ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE & ET AU DIALOGUE SOCIAL DANS L’ENTREPRISE
La société Antalis France, Société par action simplifiée (S.A.S), au capital de 29 455 866 € dont le siège social est au 17 avenue de la Porte des Lilas, 75019 Paris, immatriculée au registre de commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 410 330 765, représentée par XXX, Président, ci-après «Antalis France»,
D’une part,
et les Délégués Syndicaux dûment mandatés par les Organisations Syndicales représentatives :
Pour la SECIF - CFDT : XXX Pour la CFTC : XXX
D’autre part.
SOMMAIRE
Préambulep. 4
Chapitre 1 : Champ d’application de l’accordp. 4
Chapitre 2 : Le Comité Social et Economique : mise en place, fonctionnement
et moyensp. 4
Article 2.1– La mise en place du Comité social et économique (CSE) et durée des mandatsp. 4 Article 2.2 – Le fonctionnement du CSE 2.2.1 La Présidence du CSEp. 4 2.2.2 La composition du CSEp. 5 2.2.3 Le bureau du CSEp. 5 2.2.4 Les réunions plénières du CSE p. 5 2.2.5 Les réunions préparatoires du CSEp. 6 2.2.6 L’ordre du jour des réunions du CSEp. 6 2.2.7 Le procès-verbal des réunions du CSEp. 7 Article 2.3 - Les commissions du CSEp. 7 2.3.1 - Commission Formationp. 7 2.3.2 - Commission Egalité Professionnellep. 8 2.3.3 - Commission d’information et d’aide au logementp. 8 2.3.4- Commission réclamations individuelles ou collectives p. 9 2.3.5 – Nomination des membres des commissionsp. 9 2.3.6 – Moyens des commissionsp. 9 Article 2.4 - Délais de consultation du CSEp. 10 Article 2.5 - Thèmes et périodicités des consultations annuelles du CSE p. 10 Article 2.6 - Conditions d’utilisation de la visioconférence ou des conférences téléphoniquesp. 10 Article 2.7 - Budget du Comité Social et Economiquep. 11
Chapitre 3 : La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)p. 11
Article 3.1 - Missions déléguées par le CSE à la CSSCTp. 11 Article 3.2 - Présidence de la commissionp. 12 Article 3.3 – Composition de la Commissionp. 12 Article 3.4 - Autres participants à la CSSCTp. 12 Article 3.5 - Nomination des membres de la commissionp. 12 Article 3.6 - Modalités de fonctionnementp. 12 Article 3.7 - Formation santé, sécurité et conditions de travail p. 13
Chapitre 4 : Les moyens des Représentants du Personnelp. 13
Article 4.1 - Heures de délégation des représentants du personnel p. 13 4.1.1 Relevé mensuel des heures de délégationp. 14 4.1.2 Mutualisation des heures de délégationp. 14 Article 4.2 - Remplacement d’un titulaire absent p. 15 Article 4.3 - La formation des représentants du personnelp. 15 Article 4.4 - Locaux des représentants du personnel et équipementsp. 15 Article 4.5 - Messagerie électroniquep. 15 Article 4.6 - Répertoire informatique dédié au CSEp. 16 Article 4.7 - Activités sociales et culturellesp. 16 Article 4.8 - Frais de déplacementp. 16 Article 4.9 - Durée de déplacementp. 16 Article 4.10 - Charge de travail et évolutions de carrière p. 16
Chapitre 5 : Dialogue socialp. 17
Article 5.1 - Rappel du fonctionnement des Instances Représentatives du Personnelp. 17 Article 5.2 - Délégués Syndicaux et Délégués Syndicaux Centrauxp. 17 Article 5.3 - Frais de déplacementsp. 18
Chapitre 6 : La Base de Données Economique et Sociale (BDES)p. 18
Chapitre 7 : Le vote électroniquep. 18
Chapitre 8 : Dispositions finalesp. 19
Article 8.1 - Entrée en vigueur et durée de l’accord p. 19 Article 8.2 - Suivi de l’accord p. 19 Article 8.3 - Modalités de révision de l’accordp. 19 Article 8.4 - Modalités de dénonciation de l’accordp. 20 Article 8.5 - Publicité et dépôt de l’accordp. 20
Abréviationsp. 22
Annexesp. 23
PREAMBULE
Les ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 ont profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique : le comité social et économique (CSE).
