ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE L ADAPEI DU DOUBS
Application de l'accord Début : 05/10/2018 Fin : 04/10/2022
Accord collectif relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet
pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique
de l’Adapei du Doubs
Entre
L’Association Adapei du Doubs, dont le siège social est situé 81 rue de Dole – CS 51913 – 25020 BESANCON CEDEX, représentée par , agissant en qualité de Directeur Général.
d’une part,
ET
Les Organisations Syndicales suivantes :
CFDT Santé-Sociaux, représentée par ;
CGT Santé et Action Sociale, représentée par ;
FO Action Sociale, représentée par ;
SUD Santé-Sociaux Solidaires, représentée par ;
CFE-CGC Santé-Social, représentée par ;
d’autre part,
CONTENU DE L’ACCORD COLLECTIF
TOC \o "1-3" \h \z \u Préambule : PAGEREF _Toc526155257 \h 3 ARTICLE 1. Principes généraux PAGEREF _Toc526155258 \h 3 ARTICLE 2. Champ d’application PAGEREF _Toc526155259 \h 3 ARTICLE 3. Recours à un prestataire extérieur PAGEREF _Toc526155260 \h 4 ARTICLE 4. Modalités de vote PAGEREF _Toc526155261 \h 4 ARTICLE 5. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique PAGEREF _Toc526155262 \h 4 ARTICLE 6. Déroulement de l’opération de vote PAGEREF _Toc526155263 \h 5 ARTICLE 7. Dépouillement des bulletins de vote électronique PAGEREF _Toc526155264 \h 6 ARTICLE 8. Date d’effet et durée PAGEREF _Toc526155265 \h 6 ARTICLE 9. Adhésion PAGEREF _Toc526155266 \h 7 ARTICLE 10. Révision PAGEREF _Toc526155267 \h 7 ARTICLE 11. Dépôt et Publicité PAGEREF _Toc526155268 \h 7
ANNEXE PAGEREF _Toc526155269 \h 9
CAHIER DES CHARGES PAGEREF _Toc526155270 \h 9
Préambule : PAGEREF _Toc526155271 \h 10 ARTICLE 1. Nature des prestations attendues PAGEREF _Toc526155272 \h 10 ARTICLE 2. Conformité du système PAGEREF _Toc526155273 \h 10 ARTICLE 3. Sécurité du système de vote PAGEREF _Toc526155274 \h 10 ARTICLE 4. Confidentialité des données transmises PAGEREF _Toc526155275 \h 11 ARTICLE 5. Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc526155276 \h 11 ARTICLE 6. Dispositif de secours PAGEREF _Toc526155277 \h 12 ARTICLE 7. Les fichiers PAGEREF _Toc526155278 \h 12 ARTICLE 8. Le contenu des fichiers PAGEREF _Toc526155279 \h 12 ARTICLE 9. Listes électorales PAGEREF _Toc526155280 \h 13 ARTICLE 10. Bureau de vote électronique PAGEREF _Toc526155281 \h 13 ARTICLE 11. Test et scellement du paramétrage PAGEREF _Toc526155282 \h 14 ARTICLE 12. Communication des identifiants et mots de passe PAGEREF _Toc526155283 \h 15 ARTICLE 13. Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant PAGEREF _Toc526155284 \h 15 ARTICLE 14. Le vote PAGEREF _Toc526155285 \h 15 ARTICLE 15. Maintien du vote à l’urne. PAGEREF _Toc526155286 \h 16 ARTICLE 16. Clôture et dépouillement PAGEREF _Toc526155287 \h 17 ARTICLE 17. Conservation des données PAGEREF _Toc526155288 \h 17 Préambule : Les mandats des membres du Comité d’entreprise, des Délégués du personnel ainsi que des membres du Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail au sein de l’Association vont arriver à expiration. Dès lors, afin de simplifier et sécuriser l’organisation des prochaines élections professionnelles et augmenter la participation des salariés, les parties s’accordent sur le fait de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de l’Adapei du Doubs. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions légales et réglementaires, notamment de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ainsi que du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique. Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord. Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique élus au sein de l’Association relève du protocole d’accord préélectoral. Il est convenu et arrêté ce qui suit : Principes généraux Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, à savoir :
L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
L’anonymat et sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Champ d’application Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Adapei du Doubs, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Association, appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Recours à un prestataire extérieur Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la Direction a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges. La société KERCIA Solutions, représentée par , est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote. Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions. Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS). Cet audit a donné lieu à l’élaboration d’un rapport d’expertise qui a été remis par le prestataire aux parties du présent accord le 27/09/2019. De plus, conformément aux dispositions règlementaires, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL. Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057. Modalités de vote Les parties conviennent que tous les salariés de l’Association pourront voter électroniquement. Par dérogation, les Agents/Ouvriers de production des EA AST (dont UPC) et JARDIFLOR du Pays de Montbéliard, UNAP et VERTU’OSE de Pontarlier et les Agents de services de l’EA ADAPEI SERVICES de Besançon, pourront choisir de voter électroniquement ou à l’urne. Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, les opérations de dépouillement des votes à l’urne n’auront lieu qu’après la clôture du vote électronique. Les présidents des bureaux de vote « à l’urne » disposeront, avant l’ouverture du scrutin, de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier à définir dans le protocole d’accord préélectoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, en se connectant sur le site internet sécurisé et dédié aux élections :
Pendant ou en dehors du temps de travail ;
