PROTOCOLE D’ACCORD SUR LA PROCEDURE INTERNE DE RECUEIL ET DE TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS EMIS PAR LES LANCEURS D’ALERTE
ENTRE LES SOUSSIGNÉES
VANTIVE SAS, société par actions simplifiée immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le numéro 978 179 588, dont le siège social se situe Immeuble Berlioz 4bis rue de la Redoute, 78280 Guyancourt, représentée par Responsable des Ressources Humaines
ci-après dénommée la «
Société »,
D’UNE PART,
ET :
Les
organisations syndicales suivantes, représentées par leur délégué syndical :
L’organisation syndicale CFTC, représentée par
, en qualité de Délégué Syndical
L’organisation syndicale CGT, représentée par
, en qualité de Délégué Syndical
ci-après dénommées les «
Organisations Syndicales »,
D’AUTRE PART,
Ensemble collectivement désignées les «
Parties ».
SOMMAIRE
PREAMBULE3 I. Qu'est-ce qu'un lanceur d'alerte ?3 II. A qui s'applique cette procédure ?3 III. Quelle est la procédure interne de réception d'un signalement ?4
A qui m'adresser ?4
Quelles informations doit contenir mon alerte ?5
IV. Une fois mon signalement envoyé, que se passe-t-il ?5
Accusé de réception5
Etude de la recevabilité de l'alerte6
Traitement du signalement6
V. Quelle est la protection du lanceur d'alerte ?7 VI. Confidentialité et intégralité de la procédure8 VII. Information et droit des personnes8 A. Information générale8 B. Information spécifique de la personne visée par l'alerte8 VIII. Autorités externes chargées du recueil de signalement9 FORMALITES DE DEPOT ET PUBLICITE9 ADHESION9
PREAMBULE
Le présent document a ainsi pour objet de préciser la procédure interne de recueil et de traitement des signalements conformément à la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 modifiée relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, notamment ses articles 6 et 8 dans leur rédaction résultant de la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte, et du décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte.
Cette procédure à fait l'objet d'une consultation du CSE en date du 11/03/2025.
Pour rappel, selon l'article 1 de la Loi n°2022-401 du 21 mars 2022 modifiant l'article 6 de la Loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016, « un lanceur d'alerte est une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement. Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles mentionnées au titre de l'article 8, le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance. Les faits, informations et documents, quel que soit leur forme ou leur support, dont la révélation ou la divulgation est interdite par les dispositions relatives au secret de la défense nationale, au secret médical, au secret des délibérations judiciaires, ou secret de l'enquête ou de l'instruction judiciaires ou au secret professionnel de l'avocat sont exclus du régime de l'alerte défini au présent chapitre ».
A qui s'applique cette procédure ?
La présente procédure s'applique au sein de l'entreprise VANTIVE SAS. La procédure de recueil et de traitement des signalements concerne les personnes suivantes :
Les membres du personnel, les personnes dont la relation de travail s'est terminée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette relation, et les personnes qui se sont portées candidates à un emploi au sein de l'entité concernée, lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de cette candidature ;
Les actionnaires, les associés et les titulaires de droits de vote au sein de l'assemblée générale de l'entité ;
Les membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance ;
Les collaborateurs extérieurs et occasionnels ;
Les cocontractants de l'entité concernée, à leurs sous-traitants ou, lorsqu'il s'agit de personnes morales, aux membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance de ces cocontractants et sous-traitants ainsi qu'aux membres de leur personnel,
qui ont obtenu, dans le cadre de leurs activités professionnelles, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations mentionnées au titre de l'article 6 de la Loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 sur des faits qui se sont produits ou sont très susceptibles de se produire dans l'entreprise à savoir :
Des informations portant sur un crime,
Un délit,
Une menace ou un préjudice pour l'intérêt général,
Une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement.
Quelle est la procédure interne de réception d'un signalement ?
Les personnes visées à l'article 2 de la présente procédure ont la possibilité de procéder à un
signalement exclusivement par écrit.
A cette fin, l'auteur du signalement remplissant l'ensemble des conditions conférant le statut de lanceur d'alerte1 pourra transmettre son alerte, ainsi que tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer le signalement de faits,
par courrier dans les conditions définies ci-après.
Par principe, l'auteur de l'alerte doit s'identifier
afin de permettre le traitement de l'alerte et d'assurer une communication avec la personne en charge du traitement de l'alerte. Il est rappelé que l'identité de l'auteur du signalement reste confidentielle et ne peut être divulguée sans son consentement.
