ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS DROIT A LA DECONNEXION ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS DROIT A LA DECONNEXION
Entre les soussignés :
La société WEBHELP COMPIEGNE, Société par actions simplifiées au capital de 37.000 €, immatriculée au RCS de COMPIEGNE n° 527 105 607, dont le siège social est situé au 98, Impasse les Terres au Pré des Iles – ZAC du Parc Tertiaire – 60 610 LA CROIX SAINT OUEN, représentée par, en sa qualité de Directeur de Site, dûment habilité par délégation,
D’une part,
Et les organisations syndicales représentatives,
L’organisation syndicale CGT, représentée par
L’organisation syndicale CFDT, représentée par
L’organisation syndicale SUD, représentée par
D’autre part,
Il est convenu ce qui suit : TOC \o "1-3" \h \z \u
Article 4.6 : Communication / information PAGEREF _Toc532479817 \h 10
Article 5 : Mise en œuvre de l’accord PAGEREF _Toc532479818 \h 10
Article 5.1 : Suivi de l’application du droit à la déconnexion PAGEREF _Toc532479819 \h 10
Article 5.2 : Durée de l’accord PAGEREF _Toc532479820 \h 11
Article 5.3 : Révision de l’accord PAGEREF _Toc532479821 \h 11
Article 5.4 : Dépôt et publicité PAGEREF _Toc532479822 \h 11
Article 5.5 : Sanction en cas de non-respect de l’accord PAGEREF _Toc532479823 \h 12
Préambule La satisfaction de nos collaborateurs, de nos clients et la responsabilité sociale sont des piliers de l’entreprise indissociables. Webhelp est un groupe qui œuvre à la mise en place des pratiques responsables où l’excellence sociale est l’affaire de tous. L’ambition de Webhelp est de mettre nos collaborateurs dans les meilleures conditions matérielles et relationnelles pour garantir leur bien-être au sein de l’entreprise. Nous mesurons l’engagement de nos collaborateurs via une enquête annuelle. Les évolutions technologiques impliquent une adaptation de nos modèles et une transformation de nos métiers. La digitalisation s’impose dans la vie des entreprises et de ses salariés. La multiplicité des outils, supports et formats de communication rend la séparation entre la vie personnelle et la vie professionnelle de plus en plus floue. L’impératif social du « rester connecté » dans son environnement familial et professionnel influe sur nos comportements et nos modes de travail. Les organisations des entreprises et du travail, notamment les relations liées à des localisations géographiques distantes et ou internationales favorisent les dérèglements du travail. L’accessibilité des outils professionnels mis à disposition de ses collaborateurs peut les rendre intrusifs, aussi, il a paru important à l’entreprise Webhelp de poser les limites. Webhelp marque ainsi sa volonté de promouvoir une bonne utilisation des technologies de l’information et de la communication au service de sa compétitivité et respectueuse de la vie privée et de la santé de ses collaborateurs.
Article 1 – Définitions
Droit à la déconnexion C’est un droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif en dehors de son temps de travail habituel. Outils numériques professionnels Ce sont des outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. Ce sont des outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, etc. Temps de travail Il correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il demeure à la disposition de l’employeur. Ce temps comprend les heures normales de travail et les éventuelles heures supplémentaires. Sont exclus, les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels ou non, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d’absences autorisés de quelque nature que ce soit.
Article 2 - Champ d’application
Le présent document s’applique à l’ensemble des collaborateurs de WEBHELP Compiègne.
Article 3 - Les règles à respecter
Article 3.1 : Exemplarité des managers
Par son comportement professionnel, le manager incarne les valeurs de cet accord. Le manager - quel que soit son niveau hiérarchique - est le premier garant de l’équilibre de vie de ses collaborateurs. Le manager encourage ses collaborateurs à respecter leurs temps de repos y compris lorsqu’ils utilisent leurs outils numériques professionnels. De ce fait, il est demandé aux salariés de ne pas utiliser leur messagerie électronique ou autres outils de communication pendant les périodes de repos quotidien hebdomadaire, de congés ou d’arrêts de travail. Aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation pendant ces périodes. Le temps de repos est régi par la réglementation du travail en vigueur. Il concerne le temps de repos journalier et de repos hebdomadaire.
