ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE VERIZON FRANCE SAS
ENTRE :
La société VERIZON FRANCE, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 398 517 169 et dont le siège social est situé 16, place de l’Iris, Tour CB21, 92400 Courbevoie ;
Ci-après dénommée la « Société »
D’UNE PART
ET
La Fédération 3C-CFDT;
La Fédération CFTC Média+ ;
D’AUTRE PART
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Conscients de l’importance que revêt l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE) dans la vie de l’entreprise, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin notamment :
de permettre aux salariés n’étant pas présents dans les locaux de l’entreprise de participer au vote ;
d’augmenter le taux de participation ;
de sécuriser et simplifier le processus électoral ;
de faciliter le décompte final des résultats ;
de réduire l’impact environnemental de l’organisation des élections.
Le recours au vote électronique tel qu’il résulte du présent accord s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :
Le secret du scrutin ;
Le caractère personnel, anonyme et libre du vote ;
La sincérité des opérations électorales
L’intégrité du vote ;
L’unicité du vote ;
Le secret du vote.
À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :
Les conditions d’organisation du vote électronique ;
Les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;
Les modalités de contrôle du système.
PARTIE 1 : CHAMP ET CADRE JURIDIQUE DE L’ACCORD
ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord s’applique au sein de l’entreprise Verizon France et concerne l’ensemble des personnes ayant la qualité d’électeur à l’occasion des élections du CSE.
ARTICLE 2 – CADRE JURIDIQUE
Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.
L’employeur et les Organisations Syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :
au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;
à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
au code du travail ;
aux principes généraux du droit électoral ;
à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;
aux délibérations de la CNIL ;
à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.
Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord. En outre, pour chaque élection il convient de se reporter également aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou à défaut des modalités d’organisation unilatéralement fixées par l’entreprise.
ARTICLE 3 – ELECTIONS CONCERNEES
Conformément à l’article L.2314-26 du Code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du CSE, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin et chaque collège.
PARTIE 2 : RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR ET CARACTERISTIQUES DU SYSTEME RETENU
ARTICLE 4 – CHOIX D’UN PRESTATAIRE EXTERIEUR PAR L’ENTREPRISE
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné le prestataire) spécialisé dans le développement et la mise à disposition de solutions de vote électronique choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges annexé au présent accord.
Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés auprès de la Direction des Ressources Humaines et publié dans l’espace l’intranet dédié.
Le système retenu par l’entreprise garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les coordonnées du prestataire sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
ARTICLE 5 – EXPERTISE INDEPENDANTE
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition du personnel au service des ressources humaines et de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.
PARTIE 3 : PREPARATION DU VOTE
ARTICLE 6 – CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
La cellule est composée de :
2 représentants choisis par l’entreprise ;
1 représentant du prestataire ;
des représentants des listes des candidats (à raison de maximum un par liste).
La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
ARTICLE 7 – ETABLISSEMENT DES LISTES ELECTORALES
Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.
ARTICLE 8 – ETABLISSEMENT DES LISTES DE CANDIDATS
Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.
ARTICLE 9 – PROPAGANDE ELECTORALE
Chaque liste de candidats pourra remettre à l’entreprise, qui la transmet sans délai au prestataire, une profession de foi afin qu’elle soit mise en ligne sur le site de vote.
Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, la profession de foi comporte un nombre maximal de 2 pages et doit être communiquée par un fichier de type PDF dont le poids maximum est fixé à 5 Mégaoctets.
ARTICLE 10 – FORMATION SUR LE SYSTEME DE VOTE
Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.
ARTICLE 11 – INFORMATION DES SALARIES
Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée au salarié par courrier électronique. A cet effet, il est rappelé que l’actualisation des coordonnées téléphoniques, de l’adresse postale et de l’adresse de courrier électronique personnelles relève de la responsabilité individuelle des salariés qui doivent en informer formellement la société. La notice comporte :
l’adresse du site de vote ;
les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;
les modalités d’accès au site de vote ;
les modalités de vote ;
la période d’ouverture du vote électronique.