Lorsque l'auteur de l'alerte souhaite rester anonyme, l'alerte pourra être traitée sous réserves de remplir les conditions suivantes, appréciée par la personne en charge du traitement : 1. la gravité des faits mentionnés est établie et les éléments factuels sont suffisamment détaillés 2. le traitement de cette alerte doit s'entourer de précautions particulières, telles qu'un examen préalable, par son premier destinataire, de l'opportunité de sa diffusion dans le cadre du dispositif. L'auteur du signalement s'engage à formuler son alerte dans le respect le plus total de la confidentialité des personnes visées par ladite alerte ainsi que des informations transmises.
A qui m'adresser ?
Les signalements, alertes, sont adressés et traités par le
service Ressources Humaines et plus précisément le Responsable des Ressources Humaines.
Le Responsable des Ressources Humaines dispose, compte tenu de ses fonctions, de son statut et de ses compétences, de l'autorité et des moyens suffisants à l'exercice de ses missions. Il se doit d'être
impartial dans l'exercice de ses fonctions, et a bénéficié à ce stade de formations sur la bonne posture à adopter lors de conflits d'intérêts.
1 Que les faits entrent bien dans une des catégories définies par la loi et qu'ils n'entrent pas dans une de celles exclues par le régime général des lanceurs d'alerte (secret médical, secret de la défense nationale, secret des relations entre un avocat et son client). Si un fait est signalé ou révélé, mais que vous ne respectez pas un des critères du lanceur d'alerte, le régime de protection n'est pas applicable et le signalement ou la révélation peut conduire à des poursuites sur le plan disciplinaire ou pénal.
Il est également soumis à une obligation de discrétion professionnelle vis-à-vis des informations dont il a connaissance dans le cadre des signalements d'alerte.
Le signalement doit être transmis par voie postale, avec un courrier
envoyé sous double enveloppe². Il faut adresser la 1ère enveloppe à l'adresse postale suivante, en précisant la mention « Personnel et Confidentiel » :
VANTIVE SAS A l'attention du service Ressources Humaines 4bis avenue de la redoute 78280 GUYANCOURT « Personnel et confidentiel » Il faut écrire sur la 2ème enveloppe :
A l'attention exclusive du Responsable des Ressources Humaines, Signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016.
N'oubliez pas de préciser la date d'envoi, puis glissez la 2nde enveloppe dans la 1ère.
Quelles informations doit contenir mon alerte ?
Pour aboutir, votre signalement doit être
précis. Vous devez transmettre les informations suivantes :
Inclure tous les éléments et pièces-jointes, de nature à étayer le signalement de faits, quelle que soit la forme ou la nature, dans l'enveloppe.
Préciser votre identité (Par principe l'auteur de l'alerte doit s'identifier afin de permettre le traitement de l'alerte et d'assurer une communication avec la personne en charge du traitement de l'alerte sauf cas où la préservation de l'anonymat s'avère nécessaire), ainsi que des coordonnées de correspondance pour permettre les échanges ultérieurs avec le destinataire de l'alerte.
Attention ! Il est déconseillé d'utiliser les outils professionnels pour réaliser vos signalements : service de courrier interne, adresse mail professionnelle, imprimante, etc., et ce, pour concourir à garantir la confidentialité des informations échangées.
Une fois mon signalement envoyé, que se passe-t-il ?
Accusé de réception
Une fois votre signalement envoyé, et si votre signalement contient des éléments d'identification suffisants, la personne en charge du traitement des alertes en accuse réception par le même canal que celui que vous avez choisi (voie postale),
dans les 7 jours ouvrés suivant la réception.
² Il est fortement conseillé d'adresser la demande par courrier recommandé avec accusé de réception.
Cet accusé de réception contient :
La date de réception du signalement
Le numéro d'identification/de référence de la demande (généré par la personne en charge du traitement des alertes). Ce numéro doit obligatoirement respecter la nomenclature suivante :
Le délai3 dans lequel vous serez informé de la recevabilité de votre signalement
Les modalités suivant lesquelles vous serez informés des suites données à votre signalement à la suite de l'instruction.
Pour tout échange supplémentaire, il sera nécessaire de renseigner le numéro d'identification/de référence de la demande et de respecter les mêmes exigences que pour l'envoi initial.
Etude de la recevabilité de l'alerte
Une fois le signalement reçu, la personne en charge du traitement des alertes, va contrôler la recevabilité du signalement4.
Sont donc contrôlés :
La qualité de la personne effectuant l'alerte : elle doit rentrer dans le champ d'application précisé au
II. de la présente procédure, La personne doit remplir les critères du lanceur d'alerte, dont la définition est reprise à l’article 1. de la présente procédure (qualité, bonne foi de l'auteur, objet de l'alerte, absence de contrepartie directe à l'alerte...) A cette fin, et sauf en cas d'alerte effectuée de manière anonyme, la personne en charge du traitement des alertes pourra vous demander de transmettre
tout élément complémentaire justifiant de votre qualité de lanceur d'alerte.