Article 3.2 : Respect de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle
Les collaborateurs assurent leurs missions tout en préservant leurs temps de repos et de congés. « WEBHELP » met en place l’organisation du travail adaptée à la préservation de cet équilibre, en particulier dans un contexte multi sites et international. Quand l’activité, notamment en termes de sécurité de l’information, le permet le recours au télétravail peut être envisagé moyennant la formalisation d’un accord d’entreprise ou d’un avenant au contrat de travail.
Article 3.3 : Communication et sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques
« WEBHELP » accompagne ses collaborateurs dans l’appropriation des outils numériques professionnels disponibles.
« WEBHELP » étudie la mise en place des outils permettant d’alerter les collaborateurs pour éviter un usage excessif des outils numériques.
« WEBHELP » sensibilise les collaborateurs concernés, par exemple lors de l’entretien annuel ou professionnel, à un usage mesuré et responsable du courrier électronique, de l’Intranet et de tout autre outil numérique de communication.
« Webhelp » veille à choisir le moyen de communication adapté au contexte, en favorisant les échanges directs.
L’entreprise veille à la bonne application de cet accord. Chaque collaborateur est invité à se rapprocher de celle-ci pour toute question, ou suggestion, liée à son application et à son respect.
Article 3.4 : Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle
Il est recommandé à tous les salariés de : S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ; S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ; Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci » ; S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels ; Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ; Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel. Ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique
Article 3.5 : Lutte contre le stress lié l’utilisation des outils numériques professionnels
Il est recommandé à tous les salariés de : S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ; Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ; Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ; Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.
Article 4 - Modalités pratiques
Article 4.1 : Actions de formation
Pour permettre à ses collaborateurs de comprendre la démarche et de respecter une bonne utilisation des outils mis à sa disposition en respectant un temps de vie professionnel/vie privée, « WEBHELP » a prévu de mettre en place un certain nombre d’actions qui seront menées par la direction avec le support de la Webhelp University et le cas échéant, des services de santé au travail et/ou des membres du CHSCT (future CSSCT dans le cadre de la mise en place du CSE). Actions de formation et de sensibilisation des salariés et du management Développement des modes de travail collaboratifs pour limiter l’usage des emails Formation des services généraux et des équipes RH et des représentants du personnel à la détection des risques associés aux outils de communication numériques L’exemplarité managériale : ne pas envoyer d’emails le soir ou le weekend afin que les salariés ne soient plus incités à regarder leurs courriels durant leur temps libre. Mise en place d’un plan de remplacement pour assurer la continuité de l’activité quand un salarié s’absente (par exemple, un back-up) et respect de sa charge de travail à son retour Respect du repos hebdomadaire sans mail
Article 4.2 : Utilisation des outils informatiques
Il est recommandé aux salariés de paramétrer son téléphone mobile ou ordinateur portable sur mode « ne pas déranger » le soir / le weekend end possible. Il est également recommandé aux salariés de ne pas disposer de sa messagerie professionnelle sur son téléphone portable personnel, afin de dissocier les deux sphères vie privée/vie professionnelle.
Article 4.3 : Utilisation de la messagerie
Article 4.3.1 : Utilisation de fonctions spécifiques d’envoi de la messagerie
Les e-mails doivent en priorité être envoyés pendant les heures de travail. Pour les salariés qui décident de se connecter en dehors des heures habituelles de travail, il est fortement recommandé :
Soit de préparer leurs messages en mode brouillon ou hors connexion Soit d’utiliser la fonction d’envoi différé
Si le salarié est amené à envoyer un message en dehors des heures habituelles de travail, il veillera à clairement indiquer que ce message n’appelle pas de réponse immédiate, sauf en cas de situation d’urgence et précisera le délai de réponse attendu.
