ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)
PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
du 14 au 21 novembre 2019 (1er tour)
et du 5 au 12 décembre 2019 (2ème tour)
Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement des prochaines élections de la délégation du personnel au Comité social et économique, ci-après dénommé CSE, au sein de l’ADEME.
Négocié entre :
L’Agence de l’Environnement et de la Maîtrise de l’Energie, désignée ci-après par « l’ADEME »
d’une part,
et
Les organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise :
SYMBOL 183 \f "Symbol" \s 10 \hCFDT,
SYMBOL 183 \f "Symbol" \s 10 \hCGT,
SYMBOL 183 \f "Symbol" \s 10 \h SNE-FSU,
Les organisations syndicales représentatives au niveau national :
SYMBOL 183 \f "Symbol" \s 10 \h FO, dûment invitée à la réunion en tant que syndicat représentatif au niveau national,
SYMBOL 183 \f "Symbol" \s 10 \hCFTC, dûment invitée à la réunion en tant que syndicat représentatif au niveau national,
SYMBOL 183 \f "Symbol" \s 10 \h CFE-CGC, dûment invitée à la réunion en tant que syndicat représentatif au niveau national,
d’autre part.
PREAMBULE
Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail, et a notamment pour objectif de fixer :
Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE,
La répartition du personnel dans les collèges,
La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges,
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.
L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des Délégués du Personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le Comité social et économique, qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances. Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application de cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique.
Il est rappelé ici qu’un accord d’entreprise à durée indéterminée a été valablement signé en 2016 sur la mise en place du vote électronique pour les élections des délégués du personnel et du Comité d’entreprise, et continue donc de produire ses effets pour les élections présentes qui concernent l’instauration du Comité social et économique.
Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections du Comité social et économique de l’ADEME.
Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et réglementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.
ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS.
Le premier tour des élections sera ouvert du jeudi 14 novembre 2019 à 14 h au jeudi 21 novembre 2019 à 14 h.
Si le nombre de votants (nombre de suffrages valablement exprimés) est inférieur à la moitié des électeurs inscrits, il sera procédé, conformément à l’article L 2314-29 du Code du Travail, à un second tour de scrutin qui aura lieu du jeudi 5 décembre 2019 à 14 h au jeudi 12 décembre 2019 à 14 h.
Le calendrier prévisionnel des opérations préparatoires et des opérations électorales est porté en annexe 1.
ARTICLE 2 – EFFECTIFS DE REFERENCE.
Appartiennent au collège « employés », les personnes classées dans les échelles a à d de la convention de travail ADEME. Appartiennent au collège « cadres », les personnes classées dans les échelles e à j de la convention de travail ADEME et les allocataires de formation par la recherche (thésards).
Les parties constatent que l’effectif théorique pris en compte au 31 décembre 2018 est de 1059.60
salariés soit :
employés cadres TOTAL
Femmes Hommes Femmes Hommes
Salariés sous contrat indéterminée (Equivalent Temps Plein, au prorata du temps travaillé) 92.80 4.36 398.67 353.78 849.61
et, au prorata temporis des 12 derniers mois, sauf s’ils remplacent un salarié absent et inclus dans les effectifs,
Salariés sous contrat à durée déterminée ou intérimaires (hors boursiers) (Equivalent Temps Plein Travaillé, au prorata du temps travaillé et du temps de présence sur les douze derniers mois) sur motif ATA 6.55 0.76 13.34 8.30 28.96 Boursiers (Equivalent Temps Plein Travaillé, au prorata du temps travaillé et du temps de présence sur les douze derniers mois)
66.03 67.58 133.61
et, au prorata temporis des 12 derniers mois, sauf s’ils remplacent un salarié absent et inclus dans les effectifs, dès lors qu’ils sont présents dans l’entreprise depuis 12 mois continus au 31 décembre 2018
Salariés détachés et mis à disposition (Equivalent Temps Plein Travaillé, au prorata du temps travaillé et du temps de présence sur les douze derniers mois) 0.25
18.07 24.10 42.42 Salariés des entreprises extérieures (Equivalent Temps Plein Travaillé, au prorata du temps travaillé et du temps de présence sur les douze derniers mois)
Il est à rappeler que les bénéficiaires de contrats en alternance (contrats d’apprentissage et de professionnalisation), ne sont pas à inclure dans le calcul des effectifs. A l’inverse, depuis le 1er janvier 2019, les salariés titulaires d’un contrat unique d’insertion doivent être pris en compte dans ce calcul.
ARTICLE 3 : NOMBRE DE SIEGES.
L’effectif à prendre en compte se situant à 1059.60 salariés, le nombre des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique est fixé par le Code du Travail à :
17 titulaires et 17 suppléants.
ARTICLE 4 – Nombre et composition des collèges électoraux pour chaque élection.
Répartition du personnel dans les collèges.
Le personnel est réparti en 2 collèges :
1er collège : «
employés » = 109.72 salariés
2ème collège : « cadres » = 949.88 salariés
Répartition des sièges entre les collèges électoraux.
Modalités de répartition :
Le nombre de sièges par collège sera réparti conformément aux dispositions de la circulaire DRT n°93-12, du 17 mars 1993. La répartition des sièges à pourvoir doit s’effectuer proportionnellement à l’importance numérique de chaque collège électoral. En ce qui concerne l’attribution des sièges restants, il convient d’appliquer le système de la représentation proportionnelle au plus fort reste avec attribution des sièges restants selon la méthode du plus fort reste.