Si la loi prévoit des règles générales applicables à la constitution de cette instance, le législateur a souhaité accorder une marge de manœuvre aux partenaires sociaux pour les aménager, afin de tenir compte des spécificités de l’entreprise.
La mise en place de cette nouvelle instance (CSE), qui interviendra à l’occasion des élections professionnelles prévues mars 2019, se substitue de plein droit et rend caduque l’ensemble de l’architecture sociale des instances représentatives du personnel de l’entreprise.
Les thématiques non abordées par le présent accord relatives au CSE et au fonctionnement du dialogue social dans l’entreprise sont régies par les dispositions légales supplétives.
Dans ce cadre, la Direction et l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives au sein de l’entreprise, se sont rencontrées en vue de conclure un accord.
En conséquence, les parties signataires du présent accord ont convenu de ce qui suit,
Chapitre 1 : Champ d’application de l’accord
Les dispositions du présent accord s’appliquent à la société Antalis France.
Chapitre 2 : Le Comité Social et Economique : mise en place, fonctionnement & moyens
Article 2.1– La mise en place du Comité social et économique (CSE) et durée des mandats
Afin de tenir compte de l’organisation de l’entreprise, et de l’intérêt évident de faire travailler ensemble, au sein d’une instance représentative commune, des salariés issus des différentes activités et sites de l’entreprise, il est convenu de doter celle-ci d’un CSE unique qui aura vocation à représenter l’ensemble des salariés.
Conformément aux dispositions de l’article L.2314-33 du Code du travail, les membres dudit Comité Social et Économique sont élus pour une durée de quatre ans. Compte tenu de l’effectif de l’entreprise, il est rappelé que le nombre de mandats successifs ne peut être supérieur à 3.
Article 2.2 – Le fonctionnement du CSE
2.2.1 La Présidence du CSE
Le CSE est présidé par une personne ayant qualité pour représenter la Direction d’Antalis France ou son représentant dûment mandaté par elle. Il est convenu que la Direction peut être accompagnée de toute personne en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour.
2.2.2 La composition du CSE
A chaque mandature, c’est le protocole préélectoral qui fixera le nombre de membres titulaires et suppléants à élire ainsi que le nombre d’heures de délégation dont ils bénéficieront.
2.2.3 Le bureau du CSE
Le CSE désignera un Secrétaire et un Trésorier parmi ses membres titulaires au cours de la première réunion suivant son élection.
Au cours de cette même réunion, il pourra désigner parmi ses membres titulaires ou suppléants un Secrétaire adjoint et un Trésorier adjoint.
Afin de mener à bien leurs missions, le Secrétaire et le Trésorier bénéficieront chacun d’un forfait annuel de 48 heures de délégation. Pour des raisons de bon fonctionnement des services, le nombre maximum d’heures qui pourra être pris au cours d’un même mois s’élève à 8 heures. Ces heures s’ajoutent aux heures de délégation prévues à l’article 2.2.2 et ne sont mutualisables qu’entre le Secrétaire et le Trésorier. Elles pourront être transmises aux Secrétaire et Trésorier adjoints en cas d’absence respective du Secrétaire et du Trésorier. Il est toutefois convenu que des heures de délégation pourront être transférées aux Secrétaire et Trésorier adjoints en cas de circonstances exceptionnelles (telles que l’établissement du bilan comptable du CSE, lors d’un éventuel contrôle URSAFF, etc…) dans la limite de 8h00 par mois.
2.2.4 Les réunions plénières du CSE
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le CSE se réunit physiquement au moins une fois par mois, sur convocation de la Présidence, dans le cadre de réunions ordinaires. Par dérogation, il est convenu que deux réunions ordinaires par an pourront être supprimées ; l’une à l’initiative de la majorité des membres du CSE, l’autre à l’initiative de la Direction. Ces suppressions concerneraient les réunions des mois de juillet ou août et novembre ou décembre.
