ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET MODALITES D’ORGANISATION DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DU CSE AU SEIN D’AGRO INGREDIENTS TECHNOLOGY-AIT
Application de l'accord Début : 19/03/2024 Fin : 01/01/2999
ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET MODALITES D’ORGANISATION DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DES MEMBRES DU CSEAU SEIN D’AGRO INGREDIENTS TECHNOLOGY-AIT
Entre les soussignés :
La société
AGRO INGREDIENTS TECHNOLOGY-AIT, SAS au capital de 271 566 euros, dont le siège social est situé 7, Quai de l’Apport – 91100 CORBEIL ESSONNES, immatriculée au RCS d’EVRY sous le numéro 545 650 202, représentée par Madame XXX XXX agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines.
D’une part,
Et les organisations syndicales représentatives suivantes :
C.F.D.T représentée par Madame XXX XXX en sa qualité de Déléguée Syndicale, C.G.T représentée par Monsieur XXX XXX en sa qualité de Délégué Syndical, C.F.E. C.G.C., représentée par Monsieur XXX XXX en sa qualité de Délégué Syndical,
D’autre part,
SOMMAIRE
PRÉAMBULE
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
ARTICLE 2 – PRINCIPES GENERAUX
ARTICLE 3 – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE
ARTICLE 4 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
4.1 – Recours à un prestataire extérieur 4.2 – Protocole d’accord préélectoral 4.3 – Respect de la Loi Informatique et Libertés – Déclaration CNIL et expertise 4.4 – Formation au système de vote électronique et Information des salariés 4.5 – Cellule d’assistance technique
ARTICLE 5 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
5.1 – Communication des listes électorales et des listes de candidats 5.2 – Lieu et temps du scrutin 5.3 – Modalités d’accès au serveur de vote et déroulement du vote 5.4 – Programmation du site
ARTICLE 6 – CLÔTURE ET RESULTATS
6.1 – Clôture 6.2 – Délais de recours et destruction des données
ARTICLE 7 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE
7.1 – Anonymat et confidentialité des suffrages 7.2 – Dispositif de secours
ARTICLE 8 – DURÉE ET ENTRÉE EN VIGUEUR DU PRÉSENT ACCORD
ARTICLE 9 – SUIVI DU PRÉSENT ACCORD
ARTICLE 10 – ADHÉSION, RÉVISION ET DÉNONCIATION DU PRÉSENT ACCORD
ARTICLE 11 – DÉPÔT ET PUBLICITÉ DU PRÉSENT ACCORD
PRÉAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, il est convenu de mettre en place le vote électronique par Internet, pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel des CSE. Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’accord sur le Dialogue social du Groupe InVivo et des dispositions légales en vigueur. La Direction et les organisations syndicales représentatives ont ainsi engagé des négociations. Au terme d’échanges et d’une réunion de négociation, qui s’est tenue le 06 mars 2024, les parties sont parvenues à conclure le présent accord.
ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION
Le présent accord a pour objet de définir les modalités de fonctionnement du système et de déroulement du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles des représentants du personnel du Comité Social et Economique unique, conformément à l’accord de périmètre de CSE unique signé en date du 06 mars 2024. Il autorise le recours au vote électronique pour les élections de la délégation du personnel du CSE unique et s’applique à l’ensemble des collaborateurs, ayant la qualité d’électeur, au sein de la société AGRO INGREDIENTS TECHNOLOGY-AIT, dont le siège social est situé à Corbeil-Essonnes.
ARTICLE 2 – PRINCIPES GENERAUX
Le système retenu permettra de respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont notamment :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
ARTICLE 3 – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET SOUS ENVELOPPE
Il est expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
ARTICLE 4 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE
4.1 – Recours à un prestataire extérieur
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par une « société prestataire », mandatée pour ce faire par la Direction. Afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique, « La société prestataire » sera choisie sur la base du cahier des charges, défini dans le cadre du présent accord, respectant les prescriptions légales et règlementaires. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.
4.2 – Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre des élections, des négociations seront engagées en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, les modalités de composition du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
4.3 – Respect de la Loi Informatique et Libertés – Déclaration CNIL et expertise
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'entreprise sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'entreprise en seront informées. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés. Le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote électronique permettant de vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant spécialisé dans la sécurité des systèmes de vote électronique, et, doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.
