Accord d'entreprise relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique
Application de l'accord Début : 28/01/2019 Fin : 30/04/2019
ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
La société Antalis France, Société par action simplifiée (S.A.S), dont le siège social est au 17 avenue de la Porte des Lilas, 75019 Paris, immatriculée au registre de commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 410 330 765, représentée par XXX, Président, ci-après «Antalis France»,
D’une part,
et les Délégués Syndicaux Centraux dûment mandatés par les Organisations Syndicales représentatives :
Pour la SECIF - CFDT : XXX Pour la CFTC : XXX
D’autre part.
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE PAGEREF _Toc536190565 \h 4 Chapitre 1 : Champ d’application de l’accord PAGEREF _Toc536190566 \h 4 Chapitre 2 : Principes généraux PAGEREF _Toc536190567 \h 4 Chapitre 3 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe PAGEREF _Toc536190568 \h 4 Chapitre 4 : Modalité d’organisation des opérations PAGEREF _Toc536190569 \h 5 Article 4.1 - Protocole d’Accord Pré-électoral PAGEREF _Toc536190570 \h 5 Article 4.2 - Formation au système de vote électronique PAGEREF _Toc536190571 \h 5 Article 4.3 - Expertise indépendante PAGEREF _Toc536190572 \h 5 Article 4.4 - Cellule d’assistance technique PAGEREF _Toc536190573 \h 6 Chapitre 5 : Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc536190574 \h 6 Article 5.1 - Établissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc536190575 \h 6 Article 5.2 - Lieu et temps du scrutin PAGEREF _Toc536190576 \h 6 Article 5.3 - Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc536190577 \h 8 Article 5.4 - Déroulement du vote PAGEREF _Toc536190578 \h 8 Article 5.5 - Programmation du site PAGEREF _Toc536190579 \h 8 Chapitre 6 : Clôture et Résultats PAGEREF _Toc536190580 \h 9 Article 6.1 – Clôture PAGEREF _Toc536190581 \h 9 Article 6.2 - Décompte et attribution des sièges PAGEREF _Toc536190582 \h 9 Article 6.3 - Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc536190583 \h 9 Chapitre 7 : Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc536190584 \h 9 Article 7.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc536190585 \h 9 Article 7.2 - Existence et contenu des fichiers PAGEREF _Toc536190586 \h 10 Article 7.3 - Le dispositif de secours PAGEREF _Toc536190587 \h 10 Chapitre 8 : Dispositions finales PAGEREF _Toc536190588 \h 11 Article 8.1 - Durée de l’accord PAGEREF _Toc536190589 \h 11 Article 8.2 - Modalités de révision de l’accord PAGEREF _Toc536190590 \h 11 Article 8.3 - Modalités de dénonciation de l’accord PAGEREF _Toc536190591 \h 11 Article 8.4 - Publicité et dépôt de l’accord PAGEREF _Toc536190592 \h 12 ANNEXE PAGEREF _Toc536190593 \h 13
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, et de favoriser la participation des salariés, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote par voie électronique.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux. Chapitre 1 : Champ d’application de l’accord
Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble de la société d’Antalis France.
Chapitre 2 : Principes généraux Le système retenu par Antalis France doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : la conformité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote
Chapitre 3 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe La Direction et les Organisations Syndicales représentatives sont expressément convenus que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Chapitre 4 : Modalité d’organisation des opérations Article 4.1 - Protocole d’Accord Pré-électoral Dans le cadre de chaque élection, les parties signeront un Protocole d’Accord Pré-électoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.
Le Protocole d’Accord Pré-électoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 4.2 - Formation au système de vote électronique Les délégués syndicaux, les représentants de sections syndicales, ou tout représentant d’une liste de candidat expressément nommé ainsi que les membres de la Direction des Ressources Humaines en charge des élections professionnelles et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation est dispensée par le prestataire. Les modalités pratiques de cette formation seront définies dans le Protocole d’Accord Pré-électoral.
Article 4.3 - Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;
du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail. Article 4.4 - Cellule d’assistance technique L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire et les membres de la Direction des Ressources Humaines en charge des élections professionnelles.
En présence, des membres du bureau de vote, des délégués syndicaux, des représentants de section syndicales, ou de tout représentant d’une liste de candidat expressément nommé, ainsi que des membres de la Direction en charge des élections, la cellule d'assistance technique:
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Chapitre 5 : Déroulement des opérations de vote
Article 5.1 - Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.
L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Article 5.2 - Lieu et temps du scrutin Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le Protocole d’Accord Pré-électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Pour les sites de Gonesse et de Sénart, il sera mis en place un espace de vote dédié afin de faciliter les opérations de vote des salariés ne disposant pas d’ordinateur professionnel. Ces espaces seront ouverts à l’ensemble des salariés respectifs de ces deux sites, selon les horaires et les jours définis par le Protocole d’Accord Pré-électoral.
