Entre la Direction de l’Urssaf de Picardie, représentée par Monsieur, Directeur
d'une part,
Et
Les organisations syndicales suivantes :
CFDT, représentée par Madame;
CFE-CGC, représentée par Monsieur;
CFTC, représentée par Madame,
FO-SNFOCOS, représentée par Madame
d'autre part,
Il est convenu ce qui suit :
Préambule :
Le travail à distance a fait son entrée au sein de l’Urssaf Picardie au cours de l’année 2015. Le dernier accord en date a été conclu le 3 mai 2021 pour une durée déterminée de deux ans.
Sur la base d’un bilan de l’application de ce texte, et de l’expérience acquise durant la crise sanitaire, une nouvelle négociation a été engagée et a conduit à l’adoption des dispositions qui suivent. Cet accord s’inscrit dans le prolongement :
de la loi du 22 mars 2012 sur le télétravail et des ordonnances du 22 septembre 2017 ;
de l’accord national Ucanss relatif au travail à distance ;
des travaux du groupe de travail « #Demain » mené par la branche recouvrement au cours du dernier trimestre 2020 ;
et de l’accord d’entreprise sur la qualité de vie au travail du 10 avril 2014.
Il repose sur les principes de qualité de vie au travail et engagements suivants :
Conciliation de la vie professionnelle et de la vie privée des salariés et respect du droit à la déconnexion ;
Limitation des risques routiers ;
Contribution au soutien et à la motivation des salariés ;
Contribution à la préservation de la santé des salariés ;
Maintien d’un lien entre le salarié et l’organisme propre à éviter tout phénomène d’isolement.
Article 2 : Rappel des pré-requis de bon fonctionnement du travail3
Article 3 : Conditions d’éligibilité4
Article 4 : Conditions d’application du travail à distance4 4-1 : Temps minimum de présence dans les locaux de l’organisme4 4-2 : Formulation et examen de la demande :5 Circuit de la demande de télétravail régulier :5 Circuit de la demande de télétravail occasionnel6 Publics prioritaires :6 4-3 : Signature d’un avenant6
Article 5 : Modalités d’exercice du télétravail7 5-1 : Le télétravail régulier sous forme de journée fixes :7 5-2 : Le télétravail régulier sous forme d’une enveloppe annuelle de jours de télétravail7 Pour les managers :8 Pour les inspecteurs du recouvrement :8 5-3 : Le télétravail occasionnel sous forme d’enveloppe annuelle de jours de télétravail8 L’accès des proches aidants à une organisation en télétravail :8 5-4 : Permutation des journées travaillées à distance :9
Article 6 : Organisation du travail à distance9 6-1 : Conformité du lieu de travail et de ses installations9 6-2 : Equipement10 Equipements de travail fournis par l’employeurs :10 Mobiliers :10 6-3 : Frais professionnels11 6-4 : Modalités spécifiques de mise en place :11 Période d’adaptation :11 Réversibilité :11 Situations particulières en cours d’avenant et suspension du travail à distance:12 6-5 : Accompagnement du télétravailleur et de son responsable hiérarchique12 6-6 : Horaires de travail et disponibilité13 6-7 : Impossibilités techniques et nécessités de service13
Article 7 : Suivi du travail à distance14
Article 8 : Droits individuels et collectifs14
Article 9 : Les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail, et aménagements suite à préconisations du médecin du travail14
Article 10 : L’organisation du télétravail dans le cadre d’un plan de continuité d’activité15
Article 11: Episode de pollution et conditions météorologiques particulières15
Article 12 : Autres dispositions15 12-1 : Durée de l’accord15 12-2 : Clause de suivi et de rendez-vous15 12-3 : Modalités de révision de l’accord16 12-4 : Entrée en vigueur16
Article 1 : Définition et champ d’application
Le travail à distance s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Sont visées par le présent accord, les situations de télétravail dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l’y contraigne :
à son domicile (lieu de résidence déclaré par le collaborateur au service RH);
dans d’autres locaux de l’organisme,
sur un site d’un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale avec lequel une convention d’hébergement aura été signée ;
On entend par télétravailleur toute personne salariée de l’Urssaf Picardie qui travaille dans les conditions définies dans le présent accord et ce quelle que soit la durée de son temps de travail et la nature de son contrat de travail.
