ACCORD COLLECTIF RELATIF AU DEPLOIEMENT DU TELETRAVAIL
Entre les soussignés :
VIASANTÉ Mutuelle, représentée par son Directeur Général, sise 14 – 16 boulevard Malesherbes – 75 008 PARIS,
D’une part,
Et,
Les organisations syndicales suivantes :
C.F.D.T,
C.F.T.C,
F.O,
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit.
PREAMBULE
Un accord collectif relatif au déploiement du télétravail a été conclu au sein de VIASANTÉ Mutuelle le 3 décembre 2020 pour une durée de trois ans, complété par deux avenants du 21 juin 2021 et du 20 septembre 2021.
Confortées par l’expérience acquise ces trois dernières années, les parties sont convenues, dans la continuité du premier accord, de conclure un nouvel accord relatif au télétravail afin d’y apporter certaines améliorations. Ainsi, les parties ont souhaité élargir l’accès au télétravail en assouplissant les conditions d’éligibilité, en permettant à certains collaborateurs, auparavant exclus du dispositif, de bénéficier du télétravail. Les exigences liées aux modalités d’organisation du télétravail ont également été réduites.
ANNEXE 5 : INDICATEURS DE SUIVI PAGEREF _Toc152660955 \h 38
CHAPITRE 1 : APPLICATION DE L’ACCORD
Article 1.1 - Objet de l’accord
Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’accès ainsi que les conditions de mise en œuvre du télétravail au sein de VIASANTÉ Mutuelle.
Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, « le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».
Ainsi, le télétravail s’entend comme un mode particulier d’organisation du travail, alternant des périodes d’activité au sein des locaux de l’entreprise et en dehors des locaux de l’entreprise.
Le télétravail peut s’effectuer de manière régulière, occasionnelle ou exceptionnelle :
Le télétravail dit « régulier » basé sur le volontariat se caractérise par un nombre prédéterminé de journées effectuées de manière régulière sur plusieurs mois ;
Le télétravail dit « occasionnel » est effectué à la demande du collaborateur, sous réserve de l’accord du manager et validé par la Direction Développement Social, de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps, et est mis en œuvre à l’occasion d’évènements particuliers, pour raisons médicales, en cas d’épisode de pollution et pour les collaborateurs proches-aidants ;
Le télétravail dit « exceptionnel » est mis en œuvre dans le cadre du Plan de Continuité de l’Activité, et est considéré, conformément à l’article L.1222-11 du Code du travail, comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des collaborateurs.
Conformément à cette définition, le dispositif de télétravail diffère :
Du régime d’astreinte, qui vise les collaborateurs en astreinte ou en situation exceptionnelle ;
Des activités itinérantes, qui concernent les collaborateurs dont la nature des fonctions les conduit à réaliser leurs missions en dehors des locaux de l’entreprise.
Les collaborateurs susceptibles d’être soumis à un régime d’astreinte et/ou exerçant des activités itinérantes peuvent toutefois bénéficier du télétravail s’ils remplissent les conditions d’éligibilité énoncées au sein du présent accord.
Enfin, le télétravailleur désigne tout personne salariée de l’entreprise qui effectue du télétravail tel que défini ci-dessus.
Article 1.2 - Champ d’application de l’accord
Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des collaborateurs de VIASANTÉ Mutuelle éligibles au dispositif.
Article 1.3 - Entrée en vigueur et durée de l’accord
Le présent accord entrera à vigueur à compter du 1er janvier 2024.
Cet accord est conclu pour une déterminée jusqu’au 31 décembre 2026.
Dans les trois mois précédent le terme du présent accord, les parties se réuniront en vue de l'éventuel renouvellement de l'accord ou de la conclusion d’un nouvel accord collectif. A défaut de renouvellement, l'accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets, en application de l'article L.2222-4 du Code du travail.
Article 1.4 - Disposition spécifique aux collaborateurs antérieurement en télétravail
Les collaborateurs bénéficiant déjà d’un aménagement en télétravail dans le cadre d’un avenant contractuel conclu antérieurement au présent accord seront de plein droit admis au maintien de la situation de télétravail, sous réserve que les conditions d’éligibilité soient toujours remplies, à l’issue de la période initialement prévue par l’avenant contractuel, sauf refus exprès de leur part. La situation de télétravail ainsi maintenue sera alors régie par les seules dispositions du présent accord.
CHAPITRE 2 : CONDITIONS D’ELIGIBILITE
Article 2.1 – Collaborateurs et activités concernés
Le dispositif de télétravail est ouvert aux activités pouvant être exercées à distance.
Ainsi, les activités nécessitant d’être exercées physiquement au sein des locaux de l’entreprise sont exclues de ce dispositif, notamment en raison de l’équipement matériel ou de la nécessité d’une présence physique régulière.
Article 2.1.a – Collaborateurs éligibles au télétravail
Le dispositif de télétravail est ouvert à tout collaborateur entrant dans le champ d’application du présent accord et disposant des capacités nécessaires pour exercer son activité de façon autonome, dans les objectifs et délais fixés.
Le collaborateur doit notamment disposer :
D’une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à l’activité ;
D’une bonne connaissance des processus et des règles applicables au sein de l’activité et plus généralement dans l’entreprise ;
De l’habitude et d’une capacité préalablement démontrée à travailler de manière collective, à s’organiser et à reporter, de manière à maintenir les échanges entre les collaborateurs en télétravail et le reste de l’équipe.
En outre, pour être éligible au dispositif de télétravail, le collaborateur doit remplir les conditions contractuelles suivantes :
Être titulaire d’un contrat de travail (CDI ou CDD) ;
Justifier d’au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise ;
Être à temps plein ou à temps partiel supérieur ou égal à 80% ou en forfait-jours réduit équivalent de façon à garantir la préservation du lien social.
Les collaborateurs en contrat de formation par alternance (apprentissage et contrat de professionnalisation) qui justifient d’au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise sont éligibles au télétravail.
Les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail eu égard de leur convention de stage, qui impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise.
Article 2.1.b – Postes et fonctions éligibles au télétravail
Le poste et les activités du collaborateur doivent être compatibles avec le dispositif de télétravail. L’exercice de l’activité en télétravail du collaborateur souhaitant bénéficier de ce dispositif doit également être compatible avec le fonctionnement de l’équipe auquel il est rattaché ainsi qu’avec le fonctionnement de l’activité du service.
A la date de conclusion du présent accord, les fonctions ou postes suivants ne sont pas éligibles au télétravail :
Conseiller Agences ;
Conseiller auprès des Entreprises Grands Comptes ;
Conseiller TNS/Entreprises ;
Assistant Technique Support du Pôle Support de la Direction Systèmes d’Information ;
Employé Polyvalent Moyens Généraux de la Direction Immobilier, Moyens Généraux et Achats ;
La liste complète des fonctions et postes éligibles au télétravail est présente au sein de l’annexe 1 du présent accord.
Ces listes sont bien entendues susceptibles d’évoluer en fonction des créations et/ou évolutions de fonctions. Les listes actualisées par la Direction seront communiquées à titre d’information au CSE et aux organisations syndicales signataires du présent accord.
Article 2.2 – Conditions d’éligibilité techniques
Afin de pouvoir bénéficier du dispositif de télétravail, le collaborateur doit remplir les conditions techniques suivantes :
Disposer d’un espace adapté au télétravail et d’une connexion internet suffisante ;
Disposer de l’équipement informatique nécessaire pour exercer son activité en télétravail. La liste des équipements fournis par VIASANTÉ Mutuelle est présente à l’article 4.5.a du présent accord ;
Fournir une attestation sur l’honneur relative à la conformité des installations électriques à la norme NFC-15-100 (présente en annexe 4 du présent accord) ;
Fournir une attestation d’assurance multirisques habitation couvrant l’exercice du télétravail à domicile ou, à titre exceptionnel, au sein de tout autre lieu fixe déclaré par le collaborateur.
Par ailleurs, la conformité des installations électriques du lieu d’exercice du télétravail avec la norme NFC-15-100 relève de la responsabilité du télétravailleur.
Article 2.3 – Lieu d’exercice du télétravail
Ce mode d’organisation du travail s’exerce hors des locaux de l’entreprise, sous réserve que le collaborateur prenne toutes les dispositions pour assurer sa sécurité ainsi que celle des données qu’il est amené à traiter.