Des réunions extraordinaires peuvent être convoquées à la demande de la Présidence ou de la majorité des membres titulaires du CSE. Il est rappelé que seuls les membres titulaires assistent aux réunions plénières du CSE, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires. Les membres suppléants n’assistent auxdites réunions qu’en l’absence du membre titulaire. Toutefois, afin de valoriser les suppléants dans leur rôle de représentant du personnel et de les impliquer dans la vie du Comité, il est convenu que chaque Organisation Syndicale représentative pourra convier un de ses membres suppléants à participer à 5 réunions plénières au cours de l’année. Il s’agira des réunions plénières au cours desquelles sont présentées la formation, la politique sociale, les comptes de l’entreprise et les orientations stratégiques (présentation et recueil de l’avis pour cette dernière thématique).
Afin de permettre la mise en place de l’instance dans de bonnes conditions, il est convenu que tous les suppléants pourront assister à la première réunion plénière de chaque mandature, et à sa préparatoire. Afin de procéder aux formalités d’usage après chaque élection professionnelle, cette réunion sera plus particulièrement dédiée à la nomination des membres du bureau et des commissions, ainsi qu’au fonctionnement de l’instance (règlement intérieur, etc).
La participation des suppléants à la réunion préparatoire sera considérée comme du temps de travail effectif et rémunérée comme telle.
2.2.5 Les réunions préparatoires du CSE
Afin de leur permettre de préparer une réunion plénière, les membres du CSE peuvent décider de tenir une réunion préparatoire. Ces réunions auront généralement lieu la veille de la réunion plénière, sauf circonstances exceptionnelles. Le Secrétaire, ou en son absence le Secrétaire adjoint, informe les membres du CSE de la date, l’heure et le lieu de cette réunion.
Il est rappelé que seuls les membres titulaires assistent aux réunions préparatoires et que les heures passées à ces réunions sont à
décompter du contingent d’heures de délégation. En l’absence d’un membre titulaire, le membre suppléant qui a vocation à le remplacer à la réunion plénière du CSE peut alors bénéficier des heures de délégation du titulaire et assister à la réunion préparatoire.
Les Représentants Syndicaux au CSE, qui ne disposeraient pas d’heures de délégation en raison de l’effectif de l’entreprise au moment de chaque élection professionnelle, seront toutefois autorisés à participer aux réunions préparatoires quelle que soit leur durée.
2.2.6 L’ordre du jour des réunions du CSE
L’ordre du jour est élaboré conjointement entre le Président du CSE, ou la personne mandatée à cet effet, et le Secrétaire, ou le Secrétaire adjoint en cas d’absence de ce dernier. Il sera communiqué aux membres du CSE au moins trois jours ouvrés avant la réunion, sauf circonstances exceptionnelles. Il est rappelé que seuls les titulaires participent aux réunions du CSE ; toutefois les suppléants seront destinataires de la convocation, de l’ordre du jour et des documents transmis aux membres titulaires. Ils seront mis en copie de cet envoi qui fera office de convocation en cas de remplacement d’un titulaire absent.
Lorsque des consultations rendues obligatoires par une disposition légale, réglementaire ou conventionnelle, doivent être portées à l’ordre du jour, elles y sont inscrites de plein droit par le Président du CSE ou par le Secrétaire et, en son absence par le Secrétaire adjoint.
Compte tenu de la structure de l’entreprise (multi sites), l’ordre du jour ainsi que les documents nécessaires à la réunion seront transmis aux membres du CSE via leur messagerie électronique professionnelle ou personnelle.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, le point de départ d’une consultation correspond à la date à laquelle les documents préparés par l’employeur ont été remis aux membres du CSE. Les informations contenues dans le document, présentant un projet suffisamment mûri et réfléchi, pourront être complétées tout au long de la procédure de consultation sans remettre en cause la date de début de ladite procédure.
2.2.7 Le procès-verbal des réunions du CSE
Afin d’assurer une fluidité des débats, il est convenu que la prise de notes permettant d’établir les procès-verbaux sera assurée par une personne déléguée par la Direction.