PARTIE 4 : DEROULEMENT DU VOTE
ARTICLE 12 – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECET SOUS ENVELOPPE
Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe (vote physique ou par correspondance).
ARTICLE 13 – PERIODE DE VOTE ELECTRONIQUE
La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par l’employeur lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé.
Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote. Le matériel spécialement mis à disposition par l’entreprise afin que tout électeur puisse procéder au vote ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture de l’entreprise.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
ARTICLE 14 – MISE A DISPOSITION DU MATERIEL DE VOTE
Chaque salarié électeur dispose d’un ordinateur portable mis à disposition par la société et permettant de procéder au vote électronique.
Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote.
ARTICLE 15 – BULLETIN DE VOTE
Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour.
Toutefois, il est convenu que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire. Le logo doit être communiqué par un fichier de type JPEG ou PNG dont le poids maximum est inférieur à 0,5 Mégaoctets.
Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.
Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.
Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.
ARTICLE 16 – SALARIES ATTEINTS D’UNE INFIRMITE LES EMPECHANT DE VOTER
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
ARTICLE 17 – PARTICIPATION EN COURS DE SCRUTIN
Aucun résultat partiel ne peut être communiqué en cours de scrutin. Néanmoins, les parties conviennent que le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
ARTICLE 18 – EVENEMENTS SUSCEPTIBLES DE PERTURBER LE BON DEROULEMENT DU VOTE
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
PARTIE 5 : CLOTURE DU SCRUTIN
ARTICLE 19 – CLOTURE DU SCRUTIN, DEPOUILLEMENT ET PROCES-VERBAUX
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.
Le dépouillement débute par l’élection des membres titulaires puis celle des suppléants.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection. Les résultats des élections et les procès-verbaux sont télétransmis à l’administration.
ARTICLE 20 – CONSERVATION DES FICHIERS SUPPORTS
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
PARTIE 6 : DISPOSITIONS GENERALES
ARTICLE 21 – DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord prend effet le 29 septembre 2023. Il est conclu pour une durée de 4 ans. L’accord expirera en conséquence à la fin de cette durée sans autres formalités et ne sera pas tacitement renouvelé.
Dans les 3 mois qui précèdent cette date, l’entreprise et les organisations syndicales représentatives se rencontreront afin de négocier un éventuel renouvellement du présent dispositif et les adaptations nécessaires.
ARTICLE 22 – ADHESION
Conformément à l'article L.2261-3 du code du travail, toute Organisation Syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DRIEETS.
Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
ARTICLE 23 – INTERPRETATION DE L’ACCORD
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.
Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.
Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 3 mois suivant la première réunion de négociation. À défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.
Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.
ARTICLE 24 – SUIVI DE L’ACCORD
Dans les 4 mois qui précèdent l’expiration des mandats, un suivi de l’accord est réalisé par l’entreprise et les Organisations Syndicales signataires de l’accord.
ARTICLE 25 – CLAUSE DE RENDEZ-VOUS
Dans un délai de 4 ans suivant l’application du présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent dispositif de vote électronique.
En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai 6 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
ARTICLE 26 – REVISION DE L’ACCORD
L’accord pourra être révisé au terme d’un délai de 6 mois suivant sa prise d’effet. La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.
Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.
ARTICLE 27 – DENONCIATION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être dénoncé par l'ensemble des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. Néanmoins, les parties signataires pourront, à l’occasion de la dénonciation et à l’unanimité, prévoir un délai de préavis différent.
La Direction et les Organisations Syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
ARTICLE 28 – COMMUNICATION DE L’ACCORD
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des Organisations Syndicales représentatives dans l'entreprise.
ARTICLE 29 – DEPOT DE L’ACCORD
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :
Sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords », accompagné des pièces prévues à l’article D.2231-7 du Code du travail ;
Et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Nanterre.
ARTICLE 30 – PUBLICATION DE L’ACCORD
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L.2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
