ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE D’UNE PROCEDURE DE RECUEIL ET TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS D’ALERTE PROFESSIONNELLE
L’Association Départementale des Amis et Parents d’Enfants Inadaptés en Eure et Loir, ayant pour sigle ADAPEI 28 – XXXXXXXXXXXXXXXX dont le siège est situé 28630 Le Coudray, représentée par : - Monsieur XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX, Directeur général,
D’une part,
Et les organisations syndicales ci-dessous : - CFDT 28XXXXXXXXX - UNSA XXXXXXXXXX D’autre part, Constituant ensemble « les Parties ». Il a été convenu ce qui suit :
Préambule Le présent accord est conclu pour la mise en place de la procédure interne de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte au sein de l’xxxxx xx. La notion de lanceur d’alerte a été tout d’abord introduite par la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (dite « Sapin 2 ») puis complétée par le décret n° 2017-567 du 19 avril 2017 relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte au sein des personnes morales de droit public, ou de droit privé, ou des administrations de l’état, et enfin finalisée par le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022.
Article 1 - Objet de l’accord Cet accord a pour objectif de déterminer les modalités de recueil et suivi des signalements et alertes au sein de l’association xxxxxxx xx, pour faciliter dans un premier temps la dénonciation des pratiques et comportement illégaux et prohibés énoncés à l’article 3 du présent accord. L’Association a également pour objectif de garantir une meilleure protection des lanceurs d’alerte, la confidentialité et le respect des droits de chacun dans le traitement des informations dénoncées.
Article 2 - Définition
Le lanceur d’alerte est défini par l’article 6 de la loi du 9 décembre 2016 comme « une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement ».
Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles mentionnées au I de l'article 8 de ladite loi du 9 décembre 2016 (qui a été modifié par l’article 1er de la loi du 21 mars 2022), le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance. La qualification de « lanceur d’alerte » doit respecter 3 conditions préalables :
-
Un agissement du lanceur d’alerte « désintéressé » (par opposition à l’informateur rémunéré, la vengeance ou l’attente d’un profit personnel), et sans contrepartie financière directe ;
-
La bonne foi (avoir la croyance raisonnable que les faits sont vrais au moment de l’énoncé) ;
-
Et avoir eu personnellement connaissance des faits (être la source de l’information).
Article 3 - Domaine de l’alerte Pour rappel, l’objectif de la procédure interne de recueil et de traitement des alertes est de pouvoir divulguer ou signaler de bonne foi :
- Un crime ou un délit ;
-
Une violation grave et manifeste d’un engagement international, de la loi ou d’un règlement ;
- Une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, ou d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement ; -
Une menace ou un préjudice pour l'intérêt général.
Les faits peuvent être rapportés par la personne, seulement si, elle en a eu personnellement connaissance ou s’ils lui ont été rapportées (pas de déduction ou de supputation). Il existe aussi des limites à cette alerte en matière de : - Secret médical ; - Secret de la défense nationale ; - Secret liant un avocat à son client, aucune information ne pouvant faire l’objet d’une alerte en raison de confidentialité ; - Secret des délibérations judiciaires ; - Secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaires.
Article 4 - Le référent Les parties ont procédé à la désignation d’un référent ayant pour mission de réceptionner les alertes et d’assurer leur traitement. Il a été décidé d’attribuer ces missions à xxx xxxxxxxx xxxxxxxxx, Directrice des Ressources Humaines, identifié comme le « référent » de l’xxxxxx xx. Les parties conviennent ainsi que le référent dispose dans le cadre de ses fonctions du positionnement, de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de ses missions. En cas d’absence du référent, x xxxxxxxx xxxxxxx, Directeur général, sera identifié pour le traitement des alertes.
Article 5 - Signalement des alertes L’alerte peut se faire par écrit, courrier et mail ou à l’oral, par téléphone ou tout autre système de messagerie vocale sur la demande de l'auteur du signalement et selon son choix, lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard 5 jours ouvrés après réception de la demande. Lorsque le lanceur d’alerte souhaite signaler, sans contrepartie financière et de bonne foi, la survenance d’un crime ou d’un délit selon les critères mentionnés dans l’article 3 du présent accord, il convient de contacter le référent désigné. Lorsque le référent est informé par l’auteur, par le biais d’un écrit, il est remis contre décharge. S’il n’existe pas d’accusé de réception, le signalement doit alors être réitéré par courriel ou lettre avec accusé de réception. Lorsque le lanceur d’alerte souhaite procéder à un signalement au référent par voie orale, ou par mail, il convient de contacter le référent au numéro ou à l’adresse suivante :
- Tél. : xxxxxxxx ou xxxxxxxxxxxxxx - Adresse électronique : xxxxxx.xxxx@xxxxxx.com - Adresse postale : xxxxxxxxxxxxx
Si une personne au sein de l’Association qui n’est pas référente, recueille un signalement d’alerte, elle doit transmettre ce signalement au référent désigné. Les parties privilégient une information qui transite par le référent. Cependant, le lanceur d’alerte peut choisir de ne pas aviser directement le référent pour des raisons qui lui sont propres. Dans un tel cas, il a la possibilité de contacter l'une ou l'autre des 2 autres personnes mentionnées ci-dessous : - son supérieur hiérarchique direct ou indirect ; - l’employeur ou l’un de ses représentants.