Article 2 : Rappel des pré-requis de bon fonctionnement du travail
La volonté partagée des partenaires sociaux est de développer le télétravail au sein de l’organisme.
Cette plus grande flexibilité et l’ouverture plus large du dispositif nécessitent confiance et respect d’un certain nombres de règles.
Sans être exhaustifs, les partenaires sociaux ont tenu à lister ci-après les principaux pré-requis pour assurer le bon fonctionnement du dispositif :
- Le salarié en télétravail est un salarié qui est en situation de travail. Il est donc nécessaire qu'il puisse être contacté à des horaires permettant à chacun d'exercer son activité professionnelle. Par ailleurs, et parce qu’il conserve ses obligations vis-à-vis de l’employeur, il est tenu de s’organiser pour participer, dans les mêmes conditions que les autres salariés, aux formations, convocations auprès de la médecine du travail, animation de formation, tutorat, réunions de service et évènements occasionnelles s’inscrivant dans le cadre normal du contrat de travail ;
Quelle que soit la durée hebdomadaire de travail du salarié et sa répartition dans la semaine, une durée de présence de deux jours minimum par semaine au sein de l’organisme est requise (à l’exception des situations particulières visées à l’article 4-1 du présent accord);
Le télétravailleur s’engage à respecter les dispositions du règlement intérieur et notamment de la charte informatique annexée à celui-ci. Il est tenu de faire preuve de vigilance en matière de confidentialité des données traitées à son domicile ;
Si le télétravail facilite la conciliation vie professionnelle / vie personnelle, il ne constitue ni un mode de garde des enfants, ni un mode de prise en charge des ainés, ni un moyen d’exercer d’autres activités sur le temps de travail ;
Le service RH doit être tenu informé de tout changement dans la situation du télétravailleur (déménagement, modification du scenario ou de la formule télétravail, suspension du télétravail) ;
Le manager d'un salarié en télétravail doit veiller à ce que la charge de travail demeure adaptée, à ce que les résultats exigés soient les mêmes que ceux d'une journée réalisée sur le lieu de travail. Il devra tenir compte d’un délai de prévenance raisonnable pour planifier les réunions en présentiel afin que les télétravailleurs puissent organiser leur présence sur site. Le manager sera, en outre, attentif à l'équilibre vie professionnelle/vie personnelle, aux risques liés à l'isolement et à la perte du lien social.
En synthèse, la pratique du télétravail ne peut être bénéfique que si elle repose sur une relation de confiance entre le manager et le salarié et qu'elle ne porte pas de préjudice au lien social, à l'activité du salarié, à la cohésion de l'équipe et à la bonne marche de l'organisme.
Article 3 : Conditions d’éligibilité
Le télétravail n’est ni un droit ni une obligation et sa mise en œuvre doit répondre à certaines conditions relatives au poste occupé et à sa comptabilité avec l’organisation du service.
L’analyse de la compatibilité du poste et de l’organisation du travail avec le télétravail est menée au regard notamment de la possibilité pour le salarié d’effectuer tout ou partie de ses activités depuis son domicile et notamment :
De la nécessité d’une présence dans les locaux de l’entreprise pour tenir le poste ;
De la nature des activités exercées.
Ainsi, ne sont pas visés par cet accord :
Les inspecteurs du recouvrement sur les journées ou demi-journées consacrées au contrôle d’une entreprise ;
Les agents du service logistique ;
Les agents exerçant des fonctions d’accueil physique sur les créneaux consacrés à l’exercice de cette mission.
Article 4 : Conditions d’application du travail à distance
Les parties conviennent que le télétravail est fondé sur le volontariat.
4-1 : Temps minimum de présence dans les locaux de l’organisme
Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et l’organisme, le télétravailleur doit être présent dans les locaux de l’organisme au moins deux jours par semaine.
Lorsque le salarié pose une absence (congés payés, RTT, suppression de plage fixe, jours de repos cadre au forfait, récupération jours fériés, récupération compensation temps de trajet) au cours de la semaine, il devra modifier si nécessaire ces jours de travail à distance pour faire en sorte d’être présent sur son site d’affectation au moins 2 jours durant la semaine.
Exemple : Pour un salarié à temps plein bénéficiant d’un scenario télétravail sur 3 journées par semaine les lundis, mercredis et jeudi. La pose d’une journée de RTT sur la journée du vendredi le conduira à modifier, sur cette semaine, son organisation en revenant travailler sur site une journée habituellement télétravaillée.
