Protocole spécifique organisant la consultation des salariés de la société ALTURING sur l’accord relatif au télétravail ALTURING
Entre les soussignés,
ALTURING SAS au capital de 37 000 €, code APE 6203 Z dont le siège est situé 3 Boulevard Romain Rolland 75014 Paris, représentée par XXX, en sa qualité de Responsable des Ressources Humaines,
D'une part,
Et,
- XXX, dûment mandaté par la CFDT - XXX, dûment mandaté par la CFTC - XXX, dûment mandaté par la CGT
IL A ÉTÉ ARRÊTÉ ET CONVENU CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Dans le cadre de sa démarche dite Responsabilité Sociétale de l’Entreprise et des initiatives déployées en matière de Qualité de Vie au Travail, Alturing s’est engagée dans le développement d’une organisation de travail moderne, en phase avec les évolutions législatives et les possibilités offertes par les technologies de l’information et de la communication. Il apparait clairement que le télétravail fait partie désormais des modes d’organisation du travail qui s’inscrivent dans l’évolution de la société actuelle. Plébiscité par les salariés de tout âge, le télétravail permet tout à la fois d’améliorer les conditions de travail des collaborateurs, notamment par un meilleur équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle mais aussi d’apporter davantage de souplesse dans l’organisation du travail grâce à la possibilité de se connecter à distance. Fondé sur la confiance mutuelle entre le manager et le collaborateur, le télétravail doit maintenir l’efficacité et la qualité du travail fourni, afin d’assurer la continuité des activités de l’Entreprise. C’est notamment dans ce cadre que la société et les organisations syndicales représentatives de ALTURING ont signé un accord relatif à la mise en place du télétravail en date du 7 février 2020, pour une durée de trois ans qui a expiré à fin février 2023. Afin de renouveler l’accord de télétravail au sein d’Alturing, la société a engagé des réunions de négociation qui ont eu lieu aux dates suivantes : 23 janvier 2023, 30 janvier 2023 et le 9 février 2023; Un accord relatif au télétravail a été signé en date du 03 mars 2023 par une organisation syndicale (CFTC) et les deux autres organisations syndicales représentatives n’ont pas signé l’accord (CFDT et CGT). Compte-tenu du caractère minoritaire de cet accord, et conformément à l’article L2232-12 du Code du travail, l’organisation syndicale signataire (CFTC) a sollicité par écrit en date du 03 mars 2023, la validation de cet accord par consultation des salariés. Cet écrit a été envoyé à la direction (DRH Alturing) et aux autres organisations syndicales (CFDT et CGT). La Direction a également relayé cette demande aux autres organisations syndicales par courriel et par courrier adressé avec accusé de réception en date du 7 mars 2023. Les organisations syndicales représentatives non signataires ont ensuite disposé d’un délai de 8 jours pour procéder à la signature de l’accord relatif au télétravail. Dans ce cadre, et en l’absence de nouvelles signatures, une négociation a été engagée par la Direction avec les Organisations syndicales représentatives en vue de la conclusion du présent protocole destiné à fixer, conformément à l’article L. 2232-12 du Code du travail, les modalités d’organisation de la consultation du personnel à propos de l’accord relatif au télétravail.
L'accord relatif au télétravail sera valide s'il est approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés, sans condition de quorum. Faute d’approbation, l’accord sera réputé non écrit.
Le présent protocole a pour objet essentiel de fixer les modalités d’information des salariés, d’organisation et de déroulement des opérations de vote. ARTICLE 1 - MODALITÉS DU VOTE Les parties ont décidé d’utiliser un système de vote exclusivement électronique accessible sur site et à distance, sa mise en œuvre étant confiée à la société
VOXALY-DOCAPOSTE.
ARTICLE 2 - DATE DU VOTE Les dates du vote sont fixées durant la période suivante :
Du 12/04/2023 à 10h00 au 14/04/2023 à 15h30
ARTICLE 3 - TEXTE DE LA QUESTION SOUMISE AU VOTE Le texte qui sera soumis au vote des salariés est le suivant :
« Approuvez-vous l’accord relatif au télétravail Alturing ? »
Les salariés consultés pourront répondre à cette question par :
« Oui»
« Non»
Outre le choix mentionné ci-dessus, il sera proposé un choix supplémentaire aux salariés votants : « Vote Blanc ou Nul ».
Les votes « Blanc ou Nul » ne constituent pas des suffrages exprimés.