Article 4.3.2 : Intégration de message d’information dans la signature des e-mails
Pour permettre l’exercice effectif du droit à la déconnexion par les salariés, il sera recommandé auprès de chaque salarié d’intégrer la mention suivante dans la signature de leurs e-mails : « Si vous recevez ce message en dehors des horaires de travail ou pendant vos congés, vous n’êtes pas tenu d’y répondre sauf en cas d’urgence exceptionnelle ».
Article 4.3.3 : Message d’absence
Lorsqu’un salarié est amené à être absent pendant plus d’une demi-journée, il mettra en place un message automatique d’absence à l’attention des interlocuteurs internes et externes à l’entreprise, l’alertant sur l’absence et sa durée ainsi que le nom et les coordonnées de l’interlocuteur à joindre si nécessaire. Cet interlocuteur sera défini au sein de chaque équipe en tenant compte de son domaine d’activité, de la nature et durée prévisible de l’absence.
Webhelp a rendu inaccessible les boites emails des conseillers clients de l’extérieur afin d’éviter les comportements qui tendraient à utiliser les outils professionnels en dehors du temps de travail, avec pour objectif de garantir l’équilibre professionnel/personnel du collaborateur. La population ciblée par cette mesure correspond à 82% de l’effectif. Leur rôle et mission permettent la mise en œuvre de cette mesure. De ce fait, nous renforçons la sécurisation des données confidentielles de l’entreprise par l’extérieur.
Article 4.4 : Mesure / étude
Nos différents outils d’enquête salariés et d’enquêtes flash permettent régulièrement de mesurer les impacts et la perception de nos collaborateurs. C’est également un point spécifique abordé lors de l’entretien de développement professionnel entre le manager et son collaborateur sur la charge de travail.
Article 4.5 : Réglementation
Reconnaissance d’un droit à la déconnexion en dehors des horaires d’ouverture de l’entreprise, pendant les congés et les périodes de repos quotidien. Reconnaissance formelle que les salariés n’ont pas l’obligation de répondre aux emails et à toutes autres sollicitations (téléphone, tchat …) adressés le soir, le week-end, pendant leurs congés ou arrêt de travail. Sauf cas exceptionnel, si un salarié reçoit un message en dehors de ses heures de travail, il est considéré l’avoir reçu le lendemain matin ou bien le lundi à 8 h s’il est envoyé un week-end. Un salarié n’a pas à y répondre avant (définir les cas exceptionnels), exception faite des collaborateurs sous astreinte.
Article 4.6 : Communication / information
Diffusion à l’ensemble des managers et des collaborateurs d’un document de sensibilisation via un e learning interne.
Article 5 : Mise en œuvre de l’accord
Article 5.1 : Suivi de l’application du droit à la déconnexion
Un bilan sera acté à chaque périodicité de l’accord relatif à la qualité de vie au travail. Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de préventions et toutes les mesures, coercitives ou non, pour mettre fin au risque.
Article 5.2 : Durée de l’accord
Le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, s’applique à compter du 1e avril 2019.
A la demande d’une des parties, une réunion Direction- organisations syndicales pourra être demandée après 1 an d’application du présent accord.
Article 5.3 : Révision de l’accord
Une demande de révision de tout ou partie de l’accord peut être demandée à l’initiative de l’une ou de l’autre des parties signataires aux conditions prévues aux articles L.2261-7 à L.2261-8 du code du travail. Les parties se réuniront dans un délai de … à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision. Les dispositions de l’avenant de révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient à la date convenue. Le présent accord peut être dénoncé à tout moment, avec un préavis de 3 mois, sauf disposition contraire expressément prévue dans l'accord par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 5.4 : Dépôt et publicité
Un exemplaire est remis à chaque signataire. Le présent accord sera déposé de manière numérisée via le site Téléaccords. Le présent accord sera déposé auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Compiègne Il sera publié sur l’intranet de l’entreprise.
Article 5.5 : Sanction en cas de non-respect de l’accord
En cas de non-respect des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise se réserve le droit d'appliquer toutes les sanctions appropriées et proportionnées à la nature des infractions constatées.
Fait à La Croix St Ouen, Le 28 mars 2019, en 7 exemplaires.
