ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE
ENTRE La société YMCA Services Occitanie, SIREN 419 070 271, dont le siège social est situé 2-4 rue Louis Breguet – 31700 Cornebarrieu, représentée par agissant en qualité de Directrice Générale, Ci-après dénommée « la Société » D'une part, ET Les organisations syndicales représentatives au sein de la Société, ci-dessous désignées :
L’organisation syndicale CFDT représentée par en sa qualité de délégué syndical,
L’organisation syndicale Sud 31 Solidaire Unitaire Démocratique représentée par en sa qualité de délégué syndical,
L’organisation syndicale FO représentée par Madame en sa qualité de déléguée syndicale,
L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par Monsieur en sa qualité de délégué syndical,
Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales » D'autre part,
Ci-après dénommées ensemble « les Parties »
Préambule
Les Parties se sont rencontrées afin d'envisager le recours de manière exclusive au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles du Comité Social et Economique (ci-après désigné « CSE »).
Cette dématérialisation est tout d’abord un vecteur de simplification s’agissant de l’organisation des élections professionnelles, tant au stade de la préparation qu’à celui du dépouillement des bulletins et du calcul des résultats. Par ailleurs, le recours à cette modalité de vote permet d’optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social.
Le choix du recours au vote électronique doit néanmoins être encadré pour permettre le respect des principes fondamentaux du droit électoral parmi lesquels la confidentialité et la sécurité du vote.
C’est dans ce cadre que le présent accord (ci-après désigné « l’Accord ») a été conclu. Il a donc été convenu ce qui suit.
Article 1 – Champ d'application de l'Accord
Cet Accord trouve à s’appliquer au sein de la Société YMCA Services Occitanie. Il s’applique à l’ensemble des établissements de l’entreprise existant au jour de sa conclusion et pouvant être créés durant la durée d’application du présent accord.
Article 2 – Objet de l’Accord
Cet Accord acte du recours au vote électronique sur internet pour tous les scrutins relatifs aux élections professionnelles du CSE (titulaires et suppléants, tous collèges confondus, élections générales et partielles).
Le choix du vote électronique se fait à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin et notamment du vote papier.
Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Article 3.1 – Recours à un prestataire extérieur
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la Société dans le respect du cahier des charges figurant en annexe du présent Accord, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007, et des dispositions applicables tout comme des recommandations de la CNIL. En cas de modification de ces textes, les nouvelles règles devront être prises en compte.
Article 3.2 – Caractéristiques générales du système de vote électronique
1. Le système de vote électronique choisi assure : - la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ; - la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ; - la sécurité de l'émargement ; - la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
2. De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes : - les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ; - le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin ; - les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ». Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
3. Conformément à la législation en vigueur, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect dispositions légales et règlementaires.
4. Le prestataire retenu doit veiller à ce que son système garantisse le respect des principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin, parmi lesquels la sincérité, l'intégrité, la conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique, l’anonymat, le secret, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.
Article 3.3 – Liste de candidats et bulletins de vote
Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes de candidats et bulletins de vote devront mentionner les données suivantes : collège d’appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant, l’appartenance syndicale avec le logo. Les listes de candidats et bulletins de vote seront présentés dans l’ordre alphabétique. Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes. Il est possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote ; dans ce cas, elles devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum de 2 Mo.
Article 3.4 – Assistance et dysfonctionnement
Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du prestataire.
Elle aura notamment pour mission de : - Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; - Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; - Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 3.5 – Formation et information
Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les membres de la délégation du personnel, les membres du bureau de vote et les représentants de la Direction en charge des opérations électorales bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.
Article 3.6 – Disposition du protocole d’accord préélectoral
Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord autorisant le recours au vote électronique et présentera en annexe le fonctionnement détaillé du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 4 – Déroulement des opérations électorales
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Afin d’assurer un taux de participation optimal, les Parties conviennent, pour le 1er comme pour le 2nd tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.
Les membres du bureau de vote procèderont au scellement des urnes et effectueront l’ouverture du scrutin aux électeurs à la date et heure prévues par le protocole préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal internet (de leur domicile ou de leur poste de travail ou de tout autre lieu de leur choix, à partir d’un ordinateur personnel ou professionnel, d’une tablette ou d’un smartphone bénéficiant d’un accès internet, ou à partir d’ordinateurs/tablettes accessibles sur les sites de la Société pendant un certain créneau horaire et dans un lieu préservant la confidentialité du vote) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections selon les modalités qui seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.
Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.
Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur devra se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
Tout électeur en situation de handicap le mettant dans l'impossibilité de voter pourra se faire assister par un collègue de son choix. Le service Ressources Humaines et des salariés spécifiquement identifiés seront disponibles pour l’accomplissement, l’information et la mise en place de ce processus de vote.
Le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique ». La validation le rendra définitif et empêchera toute modification.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel ne sera accessible mais le nombre de votants pourra être consulté.
A la date et heure de clôture prévue par le protocole d’accord préélectoral, les membres du bureau de vote procéderont au descellement des urnes, au dépouillement des bulletins et au calcul des résultats
Article 5 : Durée de l'accord
Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entre en vigueur le jour de sa signature.
Article 6 : Clause de rendez-vous et de suivi de l’accord
En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 60 jours suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord. Un suivi de l’accord est réalisé par YMCA Services Occitanie et les organisations syndicales signataires de l’accord à la demande de l’une des parties.
Article 7 : Adhésion
Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DREETS.
Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée ou remise en main propre, aux parties signataires.
Article 8 : Révision de l’accord
Le présent accord ne pourra être révisé que par avenant conclu selon l'une des formes prévues pour la signature des accords. Cet avenant devra être déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail. Toutefois, toute disposition réglementaire ou législative impérative nouvelle s’appliquera de plein droit dès sa promulgation sans qu’il soit nécessaire de conclure un avenant modificatif dans ce sens.
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.
Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé avec accusé de réception.
Les Parties devront se réunir dans un délai maximal de 3 mois suivant la date de notification de la demande, pour étudier cette dernière.
Article 9 : Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. Néanmoins, les parties signataires pourront, à l’occasion de la dénonciation et à l’unanimité, prévoir un délai de préavis différent.
La dénonciation doit, dans les meilleurs délais, faire l'objet d'un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail et être notifiée aux autres parties par courrier recommandé avec accusé de réception.
La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter des possibilités d'un nouvel accord.
Article 10 : Dépôt et communication de l’accord
Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :
un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise n’ayant pas signé l’accord,
un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative dans l'entreprise absente lors de la séance de signature,
un exemplaire est déposé de façon dématérialisée sur la plateforme du ministère du travail dont une version intégrale en format PDF signée des parties et une version en format docx sans nom prénom paraphe ou signature accompagnée des pièces requises
un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Toulouse.
Les éventuels avenants de révision du présent Accord feront l'objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.
Un exemplaire sera tenu à la disposition de chaque salarié au Service Ressources Humaines.
Mention de cet accord figurera sur les tableaux d’affichage de la Direction
Fait à Cornebarrieu, le 18 juillet 2023 En 7 exemplaires
YMCA Services Occitanie représentée par en sa qualité de Directrice Générale
L’organisation syndicale CFDT représentée par en sa qualité de délégué syndical,
L’organisation syndicale Sud 31 Solidaire Unitaire Démocratique représentée par en sa qualité de délégué syndical,
L’organisation syndicale FO représentée par en sa qualité de déléguée syndicale,
L’organisation syndicale CFE-CGC représentée par en sa qualité de délégué syndical,
