sur la démarche d'amélioration continue de la qualité (DACQ)
Entre :
L'Adapei88, représentée
D'UNE PART
ET
Les Organisations Syndicales, représentées par leurs délégués : - Pour la C.F.D.T. - Pour la C. G. T.
D'AUTRE PART
Préambule :
Dans le cadre de son Projet Associatif et au regard de ses orientations, consciente de l'enjeu majeur pour les personnes accueillies dans les établissements, mais aussi pour sa reconnaissance, son développement et la pérennité des établissements qu'elle dirige, l'Adapei88 s'est engagée dans une Démarche d'Amélioration Continue de la Qualité, appelée DACQ.
La politique qualité de l'Adapei88 s'appuie sur la Déclaration Universelle des Droits de l'Homme, la Charte des Droits et Libertés de la Personne Accueillie et les Recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles de l'ANESM, les normes de sécurité, le cadre législatif et règlementaire inhérent aux usagers et aux salariés.
Article 1 : Définition et objectifs de la DACQ
Une démarche qualité peut être définie comme l'ensemble des dispositions organisationnelles, matérielles, humaines et documentaires prises au sein d'un établissement ou service pour améliorer son fonctionnement, la qualité des prestations délivrées auprès de ses usagers et des conditions de travail des salariés.
La démarche d'amélioration continue de la qualité a pour objectifs de : • mieux répondre aux besoins et attentes des usagers en faisant pleinement participer les usagers, les salariés et les familles à l'élaboration des différentes réponses. • clarifier les missions et responsabilités de chacun en interne. • harmoniser les pratiques professionnelles. • mieux gérer les dysfonctionnements et les situations à risques. • valoriser le professionnalisme des équipes en externe et renforcer les relations avec les divers partenaires et financeurs. • faciliter la communication intra-Association. Améliorer la qualité de vie au travail de l’ensemble des professionnels de l’Association.
Article 2 : Les acteurs de la DACQ
2.1. Les salariés, les usagers et les familles
Cette démarche ne peut se déployer qu'à travers son appropriation par : - tous les professionnels de l'Adapei88 qui se doivent de valoriser l'expression de l’usager ; d’examiner les pratiques existantes et proposer des améliorations ; mais également, détecter, proposer des solutions aux dysfonctionnements et aux écarts relevés ; et, participer à l'application des actions décidées. - les familles et les usagers peuvent également s'exprimer dans le cadre de cette démarche pour participer à l'amélioration de la qualité.
2.2. Les "référents qualité" et les "coordinateur qualité "
Pour garantir les objectifs de la DACQ, chaque établissement ou service met en place une DACQ propre à l'établissement, coordonnée par le Directeur d’établissement/Directeur-Adjoint, nommé "coordinateur qualité", à laquelle participent un ou des salariés de l'établissement, nommés "référent qualité" selon les modalités arrêtées dans le tableau en annexe.
Le "référent qualité" est désigné, en priorité, sur la base du volontariat pour une durée minimum de deux ans renouvelable. Un appel à candidature sera effectué tous les 2 ans. A défaut de volontaire, un salarié sera désigné par la Direction de l'établissement. La candidature pour la mission de « référent qualité » ou la démission doit obligatoirement être notifiée par écrit à la Direction de l’établissement ou du service.
Le "référent qualité" veille au bon déroulement de la démarche d'amélioration continue de la qualité, la fait vivre au quotidien. Il aide à la compréhension de l'outil, notamment via l’appropriation des fiches DACQ (support écrit permettant de garder trace des demandes d’amélioration ou des signalements de dysfonctionnements).
Le « référent qualité » dispose de 2 h un mois sur 2 pour préparer les réunions DACQ à prendre le mois où la réunion n’est pas programmée. La prise de ces heures est subordonnée à une demande d’autorisation préalable formulée par écrit auprès de la Direction de l’établissement ou du service qui prendra les mesures nécessaires afin d’assurer la continuité de service.
Le "coordinateur qualité" assure la coordination de la démarche et la mise en œuvre des plans d’action découlant notamment des fiches DACQ au sein de l’établissement ou du service.
2.3. La revue de Direction
La Direction Générale et l'Association s'engagent à promouvoir et garantir la mise en œuvre de cette Politique Qualité par la convocation d’une revue de Direction, composée des membres du Comité de Direction Général, au minimum une fois par semestre.