Par principe, le télétravail s’exerce au domicile habituel du collaborateur. A titre exceptionnel, il pourra être exercé au sein de tout autre lieu fixe déclaré par le collaborateur.
En cas de modification du lieu d’exercice du télétravail, le collaborateur devra informer la Direction Développement Social afin de vérifier que les conditions de mise en œuvre du télétravail sont toujours réunies. A ce titre, le collaborateur communiquera la nouvelle adresse du lieu d’exercice du télétravail et transmettra les justificatifs requis (attestation sur l’honneur relative à la conformité des installations électriques à la norme NFC-15-100 et attestation d’assurance multirisques habitation couvrant l’exercice du télétravail).
Article 2.4 – Travailleurs handicapés
Les collaborateurs en situation de handicap sont éligibles au télétravail dans les conditions prévues par le présent accord.
Un aménagement spécifique et, le cas échéant, dérogatoire aux dispositions du présent accord, lié au statut de travailleur handicapé, pourra être envisagé en lien avec la Médecine du travail en fonction des possibilités organisationnelles existantes au sein du service considéré.
CHAPITRE 3 : PROCEDURE D’ENTREE DANS LE DISPOSITIF DE TELETRAVAIL
Article 3.1 – Principes généraux
Article 3.1.a – Initiative du télétravail
La demande de télétravail est à l’initiative du collaborateur.
En cas de circonstances exceptionnelles telles que prévues par la législation et les dispositions de l’article 8.2 du présent accord, le télétravail pourra être déclenché à l’initiative de l’employeur.
Article 3.1.b – Principe du double volontariat
En dehors du télétravail exceptionnel, l’accès au dispositif de télétravail relevant de l’initiative du collaborateur est fondé sur le volontariat et est subordonné à l’accord du manager et de la Direction Développement Social.
Article 3.2 – Autoévaluation préalable
Un questionnaire d’autoévaluation est mis à la disposition des collaborateurs souhaitant bénéficier du dispositif de télétravail en annexe 2 du présent accord.
Ce questionnaire permet au collaborateur de vérifier si son profil et la nature de ses activités se prêtent au télétravail, et s’il remplit les conditions d’éligibilité précitées.
Préalablement à toute demande de télétravail, le collaborateur devra obligatoirement compléter l’autoévaluation mise à sa disposition afin d’évaluer sa capacité à faire du télétravail.
Article 3.3 – Formalisation et traitement de la demande
Article 3.3.a – Demande et durée du télétravail régulier
Le collaborateur souhaitant bénéficier du dispositif de télétravail régulier doit adresser une demande écrite et motivée.
A ce titre, le collaborateur doit compléter le dossier de candidature présent en annexe 3 du présent accord puis le transmettre pour validation à son manager, accompagné des pièces justificatives requises listées à l’article 3.3.b présent ci-après.
La demande de télétravail doit être validée tant par le manager que par la Direction Développement Social. Une fois complétée, le manager transmet la demande de télétravail accompagnée des pièces justificatives à la Direction Développement Social, qui disposera d’un délai de 15 jours calendaires à compter de la réception du dossier complet pour traiter la demande de télétravail régulier.
Dans ce délai, une réponse positive ou négative est apportée à travers le dossier de candidature. Si la réponse est négative, elle doit être motivée.
Dans l’attente de la dématérialisation des demandes de télétravail régulier, les demandes et pièces justificatives demandées ainsi que les réponses à ces dernières seront adressées par mail.
En outre, le dossier de candidature, complété et signé par le collaborateur, son manager et la Direction Développement Social, vaut formalisation de la situation de télétravail régulier et acceptation par le collaborateur des conditions de mise en œuvre du télétravail.
En présence d’une réponse positive, le télétravail régulier est accepté pour une durée d’une année civile renouvelable tacitement, pendant la durée d’application du présent accord.
Article 3.3.b – Pièces justificatives requises
Pour accompagner la demande de télétravail régulier, le collaborateur devra fournir, en sus du dossier de candidature complété :
Une attestation sur l’honneur relative à la conformité des installations électriques à la norme NFC-15-100 (présente en annexe 4 du présent accord) ;
Une attestation d’assurance multirisques habitation couvrant l’exercice du télétravail à domicile ou, à titre exceptionnel, au sein de tout autre lieu fixe déclaré par le collaborateur.
Article 3.4 – Refus d’entrée dans le dispositif de télétravail
Le motif de refus de la demande de télétravail doit reposer sur des critères objectifs.
Ce refus peut notamment être justifié par :
Le non-respect des conditions d’éligibilité ;
La nature de l’activité n’étant pas éligible au télétravail en raison de la nécessité d’une présence physique permanente sur site ;
Des contraintes techniques et/ou matérielles rendant impossible l’exercice de l’activité du collaborateur à distance (connexion internet insuffisante, norme de sécurité électrique non respectée, outil informatique non disponible…) ;
Des impératifs de sécurité des données traitées ou des opérations à réaliser ;
Le manque d’autonomie suffisante du collaborateur …
Le motif de refus de la demande de télétravail régulier par le collaborateur sera consigné par écrit par le manager et/ou la Direction Développement Social au sein du dossier de candidature.
En cas d’évolution de la situation du motif ayant justifié le refus, une nouvelle demande de télétravail régulier pourra être effectuée par le collaborateur conformément à l’article 3.3 du présent Chapitre.
CHAPITRE 4 : ORGANISATION DE L’ACTIVITE EN TELETRAVAIL
Article 4.1 – Fréquence et nombre de jours en télétravail
Article 4.1.a – Cas général
Par principe, le télétravail ne pourra excéder deux journées par semaine civile travaillée. Il est entendu que les journées de télétravail non positionnées ne sont pas cumulables.
Article 4.1.b – Cas dérogatoires
Article 4.1.b.1 – Collaborateurs âgés de plus de 60 ans
Les collaborateurs âgés de plus de 60 ans à temps plein
Afin d’assurer la protection des collaborateurs âgés de plus de 60 ans et de préserver leur santé ainsi que leur sécurité, ces derniers bénéficieront, en sus des deux journées de télétravail par semaine civile travaillée, de deux journées de télétravail par mois civil travaillé. Il est entendu que les journées de télétravail mentionnées ci-dessous ne doivent pas être positionnées de telle sorte à effectuer une semaine civile travaillée complète en télétravail. Ils pourront effectuer au maximum trois journées de télétravail par semaine civile travaillée.
Les collaborateurs âgés de plus de 60 ans à temps partiel dans le cadre d’une retraite progressive
Par dérogation à l’article 2.1.a du présent accord, les collaborateurs âgés de plus de 60 ans et à temps partiel dans le cadre d’une retraite progressive pourront bénéficier du télétravail dans les conditions suivantes :
Nombre de jours de travail (indépendamment de la durée du travail) Nombre de jours de télétravail 4 à 5 jours 2 jours de TT par semaine + 2 jours de TT par mois 3 jours 1 jour de TT par semaine + 2 jours de TT par mois 2 jours 2 jours de TT par mois
Article 4.1.b.2 – Collaborateurs de la Direction Commerciale et de la Direction Immobilier, Moyens Généraux et Achats
Les collaborateurs exerçant l’une des fonctions énoncées dans le tableau ci-dessous pourront bénéficier du télétravail dans les conditions suivantes :
Nombres de jours de télétravail autorisés Collaborateurs concernés Une journée de télétravail par semaine civile travaillée
Domaine Relation Client à Distance :
Animateur d’Activité
Responsable de Pôle
Responsable d’Unité
Deux journées de télétravail par mois civil travaillé
Domaine Immobilier et Moyens Généraux :
Responsable de pôle
Animateur d’Activité
Secrétaire
Direction Commerciale (hors Domaine Relation Client à distance)
Animateur d’Activité PME Grands Comptes
Animateur d’Activité TNS Entreprises
Responsable de Pôle
Il est entendu que les deux journées de télétravail mensuelles ne sont pas positionnées au sein d’une même semaine civile.
Cette liste sera susceptible d’évoluer en fonction des créations et/ou évolutions de fonctions. La liste actualisée par la Direction sera communiquée à titre d’information au CSE et aux organisations syndicales signataires du présent accord.