Dans ou en dehors de l’Association ;
Depuis un terminal personnel disposant d’une connexion internet (smartphone, tablette, ordinateur), son ordinateur professionnel ou sur les postes dédiés dans les ESMS. Les postes dédiés en ESMS permettent de favoriser le vote pendant le temps et sur le lieu de travail, notamment pour les salariés ne disposant pas d’outil numérique, dans des conditions visant à garantir la confidentialité du vote.
Les salariés seront informés par courrier individuel, par affichage dans les ESMS ainsi qu’en réunion d’équipe, des jours et heures d’ouverture du scrutin, pour le 1er tour et le 2nd tour.
Par ailleurs, pendant la période de vote, selon le taux de participation, plusieurs rappels seront effectués par mail, via les Responsables Hiérarchiques et via le portail intranet aux électeurs.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire (à contrario, le vote sur le temps personnel ne peut donner lieu à aucune compensation en temps ou financière).
Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats transmises par la Direction de l’association. L’ordre d’apparition des listes sera déterminé dans le protocole d’accord préélectoral.
Les observateurs des Organisations Syndicales représentatives ou signataires du présent accord et les membres du bureau de vote électronique recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.
Déroulement de l’opération de vote
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les électeurs.
A cet effet, une notice d’information précisant les conditions et la procédure du vote en ligne sera transmise à chaque électeur avant l’ouverture du premier tour de scrutin. Cette notice d’information sera portée à l’affichage dans les ESMS et consultable sur le portail intranet. Un tutoriel vidéo, accessible sur l’intranet de l’Association, permettra aux électeurs de suivre la procédure d’identification et de vote en ligne. Les Agents/Ouvriers de production des EA AST et JARDIFLOR du Pays de Montbéliard, UNAP et VERTU’OSE de Pontarlier et les Agents de services de l’EA de Besançon, pourront participer à une session d’entrainement, selon les modalités à fixer dans le protocole d’accord préélectoral. A cette occasion, ces électeurs se familiariseront avec les modalités de vote en ligne via une interface de vote identique à celle qui sera mise en place lors du scrutin.
Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un identifiant ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que les modalité d’accès au serveur de vote.
L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité. La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés. Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires en matière de confidentialité du vote et de stockage des données, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
La liste d’émargement sera accessible aux membres des bureaux de vote « à l’urne » à des fins de contrôle. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.
Seuls les membres du bureau de vote électronique pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Les observateurs des Organisations Syndicales et de la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants et les taux de participation pour chacune des élections. Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique. Dépouillement des bulletins de vote électronique Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote électronique contrôlent le scellement du système. Le dépouillement sera assuré publiquement, à l’issue des opérations de vote, par les membres du bureau de vote électronique. Il se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement, par les membres du bureau de vote électronique. Les résultats du vote électronique sont consolidés avec les résultats du vote à l’urne. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Puis, les membres du bureau de vote électronique éditent les procès-verbaux et proclament les résultats. Afin de familiariser les membres du bureau de vote électronique au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement. Date d’effet et durée Le présent accord prend effet à la date de sa signature et est conclu pour une durée déterminée de 4 ans. Adhésion Conformément aux dispositions des articles L.2261-3 et suivants du Code du Travail, toute Organisation Syndicale représentative dans l’Association, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L’adhésion produira effet après son dépôt au secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Besançon. La notification devra également être faite à l’ensemble des parties signataires, dans un délai de 8 jours, par lettre recommandée avec accusé de réception. Révision Chaque organisation syndicale représentative de l’association habilitée à signer un avenant portant révision, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes. La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues. Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables. Dépôt et Publicité Conformément aux dispositions du Code du travail, à l’issue de la procédure de signature, le présent accord sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives, par lettre recommandée avec accusé de réception. Le présent accord sera déposé par l’Association auprès de la DIRECCTE de Franche-Comté, Unité Territoriale du Doubs, en 2 exemplaires : un original papier signé des parties et une copie, envoyée par mail à l’adresse suivante : franch-ut25.accord-entreprise@direccte.gouv.fr Un exemplaire sera adressé au Greffe du Conseil des Prud’hommes de Besançon. Egalement, une copie sera transmise aux Institutions Représentatives du Personnel. Le présent accord sera porté à l’affichage dans les établissements de l’Association et sera accessible, sur le portail intranet de l’Adapei du Doubs.