La revue de Direction : - Participe à l’amélioration des outils de la DACQ - Evalue les résultats des plans d'actions. -Définit la mise en œuvre des évaluations internes et externes comme définies par la Loi 2002-2. - Analyse les indicateurs au regard des objectifs - Procède à l'examen des synthèses annuelles des services et établissements (fiches DACQ, enquêtes de satisfaction, indicateurs de fonctionnement, …) - Statue sur la pertinence, l'adéquation et l'efficience de la démarche - Définit les nouveaux objectifs - Définit les actions transversales d'amélioration à l’ensemble de l’Adapei88, notamment à partir des bilans d’évaluation interne et externe.
2.4. Le Comité de suivi
Un Comité de suivi sera mis en place. Il sera composé :
Des Délégués Syndicaux
Du secrétaire du Comité d’Entreprise ou du Conseil Social Economique
Du secrétaire du CHSCT ou de la Commission Santé Sécurité Condition de Travail
De la Direction Générale de l’Association
Ce Comité de suivi sera réuni une fois dans l’année et sera chargé de suivre la mise en œuvre du présent accord, de proposer des mesures d’ajustements nécessaires.
2.5. Les instances représentatives du personnel
Les instances représentatives du personnel sont parties prenantes de la DACQ par leur participation au Comité de suivi. Les instances représentatives du Personnel sont informées des avancées de la démarche, entrant dans leur champ de compétence, à l'occasion des réunions légales.
Article 3 : Les moyens de la DACQ
3.1. La fiche DACQ
La fiche DACQ a pour vocation de permettre à chaque salarié, ainsi qu'aux familles et aux usagers, de faire remonter les problèmes rencontrés ou de proposer des axes d'amélioration pour une évolution positive du contexte de travail et d’accompagnement.
L'analyse des fiches DACQ se fait dans chaque établissement par une réunion tous les deux mois.
Toute fiche DACQ doit être enregistrée sur le "chrono" de réception du courrier interne de l'établissement et doit faire l’objet d’une réponse écrite avant classement, quand bien-même la réponse serait le non traitement de la fiche (ne donnant pas lieu à un report sur le plan DACQ'tion), selon des raisons expliquées.
3.2. Evaluation interne/externe
L’évaluation interne est conduite par l’établissement ou le service lui-même. Elle interroge la pertinence, l’impact et la cohérence des actions mises en œuvre au regard des missions imparties d’une part, et des besoins et attentes des personnes accompagnées d’autre part. L’évaluation interne analyse les processus mis en œuvre, l’organisation et les effets des actions pour les personnes accompagnées. Elle s’appuie sur une analyse documentaire, l’observation des pratiques et le recueil du point de vue des différents acteurs. Il s’agit d’une démarche collective et participative qui nécessite d’impliquer l’ensemble des professionnels et de confronter leurs paroles à celles des personnes accompagnées. L’évaluation externe réalisée par un organisme externe à l’Association portera une appréciation sur les conditions de sa mise en œuvre et les actions d’amélioration déployées. À l’issue de ces évaluations un plan DACQ’tion est élaboré, les points à valoriser sont mis en avant et les éléments d’amélioration précisés. Ce plan d’actions fait l’objet d’un suivi lors des réunions DACQ au sein de l’établissement ou du service.
3.3. Le DUERP
Le document unique d’évaluation des risques doit permettre d’identifier et de classer par niveau de gravité les risques auxquels sont soumis les salariés, ceci en vue de mettre en place des actions de prévention. Le suivi du DUERP est réalisé à l’occasion de chaque accident du travail et obligatoirement lors des réunions DACQ organisées au sein de l’établissement ou du service.
3.4. La RGPD (commun aux ESMS d’un dispositif).
Dans le cadre de la mise en conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD), l’Association doit tenir une documentation interne complète sur le traitement des données personnelles et s’assurer que le traitement de ces données respecte les obligations légales. Le registre de traitement des données qui sera créé à la suite de l’audit prévu en juillet 2018 fera l’objet d’un suivi lors des réunions DACQ organisées au sein des établissements ou services mais également par le Comité de pilotage DACQ lors de la réunion semestrielle.
3.5 La démarche d’amélioration de la qualité de vie au travail
La qualité de vie au travail regroupe sous un même intitulé les actions qui permettent de concilier à la fois l’amélioration des conditions de travail pour les salariés et la performance globale de l’Association.