Article 4.1.b.3 – Les collaborateurs en contrat de formation par alternance
Eu égard de leur convention de formation, qui impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise, les collaborateurs en contrat de formation par alternance qui remplissent les conditions précitées à l’article 2.1.a du présent accord pourront effectuer au maximum une journée de télétravail par semaine civile travaillée.
Article 4.1.c – Principes communs
Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravailleur doit travailler en présentiel au moins deux jours par semaine civile. Ainsi, si deux jours de congés ou de jours de repos (JRTT) sont positionnés dans la même semaine, le télétravail sera impossible sur les jours restants de la semaine.
Par principe, la période de télétravail ne peut être inférieure à une journée. A titre dérogatoire, un fractionnement de la journée de télétravail en deux demi-journées sera possible sous réserve de la validation du manager.
Si elle n’est pas utilisée, la journée de télétravail n’est pas reportable sur la semaine ou le mois suivant. En outre, les journées de télétravail non positionnées ne sont pas cumulables.
Article 4.2 – Organisation du télétravail
Article 4.2.a – Planification du télétravail
Les journées de télétravail devront être déterminées en fonction des tâches à réaliser et des contraintes du service. En outre, le manager doit veiller à garantir de manière équitable l’acceptation des demandes de télétravail effectuées par les collaborateurs de son service.
A ce titre, chaque manager peut déterminer des périodes ou journées où le télétravail sera impossible en fonction de l’activité et des contraintes du service, de la nécessité d’assurer le maintien du lien social au sein de l’équipe ou de la nécessité d’une présence physique sur sites en raison des tâches à réaliser. Le télétravail régulier ne devant pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l’entreprise et des services qui la composent, chaque manager pourra également limiter le nombre de collaborateurs pouvant être simultanément en situation de télétravail.
Le manager devra à ce titre tenir compte de l’effectif au sein du service et déterminer le nombre de collaborateurs requis sur site pour réaliser les tâches physiques, telles que par exemple le traitement du courrier ou l’encaissement des chèques.
Le cas échéant, un planning de roulement pourra être établi par chaque manager et chaque Direction pourra transmettre des consignes particulières à respecter par les collaborateurs.
Afin de veiller à l’équilibre et l’égalité de traitement entre les collaborateurs, les règles d’organisation du télétravail déterminées par chaque manager ou Direction devront être préalablement communiqué à la Direction Développement Social.
En tout état de cause, le télétravailleur reste tenu et ce, même lorsque des journées de télétravail sont positionnées, de se rendre dans les locaux de l’entreprise à la demande de son manager, pour participer aux réunions organisées ou tâches à réaliser pour le bon fonctionnement du service. Dans une telle situation, les journées de télétravail positionnées pourront être modifiées ou supprimées unilatéralement par le manager moyennant un délai de prévenance de 2 jours calendaires, délai pouvant être réduit en cas de circonstances exceptionnelles, conformément aux dispositions de l’article 4.2.b du présent Chapitre.
Article 4.2.b – Modalités de demande et de modification des journées positionnées en télétravail
Le collaborateur fait la demande des journées de télétravail qu’il entend positionner via le logiciel de gestion du temps de travail au moins quinze jours avant la date envisagée, sauf accord exprès du manager. La demande du collaborateur sera soumise à acceptation du manager.
La ou les journée(s) fixée(s) en télétravail peuvent être modifiées ou supprimées d’un commun accord à tout moment. Dans le même sens, une journée de télétravail non positionnée peut être planifiée d’un commun accord à tout moment.
Ces journées peuvent également être modifiées ou supprimées unilatéralement par le manager moyennant un délai de prévenance de 2 jours calendaires. Ce délai peut être réduit en cas de circonstances exceptionnelles, notamment lorsque les tâches à effectuer rendent indispensables la présence sur site du collaborateur.
Article 4.3 – Gestion du temps de travail et régulation de la charge de travail
Il est rappelé que le télétravail est une forme d’organisation du travail ne remettant pas en cause la continuité de l’activité. Le collaborateur doit dédier son temps passé en télétravail à son activité professionnelle, dans le respect des dispositions prévues par le présent accord.
Article 4.3.a – Temps de travail
Le temps de travail exercé au titre du télétravail est décompté comme du temps de travail effectif et s’articule dans les mêmes conditions que celles qui auraient été retenues si le télétravailleur avait travaillé au sein des locaux de l’entreprise.
Dans ces conditions, le télétravail ne peut avoir pour conséquence de modifier ni le régime horaire, ni l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le collaborateur effectue son activité sur site.
Le collaborateur en situation de télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des dispositions légales et conventionnelles en vigueur, ainsi que dans le respect des dispositions de l’accord d’entreprise du 1er avril 2016.
En outre, le télétravailleur doit respecter les temps de pause et de repos prévus, à savoir :
Un repos quotidien d’une durée de 11 heures consécutives ;
Un repos hebdomadaire de 48 heures consécutives incluant le dimanche, sauf dérogation dans les conditions fixées par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur.
Le collaborateur en situation de télétravail s’engage également à respecter les durées maximales de travail ainsi que l’ensemble des dispositions relatives au temps de travail dont il relève. En outre, concernant les collaborateurs à l’horaire, il devra notamment ne pas dépasser la durée maximale de travail effectif de 10 heures par jour.
En toute hypothèse, aucune heure intermédiaire, telle que mentionnée au sein de l’accord d’entreprise du 1er avril 2016, ni aucune heure supplémentaire ne pourra être effectuée sans autorisation ou demande expresse et préalable de la Direction.
Le télétravailleur doit être en mesure de se connecter à distance dans le cadre des horaires applicables au sein de l’entreprise :
Le télétravailleur à l’horaire doit être joignable par téléphone ainsi que par messagerie et doit participer aux réunions organisées par sa hiérarchie pendant les plages horaires définies en accord avec son manager, qui comprennent à minima les plages horaires fixes applicables conformément à l’accord d’entreprise du 1er avril 2016 ;
Le télétravailleur employé selon une convention de forfait-jour doit exercer son activité et se tenir joignable par téléphone et par messagerie en cohérence avec le fonctionnement de son service et de la réalisation de son activité. En outre, le collaborateur et son manager doivent définir les plages horaires durant lesquelles le collaborateur peut être contacté.
Les modalités de contrôle du temps de travail sont les mêmes que lorsque l’activité est réalisée au sein des locaux de VIASANTÉ Mutuelle.
En tout état de cause, le dispositif de télétravail ne doit pas avoir pour effet d’entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos. Il appartient conjointement au manager et au télétravailleur de veiller au respect des règles relatives au temps de travail et de repos.
Article 4.3.b – Charge de travail
Le télétravail ne doit pas avoir pour effet de modifier la charge de travail habituelle du collaborateur ou de compromettre la bonne exécution du travail. L’activité des télétravailleurs est équivalente à celle des autres collaborateurs placés dans une situation identique.
Si nécessaire, des points réguliers relatif à l’organisation de l’activité du collaborateur en situation de télétravail pourront être organisés avec le manager. Ces points permettront également de s’assurer du respect des durées maximales de travail, d’amplitude et des durées minimales de repos. Le collaborateur devra, en outre, contacter son manager sans délai en cas de difficulté dans la réalisation des missions qui lui sont confiées.
Conformément à l’article L.1222-10 du Code du travail, le manager des collaborateurs bénéficiant du dispositif de télétravail devra effectuer, avec chacun d’entre eux, un bilan annuel. Ce bilan s’effectuera à l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation et portera notamment sur les conditions d’activité du collaborateur et sa charge de travail lorsqu’il exerce son activité en télétravail.
Article 4.4 – Environnement de travail
Le télétravail étant un mode d’organisation de l’activité professionnelle, le collaborateur doit veiller à ce que son environnement personnel soit propice à son activité.
Cet espace doit notamment être exempt de toute forme de nuisance extraprofessionnelle ou familiale, de façon à permettre au collaborateur de se concentrer exclusivement à son activité professionnelle durant le télétravail.
En tout état de cause, le lieu dédié au télétravail doit être correctement aéré, éclairé et permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail. Le collaborateur doit aménager au sein du lieu de télétravail un espace de travail adapté, suffisamment grand et dédié à son activité professionnelle.
