ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE LA SOCIETE ADAGIO SAS
ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE LA SOCIETE ADAGIO SAS
ENTRE LES SOUSSIGNES
La Société Adagio SAS, Société par actions simplifiées au capital de 1.000.000 euros dont le siège social est situé l’Artois - Espace Pont de Flandre, 11 rue de Cambrai, 75947 Paris Cedex 19, immatriculée à Paris, Registre du Commerce et des Sociétés, N° 503 938 110,
o Représentée par Madame xxxx en qualité de Directrice des Ressources Humaines, dûment habilitée à cet effet,
Ci-après désignée par « la Direction » d’une part
ET
L’organisation syndicale CFDT,
Représentée par Madame XX et Monsieur XX en qualité de Délégués Syndicaux,
L’organisation syndicale CGT,
Représentée par Madame XX et Monsieur XX en qualité de Délégués Syndicaux,
L’organisation syndicale FO,
Représentée par Monsieur XXX et Madame XXX en qualité de Délégués Syndicaux
Ci-après désignée par « les Organisations Syndicales » d’autre part
Préambule
Conformément à l’article L. 2314-26 du Code du travail, les élections des membres du Comité social et économique peuvent être organisées par voie électronique. Compte tenu de la multitude de sites répartis sur l’ensemble du territoire, la Direction et les Délégués syndicaux considèrent que le recours au vote électronique au sein de la société dans le cadre du renouvellement du Comité social et économique est de nature à améliorer le processus électoral, en permettant notamment de :
faciliter les démarches relatives au vote des salariés dans la mesure où le vote électronique ne nécessite pas de déplacement et permet de voter à tout moment et de n’importe quel endroit ;
réduire l'abstention des salariés lors de ce vote et, ainsi, accroître la légitimité des élus au comité ;
sécuriser et simplifier l’organisation du processus électoral ;
faciliter le décompte final des résultats dans des délais réduits ;
Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Le recours au vote électronique est donc le moyen privilégié et adapté pour procéder aux élections des membres du CSE. À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :
les modalités de mise en œuvre du vote électronique ;
les caractéristiques du système ;
le prestataire retenu.
ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX
Le système de vote électronique tel que défini dans cet accord couvre le vote par internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte. Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, indispensable à la régularité du scrutin qui sont :
La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
La confidentialité : le secret du vote ;
La publicité du scrutin.
ARTICLE 2 - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION
Cet accord a pour objet d'autoriser le vote électronique lors des élections des membres du CSE de l'entreprise ADAGIO SAS dont le premier tour doit se dérouler le 15 novembre 2023.
Les parties rappellent que le principe du recours au vote électronique est prévu, pour chaque scrutin, par le protocole d’accord préélectoral lequel sera négocié pour définir notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les collèges pour les élections.
Il s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
2.3. PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL
Le protocole d'accord préélectoral prévu à l'article L. 2314-6 du Code du travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place.
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 4 - MODALITES DE MISE EN ŒUVRE
4.1. Exclusion du vote à bulletin secret
Les parties conviennent expressément que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
4.2. Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société SLIB
(ci-après dénommé « Prestataire »), choisie par la société ADAGIO SAS, spécialisée dans la conception et la mise en place du système de vote électronique.
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par la Société, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail, ainsi qu'à la délibération no 2019-053 du 25 avril 2019 de la Cnil. En cas de modification, de ces textes, les nouvelles règles devront être prise en compte. Le cahier des charges sera communiqué aux salariés selon les mêmes formes et dans les mêmes délais que le protocole d’accord préélectoral ou, à défaut, la décision unilatérale fixant les modalités d’organisation des élections. Le cahier des charges figure en annexe du présent accord.
4.3. Expertise indépendante
Conformément aux dispositions de l’article R. 2314-9 du Code du travail, le système de vote électronique est soumis, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions des articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail. Ce rapport est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du Prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote. Le système de vote électronique est mis en place dans le respect des principes issues du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « le Règlement »), entré en application le 25 mai 2018 ainsi que des dispositions applicables en vertu de la Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet. Les personnes concernées pourront exercer les droits que leur confèrent le Règlement dans les conditions et limites qu’il fixe.
4.4 Information et formation au système de vote électronique
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. À cet égard, chaque salarié recevra une notice d’information détaillée en application de l’article R. 2314-12 du Code de travail. Les représentants syndicaux auprès du bureau de vote et les membres des bureaux de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu lors du scellement de l’urne en application de l’article R. 2314-12 du Code de travail.
4.5. Dispositif de secours
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 5 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
5.1. Etablissement et transmission des fichiers
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au Prestataire est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.