ARTICLE 4 - RECOURS À UN PRESTATAIRE EXTÉRIEUR La Société a pris contact avec un prestataire extérieur, la société
VOXALY-DOCAPOSTE, ci-après dénommée « le Prestataire ».
Dans ce contexte, les Parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du Prestataire, ci-après dénommé « le Système de vote » dans le cadre de la consultation. ARTICLE 5 - CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre de la consultation des salariés, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la Cellule d'assistance technique » sera mise en place. La Cellule d'assistance technique sera composée :
d'un représentant du Prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;
d'un représentant de la Société, ci-après dénommé « le Coordinateur de la consultation ;
5.1 - Rôle du Représentant du Prestataire Le Représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations de la consultation des salariés. A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire. De plus, il sera le point de contact de la Société auprès du Prestataire pour toute question relative au fonctionnement du Système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du Système de vote. 5.2 - Rôle du Coordinateur de la consultation Le coordinateur sera chargé de la bonne utilisation du Système de vote et de l'organisation de la consultation au sein de la Société. A ce titre :
Il communiquera au Prestataire l'ensemble des données et contrôlera l'importation de ces éléments par le Prestataire au sein du Système de vote ;
Il organisera les séances de contrôle des données, test, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;
Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par la Société, à l'efficacité de la communication auprès des salariés consultés et des parties concernées pendant les opérations de vote.
De plus, il sera le point de contact du Prestataire au sein de la Société et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du Système de vote. Le statut de Coordinateur ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs. Le rôle de Coordinateur sera attribué à un collaborateur de la Direction des ressources humaines, garant du bon déroulement des opérations de la consultation. ARTICLE 6 – LISTE DES SALARIES CONSULTES Dans le cadre de la consultation, les salariés de la société ALTURING (CDI, CDD, alternants) consultés sont ceux remplissant les conditions suivantes :
âgés de seize ans révolus
ayant au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise
n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
Ces conditions seront calculées à la date de clôture du scrutin.
La liste des salariés consultés comprendra pour chaque inscrit, les données suivantes : Civilité, Prénom, Nom, Age, Ancienneté. Elle sera affichée sur les sites (panneau d’affichage) et diffusée par courriel (email professionnel) aux salariés, pour permettre aux salariés itinérants et détachés (hors sites) de la consulter, le 28/03/2023.
La liste du personnel participant au vote est annexée au présent protocole (annexe 4) ;
ARTICLE 7 - COMMUNICATION DES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES Chaque Organisation Syndicale pourra transmettre une communication syndicale afin qu’elle soit consultable par les salariés sur le site de vote. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité de chaque organisation syndicale.
Les communications syndicales devront être transmises par courriel à sabrina.belkhelfa@alturing.eu sous la forme d'un fichier PDF de 2 Mo au maximum, 1 page A4 recto verso, couleur ou noir et blanc,
au plus tard le 03/04/2023 à 12H00.
ARTICLE 8 - OBSERVATEURS
Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus de vote, certaines personnes pourront exercer le rôle d'«Observateur » au cours du vote. Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours des opérations de vote :
Un représentant de la Direction des Ressources Humaines
Un représentant par organisation syndicale représentative
ARTICLE 9 - BUREAU DE VOTE Un bureau de vote unique composé d'un président et de deux assesseurs sera constitué. 9.1 - Désignation des membres du Bureau de vote Le Bureau de vote sera composé de deux salariés les plus âgés et d’un salarié le plus jeune, figurant sur la liste des salariés votants. Le salarié le plus âgé sera désigné Président. Le Coordinateur se chargera de contacter les salariés susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions. En cas d’indisponibilité, il sera alors fait appel aux autres salariés répondant aux mêmes conditions d’âge. Les observateurs ne peuvent pas être en même temps membre du bureau de vote. 9.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote L’identité (président ou assesseur) de chaque membre du bureau de vote sera enregistré au sein du système de vote.
La liste des membres du bureau de vote sera affichée et diffusée à l’ensemble des salariés par courriel (email professionnel) le
31/03/2023, comprenant également la liste des observateurs.
9.3 - Rôle des membres du Bureau de vote Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations de vote et proclameront les résultats. A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote ;
Ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile ;
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle ils autoriseront le dépouillement de l’urne à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;
Ils proclameront les résultats et signeront le procès-verbal.
9.4 - Formation des membres du Bureau de vote
Les membres du bureau de vote, les membres de la délégation du personnel et les observateurs seront invités à participer à une formation sur le système de vote, qui aura lieu le
05/04/2023 à 11H00.