Article 4.5 – Equipement lié au télétravail
Article 4.5.a – Equipement fourni par l’entreprise
Afin de pouvoir exercer son activité à distance et d’assurer le bon fonctionnement des équipements liés au télétravail, le collaborateur doit disposer d’un accès internet suffisant sur le lieu du télétravail.
Sous réserve que le collaborateur ne bénéficie pas de l’équipement nécessaire à l’exercice de son activité en télétravail, VIASANTÉ Mutuelle fournit les équipements requis conformément à la note spécifique sur le sujet.
Aucun autre matériel ne pourra être fourni.
VIASANTÉ Mutuelle fournit également un accès sécurité au réseau et à ses applications à partir de la connexion internet personnelle du collaborateur.
En cas de besoin, une formation pourra être dispensée pour l’utilisation de l’équipement fourni par l’entreprise.
Il est rappelé que le matériel fournit par l’entreprise reste son entière propriété et doit être utilisé à des fins professionnelles.
Ainsi, le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés et d’en assurer la bonne conservation. Il doit également prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires pour protéger les données qui y sont stockées et éviter l’accès d’un tiers aux systèmes informatiques.
En cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou de vol des équipements de travail, le collaborateur en situation de télétravail doit en aviser immédiatement la Direction des Systèmes d'Information en effectuant un GLPI et/ou en contactant le HelpDesk ainsi que son manager.
En tout état de cause, le collaborateur en situation de télétravail bénéficie du support technique à distance dans les mêmes conditions que les collaborateurs présents au sein des locaux de l’entreprise.
Article 4.5.b – Dysfonctionnement lié à l’équipement professionnel
En cas d’incident technique lié à l’équipement professionnel empêchant le collaborateur d’effectuer normalement son activité dans le cadre du télétravail, il doit en informer immédiatement son manager.
En lien avec la Direction des Systèmes d’Information, le manager doit prendre les mesures nécessaires selon la criticité de l’incident afin d’assurer la bonne organisation de l’activité.
Il pourra demander en priorité le retour sur site dans l’attente de la résolution du dysfonctionnement ne permettant pas le télétravail.
Toutefois, si la durée prévisible de l’incident identifié est inférieure à une demi-journée, le manager pourra, sur demande du collaborateur et à la condition que l’activité n’en soit pas impactée, autoriser une récupération au sein du compteur débit-crédit ou le positionnement ou le déplacement d’une demi-journée de repos (JRTT) sur la période non travaillée du fait de la panne.
Si la durée prévisible de l’incident identifié devait être supérieure à une demi-journée, le manager pourra également autoriser, sur demande du collaborateur et à la condition que l’activité n’en soit pas impactée, le positionnement ou le déplacement d’une journée de repos (JRTT) ou d’un congé payé.
Article 4.5.c – Dysfonctionnement lié à l’installation personnelle
En cas d’incident technique lié à l’équipement ou l’installation personnelle du collaborateur (panne d’électricité, coupure de l’accès internet…), lui empêchant d’effectuer normalement son activité dans le cadre du télétravail, il doit en informer immédiatement son manager.
Le manager doit prendre les mesures nécessaires afin d’assurer la bonne organisation de l’activité :
Il pourra demander en priorité le retour sur site dans l’attente de la résolution du dysfonctionnement ;
Pour les collaborateurs à l’horaire : en cas d’impossibilité de revenir rapidement sur site (moins de 30 minutes), le manager pourra autoriser, sur demande du collaborateur et à la condition que l’activité n’en soit pas impactée, le positionnement d’une journée ou une demi-journée de congés payés ou le déplacement du jour de repos sur la période non travaillée du fait de la panne. Dans la mesure où le collaborateur peut revenir rapidement au sein des locaux de l’entreprise (moins de 30 minutes), une récupération sur le compteur débit-crédit sur la période non travaillée du fait de la panne pourra être autorisée à la demande du collaborateur ;
Pour les collaborateurs au forfait-jour : en cas d’impossibilité de revenir rapidement sur site (moins de 30 minutes), le manager pourra autoriser, sur demande du collaborateur et à la condition que l’activité n’en soit pas impactée, le positionnement d’une demi-journée ou journée de repos (JRTT) ou de congé payé sur la période non travaillée du fait de la panne.
CHAPITRE 5 : MODALITES DE SUSPENSION ET DE REVERSIBILITE DU TELETRAVAIL
La situation de télétravail ne constitue pas un élément essentiel du contrat de travail et ne présente pas un caractère contractuel. Elle ne peut en aucun cas constituer un droit ou un avantage acquis.
A ce titre, il peut être mis fin à ce mode d’organisation du travail durant la période d’adaptation. En dehors de cette période, la situation de télétravail est réversible selon les conditions prévues par le présent accord.
En cas de cessation de la situation de télétravail, le collaborateur devra restituer l’équipement mis à sa disposition conformément à l’article 5.3 du présent accord.
Article 5.1 – Période d’adaptation du télétravail
Le passage en télétravail débute par une période d’adaptation d’une durée de trois mois.
Cette période s’entend d’un travail effectif. Ainsi, toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.
La période d’adaptation a pour objet de permettre à chacune des parties de vérifier l’adéquation du télétravail avec l’exécution du contrat de travail :
Pour le manager, cette période permet de vérifier si le collaborateur dispose des aptitudes personnelles et professionnelles requises pour exercer son activité à distance et si l’absence du collaborateur au sein des locaux de l’entreprise ne perturbe pas le fonctionnement du service ;
Pour le collaborateur, cette période permet de vérifier si le télétravail correspond à ses besoins et ses attentes.
Cette période permet également de vérifier si l’aménagement du poste de travail au sein du lieu de télétravail respecte les recommandations ergonomiques et qu’il n’existe pas de dysfonctionnement, tant pour l’équipement professionnel que pour l’équipement personnel.
Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin, unilatéralement ou d’un commun accord, à ce mode d’organisation du travail par écrit (mail, lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception), moyennant un délai de prévenance de 15 jours calendaires.
Si l’inadéquation entre ce mode d’organisation du travail et l’activité du collaborateur est constatée et qu’il est mis fin à la situation de télétravail, le collaborateur retrouvera intégralement son poste de travail au sein des locaux de l’entreprise et reprendra son activité dans les conditions applicables antérieurement à la mise en place du télétravail.
La fin de la situation de télétravail sera motivée et notifiée par un mail adressé au collaborateur et à son manager par la Direction Développement Social.
Article 5.2 – Réversibilité du télétravail
En dehors de la période d’adaptation, chacune des parties peut mettre fin, unilatéralement ou d’un commun accord, à la situation de télétravail à tout moment, moyennant un délai de prévenance d’un mois. En cas d’impossibilité manifeste ou de circonstances exceptionnelles rendant impossible la poursuite du télétravail, ce délai peut être réduit ou supprimé à l’initiative de l’employeur ou à la demande expresse du collaborateur.
Selon l’initiative de la demande, il convient de respecter l’une des procédures suivantes :
La demande du collaborateur de mettre un terme à la situation de télétravail doit être motivée par écrit (mail, lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) auprès de son manager. Ce dernier transmettra la demande à la Direction Développement Social ;
D’un commun accord, le collaborateur et son manager peuvent décider de mettre un terme à la situation de télétravail. Le manager réalisera une demande motivée par écrit (mail, lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) auprès de la Direction Développement Social ;
Le manager, après validation par la Direction Développement Social, peut mettre un terme à la situation de télétravail, notamment si la situation de télétravail apparaît incompatible avec l’activité ou les aptitudes du collaborateur, si les conditions d’éligibilité ne sont plus réunies ou si le collaborateur n’a pas respecté les règles de sécurité et de confidentialité applicables. Le cas échéant, VIASANTÉ Mutuelle se réserve le droit de mettre fin immédiatement et sans délai de prévenance à la situation de télétravail.
Un entretien sera réalisé entre le collaborateur et le manager afin d’échanger sur les motifs de la cessation de la situation de télétravail. A l’issue de l’entretien, la fin de la situation de télétravail sera motivée et notifiée par écrit (mail, lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge) au collaborateur et à son manager par la Direction Développement Social.
S’il est mis fin à la situation de télétravail, le collaborateur retrouvera intégralement son poste de travail au sein des locaux de l’entreprise et reprendra son activité dans les conditions applicables antérieurement à la mise en place du télétravail.