Elections au Comité social et économique :
Les
17 sièges de titulaires et les 17 sièges de suppléants seront ainsi répartis :
1er collège (employés) : 2 sièges de titulaires et 2 sièges de suppléants
2ème collège (cadres) : 15 sièges de titulaires et 15 sièges de suppléants
ARTICLE 5 – REPARTITION EQUILIBREE HOMMES-FEMMES.
Conformément à
l’article L. 2314-30 du Code du travail, chaque liste de candidats doit être établie en tenant compte des règles suivantes, liées au nombre de candidats qu’elle présente et applicables pour chaque scrutin :
-Chaque liste de candidats comporte un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale du collège concerné ;
-Lorsque l'application de la règle susvisée n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
oArrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; oArrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
-En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire ;
-Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats comporteront un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste ;
-Si le nombre de sièges à pourvoir est égal à 1, la liste comporte indifféremment une femme ou un homme ;
-Lorsque plusieurs postes sont à pourvoir, la liste ne peut comporter un seul candidat ;
-Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou un homme, jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.
Il est rappelé qu’il est de la responsabilité de chaque organisation syndicale et de chaque candidature libre dans l’éventualité d’un second tour, de présenter des listes de candidats conformes aux règles exposées ci-dessus, la représentation équilibrée des femmes et des hommes étant une obligation de résultat et non de moyens.
ARTICLE 6 – DUREE DES MANDATS.
La durée des mandats des membres du Comité Social et Economique est fixée à
4 ans.
ARTICLE 7 – LISTES ELECTORALES.
Les conditions d’électorat et d’éligibilité s’apprécient à la date de clôture du premier tour de scrutin, à savoir le 21 novembre 2019.
7-1 : ELECTORAT
(article L2314-18 du Code du travail).
Sont électeurs les salariés remplissant, à la date de clôture du premier tour du scrutin, les conditions suivantes :
Etre âgé de 16 ans révolus.
Avoir la qualité de salarié de salarié de l’Agence.
Les salariés des entreprises extérieures peuvent dans certaines conditions, être électeurs. Pour ces derniers qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, ils doivent pour être électeurs, avoir acquis une durée de présence dans l’entreprise utilisatrice, de 12 mois continus. Ils choisissent s’ils exercent leur droit de vote dans l’entreprise qui les emploie ou dans l’entreprise utilisatrice.
En ce cas particulier, le salarié concerné aura exprimé auprès de la DRH, avant la date de clôture des listes électorales, soit le
29 septembre 2019 à 14h00, son choix de participer aux élections professionnelles organisées à l’ADEME et non à celles organisées dans son établissement d’origine comme le prévoit son statut (en utilisant la fiche figurant à l’annexe 3).
Avoir une ancienneté de 3 mois au moins à l’Agence.
N'avoir fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relative à ses droits civiques.
Les fonctionnaires détachés au sein de l’Agence sont électeurs.
En revanche, ne sont pas électeurs, le Président et tous ceux qui remplissent les fonctions de chef d'entreprise ou sont appelés, par délégation de l'employeur, à le représenter dans ses relations avec la représentation salariale (Directeur général délégué, Directeur des Ressources Humaines, Directeur adjoint des Ressources Humaines, Coordinateur pôle développement et relations sociales, chargé de relations sociales, chef du Service développement des Ressources Humaines et chef du Service Gestion du Personnel et Pilotage des Ressources Humaines, chef de projets RH).
Ne sont pas non plus électeurs, les travailleurs temporaires au sein de l’ADEME.
7-2 : ELIGIBILITE
(article L2314-19 du Code du travail).
Pour être éligible, il faut, simultanément, à la date du premier tour du scrutin :
Etre un électeur répondant aux conditions mentionnées dans le paragraphe 7-1.
Avoir 18 ans révolus.
Avoir une ancienneté d’au moins un an à l’Agence.
Ne peuvent être éligibles, l'employeur (le Président de l’ADEME) ni son conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant à descendant, frère, sœur ou allié au même degré. Les salariés occupant un emploi à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises, selon leur choix. S’ils sont candidats, ces salariés devront adresser au Directeur des Ressources Humaines une déclaration sur l’honneur certifiant qu’ils ne sont pas candidats dans les autres entreprises. Quant aux salariés mis à disposition, ils ne sont désormais plus éligibles dans l’entreprise utilisatrice, mais seulement dans celle d’origine. Les salariés éligibles ne le sont que dans le collège électoral auquel ils appartiennent, l’appartenance étant appréciée à la date d’arrêté des listes électorales, soit
au 3 octobre 2019.
7-3 : ETABLISSEMENT ET AFFICHAGE.
La liste électorale par collèges comprend : le nom, le prénom, le type de contrat, le lieu de travail et la date d'embauche de chaque salarié, l'éligibilité et le site ou groupe de sites de rattachement.
Avant le
26 septembre 2019 - 14 heures, la liste initiale sera affichée sur intrademe et envoyée par mail sur la messagerie personnelle ou au domicile de ceux qui ne travaillent pas dans les locaux de l'Agence ou qui, à cette date, sont en situation d'absence régulière (maladie, maternité, congés payés, congé parental, etc.).
Tout salarié a la possibilité d'obtenir une rectification de la liste électorale, dans les 3 jours qui suivent l'affichage de celle-ci, soit jusqu’au 29 septembre 2019 à 14 h, en adressant sa demande par messagerie électronique à l’adresse XXXXXXXX.
La demande d'inscription sur la liste électorale d'un salarié remplissant les conditions ne peut être refusée par la Direction.
La liste électorale définitive par collège sera établie par la Direction des Ressources Humaines, remise aux organisations syndicales, et affichée dans chaque implantation de l'Agence avant le
3 octobre 2019 à 18 heures.
ARTICLE 8 – INFORMATION DU PERSONNEL – APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES.