Les jours fériés ne modifient pas le calendrier individuel des jours de travail sur site et de télétravail.
Il pourra, de façon tout à fait exceptionnelle et temporaire, être dérogé à la règle des 2 jours de présence minimum sur site dans des circonstances limitativement définies :
Lorsque le télétravail est préconisé par le médecin du travail eu égard à l’état de santé du salarié ;
Pour les salariés en situation de handicap notamment afin d’assurer leur maintien dans l’activité professionnelle ;
Pour les aidants familiaux (une enveloppe de 12 jours supplémentaires est attribuée pour les salariés proches aidants au sens de l’article L3142-16 du code du travail) ;
Lors du dernier trimestre de grossesse afin de réduire la pénibilité des déplacements ;
En cas de travaux d’aménagement temporaire du site
4-2 : Formulation et examen de la demande :
Circuit de la demande de télétravail régulier :
Les salariés éligibles au télétravail peuvent tout au long de l’année demander à en bénéficier.
Le salarié est à l’initiative de la demande. Il formalise son souhait de bénéficier du travail, ou de modifier les conditions d’exercice du télétravail (une extension du nombre de jours, ou une modification des journées travaillées à distance par exemple), à l’aide d’un formulaire en ligne comprenant les renseignements nécessaires à l’instruction de sa demande.
La prise en compte de la demande est conditionnée au respect d’un délai de prévenance d’un mois minimum.
Ce dossier est transmis aux responsables hiérarchiques (du N+1 au pilote) qui, sur cette base, jugent de l’opportunité d’organiser un entretien RH avec le salarié en cas de doute sur la capacité à concilier vie personnelle et professionnelle.
En tout état de cause, la ligne hiérarchique du salarié sera amenée à formuler un avis sur la demande en tenant compte :
De l’aptitude du salarié à travailler à distance ;
De l’organisation et des nécessités de service ainsi que de la proportion des activités télétravaillables. Elle pourra, en fonction de ses besoins, refuser certains jours de la semaine, notamment pour permettre à l’équipe de se réunir physiquement, ou proposer des répartitions différentes.
En cas de demandes simultanées au sein d’un même service, un arbitrage sera conduit sur la base des critères de priorisation définis ci-dessous.
L’employeur notifie sa décision de manière écrite et motivée dans les 30 jours à compter de la réception de la demande complète.
Lorsque la candidature du salarié reçoit une réponse favorable, celle-ci est prise sous réserve expresse de la fourniture :
de l’attestation d’assurance multirisques habitation de son assureur couvrant sa présence en télétravail ;
d’une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques.
En cas de refus, le ou les motif(s) du refus est/sont précisés. Il pourra notamment s’agir :
De contraintes techniques / stock informatique ;
De l’organisation du service ;
De caractéristiques tenant au salarié (l’insuffisance de maîtrise du poste occupé ou l’incapacité à travailler de manière autonome, etc…)
Dans cette troisième hypothèse, un plan d’accompagnement pourra être défini par l’encadrement pour aider le salarié à développer son autonomie. Un renouvellement de sa demande pourra être effectuée, en respectant la procédure susvisée, passé un délai de 3 mois.
Circuit de la demande de télétravail occasionnel
Le salarié est à l’initiative de la demande. Il formalise son souhait de bénéficier du travail à l’aide d’un formulaire spécifique attestant notamment de la conformité des installations électriques de son domicile et de la couverture, par son assurance multirisques habitation, de sa présence en télétravail.
Publics prioritaires :
Des publics prioritaires sont déterminés par les signataires du présent protocole en vue de faciliter et d’objectiver l’arbitrage des demandes simultanées recevables par la ligne hiérarchique dans le cadre des activités télétravaillables et des nécessités de service :
Agents reconnus travailleurs handicapés ou bénéficiant d’un temps réduit aménagé pour raison de santé sous réserve de l’aval préalable du médecin du travail ;
Agent ayant déclaré sa grossesse pour une durée temporaire allant jusqu’à son début de congé maternité ;
Agent proche aidant ;
Agent dont le temps de trajet domicile-travail est supérieur ou égal à 30 minutes aller et 30 minutes retour ;
Agent reprenant une activité après une absence de longue durée ;
Agent de plus de 55 ans ;
Agent élu municipal, départemental ou régional.