Article 5.3 – Restitution de l’équipement lié au télétravail
L’équipement fourni dans le cadre du télétravail reste l’entière propriété de VIASANTÉ Mutuelle.
A ce titre, en cas de cessation de l’activité en situation de télétravail, le collaborateur s’engage à restituer à la Direction des Systèmes d’Information dès le lendemain ou au plus tard le jour de la reprise sur site, l’ensemble des matériels, logiciels, outils et accessoires spécifiquement mis à sa disposition pour lui permettre d’exercer son activité en télétravail.
En outre, en cas de rupture du contrat de travail, le défaut de restitution de l’équipement fourni dans les délais impartis pourra faire l’objet de sanctions pénales.
Article 5.4 – Modification de la situation du collaborateur
En cas d’évolution de la situation du collaborateur pouvant avoir un impact sur les conditions d’éligibilité (changement de fonction ou de poste, un changement de Direction, un changement de domicile…), la situation de télétravail sera réexaminée par la Direction Développement Social afin d’en apprécier sa compatibilité avec l’évolution professionnelle et/ou personnelle du collaborateur. La situation de télétravail pourra être suspendue durant la période de réexamen par la Direction Développement Social.
Dans la mesure où les conditions d’éligibilité ne sont plus respectées et dans le cas où le nouveau lieu d’exercice du télétravail ne s’avèrerait plus conforme, il pourra être mis fin à la situation de télétravail dans les conditions prévues par le présent Chapitre.
CHAPITRE 6 : DROITS ET OBLIGATIONS DU TELETRAVAILLEUR
Article 6.1 – Egalité de traitement
Le passage en situation de télétravail ne modifie que la manière dont l’activité est réalisée et n’affecte pas le statut de salarié du télétravailleur.
Ainsi, le télétravail étant une forme d’organisation du travail, le collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs qu’un collaborateur en situation comparable exerçant son activité au sein des locaux de l’entreprise.
Le télétravailleur a notamment accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise. Il reste soumis aux mêmes politiques d’évaluations et bénéficie des mêmes entretiens individuels et professionnels que les autres collaborateurs de l’entreprise.
Il a un accès identique à la formation ainsi qu’aux possibilités de développement de carrière qu’un collaborateur n’étant pas en situation de télétravail.
Il est également éligible à l’attribution de titres-restaurant dans le respect des conditions légales et règlementaires en vigueur.
Article 6.2 – Santé et sécurité
Les collaborateurs en situation de télétravail demeurent soumis au Règlement Intérieur de VIASANTÉ Mutuelle, aux mesures de prévention en matière de sécurité et de santé au travail mise en place par l’entreprise ainsi qu’aux dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité du travail.
Par ailleurs, le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres collaborateurs de l’entreprise lorsqu’ils effectuent leur activité sur le lieu de télétravail.
En conséquence, en cas de maladie ou d’accident pendant les journées de télétravail, le collaborateur se conformera aux règles et délais applicables aux collaborateurs présents au sein de l’entreprise, à savoir :
En cas d’absence prévisible, le collaborateur devra solliciter l’autorisation préalable de sa Direction ;
En cas d’absence imprévisible, quelle qu’en soit la cause, le collaborateur préviendra ou fera prévenir au plus tôt les Relations Sociales et son manager afin que toutes les dispositions utiles puissent être prises pour pallier son absence.
Si l’absence résulte de la maladie ou de l’accident, la justification devra avoir lieu dans les 48 heures, par l’envoi aux Relations Sociales d’un certificat médical précisant également la durée prévisible de l’arrêt. La même formalité sera requise en cas de prolongation de l’arrêt médical. L’arrêt de travail devra également être envoyé par le collaborateur à la Sécurité Sociale dans les 48 heures de l’arrêt.
Article 6.3 – Droit à la déconnexion et respect de la vie privée
VIASANTÉ Mutuelle s’engage à garantir le respect de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle du collaborateur.
Il est reconnu au collaborateur en situation de télétravail un droit à la déconnexion en dehors des horaires durant lesquels le télétravailleur accomplit régulièrement son travail et pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire.
En dehors de ces horaires, toute sollicitation du manager ou de l’équipe est proscrite, sauf en cas de circonstances exceptionnelle, et le collaborateur en situation de télétravail a la possibilité de se déconnecter des équipements mis à sa disposition par l’entreprise.
Par ailleurs, le télétravailleur ne peut pas utiliser l’équipement lié au télétravail pendant les périodes de suspension du contrat de travail, quelle que soit la cause de la suspension.
Il est rappelé que l’usage du réseau professionnel VIASANTÉ et donc, l’accès aux mails, est indisponible pour les télétravailleurs à compter de 21 heures et ce jusqu’à 7 heures du matin, ainsi que le dimanche. Cette possibilité d’accès ne remet pas en cause l’obligation de respecter les 11 heures de repos consécutives.
Article 6.4 - Prévention des risques psychosociaux
Chaque manager devra être attentif aux risques psychosociaux auxquels les collaborateurs en situation de télétravail pourraient être exposés, notamment en raison du risque d’isolement. Les managers seront à ce titre sensibilisés sur le sujet.
En cas d’identification d’une situation à risque, la Direction Développement Social devra être informée afin de pouvoir prendre les mesures nécessaires et possibles au vu des circonstances.
En outre, la prévention des risques psychosociaux fait partie intégrante du Document Unique, ce dernier étant régulièrement présenté auprès de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de travail.
Article 6.5 – Protection des données et confidentialité
Le collaborateur en situation de télétravail s’engage à respecter la règlementation en vigueur ainsi que les dispositions du Règlement Intérieur et la Charte Informatique de VIASANTÉ Mutuelle, notamment au regard de la protection des données.
Il s’engage également à respecter les consignes qui lui seront transmises par la Direction des Systèmes d’Information de VIASANTÉ Mutuelle.
Le cas échéant, il s’engage à suivre les formations demandées concernant la bonne utilisation du matériel fourni.
Le collaborateur s’engage également à ne pas utiliser pour un usage autre que professionnel :
Les équipements mis à sa disposition par l’entreprise ;
Les lignes téléphoniques installées au nom de VIASANTÉ Mutuelle.
Le télétravailleur doit veiller à verrouiller l’accès de son matériel informatique, à éteindre ses outils de travail et à se déconnecter en dehors de leurs périodes d’utilisation professionnelle afin de s’assurer qu’il est le seul à utiliser son poste de travail.
Il doit porter une attention particulière aux règles de sécurité, plus spécifiquement à ses moyens d’authentification qui sont personnels, confidentiels et incessibles. Le télétravailleur doit être vigilant lors de sa navigation internet mais également lors de la réception de ces courriers électroniques. Hormis un écran additionnel, il ne doit pas connecter à son matériel informatique des périphériques tiers (clés USB, disque dur, imprimantes) n’appartenant pas à VIASANTÉ Mutuelle.
Enfin, le collaborateur doit veiller à ne transmettre aucune information, ni aucun fichier à des tiers, ceux-ci demeurant strictement confidentiels, conformément aux règles internes en vigueur. Il est rappelé que les solutions de transferts de fichiers comme WeTransfert sont interdites. Il est nécessaire d’utiliser la solution fournie et sécurisée par VIASANTÉ Mutuelle, à savoir, à ce jour, Liquidfiles.
Tout manquement aux règles précitées pourra être une cause de réversibilité immédiate du dispositif de télétravail et pourra être constitutif d’une faute pouvant donner lieu à une sanction conformément aux dispositions du Règlement Intérieur de VIASANTÉ Mutuelle.
Article 6.6 – Conformité des locaux et assurance couvrant les risques liés au télétravail
Le lieu de télétravail doit obéir aux règles de sécurité, notamment informatiques et électriques.
A ce titre, le collaborateur doit s’assurer que son installation est conforme aux normes de sécurité en vigueur et doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires pour éviter l’accès d’un tiers au système informatique.
Le collaborateur doit également veiller à ce que son assurance multirisques habitation garantisse les risques liés à l’usage professionnel de ses locaux.
Le télétravailleur s’engage ainsi à informer son assureur du fait qu’il travaille au sein de son domicile avec du matériel appartenant à VIASANTÉ Mutuelle et à remettre à la Direction Développement Social une attestation d’assurance multirisques habitation n’excluant pas la possibilité d’exercer une activité en télétravail.