Le
3 octobre 2019, le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et affichage sur intrademe.
Les salariés « absents » recevront quant à eux l’information par mail sur leur messagerie personnelle ou par courrier postal.
ARTICLE 9 – LISTES DE CANDIDATS.
9-1 : COMPOSITION.
Les listes des candidats présentées aux suffrages des salariés doivent comprendre, pour chaque élection, et par collège, au maximum autant de noms de candidats que de sièges à pourvoir.
Lorsque plus de deux postes sont à pourvoir, une liste de candidats peut être incomplète, c’est-à-dire comprendre moins de candidats que de sièges à pourvoir.
A l’inverse, depuis l’instauration de la représentation équilibrée des femmes et des hommes au sein des listes de candidats, la présentation d’une liste à candidat unique ne saurait être valable lorsque plusieurs postes sont à pourvoir sur un collège.
Ainsi, les listes des candidats présentées aux suffrages des salariés devront répondre aux conditions suivantes :
pour le scrutin au CSE, collège « employés » : obligatoirement
deux candidats, une femme et un homme pour chaque scrutin (titulaires et suppléants).
pour le scrutin au CSE, collège « cadres » : au maximum
quinze candidats titulaires et quinze candidats suppléants avec une répartition femmes/hommes au regard de l’effectif au sein de ce collège de 52,23% et 47,77% (arrondi effectué selon les règles fixées à l’article L.2314-30 du Code du travail et mentionnées à l’article 5). Les listes de candidats présentées par les organisations syndicales devront donc comporter pour le collège « cadres » : 8 femmes titulaires et suppléantes, ainsi que 7 hommes titulaires et suppléants.
La proportion exacte des femmes et des hommes dans chaque collège sera communiquée aux organisations syndicales dès communication des listes électorales définitives (cf art 7.3).
9-2 : PRESENTATION.
Chaque liste de candidats est classée dans l’ordre de présentation au scrutin.
Pour le premier tour des élections, seules peuvent présenter des listes de candidats, les organisations syndicales visées aux articles L. 2314-5 et L. 2314-29 du Code du travail.
Chaque organisation syndicale peut présenter des listes de candidats dans un seul collège ou les deux.
9-3 : DEPOT.
Les listes des candidats, comportant l'intitulé de la liste ainsi que les noms, prénoms des candidats, seront déposées contre récépissé à la Direction des Ressources Humaines à Paris ou à Angers, ou adressées, par lettre recommandée avec avis de réception à l’attention du Directeur des Ressources Humaines au 20 avenue du Grésillé, 49004 Angers Cedex 01.
Aucune autre forme de dépôt ne sera prise en considération.
Le dépôt ou l'envoi de chaque liste est fait par un mandataire de liste ayant la qualité d'électeur. Ce mandataire représente la liste auprès de la direction durant toute la durée des élections.
Devront figurer dans la lettre de dépôt, au titre des informations à communiquer à l’employeur :
La mention du Comité social et économique, comme étant l’institution représentative du personnel pour laquelle la liste est déposée,
La dénomination de l’organisation syndicale présentant les candidats (ou des organisations en cas de liste commune),
Le collège électoral pour lequel les candidats sont désignés et la nature du siège pour lequel ils se présentent (titulaire ou suppléant).
A ce dépôt ou envoi, sont jointes :
Les professions de foi en un feuillet recto/verso au plus, de format 210 mm x 297 mm
Les déclarations individuelles de chacun des candidats comportant la signature du candidat, nom, prénom, date et lieu de naissance, domicile, site de travail, collège, nom du mandataire désigné et liste sur laquelle le candidat se présente (formulaire en annexe 2).
Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes lorsque plus de deux postes sont à pourvoir.
Les fichiers nécessaires à la mise en ligne sur l’application retenue pour le vote électronique (professions de foi, logos syndicats, photos candidats) doivent être adressés par messagerie électronique à l’adresse
XXXXXXXX et respecter les caractéristiques citées ci-après.
La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.
Les listes déposées par les organisations syndicales lors du 1er tour sont considérées comme maintenues pour le 2nd tour.
La date limite de remise des candidatures, des professions de foi et des fichiers nécessaires à la mise en ligne sur l’application retenue pour le vote électronique est fixée au :
14 octobre 2019 à 14 h pour le 1er tour
22 novembre 2019 à 14 h pour le 2nd tour éventuel
9-4 : AFFICHAGE.
Les listes de candidats seront affichées par la Direction et mises sur Intrademe le :
Pour le premier tour : 14 octobre 2019
Pour le second tour éventuel : 25 novembre 2019
Afin d'être mis en ligne sur l'application retenue pour le vote électronique et pour un rendu optimal, les logos des syndicats et les professions de foi devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :
Format / Extension
Poids
Résolution
(L*H)
Nom du fichier
Professions de Foi
*.
pdf
1 500 Ko
(≈ 1.5Mo)
Aucune contrainte
Profession Foi_NOM SYNDICAT
Logos O.S.
*.
gif ou *.png
10 Ko
35*35 pixels
Logo_ NOM SYNDICAT
ARTICLE 10 – CAMPAGNE ELECTORALE.
Les organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
La campagne pour le premier tour de scrutin prendra fin le mercredi 13 novembre 2019 à minuit. En cas de second tour, la campagne prendra fin le mercredi 4 décembre 2019 à minuit.
Les moyens d'information mis à la disposition des candidats seront l'affichage sur les panneaux mis à leur disposition et la distribution de tracts aux salariés, en conformité avec les textes en vigueur.
L’usage de la messagerie est autorisé pour la propagande électorale exclusivement à partir des boîtes mails de chaque syndicat.