Tenant compte des délais requis par la loi et des difficultés à s’y tenir, Il est convenu que les procès–verbaux soient approuvés d’une séance sur l’autre, quel que soit le délai entre chaque réunion et quel qu’en soit le motif (réunion mensuelle ou extraordinaire). Si toutefois une réunion ordinaire était annulée, conformément aux dispositions de l’article 2.2.4, le procès-verbal de la dernière réunion pourra être approuvé par échange d’e-mails entre le Président et les membres du CSE ayant participé à ladite réunion.
Les procès-verbaux seront consultables sur le site internet du CSE : www.ceantalis.fr, qui deviendra www.cseantalis.fr après la mise en place du CSE, et affichés sur les panneaux prévus à cet effet. Par ailleurs, afin de donner une plus grande visibilité sur les informations contenues dans les procès-verbaux du CSE, il est admis que le Secrétaire du CSE (ou le Secrétaire adjoint) les diffuse, dès leur approbation, via les adresses e-mails professionnelles des salariés.
Cette disposition s’applique strictement à la communication des procès-verbaux. En cas de manquement, cette clause sera immédiatement frappée de caducité.
Toutefois, sur demande du Secrétaire ou du Secrétaire adjoint, la Direction pourrait être amenée, à titre tout à fait exceptionnel, à donner son accord pour la diffusion d’autres communications. Néanmoins, cette diffusion devra impérativement faire l’objet d’une autorisation préalable. Toute diffusion n’ayant pas fait l’objet d’une autorisation expresse de la part de la Direction rendrait immédiatement caduque toute les dispositions relatives à la diffusion des procès-verbaux par courriel.
Article 2.3 - Les commissions du CSE
2.3.1 - Commission Formation
Une commission formation sera créée au sein du CSE ; elle sera chargée :
de préparer les délibérations du CSE relatives à la formation professionnelle au sein de l’entreprise,
d’étudier les moyens permettant de favoriser l’expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine,
d’étudier les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.
Cette commission sera composée de trois membres nommés parmi les membres titulaires ou suppléants élus au CSE. Afin d’assurer un lien entre le CSE et la commission au moins un des membres de la commission devra être un membre titulaire du CSE.
Chaque membre de la commission bénéficiera de 6 heures de délégation par an, dont 3 heures uniquement seront mutualisables entre les membres de la commission formation. Ces heures s’ajoutent aux heures de délégation prévues à l’article 2.2.2.
2.3.2 - Commission Egalité Professionnelle
Une commission égalité professionnelle sera créée au sein du CSE ; elle sera chargée de préparer les délibérations du CSE relative à ce sujet.
Cette commission sera composée de trois membres nommés parmi les membres titulaires ou suppléants élus au CSE. Afin d’assurer un lien entre le CSE et la commission au moins un des membres de la commission devra être un membre titulaire du CSE.
Chaque membre de la commission bénéficiera de 3 heures de délégation par an, dont 1 heure uniquement sera mutualisable entre les membres de la commission égalité professionnelle. Ces heures s’ajoutent aux heures de délégation prévues à l’article 2.2.2.
2.3.3 - Commission d’information et d’aide au logement
Une commission d’information et d’aide au logement sera créée au sein du CSE, et sera chargée d’apporter un soutien aux salariés afin de leur faciliter l’accession à la propriété et à la location de locaux d’habitation.
A cet effet, cette commission :
recherche les possibilités d’offres de logements correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l’effort de construction ;
informe les salariés de leurs conditions d’accès à la propriété ou à la location d’un logement ;
assiste les salariés dans les démarches nécessaires pour l’obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.
Ces missions pourront être accomplies avec le soutien de l’assistante sociale sur les sites où un partenariat a été mis en place.
Cette commission sera composée de trois membres nommés parmi les membres titulaires ou suppléants élus au CSE. Afin d’assurer un lien entre le CSE et la commission au moins un des membres de la commission devra être un membre titulaire du CSE.
Chaque membre de la commission bénéficiera de 3 heures de délégation par an. Ces heures s’ajoutent aux heures de délégation prévues à l’article 2.2.2. Elles sont mutualisables entre les membres de la commission logement uniquement.
Les travaux de la Commission Logement n’ayant jamais fait l’objet d’un suivi particulier, le nombre d’heures de délégation a été estimé sur les bases des informations recueillies auprès des membres actuels. Toutefois, si le nombre total d’heures s’avérait insuffisant pour mener à bien leurs missions, les membres de ladite commission devront se rapprocher de la Présidence du CSE afin que soit étudié un éventuel dépassement à titre exceptionnel.