Si, à l'issue de l'étude de recevabilité, elle estime que les conditions de recevabilité ne sont pas remplies, elle vous informera du classement de l'alerte en vous présentant les raisons pour lesquelles elle estime que le signalement ne respecte pas la règlementation.
En cas de signalement fait de manière anonyme, la personne en charge du traitement qui estimera que les conditions de recevabilités ne sont pas remplies, classera l'alerte sans pouvoir en informer l'auteur du signalement.
Enfin, lorsque la personne en charge du traitement des alertes estime que le signalement ne relève pas de sa compétence, ou qu'il relève également de la compétence d'autres autorités, elle le transmet sans délai à l'autorité externe compétente ou au Défenseur des droits, dans des conditions permettant de garantir l'intégrité et la confidentialité des informations qu'il contient.
Dans un tel cas, vous serez informé de cette transmission.
3 Il doit s'agir d'un délai « raisonnable et prévisible » apprécié par le destinataire au regard de la nature du signalement et d’informations communiquées par l'auteur du signalement. 4 Au regard des conditions légales posées par la loi du 9 décembre 2016, modifiée par la loi n°2022-401 du 21 mars 2022 Une fois la décision de classement de l'alerte prise, quelle qu’en soit l'issue, vous recevrez une réponse motivée sur les suites données à l'alerte
dans un délai maximal de 3 mois à compter de l'accusé de réception du signalement ou, à défaut d'accusé de réception, dans les 3 mois à compter de l'expiration d'une période de 7 jours ouvrés suivant le signalement.
Également, le classement de l'alerte implique la destruction immédiate, ou au plus tard dans un délai de
2 mois courant à compter de la décision de classement de l'alerte, de l'ensemble des documents témoignages ou autre pièce quel que soit son format transmis par l'auteur de l'alerte.
Vous serez informé de la destruction de ces éléments dans le courrier vous informant du classement de l’alerte.
Traitement du signalement
Lorsque les conditions de recevabilités sont remplies, l'alerte est traitée par le service compétent visé à l'article 3 de la présente procédure. La personne en charge du traitement du signalement peut, afin d'évaluer l'exactitude des allégations qui sont formulées, demander tout complément d'information à l'auteur du signalement.
Dans le cadre du traitement du signalement, la personne en charge du traitement devra collecter et conserver uniquement des informations à caractère personnel pertinentes et nécessaires pour le traitement de l'alertes5, à savoir :
Identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte professionnelle ;
Identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet d'une alerte ;
Identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
Faits signalés ;
Eléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
Compte rendu des opérations de vérification ;
Suites données à l'alerte.
Un
entretien physique individuel pourra éventuellement vous être proposé afin de présenter oralement les faits et la situation.
Deux issues sont donc possibles :
Lorsque les allégations lui paraissent avérées, VANTIVE SAS mettra en œuvre les moyens à sa disposition pour remédier à l'objet du signalement. Les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement ainsi que sur les motifs de ces dernières seront communiquées par écrit à l'auteur du signalement ;
Lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet, l'auteur du signalement est informé par écrit de la clôture du dossier.
5 Les informations recueillies dans le cadre d'un signalement, dès lors qu'elles font l'objet d'un traitement, sont soumises au règlement européen relatif à la protection des données (RGPD)
L'information de l'auteur du signalement, sur les suites données à son alerte s'effectue dans les trois mois à compter de l'accusé de réception du signalement ou, à défaut d'accusé de réception, dans les trois mois à compter de l'expiration d'une période de sept jours ouvrés suivant le signalement.
Si la personne en charge du traitement constate que l'alerte concerne une entreprise du groupe, elle peut demander à l'auteur du signalement
d'adresser également son alerte à cette entreprise, en lui précisant la procédure de recueil des signalements prévue dans cette entreprise. Si la personne en charge du traitement estime que l'alerte doit intégralement être traitée par l'autre entreprise du groupe, elle peut demander à l'auteur du signalement de retirer son signalement.
Quelle est la protection du lanceur d'alerte ?
Dans le cadre du présent dispositif, le lanceur d'alerte bénéficie d'une
protection civile et pénale et ne peut faire l'objet de sanctions disciplinaires ou de mesures de représailles.