9.5 - Informations à l'attention du Bureau de vote Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site gestionnaire avec un accès qui leur est propre, les informations suivantes :
Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation
La liste d'émargement
Le journal des événements
L'état des scellements du site de vote
ARTICLE 10 - GESTION DES CLÉS DE DÉCHIFFREMENT
Lors de la formation, le bureau de vote générera trois codes secrets correspondant à trois clés de déchiffrement (une pour chaque membre du bureau). Durant la période de vote l’ensemble des suffrages exprimés sont chiffrés dès leur expression et conservés dans le système de vote. Seuls les détenteurs des clés de déchiffrement pourront, après clôture, déchiffrer les suffrages pour accéder aux résultats. Au moins 2 des 3 clés de déchiffrement sont nécessaires pour générer les opérations de dépouillement.
ARTICLE 11 - INFORMATION DES SALARIÉS Une note informant le personnel de l’organisation de cette consultation (date, heure, modalités du scrutin, texte de la question soumise au vote), accompagnée d’une copie de l’accord relatif au télétravail ALTURING faisant l’objet du vote et d’un memo synthétique sur le contenu de l’accord, sera adressée par courriel sur la messagerie professionnelle, à l’ensemble des salariés. Une copie du présent protocole leur sera également adressée. Un affichage sera également prévu à la même date.
La date de diffusion de ces documents est fixée au 28/03/2023.
ARTICLE 12 - SUIVI DES OPÉRATIONS DE VOTE 12.1 - Accès à la liste d'émargement Conformément aux obligations relatives au vote électronique, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du Bureau de vote durant les opérations de vote. 12.2 - Résultats partiels Conformément aux obligations relatives au vote électronique, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins. 12.3 - Accès au taux de participation Pendant le déroulement des opérations, les membres du bureau de vote, les observateurs, et le coordinateur de la consultation pourront consulter le taux de participation.
Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au système de vote, à l’aide de leurs identifiants personnels.
ARTICLE 13 - ACCÈS AU SITE DE VOTE 13.1 - Génération des identifiants et des mots de passe Pendant toute la durée des opérations de vote, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel et d’un mot de passe. Les identifiants sont générés automatiquement par le système de vote, selon un algorithme aléatoire.
Aucune séquence de données ne contiendra d’éléments permettant d’identifier l’identité du titulaire d’un identifiant ou d’un mot de passe, ni même d’un sous-ensemble de titulaires possibles.
A aucun moment et quel que soit le mode de transmission, l’identifiant ou le mot de passe ne sont connus des personnels en charge du système de vote.
13.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe
Le 06/04/2023, il sera adressé aux salariés votants un courriel sur leur adresse mail professionnelle qui contiendra un code d’accès généré par VOXALY-DOCAPOSTE ainsi qu’un lien à cliquer, ce dernier renvoie sur un écran d’authentification et de création du mot de passe personnel. Un rappel sera fait à l’ouverture du scrutin.
Le salarié votant créé lui-même son mot de passe personnel, à travers une procédure en 2 étapes :
authentification,
création du mot de passe.
Pour permettre l’authentification, deux données personnelles seront demandées aux salariés : Code postal du domicile et sa date de naissance. 13.3 - Assistance En cas de perte de ses moyens d’authentification, le salarié votant pourra demander un renvoi depuis le site de vote ou contacter l’assistance téléphonique (24h/24 et 7j/7 pendant le scrutin au numéro suivant : 05 67 04 79 00). Pour le renvoi de codes, il sera demandé le nom, prénom, date de naissance, code postal du domicile, et la clé NIR (deux derniers chiffres du numéro de sécurité sociale). ARTICLE 14 - EXPRESSION DU VOTE Cette consultation s’effectuera exclusivement par voie électronique. Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu. Les salariés votants disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnel pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet usuel, à tout moment pendant la durée d'ouverture du scrutin. Un code de sécurité sera également à saisir.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande au salarié votant sa date de naissance, avant de confirmer son vote.
Les données saisies par le salarié votant au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé. Le vote par procuration est interdit. Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux salariés votants le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote. Après la clôture du scrutin, les salariés votants se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter. A l'issue du vote, le salarié votant pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement du vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver. ARTICLE 15 - DÉPOUILLEMENT A l’heure fixée, le président du bureau de vote annonce la clôture du scrutin et fait procéder au dépouillement des votes.