4-3 : Signature d’un avenant
Préalablement à sa mise en œuvre, le télétravail fait l’objet d’un avenant au contrat de travail du salarié. Cet avenant est conclu pour une durée déterminée d’un an. Il est renouvelable par tacite reconduction sauf demande motivée formulée par l’une ou l’autre des parties, formalisées par écrit un mois avant l’échéance.
L’avenant est valable uniquement pour l’emploi et le domicile que le salarié occupe au moment de sa signature. En cas de changement d’emploi ou de déménagement, l’avenant est caduc de plein droit. Un nouvel avenant peut être proposé dans un délai réduit, voire nul, en cas d’accord de l’encadrement et de la Direction concernés sur le nouvel emploi.
Article 5 : Modalités d’exercice du télétravail
Trois modalités d’exercice du télétravail sont mises en place :
Le télétravail régulier sous forme de journées fixes ;
Le télétravail régulier sous forme d’une enveloppe annuelle de jours de télétravail ;
Le télétravail occasionnel sous forme d’une enveloppe annuelle de jours de télétravail.
5-1 : Le télétravail régulier sous forme de journée fixes :
Les salariés peuvent poser jusqu’à 3 jours de télétravail au maximum dans la semaine.
Ces journées sont posées, a minima, mensuellement dans le Workflow des absences.
Les jours de télétravail sont en règle générale fixes, mais peuvent, ponctuellement être modifiés, ceci dans les conditions définies à l’article 5-4 du présent accord. Les demandes de modification devront s’effectuer dans le Workflow des absences avec un délai de prévenance d’au moins 48 heures sauf circonstances exceptionnelles.
Le manager est responsable de l’organisation du télétravail de son équipe. Il pourra imposer jusqu’à deux jours fixes de travail par semaine sur site en fonction d’un planning prédéfini, afin de maintenir une cohésion d‘équipe.
Les inspecteurs du recouvrement et les managers, en raison de la nature de leurs activités, ne sont pas éligibles à cette modalité d’exercice du télétravail.
Si le télétravail s’effectue en principe sur des jours entiers, il est possible de télétravailler sur une demi-journée :
Pour les salariés travaillant la journée complète dès lors que l’autre demi-journée est posée sous forme de congé ou de RTT ;
Pour les salariés qui travaillent contractuellement une demi-journée dans la semaine
Pour compléter une demi-journée consacrée aux fonctions d’accueil physique
Dans ces situations, une journée complète de télétravail est décomptée.
5-2 : Le télétravail régulier sous forme d’une enveloppe annuelle de jours de télétravail
La formule d’organisation du télétravail retenue est une formule sous forme d’enveloppe annuelle de jours de télétravail. Le télétravailleur n’a pas de journée fixe de télétravail dans la semaine.
En tout état de cause, sur une semaine donnée, le nombre de jours de télétravail ne peut pas conduire à être présent moins de deux jours sur site.
Les jours de télétravailleurs sont pris sur demande du collaborateur, et après accord de son responsable. Ils sont posés, a minima, mensuellement dans le Workflow des absences. Les demandes de modification devront s’effectuer avec un délai de prévenance d’au moins 48 heures sauf circonstances exceptionnelles.
En cas d’utilisation partielle de l’enveloppe jours, les jours non utilisés ne sont pas reportables sur l’année suivante.
Cette possibilité est ouverte aux salariés exerçant des fonctions managériales ainsi que pour les inspecteurs du recouvrement.
Pour les managers :
Les managers disposent d’une enveloppe prévisionnelle de 84 jours de télétravail maximum par année civile.
Ils devront toutefois assurer une présence physique suffisante auprès de leur équipe. Cette présence suffisante s’apprécie au regard de l’activité exercée par la ou les équipes encadrées, leur localisation géographique, l’autonomie des agents et de tout autre critère pertinent (expérience du manager sur la fonction, besoins du service …).
Pour les inspecteurs du recouvrement :
Au regard de la spécificité de leurs activités, les inspecteurs du recouvrement bénéficient d’une enveloppe prévisionnelle de 40 jours (entiers) de télétravail maximum par année civile.
Ne sont pas considérés comme du télétravail les périodes durant lesquelles sont exercées les activités itinérantes s’effectuant par nature hors du lieu habituel de travail.