La Direction tiendra à la disposition du mandataire de chaque liste de candidats et de tout salarié les listes, les textes législatifs et réglementaires ainsi que les dispositions statutaires relatifs à l'élection.
Il est convenu que les professions de foi des organisations syndicales présentant des candidats seront mises en ligne sur l’application retenue pour le vote électronique. Le document devra être transmis au format précisé ci-dessus à l’article 9-4. Dans le cadre d’un éventuel 2nd tour, la propagande des listes libres pourra elle aussi être mise en ligne.
ARTICLE 11 – MODALITES D’ORGANISATION ET DE DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES.
Le déroulement détaillé (annexe 4) des opérations électorales et le fonctionnement détaillé du système de vote électronique (annexe 5) sont portés en annexe du protocole.
11-1 : VOTE ELECTRONIQUE.
Dans le cadre de l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique, l’ADEME souhaite poursuivre l’application du système de vote électronique accessible sur le réseau Internet conformément à l’accord collectif à durée indéterminée du 6 juillet 2016 signé en ce sens. Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition. L’élection organisée est celle des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique de l’ADEME.
Le vote électronique sera assuré par la société Neovote.
Le système de vote électronique proposé est conforme :
-Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique, et modifiant le Code du travail.
-A la délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
11-2 : MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE.
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.
11-3 : ENVOI DU MATERIEL DE VOTE.
Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.
Un identifiant personnel à 5 caractères alphanumériques sera attribué aux électeurs, ainsi qu'aux observateurs désignés.
Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe à 5 chiffres, selon la procédure décrite ci-après. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.
Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.
Les identifiants seront édités et adressés aux électeurs le
6 novembre 2019 pour le 1er tour et le 22 novembre 2019 pour le 2nd tour éventuel à leurs adresses électroniques professionnelles préalablement enregistrées dans le Système de vote.
L’email contiendra les informations nécessaires pour se connecter au site de vote ainsi qu’un lien vers une notice explicative.
Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :
l'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans l'email - en saisissant son identifiant et sa date de naissance ;
l'électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.
Par exception, pour les salariés absents de l’entreprise à la date d’envoi du matériel de vote, les identifiants et les mots de passe seront édités et mis sous pli sous la responsabilité du Prestataire selon un processus sécurisé, puis adressés par lettre simple à leur domicile.
Pour les boursiers, le matériel de vote sera adressé dans le même délai sur l’adresse mail communiquée à la direction de ressources humaines. A défaut d’adresse mail renseigné, le matériel de vote sera envoyé par courrier.
11-4 : DEROULEMENT DU VOTE ELECTRONIQUE.
Les électeurs pourront se connecter au site de vote par Internet / Intrademe à tout moment pendant la période du scrutin.
Par Internet: La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse communiquée sur la lettre personnalisée.
Par Intrademe : Un lien aboutissant sur l’application retenue pour le vote électronique sera mis en place dans le portail Intrademe.
Après s’être identifiés à l’aide de leur identifiant et de leur date de naissance), les électeurs bénéficieront d’une présentation des élections pour lesquelles ils votent.
Les listes de candidats seront affichées dans l’ordre suivant :
Liste n°1 : SNE-FSU
Liste n°2 : CGT
Liste n° 3 :CFDT
Durant l’expression de leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne sera plus possible de le modifier.
Les électeurs auront à tout moment la possibilité d’imprimer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application retenue pour le vote électronique.
11-5 : ASSISTANCE TELEPHONIQUE. En cas de non-réception ou de perte du matériel de vote, l’électeur pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :
Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote
L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote ;
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi ;
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal).
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.
Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote.
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile.
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur.
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,
en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,
en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.
La procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;
Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).
Les données d'identification de l'électeur, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
Code postal de résidence
N° de matricule
Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.
L’assistance téléphonique pourra aider tout électeur rencontrant des difficultés dans les opérations de vote. Le bureau de vote prévu à l’article 12 ci-dessous sera destinataire quotidiennement d’un suivi nominatif (à l’exception des catégories pour lesquelles l’identité de l’appelant n’est pas requise – cf liste ci-dessous) des appels reçus par l’assistance téléphonique. Les appels seront classés selon les catégories suivantes :
Régénération de codes de vote
Demande de régénération non finalisée car électeur non authentifié
Identification d'un problème de connexion liée à une valeur erronée de la donnée personnelle de connexion dans la liste électorale
Aide de l'électeur pour accéder à l'URL du site de vote
Information sur les canaux de vote possibles (Internet, VPC, papier)
Explication de la raison de l'absence de vote à exprimer (ex : carence ou vote clos au 1er tour)
Explication de la nécessité d'utiliser les derniers codes de vote transmis
Suppression du blocage temporaire de l'électeur suite à 5 erreurs de connexion
Explication sur la procédure de retrait du mot de passe (pour les élections avec retrait de mot passe par l'électeur)
Information sur les navigateurs compatibles
Information sur la confidentialité du vote (électeur non identifié dans ce cas)
Information sur la possibilité d'annuler le vote (électeur non identifié dans ce cas)
Information sur la prise en compte du vote (électeur non identifié dans ce cas)
Autres (électeur non identifié dans ce cas)
ARTICLE 12 - BUREAU DE VOTE ELECTRONIQUE.
Afin de garantir une parfaite simultanéité lors des opérations d’ouverture et de fermeture et dans l’optique de simplifier les démarches logistiques, un bureau de vote centralisateur, et commun aux deux collèges, dénommé bureau de vote électronique, sera mis en place pour les élections du Comité social et économique.