4.4 – Formation au système de vote électronique et Information des salariés
Les membres du bureau de vote, ainsi que les membres des CSE, et les délégués syndicaux en faisant la demande, bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. La Direction établira ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
4.5 – Cellule d’assistance technique
La Direction mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique procède :
Avant que le vote ne soit ouvert :
A un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
A un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement,
Au contrôle du scellement de ce système.
ARTICLE 5 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE
5.1 – Communication des listes électorales et des listes de candidats
Les listes électorales seront établies et seront transmises au prestataire sous la responsabilité de la Direction, dans le respect des dispositions légales et conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral. L’intégration et le contrôle des candidatures ainsi que les logos et les professions de foi sont effectuées dans les mêmes conditions. Les listes de candidats ainsi que les logos et les professions de foi seront adressées au prestataire conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
5.2 – Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral. Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. En cas de vote sur le lieu de travail, la Direction veillera à assurer les respects de la confidentialité. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et pourra être périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
5.3 – Modalités d’accès au serveur de vote et déroulement du vote
Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, de la part du prestataire, par courrier électronique à son adresse mail connu de l’organisateur et/ou par courrier à son domicile, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. Les moyens personnels d’authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote. L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter (ex : élection des titulaires puis lors d’une autre connexion élection des suppléants). Afin de s’authentifier, l’électeur devra se connecter au site de vote et saisir son code d’accès personnel transmis par le prestataire, ainsi que deux données personnelles. Ces données personnelles, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique, et, clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur peut conserver. En cas de perte de ses moyens d’authentification et code d’accès, l'électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral.
5.4 – Programmation du site
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats, des professions de foi et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
ARTICLE 6 – CLÔTURE ET RESULTATS
6.1 – Clôture
Dès la clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs, et, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des représentants de liste souhaitant être présents et de la Direction ou son représentant. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. Elles doivent être saisies par les membres du Bureau de vote. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés, selon les modalités définis dans le protocole d’accord électoral, reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. A l'issue de la vérification des résultats, les procès-verbaux (formulaires CERFA) sont édités puis signés par les membres du bureau de vote. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
6.2 – Délais de recours et destruction des données
L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 7 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE
7.1 – Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant, distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique ». Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales avec pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
7.2 – Dispositif de secours
Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 8 – DURÉE ET ENTRÉE EN VIGUEUR DU PRÉSENT ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur au lendemain de son dépôt.
ARTICLE 9 – SUIVI DU PRÉSENT ACCORD
Afin d’assurer le suivi du présent accord, une information sur les éventuelles difficultés d’application ou d’interprétation rencontrées dans sa mise en œuvre, sera réalisée par la direction auprès de l’organisation syndicale signataire et représentative du présent accord, un an après sa signature et au terme du mandat du comité social et économique, préalablement à son renouvellement. A cette occasion, une réunion pourra être organisée à la demande d’une partie, si elle estime nécessaire de faire évoluer certaines des dispositions du présent accord.
ARTICLE 10 – ADHÉSION, RÉVISION ET DÉNONCIATION DU PRÉSENT ACCORD
Conformément aux articles L. 2261-3 et L. 2261-4 du code du travail, les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise pourront adhérer au présent accord. Elles bénéficieront alors des mêmes droits que les organisations syndicales représentatives signataires. Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail. Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision. Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur. Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les dispositions en vigueur respectivement par l'employeur signataire ou par la totalité des organisations syndicales signataires ou ayant adhéré à l’accord. Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties, par tout moyen permettant de lui conférer une date certaine. La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur. Il est précisé que la révision, ou le cas échéant, la dénonciation n’aura d’effet qu’à compter des premières élections du cycle électoral, suivant la révision ou la dénonciation.
ARTICLE 11 – DÉPÔT ET PUBLICITÉ DU PRÉSENT ACCORD
En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la Société. Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat greffe du Conseil de Prud'hommes d’EVRY situé au 1 Rue de la Patinoire 91011 Evry-Courcouronnes.
Les parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise. A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale. Un exemplaire du présent accord sera remis au Comité Social et Économique et aux délégués syndicaux dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.
Fait à Corbeil Essonnes Le 06 mars 2024, à 15h10
Pour la Société
Madame XXX XXX, agissant en qualité de Directrice des Ressources Humaines
Signature
Et l’organisation syndicale représentative suivante :
C.F.D.T représentée par Madame XXX XXX en sa qualité de Déléguée Syndicale Signature
C.G.T représentée par Monsieur XXX XXX en sa qualité de Délégué Syndical Signature
C.F.E. C.G.C., représentée par Monsieur XXX XXX en sa qualité de Délégué Syndical Signature