Avant de lancer une alerte, la personne doit s’assurer de disposer d’éléments concrets sur les informations qu’elle souhaite signaler ou divulguer (mails, documents comptables…). Hormis les cas de signalement anonyme, dans le cadre de la procédure interne, le lanceur d’alerte doit transmettre en même temps que son signalement tout élément justifiant qu'il appartient au personnel de l’Association ou qu’il possède le droit de réaliser cette alerte en raison de son identité.
Article 6 - Procédure et traitement Hormis le cas de signalement anonyme, le lanceur d’alerte est informé par écrit de la réception de la notification émise. En outre, il est informé du délai estimé nécessaire pour apprécier la validité de la notification, ainsi que de la manière dont il sera tenu informé des suites données à sa déclaration. Le référent doit informer le lanceur d’alerte dans un délai de 10 jours ouvrés. Le référent vérifie que le signalement est conforme au présent accord et à la loi en vigueur et peuvent, à cette fin, demander tout complément d'information au lanceur d’alerte. Si le référent considère les allégations comme avérées, l’Association mettra alors en œuvre les moyens à sa disposition pour examiner la situation et remédier à l'objet du signalement. Une enquête peut être menée et, dans ce cas, l’Association peut mettre en place une équipe interne, ou, si les faits le justifient, elle peut avoir recours à des tiers spécialisés dans la conduite d’enquêtes ou dans certains domaines utiles à l’enquête (par exemple, domaines informatique, juridique, financier, comptable). À l’issue de l’examen, l’Association peut décider de mettre en place une procédure disciplinaire et/ou judiciaire à l’encontre de la ou des personne(s) visée(s) par l’alerte. Cette procédure ne peut avoir lieu qu’après une notification ainsi qu’une discussion avec le directeur des ressources humaines (ou autre personne) et le manager direct de la personne visée. Hormis le cas de signalement anonyme, le référent communique par écrit au lanceur d’alerte, dans un délai raisonnable n'excédant pas 3 mois à compter de l'accusé de réception du signalement, des informations sur les mesures envisagées ou prises par l’Association pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement, ainsi que sur les motifs de ces dernières. Le présent accord rappelle que pour que le signalement soit accepté, il doit être exhaustif dans ses détails.
La date de l'incident, le lieu et l'identité des personnes impliquées devront être précisés. Une description détaillée de la violation signalée est également attendue et tous les documents justificatifs pertinents qui valident le signalement doivent être joints.
Dans le cas contraire, si ces formalités ne sont pas respectées, le signalement pourra être considéré comme insuffisant et ne pas être traité. Le référent peut procéder à la clôture du signalement lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet. Sauf en cas de signalement anonyme, le référent informe le lanceur d’alerte par écrit de la clôture du dossier dans les plus brefs délais, ou le cas échéant, des raisons pour lesquelles l’Association estime que son signalement ne respecte pas les conditions mentionnées dans le présent accord. L’Association recommande au lanceur d’alerte, en cas d’envoi de documents par voie postale, de privilégier les envois en recommandé avec accusé de réception. Le lanceur d’alerte peut avoir recours au système de la double enveloppe : en insérant les éléments de l’alerte dans une enveloppe fermée portant exclusivement la mention « SIGNALEMENT D’UNE ALERTE » avec l’introduction de cette enveloppe dans une seconde enveloppe sur laquelle figure l’adresse de l’autorité saisie pour le traitement de l’alerte. Cette précaution permet de garantir que seules les personnes autorisées auront accès aux informations confidentielles de votre alerte. Le lanceur d’alerte ne doit adresser que des copies, et conserver les originaux.
Article 7- Confidentialité Le réfèrent s'engage à respecter le caractère confidentiel des données confiées et à ne pas en faire un usage abusif. En outre, il s’assure que les données ne seront pas conservées au-delà de la durée stipulée et que tous les supports manuels ou numériques contenant des données personnelles seront soit détruits, soit restitués à l'issue de leur mission. La procédure interne interdit la divulgation des identités et des événements faisant l'objet de l'alerte, sauf dans des circonstances extrêmes qui exigent une action immédiate (notamment en présence de danger grave et imminent, de risque de dommages irréversibles, ou de particulière gravité). L’intervention du lanceur d’alerte se limite uniquement à la vérification des faits qu'il a présentés. Le processus d'enquête, ses détails, le résultat final et le rapport ultérieur sont tous traités de manière hautement confidentielle, y compris toute information relative à la personne qui a déposé l'alerte. La procédure interne garantit l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l'identité du lanceur d’alerte, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné. La procédure interne interdit l'accès à ces informations aux membres du personnel de l’Association qui ne sont pas autorisés à en connaître, c’est-à-dire qui ne serait pas référent. Néanmoins, la contrainte de confidentialité pourrait être levée dans les cas de nécessité mis en avant par une autorité administrative ou judiciaire.