12-1 : COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT. Le bureau de vote électronique sera constitué d’un président et de deux assesseurs. La fonction d’assesseur pourra être tenue par un candidat. Les membres du bureau de vote doivent être électeurs. La Direction proposera aux organisations syndicales représentatives au sein de l’ADEME, le nom des 3 salariés volontaires pour accord. A défaut d’accord, le bureau de vote sera composé des 2 électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune présent sur le site du siège social. En cas d’empêchement, ils seront remplacés par le ou les premiers électeurs présents au moment de l’ouverture du vote du scellement du système de vote et volontaires pour assurer une telle fonction. La présidence du bureau de vote revient au plus âgé.
En cas de second tour éventuel, la composition du bureau de vote sera identique.
Les membres du bureau de vote électronique :
Participeront à la « formation vote test » avant l’ouverture,
Contrôleront l’état des urnes avant l’ouverture,
Contrôleront le scellement de l’application,
Procéderont à l’ouverture et la fermeture du scrutin,
Pourront consulter les listes d’émargement pendant le scrutin ainsi que la participation.
Les membres du bureau de vote électronique ainsi que les représentants des organisations syndicales (mandataires de listes) et l’équipe DRH recevront une formation au système de vote.
Le bureau de vote est assisté, durant l'opération électorale, d'un représentant de la Direction des Ressources Humaines. Celui-ci assiste le président du bureau de vote électronique pour assurer le bon déroulement du scrutin, en particulier, à l’ouverture du bureau de vote, lors de sa fermeture et lors des opérations de dépouillement.
Tout incident, toute réclamation présentée, toute décision prise doivent être consignés sur le procès-verbal du bureau de vote dont une copie sera adressée aux organisations syndicales ayant présenté des candidats, dans un délai de 8 jours à compter de la date de fermeture des élections. Il sera également attribué au bureau de vote l’adresse mail suivante : XXXXXXXXX. 12-2 : SEANCE DE VALIDATION ET FORMATION DU BUREAU DE VOTE. Une séance de formation et de validation se déroulera
le 4 novembre 2019 dans les locaux de l’ADEME à Angers à l’occasion de laquelle :
Les membres du bureau de vote, ainsi que la direction de l’entreprise, les mandataires de liste et les délégués syndicaux seront formés par le prestataire sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement.
Les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote.
Le temps passé à cette réunion convoquée par la Direction ainsi qu'au transport est pris sur le temps de travail. Les frais de déplacement éventuels seront, de surcroît, pris en charge par la Direction. La phase de validation vise à tester l’application client en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. Pour ce faire, les membres du bureau de vote, en présence des mandataires de liste, effectueront des votes et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification substantielle.
A l’issue du test du dispositif de vote, 3 clés de déchiffrement seront remises publiquement au Président et aux deux assesseurs du bureau de vote, puis le système de vote sera scellé. Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les salariés seront cryptés dès leur expression et resteront cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
ARTICLE 13 – SCRUTIN.
13-1 : MODES DE SCRUTIN. Le mode de scrutin est de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Il est procédé à des votes séparés pour les titulaires et les suppléants dans chacun des collèges de l’instance CSE. 13-2 : DATES DU SCRUTIN. Le test à blanc, les opérations d’ouverture et de clôture du scrutin seront effectuées par le bureau de vote électronique, en présence d’un représentant de la Direction, des délégués syndicaux, et des mandataires de liste.
L’ouverture du scrutin aura lieu le
jeudi 14 novembre 2019 à 14 h
La clôture du scrutin aura lieu lejeudi 21 novembre 2019 à 14 h
Entre ces dates, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
Durant toute la durée du scrutin, un affichage sera effectué au niveau de chaque badgeuse mentionnant les dates du scrutin, l’adresse URL du site du vote électronique, le numéro de l’assistance téléphonique ainsi que l’adresse mail du bureau de vote.
Pendant le déroulement du scrutin, les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation.
13-3 : OUVERTURE DU SCRUTIN.
L’ouverture du scrutin sera automatique.
Les membres du bureau de vote assisteront à l’ouverture du scrutin.
Au préalable, les membres du bureau de vote auront contrôlé l’état des urnes et le scellement de l’application avec le prestataire.
Les mandataires de liste ainsi que les délégués syndicaux pourront assister aux opérations d’ouverture du scrutin. Le temps passé à cette réunion convoquée par la Direction ainsi qu'au transport est pris sur le temps de travail. Les frais de déplacement éventuels seront également pris en charge par la Direction. 13-4 : FERMETURE DU SCRUTIN ET DEPOUILLEMENT DE L’URNE ELECTRONIQUE. La fermeture du scrutin est automatique.
Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.
Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.
Une fois ce délai de 5 minutes écoulé, le bureau de vote pourra lancer le dépouillement des bulletins de vote par l’insertion d’au moins deux parmi les trois clés de déchiffrement permettant de générer les opérations de dépouillement des urnes et distribuées le jour des opérations de formation du bureau de vote.
Les mandataires de liste ainsi que les délégués syndicaux pourront assister à ces opérations.
Le temps passé à cette séance convoquée par la Direction ainsi qu'au transport est pris sur le temps de travail. Les frais de déplacement éventuels seront pris en charge par la Direction. Le processus de dépouillement est le suivant :
clôture du site Internet de vote,
extraction de la liste des émargements Internet,
extraction des suffrages cryptés Internet,
décryptage des suffrages Internet à l’aide des clés de déchiffrement,
calcul des résultats globaux et attribution des sièges,
validation par les membres des bureaux de vote de la bonne attribution des sièges et des élus.
impression des procès-verbaux de résultat.
Les résultats bruts préciseront le nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, ainsi que le nombre de ratures pour chaque candidat.