5-3 : Le télétravail occasionnel sous forme d’enveloppe annuelle de jours de télétravail
Les salariés non-télétravailleurs disposant déjà d’outils permettant le travail à distance, peuvent, avec l’accord de leurs responsables, travailler occasionnellement à leur domicile sous réserve des contraintes du service et sans que l’organisation de leur service/secteur n’en soit affecté.
Une enveloppe de 12 jours (entiers) par année civile est ouverte. La demande est formalisée une fois par an à l’aide d’un formulaire spécifique attestant notamment de la conformité des installations électriques de son domicile et de la couverture, par son assurance multirisques habitation, de sa présence en télétravail.
Les journées de télétravail sont posées dans le Workflow des absences.
L’accès des proches aidants à une organisation en télétravail :
Les parties signataires souhaitent favoriser l’articulation entre la vie professionnelle et familiale des proches aidants.
Toute demande de télétravail sera systématiquement examinée pour permettre aux salariés d’accompagner temporairement un proche au sens de l’article L3142-16 du code du travail (parent, conjoint, enfant, etc.) présentant un handicap ou en perte d’autonomie.
La Direction pourra notamment proposer, en cas de situation singulière nécessitant temporairement l’aménagement du temps de travail d’un salarié proche aidant, un cumul de cette enveloppe avec une formule de télétravail régulier.
Par exemple : une personne cumulant la formule de trois jours de télétravail habituels et l’enveloppe de télétravail occasionnel, peut télétravailler 5 jours par semaine pendant 6 semaines ou 4 jours par semaine pendant 12 semaines.
5-4 : Permutation des journées travaillées à distance :
L’agent, en situation de travail à distance, conserve ses obligations vis-à-vis de l’employeur. A ce titre, il est tenu de s’organiser pour participer, dans les mêmes conditions que les autres salariés, aux formations, convocations auprès de la médecine du travail, animation de formation, tutorat, réunions de service et évènements occasionnelles s’inscrivant dans le cadre normal du contrat de travail.
La journée de travail à distance non effectuée pourra être repositionnée par l’agent sur un autre jour de la même semaine déterminé en accord avec sa hiérarchie et si l’activité du service le permet. L’accord de la hiérarchie est formalisé par mail.
Les parties au présent protocole d’accord rappellent que la permutation est une possibilité et non un droit. Si la permutation est impossible sur la même semaine, le télétravailleur sera, exceptionnellement, amené à renoncer à son ou ses jours de télétravail.
Ces permutations pourront également être accordées, dans les conditions susvisées, en raison de circonstances personnelles particulières.
Article 6 : Organisation du travail à distance
6-1 : Conformité du lieu de travail et de ses installations
Le domicile dans lequel le salarié entend télétravailler doit :
Disposer d’une connexion internet personnelle stable et performante (5 Mbit/s minimum)
Etre doté d’une installation électrique conforme pour l’exercice du télétravail ;
Etre couvert par une assurance multirisques habitation
L’adresse du domicile choisi pour l’exercice du télétravail figure dans l’avenant au contrat de travail. Tout changement d’adresse est signalé par le salarié et devra faire l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail. Une nouvelle attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques sera fournie.
Il est recommandé au salarié de s’assurer qu’il dispose d’un environnement propice au travail (bureau/meuble, armoire/tiroir fermant à clé), à la concentration et conforme aux impératifs de confidentialité.
6-2 : Equipement
Equipements de travail fournis par l’employeurs :
L’employeur identifie, choisit et fournit au salarié le matériel informatique nécessaire à l’exercice de son activité à distance dans la limite de ses moyens et des faisabilités informatiques.
Le salarié dispose également de l’accès à distance à ses applications professionnelles et d’une solution de téléphonie.
Il s’engage à respecter les dispositions du règlement intérieur et notamment de la charte informatique annexée à celui-ci. L’usage de la carte d’accès et du mot de passe sont conservés pour le travail à distance. Il est tenu de faire preuve de vigilance en matière de confidentialité des données traitées à son domicile et conserve sous clé l’ensemble de ses documents professionnels.
L’utilisation du matériel mis à disposition est strictement limitée à l’usage professionnel et le salarié s’engage à ne pas le détériorer.
Par ailleurs, le télétravailleur ne pourra pas utiliser ce matériel pendant les périodes de suspension de son contrat de travail.
Le matériel mis à disposition est restitué à l’employeur à l’issue de la période de travail à distance.
Les salariés dotés d’un PC portable professionnel s’engagent à le transporter quotidiennement.
