Les organisations syndicales représentatives de salariés, à savoir :
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Le 29 août 2014, les organisations syndicales et la Direction ont signé l’accord d’entreprise qui précisait l’organisation, le fonctionnement et les modalités d’indemnisation et compensation des périodes d’astreinte. Un 1er avenant avait été signé le 17 octobre 2017 pour prendre en considération une évolution du fonctionnement de l’astreinte décisionnelle.
Les principes ayant présidé à la mise en place d’un service d’astreintes restent inchangés et n’ont pas à être remis en cause mais depuis la signature de ces documents, de nouveaux changements sont intervenus principalement pour l’astreinte tous corps d’état qui nécessitent d’établir un avenant n°2.
A cette fin, comme prévu dans l’accord de négociation annuelle signé le 20 février 2024 « Réviser l’accord collectif relatif à l’astreinte », les parties se sont réunies à plusieurs reprises (21 mai 2024 – 12 juin 2024 – 2 juillet 2024 – 24 juillet).
Le présent avenant a pour objet d’actualiser le cadre global de l’astreinte. Il se substitue dans son intégralité aux dispositions existantes résultant d’accords, de délibérations ou notes de service ayant trait à l’astreinte ou d’usages.
Titre 1 : Le besoin d’un service d’astreinte
Article 1 : Objet
L’organisation d’un système d’astreintes est nécessaire pour répondre aux situations d’urgence, garantir une continuité des services indispensables à la sécurité des personnes et des biens et assurer la représentation de l’Office dans les situations d’urgence.
L'astreinte est un dispositif destiné à mobiliser les ressources nécessaires lors d'événements non prévisibles, permettant de traiter toute situation d’urgence intervenant sur le patrimoine d’Alcéane et relevant de sa responsabilité.
Par application des dispositions légales, de l’article L.3121-9 du Code du Travail, « Une période d’astreinte s’entend comme une période pendant laquelle le salarié, sans être à la disposition permanente et immédiate de l’employeur, a l’obligation d’être joignable et d’être en mesure d’intervenir, en dehors de ses horaires de travail.
L’astreinte implique donc de pouvoir intervenir à distance ou de se déplacer sur un site.
La durée de cette intervention est considérée comme temps de travail effectif et est rémunérée comme telle.
Titre 2 : La description du service d’astreinte
Article 2 : Organisation de l’astreinte
Le cadre général
L’astreinte est tenue sur une période de 7 jours consécutifs, du vendredi au vendredi suivant, y compris sur la pause méridienne des jours ouvrés. Les équipes d’astreinte prennent le relai des services de l’Office dès la fermeture des services au public jusqu’à leur réouverture pour les jours ouvrés et 24h/24 les week-ends et jours fériés.
Chaque semaine, la veille du changement d’équipes d’astreinte, la DRH établit une fiche reprenant les noms et coordonnées téléphoniques des personnes d’astreinte. Elle est diffusée à la Direction, au prestataire du Centre de relations clients (CRC) et aux entreprises titulaires des Contrats Entretien Dépannage ( CED).
Les dispositifs et moyens
Les interventions dans le cadre d’une astreinte sont celles qui ne peuvent pas attendre une prise en charge par les directions concernées, aux jours et heures de travail définis par l’horaire collectif.
L’organisation des astreintes repose sur 3 niveaux d’intervention :
Niveau 1 : Centre de relations clients (CRC)
Lorsque les locataires appellent Alcéane sur son numéro unique 0232 850 850, un message vocal leur communique les coordonnées du centre de relations clients à contacter pour les seules urgences. Rôle : Le CRC réceptionne les appels et analyse le motif de l’appel. Lorsque l’intervention est du ressort de l’office, selon le degré d’urgence, plusieurs scénarios sont appliqués :
Demande formulée à l’interlocuteur de rappeler sur les heures d’ouverture
Décision de prise en charge de la situation par un prestataire ou les équipes d’astreinte de niveau 2 ou 3 voire les services de secours.