Ces espaces de vote seront sous la supervision d’un des membres de la Direction des Ressources Humaines ne prenant pas part au vote. Cette personne sera, notamment en charge de référencer les passages dans l’espace dédié par l’intermédiaire d’un document papier sur lequel les salariés indiqueront leur nom, prénom, horaire d’entrée/horaire de sortie et apposeront leur signature.
Toutes les autres modalités pratiques des espaces de vote de Gonesse et de Sénart seront définies dans le Protocole d’Accord Pré-électoral.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Il sera rappelé dans cette notice, le caractère confidentiel et personnel du vote et la nécessité pour chaque électeur de voter lui-même et de ne transmettre sous aucun prétexte ses moyens d'authentification à un tiers.
Toutefois, les électeurs atteints d’une infirmité les mettant dans l’impossibilité de voter peuvent se faire assister par un électeur de leur choix. L’infirmité, se traduit par l’altération définitive d'une fonction de l'organisme, d'origine congénitale ou acquise. Cette infirmité, et par conséquent, l’incapacité de voter, devra être attestée par un certificat médical des services de santé au travail.
Il est rappelé que la personne accompagnant le votant reconnu infirme est elle-même soumise à une obligation de confidentialité et doit respecter strictement les choix du votant.
Article 5.3 - Modalités d’accès au site de vote Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral. A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
Article 5.4 - Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
A l’exception des ordinateurs mis à disposition dans les espaces dédiés, La Direction et les Organisations Syndicales représentatives souhaitent rappeler que, pour des raisons de confidentialité, il est interdit de voter à plusieurs avec un seul et même ordinateur ou téléphone professionnel.
Article 5.5 - Programmation du site Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.
Chapitre 6 : Clôture et Résultats Article 6.1 – Clôture Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Article 6.2 - Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée lors de la formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne. Pour éviter tout imprévu le jour du scrutin, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives conviennent également que ces clés seront mises sous enveloppes fermées par les membres du bureau de vote. Il y a une enveloppe par code et par membre. Ces dernières seront conservées dans une armoire fermant à clé par la/le responsable des élections professionnelles chez Antalis France. Le jour du scrutin, en cas d’absence d’au moins deux des membres du bureau de vote, seul le membre du bureau présent pourra ouvrir une des enveloppes.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 6.3 - Délais de recours et destruction des données L’entreprise et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
Chapitre 7 : Sécurité et confidentialité Article 7.1 - Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.
Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Article 7.2 - Existence et contenu des fichiers Les données devant être enregistrées sont :
-Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site ; -Pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, établissement, collège, site, moyen d’authentification, coordonnées postales, adresse email professionnelle lorsque connue, date de naissance, clé du numéro de Sécurité Sociale. -Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale, date de naissance ; -Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ; -Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège ;
Ces informations sont mises à la disposition des personnes concernées de la manière suivante :
-Pour les listes électorales, elles sont mises à disposition des électeurs par les personnes du service des Ressources Humaines en charge de l’organisation des élections professionnelles. -Pour les fichiers des électeurs : ils sont mis à disposition des électeurs pour les informations les concernant. -Pour les listes d’émargement, elles sont mises à disposition des membres du bureau de vote. A la fin du scrutin, elles sont également remises aux délégués syndicaux, aux représentants de sections syndicales, ou à tout représentant d’une liste de candidat expressément nommé, ainsi qu’aux personnes du service des Ressources Humaines en charge de l’organisation des élections professionnelles. -Pour les résultats, ils sont mis à disposition des électeurs, et sont parallèlement envoyés aux services du ministère chargé de l’emploi, aux syndicats, et aux collaborateurs des services des Ressources Humaines. Article 7.3 - Le dispositif de secours Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Chapitre 8 : Dispositions finales Article 8.1 - Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, c’est à dire pour toute la durée des opérations électorales de la première mandature du CSE.
A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique, un bilan sera effectué pour faire éventuellement évoluer le présent accord.
Article 8.2 - Modalités de révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé par avenant modificatif. Sont habilitées à engager la procédure de révision de l’accord :
jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs Organisations Syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires ou adhérentes de cet accord.
à l'issue de cette période, une ou plusieurs Organisations Syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord.
Toute demande de révision par l’une ou l’autre des parties signataires, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle concernant le ou les articles soumis à révision, sera notifiée à chacune des autres parties signataires du présent accord.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans le délai de trois mois à compter de la réception de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées, à l’initiative de la Direction, en vue de la rédaction du nouveau texte.
L’avenant de révision de tout ou partie du présent accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.
Article 8.3 - Modalités de dénonciation de l’accord Seules les organisations signataires peuvent dénoncer le présent accord. La dénonciation pourra être totale ou partielle et ainsi porter sur un ou plusieurs articles du présent accord.