Fait à Besançon, le 5 décembre 2018 En 9 exemplaires originaux
Pour l’Adapei du Doubs, Le Directeur Général
Pour les Organisations Syndicales :
CFDT Santé SociauxCGT Santé et Action Sociale
FO Action Sociale SUD Santé Sociaux Solidaires
CFE-CGC Santé-Social
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles du CSE de l’Adapei du Doubs Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles du CSE de l’Adapei du Doubs
Préambule : Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction de l’Adapei du Doubs et les Organisations Syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet. Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’Association a décidé de recourir à un prestataire extérieur spécialisé dans le développement du vote par internet. La Direction de l’Association a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, la conception et la mise en place du système de vote électronique conformément au présent cahier des charges.
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines de l’Association ;
La mise en œuvre du système de vote électronique ;
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique (intégrant les résultats des élections à l’urne) et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
Conformité du système Le système développé et mis en œuvre par le prestataire sera conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires, relatives aux conditions et aux modalité de vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles, modifiant le code du travail. Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires. Conformément aux recommandations de la CNIL dans sa Délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010, la Direction souhaite la réalisation d’un second audit indépendant très poussé avant et pendant le déroulement de chaque scrutin. Sécurité du système de vote Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement. Un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer leur intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure que les émargements et les urnes sont vides. A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et sur les listes des émargements. Confidentialité des données transmises Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité dans l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu. Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’Association sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet. A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis par l’Association et à ne conserver aucune de ces données. Cellule d’assistance technique L’Association mettra en place une cellule d’assistance technique, constituée des membres du bureau de vote électronique et des représentants du prestataire, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet. En présence des observateurs des Organisations Syndicales et de la Direction, la cellule d’assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote électronique. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs. Dispositif de secours Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plateformes géographiquement distinctes. En cas de panne, le dispositif de secours pourra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote électronique aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Les fichiers Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise en œuvre. Conformément aux dispositions du Code du travail, les Organisations Syndicales Représentatives incluses dans le périmètre de l’accord collectif autorisant le recours au vote électronique seront tenues informées de l’accomplissement des formalités demandées par la CNIL. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés« fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».
Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de l’Association. La conformité de l’intégration au système de vote électronique de ces fichiers sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, de contrôler l’accès au système de vote, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes des émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le prestataire permettra à la Direction, aux Organisations Syndicales Représentatives et/ou signataires, et aux membres du bureau de vote électronique de contrôler que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors du paramétrage du système de vote électronique. Les modalités de ce contrôle sont définies d’un commun accord durant la phase de préparation des élections. Le contenu des fichiers Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales (présentées par collège) : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l’Association
pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège, date d’entrée dans l’Association, sexe, date et lieu de naissance, et coordonnées postales ;
pour les listes d'émargement (présentées par collège) : noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et appartenance syndicale le cas échéant, photo des candidats ;
pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, Organisations Syndicales Représentatives et/ou signataires du présent accord et collaborateurs désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;
pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, la Direction qui conserve les résultats ;
pour les listes des candidats : électeurs, Organisations Syndicales Représentatives et/ou signataires et collaborateurs désignés par la Direction pour l’organisation des élections;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, Organisations Syndicales Représentatives et/ ou signataires et collaborateurs désignés par la Direction pour l’organisation des élections.