Afin de suivre l’accompagnement aux salariés mis en place par la commission logement, il est convenu que celle-ci établira un rapport d’activité, selon le modèle ci-joint (annexe 1), qu’elle présentera semestriellement à la Direction. Une version anonymisée sera communiquée et commentée au CSE lors d’une réunion plénière.
2.3.4- Commission réclamations individuelles ou collectives
Conformément aux dispositions légales le comité social et économique a pour mission de présenter à l'employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l'application du code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale, ainsi que des conventions et accords applicables dans l'entreprise.
Afin de faciliter les échanges et contribuer à l’efficacité de l’instance, il sera créé une commission dédiée aux recueils des réclamations individuelles et collectives relatives aux thèmes susmentionnés.
Cette commission sera composée de trois membres nommés parmi les membres titulaires ou suppléants élus au CSE. Afin d’assurer un lien entre le CSE et la commission au moins un des membres de la commission devra être un membre titulaire du CSE.
Dans le cadre des réunions de ladite commission, les membres auront la possibilité de se faire assister par un Délégué Syndical de chacune des Organisations Syndicales représentatives. Le temps passé par les Délégués Syndicaux à ces réunions sera décompté de leur crédit d’heures de délégation mensuelle.
Chaque membre de la commission bénéficiera de 5 heures de délégation par mois, dont 2 heures uniquement seront mutualisables entre les membres de la commission réclamation individuelles ou collectives. Ces heures s’ajoutent aux heures de délégation prévues à l’article 2.2.2. Les réunions de cette commission se tiendront de façon bimestrielle.
Afin de fluidifier les échanges, les questions seront à communiquer, de préférence par courriel, à la Présidence du CSE 5 jours ouvrés avant la date de la réunion. Les réponses seront consignées sur un registre spécifique dématérialisé prévu à cet effet (sur l’intranet de l’entreprise). Toutefois afin de permettre une recherche rapide des réponses apportées aux questions posées au fur et à mesure des réunions de la commission, il est convenu que celles-ci seront répertoriées sous un fichier Excel qui sera adressée à l’ensemble des membres du CSE.
2.3.5 – Nomination des membres des commissions
Les membres des commissions ci-dessus mentionnées seront nommés par les membres du CSE à l’occasion de la première réunion de chaque mandature. Ils seront désignés pour une durée qui prendra fin avec celle du mandat des membres élus au CSE.
Les modalités de désignation seront déterminées par le règlement intérieur du CSE.
2.3.6 – Moyens des commissions
Au-delà des heures de délégation consenties pour chacune des commissions, il est convenu que le temps passé en réunion avec le représentant de la Direction est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.
Les frais engagés par les membres des commissions afin de se rendre aux réunions convoquées par la Direction seront pris en charge selon les dispositions de la politique Frais de Vie en vigueur au sein de l’entreprise.
Article 2.4 - Délais de consultation du CSE
Conformément aux dispositions légales actuellement en vigueur, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l’expiration d’un délai :
d’un mois à compter de la transmission des informations ou ;
de 2 mois en cas d’intervention d’un expert.
Dans le cadre du présent accord, il est toutefois convenu que le délai de consultation peut être réduit si le CSE estime être prêt à rendre son avis. Par ailleurs, consciente que certaines consultations ponctuelles pourraient nécessiter un délai d’examen plus long, notamment lorsqu’elles requièrent le recours à un expert, la Direction s’engage à étudier avec l’instance du personnel compétente un délai adapté, si cette dernière en démontre la nécessité, en raison notamment de la complexité du projet présenté ou de raisons exceptionnelles ou inattendues. En conséquence, dans le cadre d’une consultation avec intervention d’un expert, le délai de consultation pourrait être compris entre 2 et 3 mois.