Lorsque le télétravailleur exerce son activité à distance dans un des locaux de l’organisme, un bureau commun à d’autres travailleurs à distance sera mis à disposition.
Mobiliers :
Chaque salarié ayant au moins un an d’ancienneté au sein de l’organisme pourra bénéficier du remboursement à hauteur de 50 % de l’achat de mobilier dans le cadre de son télétravail, dans la limite de 150 euros. Les mobiliers pouvant faire l’objet d’un remboursement sont :
Les équipements informatiques : écran, souris, clavier, enceinte audio, casque (ces équipements ne doivent pas être « connectés) ;
Le matériel de bureau : bureau, fauteuil, caisson, repose-pied, lampe, meuble de rangement
Les frais de livraison et d’installation de l’équipement facturés par le fournisseur
Le remboursement ne pourra avoir lieu qu’une seule fois et sur présentation d’une facture, pour un achat réalisé dans les 6 mois suivant l’entrée en vigueur du présent accord (et dans les 6 mois suivant l’année d’ancienneté pour les nouveaux embauchés). Une nouvelle demande de remboursement pourra être formulée à l’issue d’un délai de 10 ans, durée d’amortissement du mobilier de bureau.
6-3 : Frais professionnels
Conformément aux dispositions conventionnelles, une indemnité journalière est versée mensuellement pour la prise en compte des frais découlant de l’exercice du télétravail.
Cette indemnité est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés sur la semaine, à hauteur de 2.95€. Elle est également versée, sans proratisation, au salarié en télétravail sur la demi-journée. Cette indemnité n’est pas versée pour chaque jour télétravaillé depuis un site appartenant à l'employeur ou d'un d'autre organisme dans la mesure où il n’entraine pas de frais professionnels à la charge du salarié.
L’indemnité mensuelle de télétravail est déterminée en fonction des jours effectués dans le mois et déclarés dans le workflow des absences, que le télétravail soit organisé en jours fixes comme en enveloppe jours.
Les montants sont fixés selon le protocole d’accord relatif au travail à distance du 11 juillet 2022.
Toute revalorisation notifiée par l’UCANSS du montant de l’indemnité présentée ci-dessus sera automatiquement appliquée par l’Urssaf Picardie.
En outre, sur présentation de factures, l’employeur prend en charge le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du travailleur à distance pour son montant réel.
Dans le cadre du travail à distance occasionnel sous forme d’enveloppe jours, visé à l’article 5-3 l’indemnité est versée une fois par an en fin d’année.
6-4 : Modalités spécifiques de mise en place :
Période d’adaptation :
Les parties fixent une période d’adaptation d’une durée de trois mois pour toute première mise en œuvre de télétravail pour un agent et pour toute modification des conditions d’exercice du travail à distance (lieu, nombre de jours).
Pendant cette période, chacune des parties est libre de solliciter une modification de l’organisation moyennant un délai de prévenance réciproque de 15 jours qui peut être modifié par accord des parties.
Un entretien est organisé entre le télétravailleur et son responsable hiérarchique à l’initiative de ce dernier au plus tard 15 jours avant le terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan et d’échanger sur la situation de travail à distance et l’opportunité de sa poursuite.
Réversibilité :
A l’issue de la période d’adaptation, une possibilité de réversibilité reste ouverte pour chacune des parties sous réserve de respecter un délai de prévenance de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.
Le salarié retrouve, à l’issue du délai de prévenance, son ancien poste dans les conditions de travail antérieures.
Le ou les changement(s) suivant(s) pourront entrainer un réexamen de la situation de travail à distance et seront susceptibles de conduire à l’arrêt du télétravail :
Changement d’emploi
Changement de service ou de site d’affectation
Manque d’autonomie dans l’exercice des fonctions exercées à distance
Changement important (et prolongé) dans l’organisation du service qui exige le retour du salarié dans les locaux de l’organisme ;
Changement de temps de travail ou de répartition des jours travaillés ;
Circonstances personnelles ne permettant plus au salarié de travailler à distance dans les conditions visées au présent accord (dans ce cas, la demande de mettre fin au travail à distance ne pourra émaner que du salarié).