Lorsque qu’il est décidé une prise en charge, le CRC assure le suivi de l’avancement de l’intervention jusqu’à la clôture du dossier. Dans tous les cas, un dossier d’appel nommé « main courante » est créé dans l’outil de gestion du CRC pour assurer la traçabilité des appels et des interventions. Ces mains courantes sont consultables par l’astreinte décisionnelle sur l’extranet du prestataire et étudiées par le CRC Alcéane à l’ouverture des services.
Moyens :
La fiche d’astreinte hebdomadaire
Un guide de procédures,
Le fichier patrimoine avec pour chaque résidence le nom du prestataire en charge de l’exploitation des ascenseurs, du chauffage, de l’eau chaude, de la VMC, du contrat entretien dépannage, …
Les coordonnées des exploitants et autres entreprises intervenantes (ex : interventions sur colonnes et réseaux, trappes de désenfumage)
Le fichier locataires
L’outil de gestion du CRC avec les données patrimoniales et locataires Alcéane
Intervenants : Prestataire dans le cadre d’un marché dont la mise en œuvre, la gestion et le suivi sont assurés par le Département Marketing et Relations locataires
Niveau 2 : Equipe technique tous corps d’état
Rôle : Le chargé d’astreinte intervient à la suite de l’appel du prestataire CRC assurant le niveau 1. Sa mission est d’apprécier une situation, de déterminer les interventions et mesures à prendre, de rechercher la solution la plus adaptée. Certaines situations, urgentes ou critiques pourront faire l’objet d’un appel à l’astreinte de niveau 3.
Liste non exhaustive des missions prises en charge par les intervenants de niveau 2
Répondre aux sollicitations de l’astreinte de niveau 1 et transmettre les informations sur les actions menées pour le suivi de la main courante,
Prendre en charge les dysfonctionnements ou problèmes techniques lorsqu’ils ne sont pas traités par les astreintes des entreprises désignées selon la nature de la sollicitation,Si nécessaire, intervenir sur les compteurs eau, électricité, …
Répondre aux locataires en cas de difficultés qui pénalisent fortement l’usage du logement et les accompagner,
Accompagner les services de secours, la police, les concessionnaires ou les entreprises pour d’éventuelles ouvertures de locaux ou parties communes ou sur la gestion des compteurs,
Mettre en sécurité des zones environnantes à la suite d’un sinistre : incendie, matières dangereuses, encombrants, …
Venir en appui à l’astreinte de niveau 3 pour la gestion de situations critiques ou de crise,
Remonter les informations (à l’ouverture des services) aux techniciens référents concernés sur les soucis rencontrés lors de l’astreinte afin d’avoir un suivi et une action rapide.
Contrôler quotidiennement à 16h30 la fermeture des portails d’accès aux différentes cours du site Warfusée.
Moyens :
1 véhicule de service équipé de petit outillage avec remisage à domicile sur la période, partagé en journée avec d’autres services,
1 sac avec un téléphone dédié à l’astreinte, des clés et badges d’accès et quelques équipements de protection individuelle,
1 local technique avec des matériaux de base (panneaux de bois, étaies, cordes, matériel de nettoyage (aspirateur, pompe, …), le nécessaire de sécurisation d’une zone (rubalise, cônes, piquets, …)
Intervenants : Les collaborateurs susceptibles d’assurer des astreintes de niveau 2 sont identifiés par le responsable de la gestion technique des résidences ainsi que le réfèrent astreintes eu égard à leurs expertises et fonctions à l’office et à la nature des interventions qu’ils sont susceptibles d’accomplir dans ce cadre.
Dès lors qu’il est vérifié que le domicile du collaborateur est à une distance acceptable en termes de délai de route pour se rendre au Havre - référence siège social : 40 minutes maximum -, le collaborateur volontaire pour assurer les astreintes Tous Corps d’Etat devra répondre aux critères suivants :
Compétences techniques avérées (expérience d’au moins 3 ans dans les métiers du bâtiment) avec habilitation électrique à jour,
Ancienneté minimale de 6 mois chez Alcéane avec connaissance du patrimoine par les fonctions occupées,
Bonne condition physique et mentale avec capacité à accéder :
- en hauteur sans vertige, - à des espaces fermés ou étroits sans souffrir de claustrophobie, - à des lieux avec possible présence de nuisibles (rats, cafards ...), Les services de la santé au travail pourront être consultés pour émettre leur avis sur le respect de ces conditions par les collaborateurs de l’astreinte de niveau 2.