Article 2.5 - Thèmes et périodicités des consultations annuelles du CSE
En application de l’article L. 2312-17 du code du travail le comité social et économique est consulté annuellement sur :
les orientations stratégiques de l’entreprise,
la situation économique et financière de l’entreprise,
la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
Par dérogation dans le cadre du présent accord, les parties s’accordent sur une consultation biannuelle concernant l’égalité professionnelle. Les indicateurs correspondants à cette partie de la politique sociale seront néanmoins établis et communiqués tous les ans aux membres du CSE. Cette disposition n’empêchera pas la commission égalité professionnelle de se réunir si des dispositions législatives ou l’actualité de l’entreprise le nécessitaient.
Article 2.6 - Conditions d’utilisation de la visioconférence ou des conférences téléphoniques
Dans un souci de réactivité et d’optimisation du temps et des coûts, ou dans le cadre d’évènement majeur (pandémie, grève national des transports, etc…), le recours aux nouvelles technologies (visioconférence, audioconférence, etc…) est envisagé notamment pour la tenue des réunions des commissions du CSE ci-dessus mentionnées et les réunions du CSE ne dépassant pas deux heures lorsqu’il s’agit d’une simple communication d’information.
Les réunions qui se tiendront sous cette forme pourront faire l’objet d’une réunion préparatoire, les heures étant imputées sur le quota d’heures de délégation concerné.
Sauf conditions exceptionnelles, les réunions extraordinaires du CSE, qui se tiendront sous cette forme, seront convoquées au plus tard 3 jours ouvrés avant la date de réunion et 2 jours ouvrés pour les commissions du CSE.
Les réunions du CSE, qui se tiendront sous cette forme, feront l’objet d’un procès-verbal, qui sera approuvé, dans la mesure du possible, lors de la réunion suivante ou par échanges d’e-mails entre la Présidence du CSE et les membres ayant participé à ladite réunion.
Il est rappelé que l’utilisation des nouvelles technologies (visioconférence, audioconférence, etc…) pour la tenue des réunions ne doit pas compromettre la confidentialité de celles-ci. En conséquence, à chaque début de mandature, la Direction s’assurera que les salariés nouvellement élus sont en capacité de respecter cette disposition.
Lorsqu’une réunion sera convoquée sous cette forme, chaque participant s’assurera qu’il est en mesure de participer à la réunion en respectant la confidentialité nécessaire. Si tel n’est pas le cas, il devra en informer la Présidence du CSE afin qu’une solution soit envisagée.
Article 2.7 - Budget du Comité Social et Economique
Le calcul de la dotation du Comité Social et Economique se fera sur la base légale en vigueur, comme suit :
1,3% pour les œuvres sociales et culturelles
0,2% pour le budget de fonctionnement
En plus des expertises légalement prévues pour être prises en charge financièrement à 100% par l’entreprise, celle-ci prendra en charge deux expertises par mandature à hauteur de 95 % du montant facturé.
Chapitre 3 : La Commission Santé, Sécurité et des Conditions de Travail (CSSCT)
Conformément à la réglementation en vigueur, une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) sera créée au sein du CSE.
Cette commission a pour vocation de préparer les réunions et délibérations du CSE. Elle se verra confier, par délégation du CSE, tout ou partie des attributions du comité relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail. Elle ne pourra toutefois pas se voir déléguer le recours à un expert.
Article 3.1 - Missions déléguées par le CSE à la CSSCT
Les missions déléguées par le CSE à la CSSCT consistent à :
préparer les travaux du CSE relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail,
participer à des enquêtes en matière de santé, sécurité et conditions de travail et à des enquêtes consécutives à des accidents du travail,
formuler toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail,
préparer les 4 réunions annuelles du CSE au cours desquelles seront abordés les points relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail.
Article 3.2 - Présidence de la commission
La commission est présidée par une personne ayant qualité pour représenter la Direction d’Antalis France ou son représentant dûment mandaté par elle. Il est convenu que la Direction peut être accompagnée de toute personne en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour.
Article 3.3 - Composition de la commission
Pour tenir compte de la structure de l’entreprise et afin de permettre aux membres de la CSSCT de prendre en charge les différentes missions qui leur incombent, il est convenu que la CSSCT sera composée de 9 membres maximum dont au moins un représentant agent de maîtrise ou cadre.
Les membres de la CSSCT seront nommés parmi les membres titulaires et suppléants du CSE à l’occasion de la première réunion au début de chaque mandature.