Situations particulières en cours d’avenant et suspension du travail à distance:
Lorsque le salarié est confronté à une circonstance personnelle ou professionnelle particulière (impératifs de service, réunions ou formations nécessitant sa présence physique) l’empêchant temporairement de travailler à distance, le travail à distance peut être temporairement suspendu. Des permutations sont admises à titre exceptionnel et dans les conditions visées à l’article 5-4
La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties et devra faire l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail.
6-5 : Accompagnement du télétravailleur et de son responsable hiérarchique
Plusieurs modalités d’accompagnement peuvent être prévues.
Communication sur le dispositif de travail à distance : le protocole d’accord et ses annexes seront déposés sous l’intranet. Des communications spécifiques seront organisées par le biais du journal interne.
Formation et/ou sensibilisation : Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée, notamment sur les équipements informatiques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.
Les managers chargés d’accompagner des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.
Rencontre avec la fonction RH : Un entretien avec la fonction RH peut être sollicité à tout moment. Des rencontres peuvent également être organisées avec le responsable hiérarchique en cas de besoin.
Guide du télétravailleur : Un guide sur le télétravail est remis aux agents. Il comprend notamment des informations relatives à l’installation du poste de travail (aspects informatiques et ergonomiques), au droit à la déconnexion etc.
6-6 : Horaires de travail et disponibilité
Le salarié en situation de télétravail est tenu de se conformer aux dispositions du protocole d’accord relatif à la gestion et à l’aménagement du temps de travail en vigueur au sein de l’organisme.
Le télétravailleur, habituellement au badgeage sur son lieu de travail, est tenu de badger sur poste.
Pour les collaborateurs au forfait, la journée de télétravail est considérée comme une journée de présence.
Le télétravailleur ne réalise pas d’heures supplémentaires en situation de travail à distance sans l’accord préalable et express de l’employeur.
Les télétravailleurs :
soumis aux horaires variables doivent être joignables par l’Urssaf au minimum pendant la durée des plages fixes.
au forfait annuel en jours sont tenus à une joignabilité pendant la journée de télétravail.
Ces plages horaires sont précisées dans l’avenant au contrat de travail dans un souci de préservation de la vie privée.
En cas d’urgence, ou de circonstances particulières, le télétravailleur pourra être joint sur les plages variables mais en aucun cas en débordement de celles-ci.
Le salarié n’utilise sa messagerie, et son téléphone professionnel, le cas échéant lorsqu’il en dispose, que sur le temps badgé.
6-7 : Impossibilités techniques et nécessités de service
En cas de dysfonctionnement (matériel informatique, connexion internet…) faisant obstacle à l’exécution de la prestation de travail, le salarié est tenu de revenir sur son site si le problème ne peut pas être résolu dans l’heure.
Il est rappelé que le temps de trajet domicile-travail n’est pas du temps de travail et l’agent doit impérativement débadger.
Toutefois, compte tenu de contraintes personnelles (ou en cas de dysfonctionnement informatique généralisé à l’ensemble de l’ensemble Picardie), il est admis, sous réserve de l’autorisation expresse du responsable hiérarchique :
La pose d’un congé lorsque le dysfonctionnement est constaté dès le matin.
De même, lorsque le dysfonctionnement est constaté en début l’après-midi, l’agent est autorisé à poser un congé ou un saut de plage fixe s’il bénéficie de cette possibilité.
Lorsque le dysfonctionnement intervient en cours de matinée ou d’après-midi, l’agent pourra soit poser un saut de plage fixe s’il en bénéficie pour la demi-journée concernée soit régulariser son débit compteur sur la période hebdomadaire suivante.
Article 7 : Suivi du travail à distance
Le responsable hiérarchique et le salarié en situation de travail à distance consacrent obligatoirement un temps de l’EAEA au suivi et à l’organisation du travail à distance. Sont évoqués les conditions de travail à distance, la charge de travail, la gestion du temps de travail à distance, la conciliation vie privée et vie professionnelle, le droit à la déconnexion et le maintien du lien avec l’organisme.
Article 8 : Droits individuels et collectifs
Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux autres salariés de l’organisme. Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail. Lors des journées de télétravail, les salariés bénéficient selon les mêmes modalités des titres restaurant que lorsqu'ils travaillent sur site.
Il en est de même pour les salariés bénéficiant d’un télétravail ponctuel.
Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet. Ainsi, l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident du travail, conformément à l’article L1222-9 du code du travail. Le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).