Capacité à faire preuve de réactivité, de bon sens et à prendre des décisions,
Très bonne aptitude relationnelle dans toutes situations et être en mesure de rassurer les interlocuteurs et de gérer ses émotions lors de problèmes majeurs
Les collaborateurs s’engagent sur la base du volontariat. Durant la période d’astreinte, le télétravail n’est pas autorisé.
Sauf cas de force majeure (problèmes de santé, restrictions médicales, départ de l’Office) tout retrait du dispositif d’astreinte Tous corps d’état sera effectif pour l’année civile suivante avec un délai de prévenance au plus tard au 1er septembre.
Niveau 2 : Le référent astreinte Tous Corps d’Etat
Depuis fin 2023, un référent Astreinte tous corps d’état est désigné pour assurer l’organisation et le suivi de l’astreinte technique hebdomadaire. Une lettre de mission lui précise les principales activités :
Etablir le planning une fois par an et le transmettre à la personne de la DRH référente astreinte. Le mettre à jour dès que nécessaire et organiser les remplacements en cas d’absence,
Assurer chaque semaine la passation de l’astreinte entre personnes qui se relayent,
Faire l’inventaire des outils dans le véhicule et le local,
Compléter le matériel pour avoir un stock minimum dans le local d’astreinte,
Contrôler le véhicule,
Transmettre les mises à jour des informations et documents à la personne en charge de les intégrer sur la tablette d’astreinte décisionnelle,
Valider et signer le formulaire hebdomadaire pour le paiement par la DRH
Niveau 3 : Astreinte décisionnelle
Rôle : L’astreinte décisionnelle est sollicitée pour prendre des dispositions et décisions en cas de sinistre majeur ou problème important survenu sur les résidences Alcéane.
La personne d’astreinte est alors mobilisée pour :
Organiser la gestion matérielle, logistique et relationnelle de la situation,
Être le référent des équipes de secours, de la police nationale ou municipale, des collectivités,
Maintenir la relation avec les locataires pour les situations d’urgence et les conseils pour les démarches,
Prendre en charge la recherche d’un lieu d’accueil dans le cas d’une nécessité de relogement.
Moyens :
1 véhicule de service avec remisage à domicile pour la période,
1 sac à dos avec téléphone, clés, badges, équipements de protection individuelle de base
1 tablette avec différents fichiers de données :
Liste du patrimoine,
Nombreuses coordonnées de membres du personnel, de prestataires et partenaires,
Un guide d’astreinte,
Un document recensant les principales situations rencontrées ….
Remarque : A la suite de la mise en œuvre du Dispositif d'Alerte pour Travailleurs Isolés (D.A.T.I.), l’astreinte décisionnelle peut recevoir sur son téléphone, à tout moment y compris en horaires d’ouverture des services, une alerte de détresse (menace d'agression, accident ou maladie) déclenchée par un collaborateur, dès lors qu’elle n’a pas été prise en charge par le niveau 1 (responsables N+1 et N+2 et Responsable Prévention des Risques).
Intervenants : L’astreinte décisionnelle est assurée selon le planning établi par :
les membres du comité de direction élargi ( directeurs/ directrices et adjoint(e)s)
des personnes volontaires cooptées par les membres du comité de direction élargi eu égard à leur profil dont la candidature est ensuite validée par la Direction Générale.
Les participants à l’astreinte décisionnelle doivent être à temps complet. Durant la période d’astreinte, le télétravail n’est pas autorisé.
La mise à jour de la liste est assurée par la DRH.
Article 3 : Fonctionnement de l’astreinte
Les plannings
Le planning des équipes d’astreinte technique tous corps d’état est établi annuellement par le référent astreinte en concertation avec le responsable du pôle Gestion Technique des Résidences. Pour une rotation et une fréquence acceptable, il serait souhaitable d’avoir une équipe de 8 personnes.