ARTICLE 14 – MODALITES DE TRAITEMENT DES RESULTATS – PROCES-VERBAUX.
L’élection des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique s’effectue au scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne, sans panachage, avec possibilité de raturer un ou plusieurs noms de la liste.
Les candidats sont déclarés élus dans l'ordre de présentation, à moins que le nom du candidat ne soit rayé sur plus de 10% des bulletins recueillis par la liste ; dans ce cas, c'est le candidat suivant de la même liste qui, le cas échéant, est déclaré élu.
Il est à rappeler ici que les règles de représentation équilibrée des femmes et des hommes n’excluent pas les règles habituelles de décompte et d’attribution des sièges. A ce titre, les ratures peuvent modifier l’ordre de présentation des candidats élus sur la liste et/ou l’équilibre des candidatures tout en restant valables.
ARTICLE 15 – ATTRIBUTION DES SIEGES.
Le quotient électoral est égal au nombre de bulletins recueillis dans les urnes, diminué du nombre de bulletins blancs et nuls, divisé par le nombre des sièges à pourvoir.
Il sera attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix, recueillies par elle, contiendra de fois le quotient électoral.
Le nombre de voix obtenues par chaque liste résulte de la division du nombre total des voix recueillies par tous les candidats de la liste par le nombre de ces candidats. Pour la détermination du nombre de voix obtenues par chaque liste, toutes les ratures sont ôtées du décompte même si elles n'atteignent pas 10% des suffrages valablement exprimés.
Au cas où il n'aurait pu être pourvu aucun siège, ou s'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restant seront attribués sur la base de la plus forte moyenne. La moyenne de chaque liste s'obtient en divisant le nombre moyen de voix recueillies par chaque liste par le nombre de sièges attribués à chaque liste plus un.
ARTICLE 16 – PROCLAMATION ET DIFFUSION DES RESULTATS.
Le prestataire en charge des opérations de vote électronique mettra à la disposition du bureau de vote dans un délai maximum de 3 heures à l’issue du dépouillement :
Les procès-verbaux modèles CERFA pré remplis au format .pdf ;
Les résultats détaillés sous format .pdf et EXCEL pour les 5 groupes de sites, avec distinction des collèges : 1°) Angers ; 2°) Paris ; 3°) Valbonne) ; 4°) directions régionales et personnels mis à disposition à l’extérieur ; 5°) boursiers, à condition que cette restitution détaillée ne remette en cause le principe du secret du vote.
Les listes d’émargement seront communiquées aux organisations syndicales.
A l’issue du dépouillement, le bureau de vote procédera à la proclamation nominative des résultats des élections. Le personnel du siège social à Angers sera invité à participer à cette proclamation.
Après la clôture du scrutin et le dépouillement effectué, les membres du bureau de vote seront invités à attribuer les sièges, remplir, et signer le PV des élections. Les procès-verbaux signés par le bureau de vote, comportant désignation des élus, seront affichés, le jour même, par la Direction des Ressources Humaines sur les panneaux réservés aux communications de la Direction.
Les résultats détaillés seront adressés par messagerie et mis en ligne sur intrademe le lendemain, soit
le 22 novembre 2019 pour le premier tour des élections, et le 13 décembre 2019 dans le cadre d’un second tour éventuel. Ces résultats seront communiqués par tout moyen aux électeurs travaillant hors sites ADEME ou en congé longue durée.
ARTICLE 17 – SECOND TOUR EVENTUEL.
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :
-Carence totale ou partielle de candidat au premier tour ; -Quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valablement exprimés inférieur à la moitié des inscrits) ; -Un ou plusieurs sièges demeurent non pourvus à l'issue du premier tour.
Au second tour pourront également être présentées des candidatures libres.
En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée, chaque liste présentée au premier tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le second tour, sous réserve des dispositions suivantes :
-Tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés ; -Tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants ; - Tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence, en cas d'élection, de rendre vacant le siège de suppléant à l'issue des élections, -Toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc éliminée.
Il n’y a pas de quorum au second tour. Les règles d’attribution des sièges sont les mêmes qu’au premier tour.
ARTICLE 18 - DISPOSITIONS DIVERSES ET CONTENTIEUX.
Tous les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés par le prestataire, jusqu’à l’expiration du délai du recours et, lorsqu’une action contentieuse aura été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive.
Les contestations portant sur la liste électorale affichée par la Direction des ressources humaines de l’Agence, l'éligibilité et la régularité des opérations électorales relèvent de la compétence du Tribunal d'Instance d’Angers.
Pour le contentieux relatif à la liste électorale, tous les électeurs peuvent former un recours dans les
3 jours suivant la publication de la liste électorale.
Concernant les contestations relatives à l'éligibilité et à la régularité des opérations électorales, toute personne y ayant intérêt peut former un recours (employeur, électeurs, éligibles, mandataires de liste, organisations syndicales) dans les
15 jours suivant la proclamation des résultats du scrutin.
ARTICLE 19 - PUBLICITE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL ET DUREE DE L’ACCORD.
Le présent protocole est conclu pour les élections 2019 du Comité social et économique.
Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisants d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires, et il sera déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi d’Angers, et auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du Code du travail.
Le texte du présent protocole préélectoral sera porté à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux réservés à la Direction.
Fait à Angers, le
------------------------- 2019 en 8 exemplaires originaux.
