Société par action simplifiée unipersonnelle, immatriculée au RCS de SEDAN sous le numéro 785 620 725 Dont le siège social est situé 22, Grand rue – 08350 THELONNE Représentée par Monsieur XXXXXXXXXX, agissant en qualité de Directeur Général
Ci-après dénommée « la Société »
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise à savoir :
La
CFDT (Confédération Française Démocratique du Travail), représentée par Madame XXXXXXXXXX dûment mandatée en sa qualité de déléguée syndicale centrale,
La
CSN-CFE-CGC (Chambre Syndicale Nationale des forces de vente), représentée par Monsieur XXXXXXXXXX dûment mandaté en sa qualité de délégué syndical central
D’autre part,
Ci-après dénommées ensemble « les Parties ».
Préambule
Les élections des membres des instances représentatives du personnel ont été organisées par voie électronique lors des précédents scrutins.
Les parties souhaitent de nouveau recourir au vote électronique pour les élections professionnelles de la Société organisées au cours de l’année 2026 ainsi que lors des élections ultérieures.
Le présent accord collectif a pour objet de formaliser ce souhait et de préciser le fonctionnement du système de vote électronique.
Article 1 – Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique au sein de la société VYNEX.
Les Parties conviennent de recourir au vote électronique au sens des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 et suivants du Code du travail pour l’élection des membres de chaque Comité social et économique d’établissement de la Société quel que soit le nombre de ces Comités ou, si un Comité unique était institué à l’avenir, pour l’élection des membres du Comité social et économique de la Société.
Le scrutin est organisé exclusivement sous la forme de ce vote électronique à l’exclusion d’un vote par bulletin au format papier.
La Société et les organisations syndicales habilitées définiront dans un protocole d'accord préélectoral (ou la Société fixera par décision unilatérale à défaut d’accord) les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Le présent accord se substitue à tout accord collectif, usage, engagement ou pratique en matière de vote électronique.
Article 2 – Recours à un prestataire
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société.
Le prestataire choisi doit se conformer à un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en vigueur.
Il doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote répondant à l’ensemble des exigences légales et réglementaires en matière de vote électronique.
De même, ce prestataire doit prendre toutes les mesures nécessaires pour que le système qu’il propose assure :
La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales ;
La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;
La sécurité de l’émargement ;
La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (sous réserve des prérogatives des membres du bureau de vote évoquées ci-après) ;
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin ;
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Article 3 – Respect des principes du droit électoral, de la loi informatique et libertés et du RGPD
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique ;
L'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La distinction des votes pour chacun des scrutins par collège ;
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le protocole d'accord préélectoral ou, à défaut, la décision de l’employeur relative à l’organisation des opérations de vote, mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Par ailleurs, dans le cadre des opérations électorales, la Société sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel.
A ce titre, le système de vote électronique mis en place par le prestataire respecte pleinement les dispositions de la loi Informatique et Libertés ainsi que le RGPD.
Article 4 – Modalités de vote
La Société et les organisations syndicales habilitées engageront la négociation d’un protocole d'accord préélectoral (par établissement le cas échéant) qui fixera les modalités d’organisation du vote, dont les dates et heures de scrutin. A défaut de protocole, ces modalités seront fixées par la Société (là encore par établissement le cas échéant).
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant les périodes d'ouverture du scrutin, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pendant la période du scrutin, dans les horaires collectifs de travail des ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire sont mis à la disposition des électeurs par la Société dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Les salariés absents pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
Article 5 – Communication des listes électorales et des listes des candidats
La Société transmet au prestataire les listes électorales et les informations nécessaires à l’établissement d’un fichier des électeurs (noms et prénoms des inscrits, date de naissance, date d'entrée dans l'entreprise / ancienneté, collège d'appartenance, établissement d’appartenance le cas échéant, adresse si nécessaire, e-mail et /ou numéro de téléphone).
Ce fichier a pour finalité d’identifier les électeurs, de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant effectivement pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.
Les mentions affichées sur la liste électorale sont déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral le cas échéant, ou à défaut par une note unilatérale de la Société.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral ou à la note unilatérale relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote.
Les professions de foi doivent être fournies sous la forme d'un fichier informatique au format PDF couleur, d'un poids au maximum égal à 500 ko sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.