CHAPITRE 7 : ACCOMPAGNEMENT DU TELETRAVAILLEUR ET DES MANAGERS AYANT DES COLLABORATEURS EN TELETRAVAIL
La mise en place du télétravail conduit à une évolution sensible des relations au sein de l’entreprise. Ainsi, les modalités de communication entre les collaborateurs, le management d’équipe, le pilotage ou le reporting des collaborateurs peuvent notamment s’en trouver changés.
Sur la base de ces constats, VIASANTÉ Mutuelle a souhaité mettre en place un dispositif d’accompagnement des collaborateurs et des managers ayant des collaborateurs en télétravail permettant d’assurer la transition vers ce changement culturel mais également d’adapter les pratiques quotidiennes existantes au sein des équipes.
A ce titre, des actions d’accompagnement et de sensibilisation du management du travail à distance seront organisées.
Les télétravailleurs ainsi que les managers ayant des collaborateurs en télétravail bénéficieront d’actions de formation distinctes et appropriées à ce mode d’organisation du travail.
Pour les collaborateurs, ces actions consistent à les sensibiliser aux bonnes pratiques, notamment en matière de santé et de sécurité, de déconnexion, d’ergonomie, d’environnement de travail et de sécurisation des données.
Pour les managers ayant des collaborateurs en télétravail, ces actions portent notamment sur les thématiques suivantes :
S’approprier les postures clé pour gagner en efficacité dans le management opérationnel, avec la dimension télétravail ;
Engager et fédérer les équipes sur site et en télétravail ;
Développer des espaces de collaboration au sein des équipes et accompagner les collaborateurs dans la réalisation de ses objectifs.
Il est précisé que ces formations sont obligatoires.
En complément de ces actions de formation, un guide relatif au télétravail à l’attention des collaborateurs et des managers sera diffusé au sein du portail de VIASANTÉ Mutuelle.
Ces actions sont susceptibles d’évoluer pendant la durée du présent accord.
CHAPITRE 8 : AUTRES SITUATIONS DE RECOURS AU TELETRAVAIL
Afin de faire face à des évènements particuliers ou des circonstances exceptionnelles limités dans le temps, il pourra être dérogé au télétravail régulier dans les conditions définies par le présent accord.
En fonction de la situation à laquelle est confronté le collaborateur ou VIASANTÉ Mutuelle, le dispositif de télétravail déployé pourra être « occasionnel » ou « exceptionnel ».
Article 8.1 – Télétravail occasionnel
Le télétravail dit « occasionnel » est effectué à la demande du collaborateur, sous réserve de l’accord du manager et validé par la Direction Développement Social, de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps, et est mis en œuvre à l’occasion d’évènements particuliers, pour raisons médicales, en cas d’épisode de pollution et pour les collaborateurs proches-aidants.
Ce dispositif est ouvert aux collaborateurs éligibles au télétravail régulier.
Article 8.1.a – Télétravail pour motif médical
Le recours au télétravail occasionnel peut être justifié par l’état de santé du collaborateur afin de favoriser le maintien ou la reprise de l’activité professionnelle.
Ainsi, les modalités de mise en œuvre de l’activité en télétravail peuvent faire l’objet d’une adaptation pour raison médicale dans les cas suivants :
Collaboratrice en situation de grossesse, pour une durée de quatre semaines au maximum, à condition d’en justifier par un certificat médical circonstancié délivré par un Médecin traitant ou un Médecin spécialiste ;
Collaborateur qui se retrouve immobilisé de façon temporaire, pour une durée de quatre semaines au maximum, à condition d’en justifier par un certificat médical circonstancié délivré par un Médecin traitant ou un Médecin spécialiste ;
En présence d’une préconisation spécifique de la Médecine du travail, selon la durée prescrite par cette dernière.
Article 8.1.b – Collaborateurs proches-aidants
Sous réserve de l’accord du manager et de la validation de la Direction Développement Social, il pourra être dérogé au nombre de jours maximum prévus pour le télétravail régulier, dans la limite d’un mois renouvelable après étude de la situation.
Sont concernés les collaborateurs venant en aide à une personne en fin de vie, atteinte d’une maladie, d’une perte d’autonomie d’une particulière gravité, d’un handicap ou victime d’un accident rendant indispensable une présence soutenue et des soins contraignants.
Il peut s’agir d’un ascendant, du conjoint, du concubin ou partenaire lié par un PACS, d’un enfant à charge au sens de la Sécurité Sociale.
La demande du collaborateur de bénéficier du télétravail occasionnel pour ce motif devra être accompagnée :
D’un justificatif ou d’une déclaration sur l’honneur du lien familial avec la personne aidée ;
D’un certificat médical circonstancié délivré par le Médecin qui suit l’enfant ou l’une des personnes précitées. Le certificat médical devra justifier de la fin de vie, de la maladie, de la particulière gravité de la perte d’autonomie, du handicap ou de l’accident rendant indispensable une présence soutenue et des soins contraignants.
Article 8.1.c – Episode de pollution
En cas de pic de pollution, déclaré comme tel par les services de l’Etat et entrainant des mesures propres à limiter l’ampleur de ses effets dans les conditions de l’article L.223-1 du Code de l’environnement, telles que des mesures de restrictions ou de suspension de la circulation des véhicules, il pourra être dérogé au rythme de télétravail régulier.
Article 8.1.d – Modalités spécifiques de mise en œuvre
Le recours au dispositif de télétravail occasionnel est limité aux collaborateurs disposant du matériel requis au moment de la mise en œuvre et permettant le travail à distance (exemple : en cas d’inondation, seul le collaborateur ayant quitté, la veille de l’évènement, les locaux de l’entreprise avec l’équipement requis pourra télétravailler).
Le cas échéant, il pourra être dérogé aux dispositions du présent accord relatives aux conditions d’éligibilité ainsi qu’à la fréquence du télétravail régulier.
Le collaborateur souhaitant bénéficier du dispositif de télétravail occasionnel doit adresser une demande écrite (mail, lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge) et motivée auprès de son manager, accompagnée des pièces justificatives énoncées à l’article 3.3.b du présent accord. Le manager soumettra la demande du collaborateur à la Direction Développement Social.
En outre, la demande de télétravail doit être validée tant par le manager que par la Direction Développement Social.
Pour chaque demande, un examen sera réalisé au cas par cas par la Direction Développement Social, en lien avec le manager, afin d’étudier la compatibilité de l’activité du collaborateur et des nécessités du service avec le dispositif de télétravail occasionnel.
Cette organisation ne devant pas contribuer à isoler le collaborateur ou à le désocialiser de son équipe et de l’entreprise, la durée de la situation en télétravail occasionnel sera également soumise à la compatibilité de l’activité et du poste de travail du collaborateur avec ce mode d’organisation du travail.
L’accord de la Direction Développement Social sera formalisé par écrit, par mail, au collaborateur et à son manager. Les modalités du télétravail occasionnel seront également précisées, telles que la durée de la situation en télétravail ainsi que la fréquence et le nombre de jours télétravaillés.
En cas de refus de la demande, celui-ci sera notifié par mail au collaborateur et à son manager.
Pendant la période de télétravail occasionnel, le collaborateur devra déclarer les jours en télétravail positionnés via le logiciel de gestion des temps conformément au mode opératoire adressé par mail.
A l’issue de la période de télétravail, le collaborateur reprendra son activité intégralement au sein des locaux de l’entreprise ou selon l’organisation définie par le dispositif de télétravail régulier.
Article 8.2 – Télétravail exceptionnel
Le télétravail dit « exceptionnel » est mis en œuvre dans le cadre du Plan de Continuité de l’Activité et est considéré, conformément à l’article L.1222-11 du Code du travail, comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des collaborateurs.
En outre, le dispositif de télétravail exceptionnel pourra être mis en œuvre en raison de la survenance d’une situation de crise nécessitant l’activation du Plan de Continuité de l’Activité, telle qu’une pandémie, des conditions climatiques extrêmes, un attentat, un non-accès aux bâtiment (exemples : incendie, inondation, fuite de gaz…) ou un non-accès aux outils informatiques (exemples : panne informatique, problèmes d’accès aux applications…).