Pour la Direction de l'Agence
Pour la CFDT :
Pour SNE-FSU :
Pour la CGT :
Annexe 1 : Calendrier
ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
du 14 au 21 novembre 2019 (1er tour)
du 5 au 12 décembre 2019 (2ème tour)
Dates
Actions à réaliser
29 novembre 2019 Date de fin de mandat des élus CE/DP 12 juin 2019 1ère réunion de négociation du PAP 27 juin 2019 2ème réunion de négociation du PAP 3 juillet 2019 3ème réunion de négociation du PAP 3 octobre 2019 Affichage des listes électorales définitives par collège 3 octobre 2019 Informer le personnel du déroulement des élections par messagerie et voie d’affichage. Les salariés « absents » recevront l’information par mail ou courrier postal. 14 octobre 2019 Date limite de dépôt des candidatures 14 octobre 2019 Affichage des listes de candidats et des professions de foi 4 novembre 2019 Formation du bureau de vote et simulation du vote par la DRH et les OS 6 novembre 2019 Envoi du matériel de vote aux électeurs Du 14 au 21 novembre 2019 Dates du 1er tour 21 novembre 2019 Après la clôture du scrutin, inviter les membres du bureau de vote à procéder au dépouillement et attribuer les sièges, remplir et signer le PV des élections 22 novembre 2019 Afficher les résultats du 1er tour 22 novembre 2019 Date limite de dépôt des candidatures 25 novembre 2019 Affichage des listes de candidats et des professions de foi Du 5 au 12 décembre 2019 Dates du 2nd tour 12 décembre 2019 Après la clôture du scrutin, inviter les membres du bureau de vote à procéder au dépouillement et attribuer les sièges, remplir et signer le PV des élections 13 décembre 2019 Afficher les résultats du 2nd tour
Annexe 2
ELECTION DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
du 14 au 21 novembre 2019 (1er tour)
du 5 au 12 décembre 2019 (2ème tour)
Je soussigné(e)……………………………………………………………………………. Né(e) le………………………à…………………………………………………………… Demeurant à ………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………… Travaillant sur le site de :…………………………………………………………………..
Electeur dans le collège «
employé » / « cadre » (1)
Déclare me présenter sur la liste …………………….pour les élections
au
Comité social et économique (1) en tant que titulaire / suppléant (1)
de l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie, qui auront lieu :
- du
14 au 21 novembre 2019, pour le 1er tour
- du
5 au 12 décembre 2019, pour un 2nd tour éventuel.
Pour toutes les démarches légales liées aux opérations électorales à venir, la liste…………..
est représentée par…………………………………….., mandataire de liste, à qui je donne procuration à cet effet.
(1) rayer la mention inutile
Date et signature :
Annexe 3
ELECTION DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
du 14 au 21 novembre 2019 (1er tour)
du 5 au 12 décembre 2019 (2nd tour)
Je soussigné(e)……Nom : ………………………………………Prénom :………………………………. Né(e) le………………………à…………………………………………………………… Demeurant à (adresse postale complète) ………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………… Travaillant sur le site ADEME de :…………………………………………………………………..
Déclare que, en ma qualité de (cocher la case correspondante) :
Fonctionnaire détaché
Administration d’origine :……………………………………
Fonctionnaire ou salarié mis à disposition de l’ADEME
Entreprise ou administration d’origine :……………………………………
Salarié d’une entreprise extérieure travaillant en permanence à l’ADEME
Entreprise :……………………………………
ELECTIONS AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (Cocher l’une des deux mentions) :
Je choisis d’exercer mon droit de vote à l’ADEME
Je choisis d’exercer mon droit de vote dans mon administration ou entreprise d’origine
Date :Signature :
ANNEXE 4 DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES
Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :
Organisation des élections ;
Préparation des scrutins ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture des élections.
PHASE 1 - ORGANISATION DES ELECTIONS
1.1 - Invitation des organisations syndicales
Avant le lancement du processus électoral, les organisations syndicales intéressées sont invitées à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats.
1.2 - Négociation du protocole d'accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral est négocié avec les organisations syndicales intéressées.
1.3 - Annonce de l'élection
L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour.
1.4 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote
Le « Dossier de vote » reflétant les dispositions du protocole d'accord préélectoral est créé dans le système de vote.
Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :
Titre des élections ;
Règles des scrutins ;
Modalités de vote ;
Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2ème tour des élections) ;
Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
Modalités de remise des clés de déchiffrement.
Les instances et collèges sont définis :
Pour chaque instance : type de scrutin, raison sociale, adresse, SIRET, IDCC, effectifs, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir, collèges ;
Pour chaque collège de chaque instance : intitulé du collège, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.
1.5 - Déclaration au registre
Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.
1.6 - Edition et publication de la note d'information
La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral.
1.7 - Personnalisation du système de vote
Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote. PHASE 2 - PREPARATION DES SCRUTINS
2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral
Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
Le fichier est enregistré dans le système de vote.
2.2 - Publication des listes électorales
Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités et au calendrier fixés par le protocole d'accord préélectoral.
2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs
En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.
2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote
Le bureau de vote est constitué conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.
2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs
Les observateurs sont désignés conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.
2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés
Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités et le calendrier prévus dans le protocole d'accord préélectoral.
Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.
2.7 - Génération des codes d'accès
Un identifiant personnel aléatoire est attribué par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non électeur.
Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.
2.8 - Transmission des codes d'accès
Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.
PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE
3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote
Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.
3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote
Les éléments suivants sont vérifiés :
Paramètres des scrutins, dont :
- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation, - Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement, - Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès
Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture) ;
Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) ;
Liste électorale par instance et par collège ;
Listes de candidats par scrutin (i.e. instance, collège, type de siège) et documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos éventuelles) ;
Composition du bureau de vote ;
Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.
3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote
A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :
le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours) ;
l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.
3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement
La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.
Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.
Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le protocole d'accord préélectoral.