Le logo est communiqué en format JPEG taille maximum 50 ko. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
Article 6 – Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du prestataire, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées par collège sur les écrans de façon aléatoire.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.
Article 7 – Déroulements des opérations matérielles du vote
Une note explicative, détaillant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique sera portée à la connaissance des électeurs par voie d’affichage (pouvant correspondre au protocole d’accord préélectoral ou la note unilatérale).
Avant l’ouverture du scrutin, une cellule d’assistance technique confiée au prestataire effectue des tests destinés à valider le système de vote électronique, à vérifier les données du système. Cette cellule vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Elle teste également en amont de l’ouverture du vote le système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé.
Ces opérations sont menées en autonomie via un système d’e-learning, par les membres du bureau de vote. Les représentants de la société peuvent anticiper en tant qu’observateur mais n’ont pas de manipulation spécifique à réaliser. Le prestataire est joignable par téléphone si les opérations de scellement sont réalisées durant les heures d’ouverture de ce dernier. Les délégués de liste peuvent assister à ces opérations.
Chaque électeur reçoit avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle ou personnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer son identifiant et le mot de passe par SMS. Pour le salarié n’ayant pas de courriel, un envoi papier est réalisé afin d’obtenir les codes de connexion à son espace.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe sont également valables en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur doit répondre à une question (date de naissance et ville de naissance) pour s'authentifier. Ces informations personnelles, préalablement communiquées par la Société au prestataire lors de la constitution des listes, permettent à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l'électeur se voit présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège (et son établissement le cas échéant), pour les titulaires et pour les suppléants. Il peut alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. L’émargement indique la date et l’heure du vote.
En cas de perte ou d'oubli des codes, l'électeur pourra utiliser le système de création de ticket d'assistance directement depuis son espace électeur. Sur les horaires de fermeture du prestataire, l'électeur pourra contacter la hotline qui pourra lui communiquer oralement un nouvel identifiant.
Les opérations décrites au présent article sont organisées à l’échelle de chaque établissement le cas échéant.
Article 8 – Garanties de confidentialités du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. Le vote émis par l'électeur est ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs, qui a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.
Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
La consultation de la liste d’émargement est réservée uniquement aux membres du bureau de vote. Cependant, les délégués de liste, la direction et le prestataire pourront consulter le taux de participation anonyme.
Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Ces mesures garantissent ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
à l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 9 – Dépouillement – Procès-verbaux
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs.
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique contrôle le scellement du système. Les délégués de listes peuvent assister à ces opérations.
Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ces résultats sont générés directement aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie les votes, l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis et les signe.
Les autres membres du bureau de vote vérifient les votes et signent également les formulaires précités.
Le bureau de vote doit ensuite proclamer les résultats.
Les opérations décrites au présent article sont organisées à l’échelle de chaque établissement le cas échéant.
Article 10 – Durée de l’accord – Formalités de Dépôt
Le présent accord est applicable aux élections des membres de tout Comité social et économique d’un établissement de la Société ou du Comité social et économique de la Société, tant aux élections intervenant au terme de mandats qu’à des élections partielles.
Le présent accord entre en vigueur dès sa conclusion pour une durée indéterminée.
Les parties examineront au moins tous les 8 ans l’application du présent accord et l’opportunité de le réviser.
Au-delà, le présent accord peut être révisé à tout moment à la demande de l’une des parties par un avenant conclu dans les conditions de droit commun – notamment de majorité – de conclusion d’un accord collectif.
Une partie sollicitant une révision doit en informer par écrit les autres parties signataires et les éventuelles autres organisations syndicales représentatives à l’échelle de l’entreprise.
Le présent accord peut être dénoncé dans les conditions prévues par les articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Le préavis de dénonciation court jusqu’au terme des mandats des membres d’un Comité social et économique en cours.
Le présent accord sera, à la diligence de la Société, déposé sur la plateforme du ministère du travail « TéléAccords » (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) et versé dans une base de données nationale, conformément aux dispositions légales en vigueur. Il sera également remis en un exemplaire au secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Charleville-Mézières.
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
Fait en 6 exemplaires originaux dont un remis à chacune des parties signataires. A THELONNE, le 16 mars 2026.