Le recours au dispositif de télétravail exceptionnel est limité aux collaborateurs disposant du matériel requis et permettant le travail à distance. Le cas échéant, il pourra être dérogé aux dispositions du présent accord relatives aux conditions d’éligibilité ainsi qu’à la fréquence du télétravail régulier. En outre, lorsque le collaborateur est soumis au dispositif de télétravail exceptionnel, ce dernier n’est pas cumulable avec le télétravail régulier.
La mise en œuvre du télétravail peut être initiée unilatéralement et temporairement par VIASANTÉ Mutuelle pour la seule durée des évènements exceptionnels. Cet aménagement du poste du travail, rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des collaborateurs, ne constitue pas une modification du contrat de travail nécessitant l’accord du collaborateur.
Le collaborateur sera informé du déploiement et des modalités de mise en œuvre de ce dispositif par écrit (mail, lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge). Il devra également transmettre à la Direction Développement Social les pièces justificatives énoncées à l’article 3.3.b du présent accord.
Pendant la période de télétravail exceptionnel, le collaborateur devra impérativement déclarer les jours en télétravail positionnés via le logiciel de gestion des temps conformément au mode opératoire adressé par mail.
A l’issue de la période de télétravail, le collaborateur reprendra son activité intégralement au sein des locaux de l’entreprise ou selon l’organisation définie par le dispositif de télétravail régulier.
Pour rappel, le recours à ce dispositif est utilisé à titre exceptionnel. La modification des plannings sera privilégiée.
CHAPITRE 9 : DISPOSITIONS FINALES
Article 9.1 – Interprétation de l’accord
Il est précisé que les références à la convention collective, aux accords d’entreprise, aux accords de branche et à la loi n’ont pas pour objet de contractualiser leurs dispositions.
En cas de modification ultérieure des textes précités, les partenaires sociaux considèrent que c’est le texte modifié et actualisé dans sa dernière version qui est visé au présent accord.
Article 9.2 - Dépôt et publication de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’une diffusion aux signataires ainsi que d’un affichage pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise au sein du portail intranet de VIASANTÉ Mutuelle.
En application des dispositions du Code du travail, dès sa signature, le présent accord sera déposé en un exemplaire au format électronique via la plateforme de téléprocédure TéléAccords pour transmission automatique à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE). Un exemplaire sera également déposé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Toulouse.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de publicité.
Article 9.3 – Révision et dénonciation de l’accord
Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être modifié ou dénoncé dans les conditions légales
En cas de dénonciation du présent accord, et à défaut de signature d’un accord de substitution à l’issue du délai de survie de l’accord, il sera mis fin à la situation de télétravail des collaborateurs concernés.
Article 9.4 – Suivi de l’accord et indicateurs
Chaque année, une situation sur la mise en œuvre du dispositif de télétravail au sein de VIASANTÉ Mutuelle sera réalisée et présentée aux membres du Comité Social et Economique.
Le suivi de l’accord présente chaque année des indicateurs arrêtés à la date du 31 décembre de l’année N-1. L’annexe 5 recense les indicateurs suivis chaque année dans le cadre du présent accord.
Article 9.5 – Signature électronique
Pour la ratification du présent accord, les parties signataires décident de recourir à la signature électronique.
La signature électronique bénéfice de la même valeur juridique que la signature manuscrite au sens de l’article 1367 du Code civil.
Le dispositif technique mise en place est conforme aux dispositions dudit article en ce qu’il garantit l’identification du signataire et son lien avec l’acte signé ainsi que l’impossibilité de modifier ultérieurement les données.
La signature par ce procédé confère donc une valeur juridique pleine et entière au présent accord.
Fait à Toulouse, le 5 décembre 2023
En six exemplaires originaux
Pour VIASANTÉ Mutuelle
Pour C.F.D.T
Pour C.F.T.C
Pour F.O.
ANNEXES
ANNEXE 1 : LISTE DES FONCTIONS ELIGIBLES AU TELETRAVAIL
A titre informatif, à la date de conclusion du présent accord, la liste des fonctions et/ou postes éligibles au télétravail est la suivante :
Actuaire ;
Adjoint Responsable Canal Agences ;
Agent Administratif ;
Animateur d’Activité de toutes les Directions, à l’exception de la Direction Commerciale où sont éligibles uniquement les Animateurs d’Activité suivants :
Animateur d’Activité Relation Client ;
Animateur d’Activité PME Grands Comptes ;
Animateur d’Activité TNS Entreprises ;
Architecte des SI ;
Assistant Administration du Personnel ;
Assistant Chef de Projet ;
Assistant Commercial ;
Assistant de Direction ;
Assistant Gestion Base de Données ;
Assistant Développeur de la Direction Systèmes d’Information ;
Assistant Technique Support du Pôle Front et du Pôle Exploitation et Sécurité Opérationnelle de la Direction Systèmes d’Information ;
Assistant Technique Support de la Direction Production ;
Auditeur ;
Chargé d’Audit Interne ;
Chargé de l’Animation des Instances et des Territoires ;
Chargé de Communication ;
Chargé de Développement Social ;
Chargé d’Etudes Marketing ;
Chargé d’Etudes Statistiques et Bases de Données ;
Chargé de Prévention ;
Chargé de Relation Client ;
Chargé de Trésorerie ;
Chef de projet ;
Comptable ;
Contrôleur Budgétaire ;
Coordinateur Développement Social ;
Coordinateur Qualité ;
Coordinateur Sécurité ;
Directeurs ;
Expert Systèmes d’Information ;
Expert Transition Digitale ;
Gestionnaire ;
Gestionnaire Expert ;
Juriste ;
Juriste Expert ;
Référent Data Client ;
Responsable de Domaine ;
Responsable de Pôle ;
Responsable d’Unité ;
Secrétaire ;
Secrétaire Général ;
Technicien des Services Administratifs ;
Technicien Systèmes d’Information ;
Téléconseiller ;
Webmaster Concepteur.
Cette liste est bien entendue susceptible d’évoluer en fonction des créations et/ou évolution de fonctions. La liste actualisée par la Direction sera communiquée à titre d’information au CSE et aux organisations syndicales signataires du présent accord.
ANNEXE 2 : FICHE D’AUTOEVALUATION
LES QUESTIONS A SE POSER AVANT DE SE PORTER CANDIDAT
A la suite de la lecture de l’accord, vous constatez que vous remplissez les conditions d’éligibilité énoncées au sein du Chapitre 2 du présent accord. Ce mode d’organisation du travail vous intéresse mais vous vous demandez si vous êtes prêt à travailler hors des locaux de VIASANTÉ Mutuelle. Cette fiche d’auto-évaluation vous aidera à apprécier votre aptitude au télétravail.
Une fois remplie, cette fiche vous est strictement personnelle. Elle n’a pas à être transmise avec votre candidature au télétravail.
Quelles sont mes motivations pour faire du télétravail ?
Comment puis-je organiser mon travail et répartir mes activités entre le travail à distance dans le cadre du télétravail et le travail au sein des locaux de VIASANTÉ Mutuelle ?
1. MON APTITUDE AU TRAVAIL A DISTANCE OUI NON JE NE SAIS PAS
Je dispose des capacités nécessaires pour exercer mes fonctions de façon autonome
J’ai une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à l’activité
J’ai une bonne connaissance des processus et des règles applicables au sein de l’activité et plus généralement dans l’entreprise
J’ai l’habitude et une capacité préalablement démontrée à travailler de manière collective et à maintenir les échanges avec le reste de l’équipe
J’apprécie de travailler seul(e), sans la présence permanente du reste de l’équipe
J’ai acquis assez de compétences professionnelles pour travailler seul(e) à mon domicile entre 2 jours par mois civil travaillé et 2 jours par semaine civile travaillée
Je suis suffisamment rigoureux/rigoureuse pour autoorganiser mes activités professionnelles
Je suis capable de gérer mon emploi du temps pour éviter les retards ou au contraire pour éviter les tentations susceptibles de m’empêcher de travailler
J’ai la capacité d’éviter l’empiètement de mes obligations personnelles et familiales sur mes obligations professionnelles, et inversement
Je suis une personne organisée, qui sait planifier ses tâches, gérer son temps et rendre compte de ses activités
Je respecte les délais fixés
Je m’adapte rapidement et je suis capable de gérer les changements induits par le télétravail
J’ai conscience que le télétravail est réversible : le dispositif peut être remis en question tant par moi que par mon manager
Pour les deux questionnaires ci-dessous, il est impératif d’obtenir une totalité de oui.