3.1.4 - Scellement du système de vote
A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.
Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.
3.2 - Ouverture des scrutins
L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).
3.3 - Expression des votes
Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.
Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.
3.4 - Assistance téléphonique des électeurs
Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.
L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le protocole d'accord préélectoral.
3.5 - Régénération des codes d'accès
A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.
3.6 - Clôture des scrutins
La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).
PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS
4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats
A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence ci-après.
4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote
Le contrôle consiste à :
Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3) ;
Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.
En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.
4.1.2 - Dépouillement des urnes
A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.
Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.
Dans un premier tableau :
Le nombre d'électeurs inscrits ;
Le nombre de votes enregistrés ;
Le nombre d'émargements enregistrés ;
Le taux de participation ;
Le nombre de bulletins blancs ;
Le nombre de suffrages valablement exprimés ;
Le quorum.
Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :
Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés) ;
Le nombre de voix obtenues par chaque candidat (i.e. le nombre de suffrages portés sur la liste, diminué du nombre de ratures portées sur le nom du candidat) ;
Le nombre de ratures portées sur chaque candidat ;
Les élus éventuels.
Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :
Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour ;
Etape 1 : calcul du quotient électoral ;
Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste ;
Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral ;
Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base de la plus forte moyenne ;
Dernière étape : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.
A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.
4.1.3 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement
A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.
De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.
Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.
4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats
Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.
L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.
A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.
4.2 - Envoi des procès-verbaux
Une fois signés, s'ils correspondent à des scrutins finalisés, les procès-verbaux sont adressés à l'Inspection du travail et au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP).
Les procès-verbaux sont également communiqués aux organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et/ou négocié le protocole d'accord préélectoral.
Nota : la page recto des procès-verbaux correspondant à des scrutins non finalisés au 1er tour sera complétée au 2ème tour par la page verso. Les deux pages forment le procès-verbal finalisé.
4.3 - Archivage des données
La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.
4.4 - Appel à candidatures
A l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs.
4.5 - Destruction des données électorales
A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.
ANNEXE 5 DU PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE
1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE
Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :
Organisation des élections ;
Préparation des scrutins ;
Opérations de vote ;
Dépouillement et clôture des élections.
Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.
Le système de vote respecte :
les principes généraux du droit électoral ;
la loi sur l'informatique et les libertés ;
le décret et l'arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail ;
les recommandations de la Commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération du 21 octobre 2010 ;
les règles applicables aux élections des membres de la délégation du personnel du CSE, inscrites dans le Code du travail.
Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.
2 - FONCTIONNALITES
Phase 1 - Organisation des élections
Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.
Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :
les règles des scrutins ;
les modalités de vote ;
le calendrier prévisionnel ;
les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs ;
la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus ;
les modalités de remise des clés de déchiffrement.
Phase 2 - Préparation des scrutins
Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.
A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.
Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral.
Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : collège, civilité, prénom, nom, date de naissance, date d'entrée, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.
Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi, des photographies des candidats et de vidéos de présentation.
Phase 3 - Opérations de vote
L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.
La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatiques des scrutins, selon le calendrier enregistré.
Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.
Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le protocole d'accord préélectoral.
Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats
Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le protocole d'accord préélectoral, dont les membres du bureau de vote.
Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.
La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.
Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.
Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.
Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.
La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.
La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).
A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.
3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE
Accessibilité
Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet usuels.
Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).
Les navigateurs Internet suivants peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :
Pour les ordinateurs :
- Internet Explorer : V7 et suivantes - Firefox : V2 et suivantes - Safari : V1 et suivantes - Chrome : V1 et suivantes - Opera : V9 et suivantes - Avant Browser : V11.7 et suivantes
- Flock : V2.5 et suivantes - Green : Browser V5.3 et suivantes - Maxthon : V1.6.7 et suivantes - K-Meleon : V1.5.4 et suivantes - Sleipnir : V2.9.3 et suivantes - SlimBrowser : V4.12 et suivantes
Pour les smartphones et tablettes :
- iOS (iPhone et iPad) - Android
- Blackberry : V4 et supérieures - Windows Phone
Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.
Les électeurs peuvent s'y connecter :
Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées ;
Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter ;
A l'issue du vote, pour consulter les résultats.
Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.
Neutralité
Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.
En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.
L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du protocole d'accord préélectoral.
4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE
La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité et l'inaltérabilité du vote.
Authentification de l'électeur
L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.
Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.
Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le protocole d'accord préélectoral, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.
Secret du vote
Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.
Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.
Unicité et inaltérabilité du vote
L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.
L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.
L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de re-générer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.
5 - ILLUSTRATIONS
Connexion à l'espace de vote
L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).
Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa date de naissance.
Page d'accueil du site de vote
Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.
L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.
Pour voter, l'électeur est d'abord invité à retirer son mot de passe, en cliquant sur le bouton correspondant.
Ayant retiré son mot de passe selon la procédure prévue, l'électeur peut accéder au vote.
Expression du vote
Pour chacun des scrutins le concernant (c.à.d chaque instance et chaque type de siège dans son collège), l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).
Nota :
Selon les dispositions du protocole d'accord préélectoral, des photographies peuvent être attachées aux candidats.
La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste. La rature d'un candidat est cependant possible : elle s'effectue en décochant le candidat.
Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.
A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».
Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.
Informations à l'attention des membres du bureau de vote
Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.
Le tableau les renseigne sur :
l'état fonctionnement du système principal et du système de secours ;
le taux de participation pour chaque scrutin ;
le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.
Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.
Les évènements retracés sont notamment :
les événements du cycle de vie du scrutin ;
les régénérations de codes d'accès ;
la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés ;
toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).
A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.
Informations à l'attention des observateurs
Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné). Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote. Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.
L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.