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents. Listes électorales Les listes électorales établies par l’Association, sont nécessaires au paramétrage du système de vote. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales sera contrôlée sous la responsabilité de la Direction et sous le contrôle des observateurs désignés par les Organisations Syndicales Représentatives et/ou signataires de l’accord collectif autorisant le recours au vote dématérialisé par internet. Bureau de vote électronique Un bureau de vote électronique est constitué pour l’ensemble des collèges électoraux. Les membres du bureau de vote électronique, appartenant aux électeurs des différents collèges, sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral. La composition du bureau de vote électronique sera fixée dans le protocole d’accord préélectoral. Test et scellement du paramétrage
Test – Objectifs et Période des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans le calendrier de préparation des élections. La phase de tests sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord préélectoral.
Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »
Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élection et après le contrôle des listes de candidats. Ces tests doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote électronique de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections. Cette phase tests permet aux membres du bureau de vote électronique d’appréhender le fonctionnement global de la solution. Ainsi, concomitamment à cette phase de tests, les Organisations Syndicales Représentatives et/ou signataires du présent accord et les membres du bureau de vote électronique bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique au 1er tour de scrutin.
Etapes de la phase de test « à blanc »
Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Création, par le Président et par les assesseurs du bureau de vote, des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote ;
Ouverture des élections par le Président et les assesseurs du bureau de vote ;
Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour l’Association ;
Fermeture des élections par le Président et les assesseurs du bureau de vote ;
Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;
Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote électronique et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.
Moyens
Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin. Communication des identifiants et mots de passe Le prestataire enverra à chaque électeur, avant le premier tour des élections, l’adresse du site internet de vote et ses moyens personnels d’authentification. Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions légales. L’identifiant et le mot de passe de l’électeur seront individuels et générés aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Le mot de passe, dynamiquement généré, sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles. Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant En cas de perte, ou de non réception, du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h durant toute la période de scrutin, au 1er et au 2nd tour éventuel de scrutin. La procédure est la suivante :
L’électeur appelle sur le numéro vert 0800 10 12 30
Lui seront demandés : nom, prénom et lieu de naissance
Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe lui sera communiqué selon son choix :
Sur l’adresse mail personnelle communiqué par l’appelant
Ou par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant
Ou sur l’adresse mail professionnelle communiqué par l’appelant ;
A défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai d’acheminement postal le permet, au vu du calendrier électoral.
Pour favoriser la sécurité du processus, l’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement. Le vote Avant l’ouverture de l’élection, les membres du bureau de vote électronique contrôlent que les urnes électroniques sont vides et que les listes des émargements sont vierges. Les membres du bureau de vote électronique et les observateurs désignés pour assurer le contrôle des opérations électorales contrôlent également les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord préélectoral. Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote électronique peuvent consulter les listes d’émargement. Le système de vote électronique est hébergé en France et est rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée 24/24h durant toute la période du scrutin par internet. Le prestataire veillera à assurer un service continu et sans rupture.
Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître :
par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte ou de non réception ;
et par la saisie d’une donnée personnelle : sa date de naissance.
Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral. Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral. De même, l’ordre d’apparition et de présentation des listes sera défini dans le protocole d’accord préélectorale. La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes. Le système de vote permettra aux électeurs de :
rayer un ou des candidats de la liste choisie
voter blanc.
Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection. Ce choix peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception. Le vote est anonyme et chiffré par le système, de son émission à l’une, sans aucune interruption. La validation le rend définitif et empêche toute modification. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes des émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Maintien du vote à l’urne. Les Agents/Ouvriers de production des EA AST et JARDIFLOR du Pays de Montbéliard, UNAP et VERTU’OSE de Pontarlier et les Agents de services de l’EA de Besançon, auront la possibilité de voter sous enveloppe à l’urne. Les modalités pratiques du vote à l’urne seront prévues par le protocole d’accord préélectoral. Les présidents des bureaux de vote « à l’urne » disposeront, avant l’ouverture du scrutin physique, de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique, permettant ainsi d’éviter que l’électeur ne vote 2 fois (la vérification sera effectuée préalablement au vote à l’urne de l’électeur). Conformément aux dispositions réglementaires, les opérations du vote à l’urne n’auront lieu qu’après la clôture du vote électronique. Les bulletins dépouillés seront ensuite intégrés au système de vote afin de générer les résultats globaux et définitifs des élections. Clôture et dépouillement Le système de vote dématérialisé génère trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes. A défaut d’accord dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs sont le Président du bureau de vote et ses assesseurs. L’initialisation des clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord préélectoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants. Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement. Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Conservation des données Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à l’Adapei du Doubs. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.
