ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITÉS DE VOTE PAR VOIE ÉLÉCTRONIQUE POUR LES ÉLÉCTIONS PROFESSIONNELLES DE VANATOME SAS
Entre
La société Vanatome SAS, ayant son siège social sis Chemin de la Buissonnée 26240 SAINT-VALLIER représentée par en qualité de Président, ci-après dénommée «la société »,
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives représentées par leur Délégué Syndical,
Pour la CFDT, par
Pour la CFE-CGC, par
Pour la CFTC, par
Pour FO, par
D’autre part,
Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u ARTICLE 1 - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION PAGEREF _Toc240443868 \h 4 ARTICLE 2 - MODALITES DE MISE EN ŒUVRE PAGEREF _Toc240443869 \h 4 2.1. Prestataire et expertise indépendante PAGEREF _Toc240443870 \h 4 2.2 Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe et du vote par correspondance PAGEREF _Toc240443871 \h 4 2.3. Caractéristiques du système PAGEREF _Toc240443872 \h 4 2.4. Assistance technique PAGEREF _Toc240443873 \h 5 2.5 Information et formation PAGEREF _Toc240443874 \h 5 2.6. Protocole d'accord préélectoral PAGEREF _Toc240443875 \h 5 ARTICLE 3 -DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE PAGEREF _Toc240443876 \h 5 3.1 Établissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc240443877 \h 5 3.2 Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc240443878 \h 5 3.3 Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc240443879 \h 6 3.4 Déroulement du vote PAGEREF _Toc240443880 \h 6 3.5 Programmation du site PAGEREF _Toc240443881 \h 6 ARTICLE 4 -CLOTURE ET RESULTATS PAGEREF _Toc240443882 \h 6 4.1 Clôture PAGEREF _Toc240443883 \h 6 4.2 Décompte et résultats PAGEREF _Toc240443884 \h 7 4.3 Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc240443885 \h 7 ARTICLE 5 -SECURITE ET CONFIDENTIALITE PAGEREF _Toc240443886 \h 7 5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc240443887 \h 7 ARTICLE 6 - LE DISPOSITIF DE SECOURS PAGEREF _Toc240443888 \h 7 ARTICLE 7 — ENTREE EN VIGUEUR ET DEPOT LEGAL PAGEREF _Toc240443889 \h 8 7.1. Durée PAGEREF _Toc240443890 \h 8 7.2 Révision et dénonciation PAGEREF _Toc240443891 \h 8 7.3 Dépôt légal PAGEREF _Toc240443892 \h 8 ANNEXE PAGEREF _Toc240443893 \h 9 Nature des prestations attendues PAGEREF _Toc240443894 \h 10 Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. PAGEREF _Toc240443895 \h 11 Fonctionnalités générales. PAGEREF _Toc240443896 \h 11 Scénario de vote PAGEREF _Toc240443897 \h 11 Dépouillement des urnes électroniques PAGEREF _Toc240443898 \h 12 Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique PAGEREF _Toc240443899 \h 13 Liste des émargements PAGEREF _Toc240443900 \h 13 Assistance technique PAGEREF _Toc240443901 \h 13 Dispositifs de secours PAGEREF _Toc240443902 \h 13
PRÉAMBULE
Dans le cadre des élections professionnelles du Comité Social et Économique (CSE), les parties souhaitent recourir au vote électronique afin de favoriser l'expression de l'ensemble des salariés dans des conditions de simplicité, de sécurité et de confidentialité conformes aux exigences légales et réglementaires.
Le recours au vote électronique s'inscrit dans une démarche de modernisation du processus électoral, visant à faciliter l'exercice du droit de vote pour tous les salariés. Il contribue également à renforcer l'accessibilité du scrutin et à encourager la participation du plus grand nombre.
Conformément aux dispositions :
de l’article L. 2314-26 du Code du travail qui permet l’élection des membres de la délégation unique du personnel au comité social et économique par vote électronique,
des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail relatifs aux modalités du vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel au comité social et économique,
de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007,
de l’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles,
de la délibération n°2019 - 053 de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés, formulant des recommandations sur la mise en place du vote électronique,
Les Parties conviennent de négocier un accord qui a pour objet de définir les modalités de mise en œuvre du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles. Il vise à garantir un dispositif de vote accessible, sécurisé, confidentiel et conforme aux dispositions légales applicables.
ARTICLE 1 - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique lors des élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique de la société Vanatome SAS. Il s’applique à l’ensemble des travailleurs ayant la qualité d’électeur au sein de la société pour les élections professionnelles.
ARTICLE 2 - MODALITES DE MISE EN ŒUVRE
2.1. Prestataire et expertise indépendante La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la société Vanatome SAS dans le respect du cahier des charges en annexe du présent accord contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi qu'à la délibération no 2019-053 du 25 avril 2019 de la Cnil. En cas de modification, de ces textes, les nouvelles règles devront être prise en compte. Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique permettant de vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant spécialisé dans la sécurité des systèmes de vote électronique. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
2.2 Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe et du vote par correspondance La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe ainsi que le vote par correspondance.
2.3. Caractéristiques du système Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
2.4. Assistance technique Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.
2.5 Information et formation Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
2.6. Protocole d'accord préélectoral Le protocole d'accord préélectoral prévu à l'article L. 2314-6 du Code du travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 3 -DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
3.1 Établissement des listes électorales et transmission Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise. Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la Direction dans le respect des délais fixés par le protocole d’accord préélectoral. A réception de ces listes, la Direction les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique. Le contrôle de conformité des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués sous la responsabilité de l’entreprise.
3.2 Lieu et temps du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
3.3 Modalités d’accès au site de vote Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de son code d’accès, l’électeur peut recevoir son mot de passe. L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son code d’accès et de son mot de passe. L’électeur peut alors voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
3.4 Déroulement du vote Les moyens personnels d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code de défi vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
3.5 Programmation du site Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran. Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
ARTICLE 4 -CLOTURE ET RESULTATS
4.1 Clôture Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. 4.2 Décompte et résultats Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes qui doivent être saisies par les membres du Bureau de vote. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du Bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
4.3 Délais de recours et destruction des données L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 5 -SECURITE ET CONFIDENTIALITE
5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales avec pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
ARTICLE 6 - LE DISPOSITIF DE SECOURS Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 7 — ENTREE EN VIGUEUR ET DEPOT LEGAL
7.1. Durée Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à la date de sa signature.
7.2 Révision et dénonciation Le présent accord conclu sans limitation de durée pourra être révisé ou dénoncé dans les conditions légales et réglementaires.
7.3 Dépôt légal Le dépôt est effectué conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables à la date de signature du présent accord.
Fait à Saint-Vallier, le 16 septembre 2026
Pour la Société Vanatome SAS :
Président
Pour les Organisations Syndicales :
Pour la CFDT,
Pour la CFE-CGC,
Pour la CFTC,
Pour FO, ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles de VANATOME SAS
Nature des prestations attendues Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction (transmission des identifiants aux électeurs) ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont des élections professionnelles (délégués du personnel, représentants du personnel au Comité Social et Economique ou, par extension, représentants du personnel au conseil d’administration).
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à l’entreprise les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord préélectoral),
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux et les représentants habilités de la Direction.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
