Accord collectif relatif au recours au vote électronique et au périmètre des élections professionnelles 2023 UES VYV3 – VYV3iT Accord collectif relatif au recours au vote électronique et au périmètre des élections professionnelles 2023 UES VYV3 – VYV3iT
Direction des Ressources Humaines 2 octobre 2023 Direction des Ressources Humaines 2 octobre 2023
ENTRE :
L’Unité Economique et Sociale VYV3 et VYV3iT,
Le Siège de VYV3 étant situé 62-68, rue Jeanne-d’Arc - 75013 PARIS, Représentée par XXX, agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines,
D’UNE PART,
ET :
La délégation syndicale CFDT, représentée par XXX, en qualité de Délégué Syndical,
D’AUTRE PART,
Il est conclu le présent accord collectif, conformément aux dispositions des articles L. 2221-2 et suivants du code du travail.
Préambule
Les mandats des représentants du personnel au sein de l’UES VYV3-VYV3It expirant en date du 3 décembre 2023, des élections professionnelles vont prochainement être organisées. Au jour de la signature du présent accord, l’UES VYV3-VYV3It est constituée de 10 établissements. Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique (CSE), de favoriser la participation des salariés, d’obtenir des résultats rapides et sécurisés et d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement, les parties signataires conviennent de mettre en place et de définir les principes d’un vote électronique, comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique. C’est dans ce cadre que l’UES VYV3-VYV3It confiera à un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R. 2314-5 et suivants du code du travail. Par ailleurs, le présent accord vise également à déterminer le cadre de la mise en place du CSE, conformément aux dispositions des articles L. 2313-1 et suivants du Code du travail. Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES VYV3-VYV3It (ainsi qu’aux salariés mis à disposition au sein de l’UES) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE. Le recours au vote électronique Principes généraux Parallèlement au présent accord, le protocole préélectoral qui sera conclu préalablement aux élections concernées par le vote électronique définira les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique, lesquelles seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :
Vérifier l’identité des électeurs,
S’assurer de l’intégrité du vote,
S’assurer de l’unicité du vote,
S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,
S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,
Permettre la publicité du scrutin.
Le présent accord sera annexé au dit protocole préélectoral.
Modalités de mise en œuvre du vote électronique Recours au prestataire NEOVOTE Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, il est convenu de confier la mise en place du système de vote électronique au tiers de confiance NEOVOTE, mandaté par la Direction.
Etablissement des fichiers Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données Le système NEOVOTE assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique. Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de NEOVOTE, chargé de la gestion et de la maintenance du système. Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Cellule d'assistance technique et sécurité Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle aura notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Expertise indépendante et déclaration RGPD Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD).
Information et formation La Direction de VYV3-VYV3It met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique. En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement des opérations de vote Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Caractéristiques du site de vote NEOVOTE assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, NEOVOTE veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :
son identifiant personnel de connexion par un premier canal,
son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,
l'adresse de connexion au site de vote,
la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège. L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.
Suivi des opérations de vote La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Opérations de dépouillement A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs). Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats. Le périmètre de mise en place du CSE Les parties au présent accord conviennent que l’UES VYV3-VYV3It et l’ensemble de ses sites actuels ou à venir constituent une entité unique, ne comportant aucun établissement distinct. En conséquence de quoi, un CSE unique sera mis en place pour l’UES VYV3-VYV3It dans son ensemble. Dispositions finales Entrée en vigueur – durée – révision Le présent accord est conclu dans le but d’être appliqué à la seule élection des représentants du personnel au CSE de l’année 2023, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral. Aussi, il entrera en vigueur dès sa signature et cessera de produire effet à l’échéance du terme précité. Il est convenu que toute nouvelle mesure législative ou conventionnelle ayant un effet significatif sur une ou plusieurs dispositions du présent accord entraînera une rencontre entre la Direction et les organisations syndicales représentatives, à l’initiative de la partie la plus diligente, afin d’examiner les conséquences éventuelles qu’il conviendra d’en tirer. À cet égard, il est rappelé que le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L.2261-7 et suivants du Code du travail.
Dépôt et publicité Le présent protocole est communiqué pour information aux délégations des organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral. Il est également adressé pour information à la Direction Régionale de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités de Paris (siège social de VYV3). Son existence sera également portée à la connaissance du personnel. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi des Pays de la Loire du siège de l’USBM Pays de la Loire (Unité Départementale de la Vendée). Il fait par ailleurs l’objet d’un affichage sur les panneaux réservés à la communication avec le personnel.
Conformément aux dispositions en vigueur, le présent accord sera déposé auprès des services de la Direction Régionale de l'Economie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités de Paris (siège social de VYV3), et au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris. Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
A Paris, Le En 3 exemplaires originaux (dont 1 pour chacune des parties et 1 pour les formalités de dépôt au Greffe du Conseil des Prud’Hommes)
Pour la CFDT, XXX Délégué syndical
Pour la Direction, XXX Directeur des Ressources Humaines