Les listes de candidats sont établies pour chaque scrutin par chaque organisation syndicale, ou directement par les candidats libres lors du second tour, et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés par le protocole préélectoral ou à défaut, la décision unilatérale. À la réception de ces listes, la Direction des Ressources Humaines les transmettra à la société SLIB afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.
Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.
Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes :
Pour les listes électorales (pour la société SLIB) : noms et prénoms des inscrits, date de naissance, collège, site, adresse postale, adresse électronique professionnelle ;
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, site/établissement, sexe et date de naissance ;
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, collège et scrutin titulaire ou suppléant ;
Pour les résultats : Les procès-verbaux CERFA (noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège) ;
Le résultat de la représentativité (au 1er tour).
Les destinataires de ces informations sont les suivants :
Pour les listes électorales (Prestataire) : la société SLIB
Pour les listes électorales (affichage) : Électeurs, les Organisations Syndicales Représentatives et le Service du Personnel.
Pour les listes d’émargement : Membres des bureaux de vote, Direction des Ressources Humaines.
Pour les résultats : Électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats ayant présenté une liste au premier tour, Direction des Ressources Humaines et membres des bureaux de vote.
5.2.Modalités des élections
En présence des représentants des listes candidates et des membres du bureau de vote, la société SLIB procédera avant l’ouverture du vote, à un test du système de vote électronique, au vidage de l’urne électronique et au scellement des urnes. Trois membres du bureau de vote établiront, de façon confidentielle, un mot de passe chacun. Chaque feuille sera ensuite insérée dans une enveloppe sécurisée. Ces enveloppes devront être conservées dans un endroit sûr par la Direction des Ressources Humaines. Les talons des enveloppes seront remis au Prestataire. Afin d'assurer un taux de participation optimum, tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections auront lieu sur une période déterminée conformément au calendrier défini dans le protocole électoral. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (ordinateur, tablette, smartphone), de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
5.3.Bulletins de vote
La société SLIB assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote. La société SLIB reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la Direction des Ressources Humaines avec le cas échéant les professions de foi des listes correspondantes. Les listes seront présentées sur une seule et même page dans l’ordre précisé sur le protocole électoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, la société ADAGIO SAS ainsi que la société SLIB veilleront à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Les professions de foi mises en ligne seront de même format à en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets.
5.4. Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra, directement du prestataire, avant le premier tour des élections, par courrier électronique, par courrier postal, par distribution en mains propres selon les modalités retenues par le PAP ses codes d’accès personnels au site de vote, constitués d’un code d’identification personnel dont la société SLIB aura connaissance et d’un mot de passe généré de manière aléatoire par le système dont la société SLIB n’aura pas connaissance. À l’aide de son identifiant, de son mot de passe et d’une information personnelle ne figurant pas sur le courrier et dont seul l’électeur a connaissance (date de naissance, X premiers chiffres du numéro de sécurité sociale, matricule, …), l’électeur pourra se connecter sur le site sécurisé des élections professionnelles et voter en toute confidentialité. Pendant toute la durée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre l’assistance téléphonique ou d’envoyer un mail afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote, notamment en cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote. En cas de perte ou d’oubli des codes d’accès au site de vote, les codes pourront être réédités via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique.
5.5 Cellule d’assistance technique
La société ADAGIO SAS met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. La cellule d’assistance technique sera chargée de :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification stricte de l’électeur par la Direction RH sans que la Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur
Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
5.6. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Les membres des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, les taux de participation et les listes d’émargement.
ARTICLE 6.CLOTURE ET RESULTATS
6.1. Clôture
Le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements, et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote. Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées (Président, Assesseurs).
6.2. Décompte et attribution des sièges
Le système de vote électronique est scellé après la clôture du scrutin et avant le descellement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau en cas de besoin.
6.3. Délais et recours et destruction des données
La société SLIB conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. À l’expiration de ces délais, la société SLIB procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE7 – DISPOSITIONS FINALES
7.1 Durée de l’accord
Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de la société ADAGIO SAS pour les prochaines élections des membres du Comité social et économique. Il s’applique donc pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive. Par exception, le présent accord restera toutefois applicable pour les éventuelles élections partielles intervenant pendant le cycle électoral. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. Un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
7.2. Révision de l’accord
La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du travail. Une information devra être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la présente procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision. La demande de révision ne pourra intervenir avant un délai de 3 mois suivant sa signature. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque partie signataire.
7.3. Publicité de l’accord
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des Organisations syndicales représentatives dans la société ADAGIO SAS. Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues à l’article D. 2231-4 du Code du travail, à savoir un dépôt sur la plateforme « Téléaccords » du ministère du travail, auprès de la DRIEETS Ile-de-France.
Fait le 30 octobre 2023 < date > , à Paris < lieu > , en 7 exemplaires.