La dénonciation (totale ou partielle) doit s’effectuer par lettre recommandée avec accusé de réception adressée par son auteur à chaque autre signataire avec un préavis de trois mois.
Dans ce cas, l’accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration du délai de préavis.
Afin de conclure un nouvel accord, la Direction devra alors, à la demande d’une partie intéressée, convoquer les Organisations Syndicales à une nouvelle négociation dans les trois mois qui suivent le début du préavis.
Article 8.4 - Publicité et dépôt de l’accord
Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi : -un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris ; -un exemplaire sera déposé en ligne sur la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Enfin, en application des dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis aux Organisations Syndicales représentatives, une version électronique sera postée sur l’intranet de l’entreprise et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.
Fait à Paris, le 28 janvier 2019 en 6 exemplaires dont deux pour les formalités de publicité.
Pour la société ANTALIS FRANCE XXX
Pour la SECIF-CFDT : XXX
Pour la CFTC : XXX
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel aux élections professionnelles d’ANTALIS FRANCE
Nature des prestations attendues
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.
2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.
Fonctionnalités générales.
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.
Période des élections.
La durée du scrutin est déterminée dans le Protocole d’Accord Pré-électoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections
Les élections à organiser sont les élections professionnelles du Comité Social et Economique d’Antalis France.
Sécurisation du système proposé
Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).
Par ailleurs, le prestataire fournit à Antalis France les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :
une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et sa date de naissance qui seront contrôlés avant de pouvoir voter
une étape de présentation des listes de candidats en présence,
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,
la confirmation par l’électeur du choix effectué,
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote
Procédure d’ouverture de l’élection
L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’Antalis France.
Étapes
La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides,
le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge.
Procédure de clôture de l’élection
La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’Antalis France.
Étapes
La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :
La constatation de la clôture du site,
Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.
Dépouillement des urnes électroniques
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :
La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,
L’accès à la liste des émargements Internet,
L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,
La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste informatique jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.
Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :
Le chiffrement sur le poste informatique est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.
La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.
Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement. Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres du bureau de vote, les délégués syndicaux, les représentants de sections syndicales ou par tout représentant d’une liste de candidat expressément nommé ainsi que par les membres de la Direction des Ressources Humaine en charge de l’organisation des élections professionnelles. Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les délégués syndicaux, les représentants de sections syndicales, ou tout représentant d’une liste de candidat expressément nommé auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
Assistance technique
Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, les membres du bureau de vote ont compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
3. Autres prestations à fournir
Préparation de l’élection
Constitution du « fichier électeurs »
Les
listes électorales sont constituées par Antalis France. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Antalis France, par établissement et par collège.
Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Antalis France et sont ensuite fournies au prestataire. Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :
Le matricule de l’électeur,
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège de l’électeur,
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres),
L’adresse Email professionnelle de l’électeur.
Objet du « fichier électeurs »
Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du « fichier électeurs »
Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Antalis France et lui-même.
Confidentialité du « fichier électeurs »
Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document. Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :
d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
d’un code secret qu’il est seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.
Envoi des moyens d’authentification.
Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique. Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par Antalis France, le prestataire fournit à Antalis France, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique. La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
Transmission du « fichier candidats »
Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines d’Antalis France au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats peuvent être constituées par les Organisations Syndicales au sein d’Antalis France ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le Protocole d’Accord Pré-électoral. Les listes de candidats mentionnent notamment :
L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège)
L’appartenance syndicale le cas échéant,
Les nom et prénom de chaque candidat,
L’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique. De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines d’Antalis France un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant aux membres de la Directions des Ressources Humaines en charge des élections professionnelles d’Antalis France, aux délégués syndicaux, aux représentants de sections syndicales ou à tout représentant d’une liste de candidat expressément nommé ainsi qu’aux membres du bureau de vote, de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs
Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des membres du bureau de vote. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin. L’objectif est de permette aux membres du bureau de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution. A l’issue du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement. Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.
Étapes de recette
Les étapes de contrôle sont les suivantes :
réalisation de plusieurs votes,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,
contrôles de la conformité des résultats obtenus,
validation du dispositif de vote.
scellement de l’application de vote électronique.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du Protocole d’Accord Pré-électoral intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique, aux délégués syndicaux, aux représentants de sections syndicales, ou à tout représentant d’une liste de candidat expressément nommé ainsi qu’aux membres du bureau de vote et aux électeurs,
la présentation du système aux Organisations Syndicales (formation).
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives sont remises à Antalis France sur support numérique à l’issue de l’élection.
Résultats bruts
Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques. Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».
Résultats élaborés
Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents. Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection. Le prestataire met à la disposition des membres du bureau de vote et de la Direction d’Antalis France les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf.
3.4 Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote. Durant cette période, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accusé de réception du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage. Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
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