La qualité de vie au travail est une question importante à prendre en compte car il existe un lien étroit entre la qualité de vie au travail des salariés et la qualité des services et des soins rendus aux usagers par les salariés. Les parties signataires s’engagent à mettre en place une démarche d’amélioration de la qualité de vie au travail qui fera également l’objet d’un suivi lors des réunions DACQ organisées au sein des établissements ou services mais également par le Comité de pilotage DACQ lors de la réunion semestrielle.
3.6. Gestion documentaire
Afin d'uniformiser les pratiques, il est mis en place au sein de chaque établissement ou service de l’Association : - un classeur jaune "Veille documentaire" ayant pour but d'améliorer l'information des établissements sur le cadre règlementaire et les documents de référence.
- Un classeur rouge "Procédures", document de travail qui doit être une référence pour l'ensemble des salariés de l'Adapei88. Il a pour objet de rassembler les procédures, processus et protocoles qui doivent être respectées dans les établissements et services.
- Un classeur vert "DACQ" qui rassemble les plans d’action, les fiches DACQ, les comptes rendus des réunions mensuelles.
Article 4 : Evaluations de la DACQ
4.1 Les réunions DACQ
Chaque établissement ou service définit le ou les référents qualité qui se réunissent tous les deux mois avec le Directeur d’établissement/Directeur-Adjoint, le coordinateur qualité.
Le but de ces réunions est la définition et la mise en œuvre des plans d'actions arrêtés dans les évaluations internes, externes, l’étude et le traitement des fiches DACQ (hors cas d’urgence nécessitant un traitement immédiat par la Direction), le suivi du DUERP, du registre de traitement des données personnelles et des actions de qualité de vie au travail. A cette occasion, le coordinateur et les référents décident du traitement des fiches et de leur enregistrement dans le plan d’action. Les plans d’actions peuvent par la suite être traités au niveau de l’établissement/service, au niveau du dispositif ou du territoire avec information à la Direction Générale pour une proposition de généralisation sur l’ensemble des établissements de l’Adapei88 le cas échéant.
Chaque réunion doit faire l'objet d'un compte-rendu qui doit être classé dans un classeur prévu à cet effet et accessible à tous (classeur vert).
4.2. Evaluation annuelle de la DACQ
Lors de la dernière réunion DACQ de l’année de chaque établissement ou service, une synthèse sera effectuée sur le nombre de fiches DACQ traitées, non traitées, le type de fiche DACQ, le plan DACQ'tion élaboré, au cours de l'année écoulée. Cette synthèse sera présentée lors de la réunion institutionnelle suivante et communiquée à la Direction Générale pour être traitée en revue de Direction et dans le cadre du Comité de Suivi.
4.3. La réunion institutionnelle
Une fois par an, dans chaque établissement ou service, la réunion institutionnelle qui suit la dernière réunion DACQ de l’année doit consacrée un point de l’ordre du jour à l'analyse de la DACQ. Cette réunion sera l'occasion de mener une réflexion sur les plans d'actions mis en place sur l'année écoulée et de projeter les grandes thématiques de l'année suivante à partir de l'analyse et des résultats de l'évaluation interne et/ou externe, des fiches DACQ, des DUERP, de la RGPD et de la démarche de qualité de vie au travail.
Article 5 : Conservation et archivage
Les différentes mises à jour des plans DACQ’tions sont archivées afin de suivre les évolutions intervenues. Les fiches DACQ sont conservées dans le classeur vert pour une période de 1 an sauf si son traitement n’a pas été finalisé. Les fiches DACQ RPS sont classées dans le dossier du personnel du salarié concerné. Passé ces délais, les plans d’actions et les fiches DACQ seront archivés.
Article 6 : Durée et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une période de 2 ans à compter du 01/01/2019. Les parties conviennent de se rencontrer dans le cadre des négociations annuelles obligatoire de l’année 2021 pour juger de l’opportunité et des éventuelles mesures à prendre dans le cadre du renouvellement du présent accord.
Article 7 : Publicité
Le présent accord sera affiché dans les établissements de l'Adapei88.
Article 8 : Dépôts
Le présent accord est établi en 5 exemplaires originaux pour remise à chaque Organisation Syndicale signataire et pour les dépôts suivants : - un exemplaire signé et une version électronique destinés à la DIRECCTE - un exemplaire signé destiné au greffe du Conseil de Prud’hommes d’Epinal. Ces deux dépôts seront effectués par l’employeur.
Fait à Epinal, le 11 décembre 2018 Pour l’Association Pour la CFDT Santé Sociaux 88
