement de faits mentionnés à l'article 1er, qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l'entreprise ;
A garder une copie de tous les éléments transmis sur un support indépendant ;
Fournir des coordonnées permettant un échange avec le destinataire de l'alerte (adresse de messagerie électronique, numéro de téléphone, adresse postale, etc.).
Les informations communiquées dans le cadre d'un dispositif d'alerte doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l'objet de l'alerte. Sauf si le signalement est anonyme, l'auteur du signalement transmet en même temps que son signalement tout élément justifiant qu'il appartient à l'une des catégories de personnes mentionnées à l'article 2. 3.3 - Accusé de réception L'auteur du signalement est informé par écrit de la réception de son signalement dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception. 3.4 - Examen de la recevabilité de l'alerte Chaque signalement fait l'objet d'un examen préalable afin de vérifier la recevabilité de l'alerte, au regard des conditions définies aux articles 3.1 à 3.3. En particulier, l'alerte doit entrer dans le champ d'application du dispositif d'alerte, être présentée de manière objective, sans malveillance et porter sur des faits directement constatés par le lanceur d'alerte et matériellement vérifiables. A cette fin, il peut être demandé tout complément d'information à l'auteur du signalement. L'auteur du signalement est informé de la recevabilité ou non de son alerte et des raisons pour lesquelles il est estimé, le cas échéant, que son signalement ne respecte pas les conditions de recevabilité de l'alerte. En cas de signalement anonyme, le destinataire de l'alerte est dispensé des obligations d'accusé de réception et de retour d'information sur les suites données au signalement. En principe, les alertes effectuées de manière anonyme sont irrecevables et ne peuvent pas être traitées, à moins que la gravité des faits mentionnés soit établie et les éléments factuels suffisamment détaillés, et seulement après un examen préalable par le destinataire de l'alerte pour décider de l'opportunité des suites à donner. 3.5 - Traitement du signalement Lorsque l'alerte est recevable, son analyse et l'enquête sont effectuées par les personnes et services compétents. L'exactitude de tous les éléments enregistrés est vérifiée. Un complément d'informations peut être demandé au lanceur d'alerte. Une enquête est diligentée pour déterminer la réalité et la matérialité des faits rapportés. Il peut être fait appel à des tiers spécialisés dans certains domaines utiles à l'enquête (notamment informatique, comptable…), lorsque c'est nécessaire pour traiter le signalement. Dans cette hypothèse, ces tiers s'engagent contractuellement à ne pas utiliser les données dont ils ont connaissance à d'autres fins que celles nécessaires à l'enquête, à assurer la confidentialité de ces données, à respecter la durée de conservation de ces données et à procéder à la destruction ou à la restitution de tous les supports de données à caractère personnel au terme de leur prestation. 3.6 - Information du lanceur d'alerte sur les suites données au signalement L'auteur d'un signalement est informé, dans un délai de 30 jours, sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières. Lorsque le signalement est
clôturé, en raison du caractère inexact ou infondé des allégations, si le signalement est devenu sans objet, ou encore lorsque que le signalement est traité, l'auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier.
3.7 - Information de la personne visée par une alerte La personne visée par une alerte est informée :
des faits qui lui sont reprochés afin de pouvoir exercer ses droits à la défense ;
des modalités d'exercice de ses droits d'accès à ses données personnelles et de rectification de celles-ci.
Cette information est réalisée selon des modalités permettant de s'assurer de sa bonne délivrance à la personne concernée. Elle ne contient pas d'information relative à l'identité de l'émetteur de l'alerte ni à celle des tiers. Cette information doit intervenir dans un délai raisonnable n'excédant pas un mois. Elle peut cependant être différée lorsqu'elle est susceptible de compromettre gravement les nécessités de l'enquête, en présence d'un risque de destruction de preuves.
Article 4 - Enregistrement des données, confidentialité, droit d'accès et conservation
4.1 - Données susceptibles d'être enregistrées
Les données susceptibles d’être enregistrées sont :
Identité, fonction et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ;
Identités, fonctions et coordonnées des personnes visées par une alerte ;
Identités, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
Faits signalés et tout élément recueilli dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
Compte rendu des opérations de vérification ;
Suites données à l'alerte.
