PROCES VERBAL D’ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN D’AIRFOILS ADVANCED SOLUTIONS
Entre les soussignés : La société
Airfoils Advanced Solutions, dont le siège social est situé 35 rue de l’Epau 59230 Rosult, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Valenciennes sous le numéro 830 017 661 R.C.S, représentée par Monsieur XXXagissant en qualité de Président et ayant tous pouvoirs à cet effet
dénommée ci-dessous « L'entreprise », d'une part, Et, Les délégués syndicaux :
Monsieur XXX, Délégué syndical CFDT
Monsieur XXX, Délégué syndical CGT
Monsieu rXXX, Délégué syndical FO
d'autre part,
Article 1 – Objet de l'accord Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles, la Direction et les délégués syndicaux ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 22 juin 2004 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
C’est dans ce cadre que la société Airfoils Advanced Solutions a décidé de faire appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solutions sécurisées de vote par Internet. Il est donc mis en place le dispositif qui suit, en accord avec les organisations syndicales signataires du présent accord. Article 2 – Modalités d’organisation des opérations électorales En complément du présent accord, les parties confirment le maintien des négociations d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote et la répartition des sièges.
Le présent accord sera annexé au dit protocole d’accord préélectoral.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que les élections sont organisées par un prestataire, mandaté pour ce faire par la Direction. Le prestataire mandaté doit obligatoirement appliquer les articles R 2314-9 à R2314-20 et R2324-16 du Code du travail, ainsi que le contenu de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.
Etablissement du fichier des électeurs
A des fins de préparation de l’élection, le service Ressources Humaines établit un fichier des électeurs. Celui-ci recense les données suivantes : nom et prénom des inscrits, ancienneté dans l’entreprise, date de naissance, clé de sécurité sociale, adresse e-mail, adresse postale, collège d’appartenance.
Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification par courrier postal. Ce moyen d’authentification lui permet :
De s’identifier et de prendre part au vote,
De compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Lieux et dates du Scrutin
Les dates et heures d’ouverture du scrutin sont mentionnées dans le protocole d’accord préélectoral.
Des postes en libre accès peuvent être mis à disposition des électeurs, dans une ou des salles, dans des conditions permettant de respecter la confidentialité du vote. Les heures d’ouverture de cette / ces salle(s) ainsi que leur nombre sont définis dans le protocole d’accord préélectoral, notamment pour le vote de nuit.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la durée d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix), en se connectant sur le site propre aux élections.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique peuvent être contrôlées par les membres du bureau de vote et le service RH afin d’assurer le contrôle des opérations électorales.
Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture et descellé à la clôture du scrutin.
Il est convenu que la communication des organisations syndicales par la distribution de tracts, quelle qu’en soit la forme, et la pose d’affiches, devra se terminer au plus tard la veille du scrutin et jusqu’à sa clôture.
Consultation du nombre de votants
Le nombre de votants peut être consulté au cours du scrutin par les membres du bureau de vote et le service RH. A cet effet, ils ont un accès en ligne leur permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel.
Liste d’émargement
La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et du service RH.
Liste des candidats
La liste des candidats doit enregistrer les données suivantes : instance, collège d’appartenance, nom et prénom des candidats titulaires ou suppléants, ainsi que leur appartenance syndicale. Les modalités de remise de ces listes à la Direction sont définies dans le protocole d’accord préélectoral.
Les listes de candidats sont proposées aux électeurs sur un seul et même écran, dans l’ordre alphabétique par organisation syndicale, sans qu’il soit nécessaire de les faire défiler pour les voir toutes.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
Les professions de foi des listes des candidats sont intégrées sur le site de vote.
Article 3 – Information et assistance aux votants
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.
Notamment :
Une notice est remise à chaque salarié et détaille le déroulement de la procédure de vote électronique ;
Les électeurs ont la possibilité de joindre un correspondant au niveau du service RH ;
Une cellule d’assistance aux électeurs est mise à disposition par le prestataire par mail et téléphone ;
Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible en ligne sur le site de vote ;
Les membres du bureau de vote peuvent aider également en étant sur place, dans l’entreprise.
Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur reçoit, avant le vote, par courrier postal, un code d’accès, généré de manière aléatoire par le prestataire. En cas de perte ou de non-réception dudit code d’accès, un code de substitution est remis à partir du premier jour du scrutin par le prestataire, sur demande, par mail. Dans ce cas, les codes d’origine sont désactivés.
Après identification sur le site de vote à l’aide de son code d’accès et la saisie d’une ou plusieurs données à caractère personnel (ex : clé NIR du numéro de Sécurité Sociale, date de naissance, etc.), l’électeur est invité à saisir un numéro de téléphone de son choix afin de recevoir par SMS ou via serveur vocal son mot de passe.
Une fois connecté :
Seules les listes correspondantes au collège de l’électeur lui sont proposées ;
L’électeur procède aux votes pour chaque scrutin ;
Son choix apparaît clairement à l’écran ;
Son vote doit être confirmé par la saisie du code confidentiel ;
Un accusé de réception peut être demandé par l’électeur qui a la possibilité de le conserver
Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote. Article 4 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu sont de nature à assurer la confidentialité des données. Afin de répondre aux exigences posées par la réglementation en vigueur, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur sont séparés. Le vote de l’électeur est crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sécurité des opérations électorales. Après le scrutin, le prestataire retenu conserve sous scellé et procède, à l’issue des délais de recours, à la destruction des fichiers supports dans les conditions prévues par les articles R 2314-20 et R 2324-16 du Code du travail. Article 5 – Durée de l’accord Afin de tester ce nouveau dispositif de vote, cet accord est à durée déterminée pour une durée de 4 ans à compter de sa date de signature. Article 6 – Dépôt Le présent accord est établi en 5 (cinq) exemplaires originaux, pour remise à chaque partie signataire. Il fait l’objet des dépôts suivants : 1 dépôt électronique sur le site Télé Accords du Ministère du Travail ; 1 exemplaire papier pour le secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Valenciennes, à l'initiative de la Direction de la Société, dans les 15 jours qui suivent sa signature.