2. MON DOMICILE ET MES EQUIPEMENTS OUI NON JE NE SAIS PAS
Je dispose d’une connexion internet suffisante
Je suis en mesure d’aménager au sein de mon domicile un espace dédié au télétravail qui me permettra de travailler efficacement et de garantir la confidentialité des informations de mon service
Je bénéficie d’une assurance multirisques habitation
Mes installations électriques sont conformes à la norme NFC-15-100
3. MON ACTIVITE AU SEIN DE VIASANTÉ MUTUELLE OUI NON JE NE SAIS PAS
Ma fonction fait partie de la liste des activités pouvant être exercées à distance (article 2.1.b de l’accord)
Je suis titulaire d’un contrat de travail (CDI ou CDD y compris alternant) et je ne suis pas stagiaire
J’ai au moins 3 mois d’ancienneté et je ne suis pas en période d’essai
J’exerce mon activité à temps plein ou à temps partiel supérieur ou égal à 80% (hors retraite progressive) ou en forfait jours réduit équivalent
TOTAL OUI NON JE NE SAIS PAS
ANNEXE 3 : DOSSIER DE CANDIDATURE
Merci de compléter ce dossier et de le remettre à votre responsable hiérarchique en main propre ou par mail.
Plus précisément, il conviendra de remettre la présente fiche de candidature télétravail accompagnée de l’attestation relative au bénéfice d’une assurance multirisques habitation ainsi que de l’attestation sur l’honneur relative à la conformité de ses installations électriques à la norme NFC-15-100 (annexe 4).
La validation de votre candidature est notamment soumise aux conditions d’éligibilité mentionnées au sein de l’accord.
INFORMATIONS PERSONNELLES
Nom : ..................................................................................... Prénom : ............................................................................... Date d’entrée au sein de VIASANTÉ Mutuelle : .......................................................
INFORMATIONS SUR LE POSTE
Fonction : .............................................................................. Poste : ................................................................................... Direction : .............................................................................. Nom et prénom de votre responsable hiérarchique : .................................................
MODALITES DE TELETRAVAIL SOUHAITEES :
1. Envisagez-vous le télétravail systématique (par principe 2 jours par semaine civile télétravaillée) ou ponctuellement en fonction de l’activité et des possibilités ?
4. Je soussigné(e), M./Mme …………………………………………………………………, candidat(e) au dispositif de télétravail, atteste sur l’honneur avoir préalablement pris connaissance de l’ensemble des dispositions de l’accord collectif relatif au déploiement du télétravail et accepte, par la transmission du dossier de candidature et des pièces justificatives requises, les conditions de mise en œuvre du télétravail.
Les données à caractère personnel vous concernant sont recueillies par VIASANTÉ Mutuelle, responsable de traitement, conformément à la législation applicable. Les données que vous nous demandons sont obligatoires. A défaut, le traitement de votre candidature pour le télétravail régulier s’en trouverait retardé.
Vos données sont traitées pour des finalités liées à la gestion du télétravail, ainsi qu’à la gestion administrative du personnel, et pourront également être traitées en cas de déploiement du Plan de Continuité de l’Activité. Vos données sont conservées pendant la période d’emploi et pendant 5 ans à compter du départ de l’entreprise.
Les destinataires des données sont, au sein de VIASANTÉ Mutuelle, la Direction Développement Social, ainsi que les organismes de protection sociale.
Le traitement des données est fondé sur l’exécution du contrat et le respect des obligations légales incombant à VIASANTÉ Mutuelle.
Vous bénéficiez des mêmes droits que pour toutes les données à caractère personnel recueillies par VIASANTÉ Mutuelle.
Par ailleurs, nous vous indiquons que VIASANTÉ Mutuelle a désigné un Délégué à la Protection des Données. Les informations relatives à la protection des données sont consultables sur le portail de VIASANTÉ Mutuelle.
DATER ET ENVOYER PAR MAIL OU REMETTRE EN MAIN PROPRE AU RESPONSABLE HIERARCHIQUE
AVIS DU RESPONSABLE HIERARCHIQUE (cadre réservé au responsable hiérarchique)
Nom : .............................................................................. Prénom : .........................................................................
J’émets un avis au regard des critères suivants :
Autonomie :x Favorablex Défavorable
Capacité du collaborateur à s’organiser : x Favorablex Défavorable
Organisation du service : x Favorablex Défavorable
Maîtrise des applications informatiques
indispensables à l’activité x Favorablex Défavorable
Bonne connaissance des processus et
des règles applicables au sein de VIASANTÉ
Mutuelle x Favorablex Défavorable
Autres : …………………………………………….. x Favorablex Défavorable
Date souhaitée de démarrage en télétravail : ....................................................................................
Pour rappel, VIASANTÉ Mutuelle dispose d’un délai de 15 jours calendaires à compter de la date de transmission du dossier complet de candidature pour examiner la demande.
DATER ET A ENVOYER PAR MAIL AU DEVELOPPEMENT SOCIAL
EXAMEN DE LA DEMANDE (cadre réservé au Développement Social)
Les installations électriques françaises sont régies par la norme NFC-15-100. Cette dernière détaille les caractéristiques des installations électriques ainsi que les règles de mise en œuvre.
Cette norme s’applique aux bâtiments neufs ainsi qu’aux bâtiments faisant l’objet de rénovations totales, modifications ou extensions.
Cette
norme est régulièrement mise à jour afin de prendre en compte les évolutions technologiques et techniques.
Les obligations formulées au sein de cette norme concernent plusieurs thématiques telles que :
La protection des personnes et des biens ;
Le nombre de prises et d’éclairages par pièce ;
La composition de la gaine technique ;
L’installation du réseau multimédia...
La norme NFC15-100 impose notamment une installation électrique minimale par pièce (exemples : nombre de prises de courant, nombre de points d’éclairage, nombre de prises de communication, nombre de prises de télévision, la présence de circuits spécialisés...). La norme NFC15-100 traite également des dispositifs différentiels à haute sensibilité, du dispositif de coupure d’urgence, de la protection des circuits contre les surintensités mais également de la protection contre la foudre.
Pour toute information supplémentaire, nous vous invitons à vous adresser à un électricien.
L’attestation sur l’honneur relative à la conformité des installations électriques à la norme NFC-15-100 présente ci-après est à compléter et à annexer au dossier de candidature télétravail remis à la Direction Développement Social.
ATTESTATION SUR L’HONNEUR
Je soussigné(e) M./Mme………………….....................................................……………………, salarié(e) de VIASANTÉ Mutuelle souhaitant télétravailler à l’adresse ……...…………………………………………………… …………………………..……., certifie sur l'honneur qu’à ce jour, les installations électriques utilisées dans ce lieu sont conformes à la norme NFC-15-100 et que je dispose d'un aménagement ergonomique de mon poste de travail me permettant d'exercer mon activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour moi-même et pour les informations et documents professionnels que je pourrais être amené à devoir utiliser dans le cadre du télétravail.
J’atteste également avoir été informé sur les risques encourus en cas d’installation non conforme.
Fait à …............................................., le ...............................................
SIGNATURE
ANNEXE 5 : INDICATEURS DE SUIVI
Le suivi de l’accord présente chaque année les indicateurs listés ci-après, arrêtés à la date du 31 décembre de l’année N-1.
Pour le télétravail régulier :
Nombre et pourcentage de collaborateurs éligibles ;
Nombre et pourcentage de collaborateurs non éligibles ;
Nombre et pourcentage de collaborateurs éligibles n’ayant pas réalisés de demande ;
Nombre et pourcentage de collaborateurs bénéficiaires ;
Nombre de journées télétravaillées par mois ;
Répartition des journées télétravaillées dans la semaine en nombre et pourcentage ;
Nombre et pourcentage d’accidents du travail (télétravail/travail sur site) ;
Pour le télétravail occasionnel :
Nombre et pourcentage de collaborateurs bénéficiaires ;
Nombre de journées télétravaillées par mois ;
Motifs de recours ;
Pour le télétravail exceptionnel :
Nombre et pourcentage de collaborateurs bénéficiaires ;