Article 8 - Sanctions Toute personne qui porte atteinte à l'obligation de confidentialité des alertes énoncées à l’article 7 du présent accord ou qui discrimine/sanctionne le lanceur d'alerte, sera exposée à des sanctions disciplinaires prévues par le règlement intérieur de l'Association.
Article 9 - La protection des lanceurs d’alerte Les lanceurs d’alerte ayant signalé ou divulgué des informations dans les conditions prévues au présent accord, ne sont pas civilement responsables des dommages causés du fait de leur signalement ou de leur divulgation publique, et bénéficient de l'irresponsabilité pénale prévue à l'article 122-9 du Code pénal, hormis les cas où l’alerte porte sur un des thèmes cités comme « limite » à l’article 3 du présent accord. xxxxxxxxxx garantie que : - aucune mesure de représailles ne pourra être prise à l'encontre d'un lanceur d’alerte, - aucune personne ne pourra être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation professionnelle, ou être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, au sens de l'article L. 3221-3 du Code du travail, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat, pour avoir signalé une alerte.
L’Association s’engage à assurer un traitement des alertes dans le respect des droits des lanceurs d’alerte et garantie par la même une protection absolue du lanceur d’alerte ainsi que la protection des facilitateurs (c’est-à-dire des personnes physiques qui fournissent une aide au lanceur d'alerte pour réaliser un signalement ainsi que les personnes physiques en lien avec le lanceur d'alerte) contre les mesures de représailles, et menaces. Toute personne interdisant au lanceur d'alerte de signaler une alerte encourt un an d'emprisonnement et 15 000 € d'amende pour entrave.
Article 10 - Communication et information L'Association s'engage à communiquer régulièrement avec les salariés sur la procédure d'alerte ainsi que son organisation, ses modalités de fonctionnement et la protection dont les lanceurs d'alerte bénéficient.
Article 11- Conservation des données collectées Les informations données dans le cadre d’un signalement ainsi que les données personnelles appartenant aux lanceurs d’alerte ne seront conservées par l’Association que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et, si applicable, des tiers qu'ils mentionnent. Le référent s’assure que seules les informations pertinentes et nécessaires sont collectées et/ou conservées dans le dispositif d’alerte, notamment : - l’identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ; - l’identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet de l’alerte ; - l’identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ; - les faits signalés ; - les éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ; - les comptes rendus des opérations de vérification ; - les suites données à l'alerte.
L’Association garantie que les données personnelles seront uniquement rendues accessibles aux personnes habilitées à en connaître au regard de leurs attributions et de leurs missions ou fonctions, ils doivent ainsi pouvoir accéder aux données à caractère personnel traitées. Il pourra s’agir, par exemple : - des personnes spécialement chargées de la gestion des alertes au sein de l’établissement - du référent ou prestataire de service chargé de recueillir et de traiter les alertes.
L’Association s’engage à ce que le référent ou le prestataire de services éventuellement désigné pour gérer tout ou partie de ce dispositif s'engage notamment, par voie contractuelle, à ne pas utiliser les données à des fins autres que la gestion des alertes. Les parties conviennent que le référent doit informer les personnes concernées de la durée de conservation de données ou, lorsque ce n'est pas possible, des critères utilisés pour déterminer cette durée.
11-1. Les durées et modes de conservation des données
Au regard des finalités pouvant justifier la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle, et sauf disposition légale ou réglementaire contraire, l’Association garantie que : - Les données relatives à une alerte considérée par le responsable du traitement comme n'entrant pas dans le champ du dispositif, seront détruites sans délai ou anonymisées. - Lorsqu’aucune suite n’est donnée à une alerte rentrant dans le champ du dispositif, les données relatives à cette alerte seront détruites ou anonymisées par l'organisation chargée de la gestion des alertes, dans un délai de 3 mois à compter de la clôture des opérations de vérification. - Les données relatives à une alerte pourront être conservées en base active jusqu'à la prise de la décision définitive sur les suites à réserver à celle-ci. Cette décision devra intervenir dans un délai raisonnable à compter de la réception du signalement. - Après la prise de la décision définitive sur les suites à réserver à l'alerte, les données pourront être conservées sous forme d'archives intermédiaires, « le temps strictement proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent, en tenant compte des délais d'éventuelles enquêtes complémentaires » ; - Lorsqu'une procédure disciplinaire ou contentieuse sera engagée à l'encontre d'une personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte peuvent être conservées par l'organisation chargée de la gestion des alertes jusqu'au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l'encontre de la décision intervenue. - Les données pourront être conservées plus longtemps, en archivage intermédiaire, si le référent en a l'obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales), ou à des fins probatoires dans l'optique d'un contrôle ou d'un contentieux éventuel, ou encore à des fins de réalisation des audits de qualité des processus de traitement des signalements.