Article 3.4 - Autres participants à la CSSCT
Sont invités aux réunions de la CSSCT le médecin du travail, le responsable interne du service sécurité et des conditions de travail, l’agent de contrôle de l’inspection du travail et l’agent de prévention des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
Article 3.5 - Nomination des membres de la commission
Les membres de la CSSCT seront nommés par les membres du CSE à l’occasion de la première réunion de chaque mandature. Ils seront désignés pour une durée qui prendra fin avec celle du mandat des membres élus au CSE.
Les modalités de désignation seront déterminées par le règlement intérieur du CSE.
Article 3.6 - Modalités de fonctionnement
Afin de permettre au CSE de s’appuyer sur les travaux de la CSSCT, et pour tenir compte du nombre de réunions du CSE portant sur les questions liées à la santé, la sécurité et aux conditions de travail, la CSSCT se réunira quatre fois par an. Des réunions extraordinaires de la CSSCT pourront être organisées à la demande de la Présidence de la commission ou de la majorité des membres titulaires du CSE.
Le représentant de la Direction réunira les membres de cette commission environ quatre semaines avant la réunion du CSE qui portera sur la santé, la sécurité et les conditions de travail.
Afin de faciliter les échanges entre la CSSCT et le représentant de la Direction, il est convenu que ladite commission nommera un Secrétaire, et un Secrétaire adjoint.
Un ordre du jour, permettant de donner un cadre aux réunions de la CSSCT et d’organiser les débats, sera établi conjointement entre le représentant de la Direction et le Secrétaire de la CSSCT, ou le Secrétaire adjoint en cas d’absence de ce dernier. Compte-tenu de la structure de l’entreprise (multi sites), l’ordre du jour, la convocation précisant que seuls les membres de la CSST participent à la réunion, ainsi que les documents nécessaires à la réunion seront transmis aux membres du CSE via leur messagerie électronique professionnelle ou personnelle.
Un compte-rendu des points traités sera rédigé conjointement au cours de chacune des réunions puis transmis aux membres du CSE. Il sera signé par le Président de la commission et le Secrétaire, ou le Secrétaire adjoint en son absence, puis transmis aux membres du CSE dans les dix jours ouvrés suivants la réunion. Le compte-rendu de la réunion sera annexé au procès-verbal de la réunion du CSE au cours de laquelle les sujets relatifs à la santé, la sécurité et les conditions de travail auront été portés à l’ordre du jour. Afin d’assurer une fluidité des débats, il est convenu que la prise de notes permettant d’établir les comptes rendus sera assurée par une personne déléguée par la Direction.
Afin de permettre aux membres de la CSSCT de préparer les travaux relevant de leurs prérogatives, il est convenu que chacun d’entre eux disposera de 5 heures de délégation mensuelles.
Les réunions de la commission se tiendront au siège de l’entreprise. Toutefois, d’un commun accord entre le représentant de la Direction et le Secrétaire (ou le Secrétaire adjoint en l’absence du Secrétaire), celles-ci pourront se tenir sur un autre site, afin notamment d’effectuer des visites de site.
En dehors des réunions plénières, trois membres de la commission pourront effectuer des visites de site, à raison de 3 visites par an. Le temps passé pour les visites sera considéré comme du temps de travail effectif et les frais de déplacement pris en charge par l’entreprise conformément aux dispositions de la procédure frais de vie en vigueur.
Dans un souci de réactivité et d’optimisation du temps et des coûts, ou dans le cadre d’évènement majeur (pandémie, grève national des transports, etc…), le recours aux nouvelles technologies (visioconférence, audioconférence, etc…) est envisagé dans les mêmes conditions que pour les réunions du CSE et ses commissions mentionnées à l’article 6.
Article 3.7 - Formation santé, sécurité et conditions de travail
Les membres du CSE bénéficient d’une formation en matière de santé, sécurité et de conditions de travail prise en charge par l’employeur selon les dispositions légales en vigueur.