ARTICLE 16 - PROCLAMATION DES RESULTATS Les résultats du vote seront proclamés par le président du bureau de vote.
Les résultats du dépouillement sont consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau de vote.
Si la consultation aboutit à l’approbation de l’accord à la majorité des suffrages exprimés, celui-ci sera considéré comme valable. Il conviendra d’annexer le procès-verbal de consultation à l'accord approuvé lors du dépôt de ce dernier.
Si la consultation aboutit à un rejet de l’accord, celui-ci sera réputé non écrit.
ARTICLE 17 - COMMUNICATION DES RESULTATS
Les résultats seront diffusés par courriel (email professionnel) à l’ensemble des salariés le
14/04/2023 à partir de 17h00 et affichés sur les sites.
ARTICLE 18 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT
Conformément aux obligations relatives au vote électronique, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 19 - DUREE DU PROTOCOLE DE CONSULTATION DES SALARIES ET FORMALITES DE DEPOT
Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée soit pour la durée de la consultation des salariés sur l’accord relatif au télétravail de la société Alturing. Il entre donc en vigueur au jour de sa signature et prend fin dès que les résultats seront portés à la connaissance des salariés.
Un exemplaire du protocole d’accord sera remis à chaque organisation syndicale représentative.
Les formalités de dépôt du présent protocole seront réalisées sur la plateforme en ligne TéléAccords et auprès du conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion. Elles seront effectuées par l’entreprise, conformément aux dispositions légales.
Fait à Paris, le 28 mars 2023
Pour la Société ALTURING en sa qualité de Responsable Ressources Humaines, XXX
Pour la CFDT, XXX
Pour la CFTC, XXX
Pour la CGT, XXX
Annexe 1 : Calendrier des opérations de vote
ANNEXE 2 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)
Les exigences de sécurité pour le vote
La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite de la consultation. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.
Anonymat
L’anonymat lors des échanges Internet avec le salarié votant
Sur la base de la liste des salariés devant être consultée consolidée, le prestataire attribue à chaque salarié votant un code d’accès qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.
Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.
Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.
L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin
L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux. Lorsque le salarié votant confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne. De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un salarié votant de voter deux fois simultanément.
La préservation de l’anonymat
Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend
aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec le salarié votant. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement le salarié votant. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.
L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.
Confidentialité et chiffrement
Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,
la totalité des échanges entre le navigateur du salarié votant et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.
De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste du salarié votant, sans aucun échange avec le serveur. Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption.
Intégrité
Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ». L’application assure l’intégrité des votes :
après avoir exprimé son choix, le salarié votant ne peut pas voter à nouveau,
une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.
La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :
aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,
aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.
Disponibilité
Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé. Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE. En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements. La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages. Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY-DOCAPOSTE met à disposition des comptes ECOLE (identifiants et mots de passe attribués à des fins de test).
Le scellement du système et des données
Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées. Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable. Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision. Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.
L’expertise
Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients. Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.
Déclaration CNIL
Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques. VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.
ANNEXE 3 – Cahier des charges du prestataire
Ce document constitue le cahier des charges
relatif à la mise en œuvre du vote électronique
pour la consultation
de la société ALTURING
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation de la consultation en vote électronique, sous le contrôle de la société ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.
Il sera rendu accessible aux salariés votants de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période de la consultation par Internet.
Période de la consultation
La durée du scrutin est déterminée dans le protocole relatif à la consultation concernée ; durant cette période les salariés votants peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature de la consultation
Il s’agit d’une consultation d’entreprise liée à l’accord relatif au télétravail ALTURING.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir la liste des votants, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des salariés votants, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux salariés votants ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers salariés votants » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à la société ALTURING les conclusions d’un rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification du salarié votant ; celui-ci doit saisir ses moyens d’authentification personnels un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,
une étape de présentation de la question de la consultation,
le choix par le salarié votant d’une seule réponse parmi celles proposées,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant le choix retenu,
la confirmation par le salarié votant du choix effectué par la saisie d’un code défi (donnée à caractère personnel robuste à définir dans le protocole d’accord spécifique),
la confirmation au salarié votant par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour le salarié votant d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par le salarié votant et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat du choix exprimé par un salarié votant et l’unicité du vote. A cette fin, l’émargement d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte du choix effectué par les salariés votants et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Dépouillement de l’urne électronique
Étapes
La procédure de dépouillement de l’urne électronique comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats de la consultation : édition automatique du Procès-Verbal.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur du salarié votant et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. La liste est enregistrée sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