Un salarié peut effectuer jusqu’à deux astreintes par mois dans le cas d’un remplacement d’un collègue mais il ne peut effectuer deux astreintes consécutives.
Le planning de l’astreinte décisionnelle est établi par la Direction des Ressources Humaines par tirage au sort parmi la vingtaine de personnes assurant cette astreinte, pour une période de 12 à 15 mois environ. Le tirage au sort est fait environ 2 mois avant la fin du planning en cours.
Lors du tirage au sort, il est d’abord positionné les noms sur les dates du 25 décembre et 1er janvier en veillant à ne pas inscrire des personnes ayant déjà assuré ces périodes sur les 6 années précédentes, tout et autant que la rotation des participants le permette.
Suite au tirage au sort et diffusion ultérieure du planning, en cas d’empêchement, des échanges de semaines peuvent être réalisés entre personnes avec information à la DRH pour mise à jour du planning.
Des permutations peuvent intervenir tout au long de l’année. Pour autant, chaque participant à l’astreinte décisionnelle peut réaliser au maximum cinq périodes.
Dérogation : les femmes enceintes seront dispensées d’astreinte et ce, jusqu’à 6 mois après leur retour de congé maternité.
**************** Les plannings d’astreinte technique tous corps d’état et décisionnelle sont mis à disposition du personnel sur l’intranet Koi2Neuf, Menu En téléchargement Rubrique Astreintes.
Les rapports d’astreinte
Pour l’astreinte technique tous corps d’état :
Chaque intervention doit être mentionnée sur un rapport d’astreinte complété par le salarié, avec les informations suivantes : date, numéro de dossier, origine et heure de l’appel, nom et adresse de la résidence, heure d’arrivée et heure de départ sur site, motif de l’intervention, action réalisée. L’imprimé est joint en annexe 1. En fin de période d’astreinte, le rapport est transmis au responsable Gestion Technique des Résidences, ainsi qu’à la DRH.
Pour l’astreinte décisionnelle :
Le rapport de l’astreinte décisionnelle consiste à compléter la fiche d’astreinte. Il est indiqué les appels et situations qui ont été traités sur la période. Le rapport est communiqué à la DRH qui le transmet pour information au Directeur Géréral et procède ensuite à son classement. L’imprimé est joint en annexe 2.
Ces documents pourront être utilisés par la DRH pour analyser ponctuellement le fonctionnement des astreintes.
Article 4 : Moyens
Sans objet : le descriptif des moyens est intégré à l’Article 2 : Organisation de l’astreinte
Titre 3 : Les contreparties aux périodes d’astreinte Des formulaires spécifiques sont créés par la DRH et mis à disposition sous l’intranet koi2neuf pour obtenir les informations permettant l’indemnisation et l’attribution de repos correspondant à la période.
Les documents doivent être transmis à la Direction des Ressources Humaines qui les enregistrera en paie selon les dates fixées dans le calendrier des éléments variables (EV) de paie, également disponible sous le koi2neuf.
Article 5 : Modalités d’indemnisation et de compensation
Semaine complète classique 250 € 8 heures 1 jour Si présence d’1 jour de fermeture sur jour ouvré autre que les 25/12 et 01/01
280 €
9 heures
1 jour Si présence de 2 jours de fermeture sur jours ouvrés autres que les 25/12 et 01/01
300 €
10 heures
1 jour
Si présence des 24 et 25/12 ou 31/12 et 01/01 quels que soient les jours de la semaine
400 €
10 heures
1 jour
En cas d’intervention nocturne, la personne d’astreinte devra obligatoirement respecter un temps de repos à partir de la fin de son intervention avant la reprise du travail le lendemain matin. Le repos compensateur est posé systématiquement le lundi qui suit la fin de l’astreinte.
Pour les agents publics de la filière technique, la rémunération des astreintes (indemnités et IHTS) ne rentre pas dans l’assiette de cotisations retraite et de sécurité sociale. Elle est soumise à la cotisation retraite additionnelle (RAFT) ainsi qu’à la CSG et CRDS.