Article 9 : Les modalités d’accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail, et aménagements suite à préconisations du médecin du travail
Les salariés bénéficiant d'un aménagement de poste sur prescriptions du médecin du travail peuvent bénéficier du télétravail dès lors qu'ils remplissent les conditions d'éligibilité prévues à l’article 3.
Une visite médicale pourra être organisée à la demande de l’employeur afin de disposer de données actualisées sur les exigences auxquelles doit répondre le poste de travail, en termes d’aménagement, du salarié reconnu travailleur handicapé, conformément à l’article R4624-34 du Code du travail.
L’employeur s’engage à étudier les possibilités d’accompagnement matérielles afin d’assurer l’ergonomie du salarié à son poste de travail.
Il pourra être dérogé aux règles posées par l’article 4-1 du présent protocole lorsque le télétravail est de nature à favoriser l'emploi des salariés en situation de handicap ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de maintenir le salarié en activité. L’accord préalable du responsable hiérarchique sera requis.
Article 10 : L’organisation du télétravail dans le cadre d’un plan de continuité d’activité
L'article L1222-11 du Code du travail dispose qu'« en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. »
L’organisation dérogatoire du télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles collectives peut relever du champ d’application du présent accord, s’il vise une situation d’une durée et d’une ampleur significatives telles que l’activation d’un plan de continuité d’activité (PCA), une opération de déménagement … Il ne pourra être déclenché qu’à l’initiative de l’employeur, compte tenu des circonstances locales, dans le respect des prérogatives des élus du personnel et des organisations syndicales.
Article 11: Episode de pollution et conditions météorologiques particulières
En application de l’article L1222-9 du code du travail, du travail à distance ponctuel pourra être mis en place ; dans la limite des faisabilités informatiques et sous réserve de l’autonomie suffisante des agents ; dès lors que l’autorité préfectorale aura informé le public d’un état de pic de pollution nécessitant de limiter les transports et ainsi les impacts sur l’atmosphère conformément à l’article L 223-1 du code de l’environnement.
La mise en place de ce travail à distance exceptionnel cessera de plein droit au retour à des taux de pollution inférieurs aux seuils d’alerte communiqués par la préfecture.
Les permutations des journées travaillées à distance sont admises, au sein de la même semaine, en cas de conditions météorologiques particulières (intempéries majeures) et dès lors que l’autorité préfectorale en aura informé le public.
Aussi, et afin de préserver la continuité de l’activité en pareilles circonstances, les agents dotés d’un PC portable professionnel s’engagent à le transporter quotidiennement.
Article 12 : Autres dispositions
12-1 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de quatre ans à compter de sa date d’agrément et cessera de plein droit de produire ses effets à l’issue de ce délai.
12-2 : Clause de suivi et de rendez-vous
Un suivi de l’application du protocole sera réalisé par le service RH qui transmettra un bilan du présent protocole aux organisations syndicales une fois par an. Cette rencontre permettra aux parties d’échanger sur l’application du protocole et le cas échéant de décider d’engager de nouvelles négociations sur le travail à distance.
12-3 : Modalités de révision de l’accord
Le présent accord pourra également être révisé en cas de modification des dispositions légales ou conventionnelles ou à la demande de l’une des parties en le notifiant par écrit à l’ensemble des parties signataires. L’indication des dispositions dont la révision est demandée devra être précisé.
Dans un délai de deux mois suivant la réception de cette demande écrite, les parties se réunissent pour examiner l’opportunité d’ouvrir une nouvelle négociation.
Par ailleurs, toute révision de l’accord devra faire l’objet d’un avenant et devra être soumis à l’agrément ministériel.
12-4 : Entrée en vigueur
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme. et fera l’objet d’une communication à l’ensemble du personnel de l’URSSAF.
Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent accord sera déposé auprès de la Direction de la Sécurité Sociale, de l’UCANSS et de l’URSSAF Caisse Nationale à partir de l’application dédiée.
Une fois agréé, le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions légales sur la plateforme TéléAccords. En outre, un exemplaire sera transmis au greffe du Conseil des Prud’hommes d’Amiens.
Le présent protocole d’accord prendra effet à sa date d’agrément. Fait le 12 avril 2023
A Amiens
La direction de l’Urssaf de Picardie :
Monsieur
Les représentants des organisations syndicales :
CFDT, représentée par Madame Sylvie COTTEL ;
CFE-CGC, représentée par Monsieur Franck BARBAZIN ;