Les lanceurs d'alerte ne sont pas civilement responsables des dommages causés du fait de leur signalement ou de leur divulgation publique dès lors qu'ils avaient des motifs raisonnables de croire, lorsqu'ils y ont procédé, que le signalement ou la divulgation de ces informations était nécessaire à la sauvegarde des intérêts en cause. Les lanceurs d'alerte, au sens de la loi, bénéficient de
l'irresponsabilité pénale prévue à l'article 122-9 du code pénal.
Les éléments de nature à identifier la personne mise en cause par un signalement pourront être divulgués, une fois établi le caractère fondé de l’alerte. Dans les conditions légales, une transmission pourra être envisagée à la demande de l'autorité judiciaire.
Confidentialité et intégralité de la procédure
Dans le cadre de la présente procédure interne, sont garanties l’intégralité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l’identité de l’auteur du signalement, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné. Les informations recueillies dans le cadre d'un signalement, dès lors qu'elles font l'objet d'un traitement, sont
soumises au règlement européen relatif à la protection des données (RGPD).
L'accès à ces informations est interdit aux membres du personnel qui n'ont pas la charge de recueillir et traiter les alertes. Dans l'hypothèse où une personne, n'appartenant pas au service en charge du traitement des alertes, venait à être destinataire d'un signalement d'alerte, elle s'engage à le transférer immédiatement et exclusivement au service compétent visé à l'article 3 du présent article, sans prendre connaissance du contenu des informations qui lui sont transmises, et à détruire ensuite tous les éléments en sa possession sans en conserver de copie.
Les informations recueillies ne peuvent être communiquées à des tiers que si cette communication est nécessaire pour traiter le signalement et dans le respect des dispositions du I de l'article 9 de la loi du 9 décembre 2016.
Information et droit des personnes
Information générale
La présente procédure interne de recueil des signalements fait l'objet d'une communication auprès des collaborateurs de l'entreprise et des personnes externes visées à l'article 2
via note d'affichage et communication sur l’intranet de l’entreprise (ou par email).
B. Information spécifique de la personne visée par l'alerte
Conformément à l'article 14 du RGPD, la personne en charge du traitement doit informer la personne visée par une alerte (par exemple, en tant que témoin, victime ou auteur présumé des faits) dans un délai raisonnable, ne pouvant pas dépasser un mois, à la suite de l'émission d'une alerte. Néanmoins, conformément à l'article 14-5-b du RGPD, « cette information peut être différée lorsqu'elle est susceptible de compromettre gravement la réalisation des objectifs dudit traitement ». Tel pourrait par exemple être le cas lorsque la divulgation de ces informations à la personne visée compromettrait gravement les nécessités de l'enquête, par exemple en présence d'un risque de destruction de preuves.
L'information doit alors être délivrée aussitôt le risque écarté.
La personne en charge du traitement de l'alerte garantit à toute personne identifiée dans le dispositif d'alerte professionnelle le droit d'accéder aux données la concernant et d'en demander, si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, la rectification, l'effacement ou la limitation du traitement. La personne qui fait l'objet d'une alerte ne peut en aucun cas obtenir communication, sur le fondement de son droit d'accès, aux informations concernant l'identité de l'émetteur de l'alerte.
Autorités externes chargées du recueil de signalement
Tout lanceur d'alerte peut, soit après un signalement interne, soit directement, saisir les autorités externes ou porter son signalement auprès des autorités compétentes. Le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte, fixe, dans son annexe 1, la liste des autorités compétentes par thématique : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000046357368
DUREE - FORMALITES DE DEPOT – PUBLICITE
Le présent accord est à durée indéterminée et rentre en vigueur le 1er Avril 2025. La Direction de la société Vantive SAS procédera aux formalités légales de dépôt conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-et suivant du Code du travail. Il sera procédé à la publicité du présent accord conformément à l'article R.2262-3 du Code du travail. Le présent accord est établi en 5 exemplaires originaux.
ADHESION
Conformément aux dispositions de l’article L.2261-3 du code de travail, toute organisation syndicale au niveau de l’entreprise qui n’est pas signataire du présent accord pourra y adhérer. Cette adhésion ne pourra être partielle et concernera nécessairement l’ensemble des termes de l’accord. L’adhésion devra faire l’objet du dépôt prévu à l’article L. 2231-6 du code de travail. Elle devra en outre être notifiée avec accusé de réception aux parties signataires dans un délai de 10 jours à compter de ce dépôt. Elle sera valable à compter du lendemain du jour de l’adhésion.
Fait à Guyancourt, le 13 Mars 2025
En 5 exemplaires originaux
__________________________ Pour la société VANTIVE SAS
Responsable des Ressources Humaines
___________________________ Pour le syndicat CFTC représenté par
Délégué syndical
____________________________ Pour le syndicat CGT représenté par