11-2. Suites données à l’alerte
Dans le cas où une décision sur les suites à donner à l'alerte serait prise par l’Association, seules les données nécessaires aux finalités suivantes seront conservées : - les données assurant la protection des différentes parties prenantes (auteurs des signalements, facilitateurs, personnes mentionnées ou visées dans l'alerte) contre le risque de représailles ; - les données qui permettent de constater, exercer et défendre ses droits en justice ; - les données qui permettent de réaliser des audits internes ou externes de ses processus de conformité. Les parties s’engagent à veiller à ce que les modalités de conservation de ces éléments écartent la probabilité d'un détournement des finalités de la conservation.
Article 12 - Données d’identification des personnes faisant l’objet d’une alerte
Les personnes signalées dans l'alerte seront dûment informées du type de données collectées, de la durée de leur conservation et de la possibilité de leur transfert en dehors de la juridiction de l'Union européenne. Les personnes inscrites au système d'alerte professionnelle disposent d'un droit d'accès aux informations les concernant. En outre, ils ont le pouvoir de demander la rectification ou la suppression desdites données s'il s'avère qu'elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées. En aucun cas, il n’est possible pour la personne mentionnée dans un signalement, d’user de son droit d'accès pour obtenir des informations sur l'identité de la personne qui a émis l'alerte. Les parties informent par le présent accord, de l’existence d’un droit d’opposition qui peut être exercé et le référent en assurera le respect. Une personne voulant se prévaloir de ce droit devra caractériser l’existence de « raisons tenant à sa situation particulière ». S’agissant des personnes dont les données sont mentionnées dans l’alerte ou apparaissent durant son instruction, le droit d’opposition peut être exercé, mais le référent peut refuser d’y faire droit s’il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur les intérêts et les droits et intérêts de la personne concernée où ; le traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Il reviendra à l’établissement d’examiner chaque opposition.
ARTICLE 13 - Dispositions finales
Article 13-1. Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Article 13-2. - Suivi de l’accord Les parties décident de faire un point chaque année, lors des réunions de négociation annuelles obligatoires, sur l’application de l’accord. Ce point fera l’objet d’un compte-rendu. Article 13-3. Dénonciation Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties. La partie souhaitant dénoncer l’accord informe par courrier recommandé avec accusé de réception les autres parties signataires de l’accord ou adhérentes. En cas de dénonciation par l’employeur ou par la totalité des organisations syndicales signataires, la dénonciation prend effet à l’issue d’un préavis de 3 mois (article L. 2261-9 du Code du travail). La dénonciation donne lieu à un dépôt obéissant aux mêmes modalités que le dépôt de l’accord lui-même. Article 13-4. Révision ou renouvellement de l’accord Pendant le cycle électoral relatif au CSE au cours duquel le présent accord a été conclu, chaque partie signataire ou adhérente peut demander sa révision partielle ou totale, selon les modalités suivantes : la partie souhaitant réviser l’accord informe par courrier recommandé avec accusé de réception les autres parties signataires de l’accord et joint un contre-projet. Des négociations seront engagées au terme d’un délai de 8 mois. A l’issue du cycle électoral relatif au CSE au cours duquel le présent accord a été conclu, chaque partie signataire peut demander sa révision partielle ou totale, selon les modalités suivantes : la partie souhaitant réviser l’accord informe par courrier recommandé avec accusé de réception les autres parties signataires de l’accord et joint un contre-projet. Des négociations seront engagées au terme d’un délai de 6 mois. Article 13-5. Dépôt et publicité de l’accord Le présent accord est établi en 5 exemplaires. Un exemplaire signé du présent accord sera adressé, par l’employeur, à chaque organisation syndicale représentative dans l'association. L’Association procèdera également, au dépôt du présent accord sur le site du ministère dédié (teleaccords.travail-emploi.gouv.fr). Ce dépôt sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du Code du travail. Un exemplaire sur support papier signé sera également déposé par l’employeur auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion du présent accord, soit le Secrétariat Greffe du CDPH de xxxxx. Tout avenant au présent accord et toute dénonciation sera soumis aux mêmes règles de publicité et de dépôt que l'accord lui-même.
Fait au Coudray, le 9 janvier 2024
Pour xxxxx Xxxxx xxxx Directeur général
Pour xxxxxxPour la xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