Statut public
Forfait d’astreinte d’exploitation
Heures d’intervention
Repos
Semaine complète classique
159.20 € 8 heures IHTS (2 h au taux horaire 14 premières IHTS +2 h au taux horaire nuit +4 h au taux horaire dimanche)
1 jour Si présence d’1 jour de fermeture sur jour ouvré autre que les 25/12 et 01/01
205.75 €
9 heures (2 h au taux horaire 14 premières IHTS + 2 h au taux horaire nuit + 5 h au taux horaire dimanche)
1 jour Si présence de 2 jours de fermeture sur jours ouvrés en semaine autres que les 25/12 et 01/01
252.30 €
10 heures (2 h au taux horaire 14 premières IHTS + 3 h au taux horaire nuit + 5 h au taux horaire dimanche)
1 jour
Si présence des 24 et 25/12 ou 31/12 et 01/01 quels que soient les jours de la semaine
252.30 €
10 heures (2 h au taux horaire 14 premières IHTS + 4 h au taux horaire nuit +4 h au taux horaire dimanche)
1 jour
En cas d’intervention nocturne, la personne d’astreinte devra obligatoirement respecter un temps de repos à partir de la fin de son intervention avant la reprise du travail le lendemain matin. Le repos compensateur est posé systématiquement le lundi qui suit la fin de l’astreinte.
Le référent astreinte
Cette mission est complémentaire à la mission principale et donne lieu au versement d’une indemnité forfaitaire par période hebdomadaire.
Statut référent astreinte
Montant brut
Statut privé
25€
Statut public
15% du montant de l’astreinte exploitation semaine complète
En cas d’absence planifiée du référent astreinte, la mission est assurée par le responsable de service ou son adjoint. En cas d’absence imprévue et prolongée du référent astreinte, un remplaçant sera désigné.
Le formulaire permettant à la DRH de saisir les éléments en paie tiendra compte du contexte de la période.
L’astreinte décisionnelle
Statut OPH Indemnité
Repos Semaine complète « classique » 270€ 1 jour Si présence d’1 jour de fermeture sur jour ouvré autre que les 25/12 et 01/01 320€ 1 jour Si présence de 2 jours de fermeture sur jours ouvrés en semaine autres que les 25/12 et 01/01 335€ 1 jour Si présence des 24 et 25/12 ou 31/12 et 01/01 quels que soient les jours de la semaine 400 € 1,5 jour
Pour les agents publics de la filière administrative, la rémunération des astreintes (indemnités et IHTS) ne rentre pas dans l’assiette de cotisations retraite et de sécurité sociale. Elle est soumise à la cotisation retraite additionnelle (RAFT) ainsi qu’à la CSG et CRDS. Statut FPT Forfait d’astreinte
Repos compensateur Semaine complète « classique » 149,48 € 1 jour Si présence d’1 jour de fermeture sur jour ouvré autre que les 25/12 et 01/01 192,86 € 1 jour Si présence de 2 jours de fermeture sur jours ouvrés en semaine autres que les 25/12 et 01/01 236,24 € 1 jour
Si présence des 24 et 25/12 ou 31/12 et 01/01 quels que soient les jours de la semaine
236,24 € 1,5 jour
Le formulaire permettant à la DRH de saisir les éléments en paie tiendra compte du contexte de la période.
Les congés doivent être posés dans les 60 jours suivant la période d’astreinte.
Titre 4 : Durée, dépôt et dénonciation
Article 6 : Durée et entrée en vigueur
Le présent avenant est applicable chez Alcéane, il entrera en vigueur au lendemain de sa signature. Il est conclu pour une durée indéterminée.
Article 7 : Formalités
Le présent avenant fera l’objet des formalités de notifications, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L.2231-5 à L.2231-7 du code du travail. Après notification et remise d’un exemplaire signé à chaque partie signataire, il sera déposé sur la plateforme en ligne avec transmission automatique à la DREETS. Un exemplaire original sera également déposé auprès du secrétariat du greffe du conseil de prud'hommes.
Article 8 : Conditions de révision et de dénonciation
Il pourra, à tout moment, être modifié ou dénoncé, après mise en œuvre de la procédure en vigueur concernant la révision et la dénonciation.