4.2 - Garanties de confidentialité L’Urssaf Bourgogne s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir la stricte confidentialité de l'identité des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement, ainsi que des informations recueillies par l'ensemble des destinataires du signalement. Seules les personnes habilitées à recueillir et traiter les signalements peuvent avoir accès aux informations recueillies. Elles peuvent être communiquées à des tiers à condition que cette communication soit nécessaire pour traiter le signalement. Les éléments relatifs à l'identité de l'auteur du signalement ne peuvent être communiqués à des tiers qu'avec son consentement. Ils peuvent toutefois être communiqués à l'autorité judiciaire, dans le cas où les personnes chargées du recueil ou du traitement des signalements sont tenues de dénoncer les faits à celle-ci. Le lanceur d'alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire. Dans tous les cas, l'identité de l'auteur d'un signalement n'est jamais communiquée à une personne visée par ce signalement, sauf accord exprès de l'auteur, et ce, même dans le cas où la personne visée est une personne habilitée à recueillir des alertes. Les éléments de nature à identifier une personne visée par un signalement ne peuvent être divulgués, sauf à l'autorité judiciaire, qu'une fois établi le caractère fondé de l'alerte.
4.3 - Droit d'accès aux données Toutes les personnes concernées par le traitement d'un signalement peuvent accéder, sur demande formulée auprès du DPO de l’Urssaf Bourgogne, aux données les concernant et en demander la rectification ou l'effacement, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées. 4.4 - Conservation des données et mesures de sécurité La personne en charge du traitement de l'alerte prend toutes mesures utiles pour préserver l'intégrité et la sécurité des données pendant toute la durée de traitement et de conservation de ces données. En cas d’irrecevabilité du signalement : les pièces sont archivées pendant 6 mois puis détruites. En cas de classement sans suite : les pièces sont archivées pendant 3 ans puis détruites. Les lois de 2016 et 2022 prévoient que les signalements ne peuvent être conservés que « le temps strictement nécessaire et proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers mentionné dans le signalement, en tenant compte d'éventuelles enquêtes complémentaires ». La conservation des signalements peut être autorisée au-delà de cette durée à la condition que les personnes physiques concernées n'y soient ni identifiées, ni identifiables. Les données relatives à une alerte non suivie d'une procédure disciplinaire ou judiciaire sont détruites ou archivées, après anonymisation, dans un délai de 2 mois à compter de la clôture des opérations de vérification. Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l'encontre de la personne visée par l'alerte ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte sont conservées jusqu'au terme de la procédure ou des poursuites, ou du délai de la prescription des recours possibles à l'encontre de la décision. Sauf si aucune suite n'est donnée à l'alerte, le responsable de traitement peut conserver les données collectées sous forme d'archives intermédiaires, pendant une durée maximale de 3 ans, pour assurer la protection du lanceur de l'alerte ou permettre la constatation d'infractions continues.
Article 5 – Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord
Un bilan de l’application des dispositions du présent accord est présenté annuellement. Si un problème d’une particulière importance était constaté, les parties au présent accord conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d’y remédier. En cas d’évolution législative ou conventionnelle impactant le présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires.
Article 6 – Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Article 7 – Dénonciation et révision
Il pourra être dénoncé, à tout moment, par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. Cette dénonciation s’effectuera par courrier recommandé adressé à tous les signataires. Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter d’un nouvel accord. Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L.2222-5 suivants du Code du travail. A cet égard, toute demande de révision devra être signifiée aux autres parties par l’une des parties contractantes et être accompagnée d’un projet portant sur les points à réviser. Un calendrier sera établi au cours de la première réunion de négociation qui devra se tenir dans le délai de deux mois suivant la demande de révision.
Article 8 – Entrée en vigueur
Le présent accord entrera en vigueur au premier jour du mois suivant son agrément ministériel.
Article 9 – Diffusion et condition de validité
Une consultation préalable du CSE a eu lieu le 26 octobre 2023.
Un exemplaire du présent protocole d’accord est transmis à chacun des délégués syndicaux. Il sera présenté, pour information, au Comité Social et Economique. Il sera diffusé dans l'intranet de l’Urssaf de manière à être porté à la connaissance de l'ensemble des salariés dès agrément.
Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera déposé auprès de la Direction de la Sécurité Sociale, de l’UCANSS et de l’ACOSS à partir de l’application dédiée. Après agrément, le présent accord fera l’objet d’un dépôt conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ( www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Un exemplaire de l’accord sera également déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Dijon dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.
Fait à Dijon, le 14 décembre 2023, en 4 exemplaires.