Chapitre 4 : Les moyens des représentants du personnel
Article 4.1 - Heures de délégation des représentants du personnel
Les élus qui envisagent de prendre des heures de délégation informeront préalablement leur hiérarchie, si ces heures sont prises sur leur horaire de travail habituel, ou les Ressources Humaines (Gestionnaires RH et Responsable Relations Sociales) si elles sont prises en dehors de celui-ci. A cet effet, les informations suivantes devront être communiquées, soit par e-mail soit sous format papier (bon de délégation) :
nom et prénom de l’élu, service,
mandat (au titre duquel les heures de délégation sont prises),
la date de prise des heures de délégation, période de l’absence, durée présumée de l’absence.
Afin d’assurer une bonne organisation des services, les élus observeront un délai de prévenance, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, lorsque celles-ci seront prises durant leur horaire de travail habituel. Il est convenu que les élus auront jusqu’à 13h00, 3 jours ouvrés avant la date de prise de délégation pour faire part de leur intention de s’absenter de leur poste de travail. Exemple : si l’élu souhaite s’absenter le jeudi il devra alors prévenir au plus tard le lundi à 13h00, sauf en cas de circonstances exceptionnelles.
Compte-tenu de la responsabilité qui incombe à l’entreprise en matière de santé et sécurité, lorsque les heures de délégation seront prises en dehors de l’horaire de travail habituel, en raison des nécessités du mandat, et qu’elles amènent le représentant du personnel à se déplacer sur un site de l’entreprise ou un site extérieur, le délai est ramené à 1 jour ouvré.
La prise d’heures de délégation en dehors de l’horaire de travail habituel ne doit toutefois pas faire obstacle au respect de la réglementation en vigueur sur la durée maximale du travail et les temps de repos.
Pour des raisons de sécurité, lorsqu’un élu exécute ses heures de délégation sur un des sites de l’entreprise, il devra signaler sa présence en complétant le registre d’accueil prévu à cet effet.
4.1.1 Relevé mensuel des heures de délégation
Un relevé mensuel des heures de délégation et de présence aux réunions convoquées par la Direction devra être adressé, au plus tard pour le 15 du mois suivant, aux Ressources Humaines (Gestionnaire RH et Responsable Relations Sociales). Le modèle à utiliser sera remis à chaque salarié investi de mandat.
4.1.2 Mutualisation des heures de délégation
Il est par ailleurs rappelé que les heures de délégation peuvent être annualisées et mutualisées dans les limites fixées par le code du travail. Les élus doivent informer l'employeur 8 jours avant la date prévue pour l'utilisation de cette mutualisation. "L'information se fait par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux" (article R. 2315-6 du Code du travail).
Le document prévu à cet effet, devra être transmis dans les délais impartis à la personne en charge des Relations Sociales, Santé & Sécurité copie le Responsable du Service du Personnel.
Il est rappelé que la mutualisation ne peut permettre à un membre de la délégation du CSE de disposer dans le mois de plus d’une fois et demie le crédit d’heures dont bénéficie un membre titulaire. Cette disposition concerne uniquement les heures de délégation légalement prévues pour les membres titulaires du CSE. En conséquence, les heures de délégation supra légales concédées aux différentes commissions du CSE ne sont pas prises en compte. Il en est de même pour les heures de délégation attribuées au titre du mandat de Délégué Syndical et Délégué Syndical Central.
Article 4.2 - Remplacement d’un titulaire absent
Il est rappelé qu’un suppléant assiste aux réunions préparatoires et plénières du CSE qu’en cas d’absence d’un titulaire.
Tout remplacement doit être signalé à la Présidence du CSE au plus tard dans les 3 jours ouvrés précédents la réunion préparatoire sauf en cas d’absence imprévisible et justifié du titulaire.
Les modalités de suppléance devront être organisées dans le cadre du règlement intérieur du CSE et conformément aux dispositions légales en vigueur.
Article 4.3 - La formation des représentants du personnel
Dans le cadre de leur activité professionnelle, les représentants du personnel ont accès, dans les mêmes conditions que les autres salariés, aux actions de formation prévues dans le plan de formation de l’entreprise.
Afin de permettre aux représentants du personnel de se familiariser avec les informations relatives à l’économie de l’entreprise, il est convenu qu’une formation, animée par une personne de la Direction Financière, sera dispensée à chaque début de mandature. Cette formation, à destination des membres titulaires et suppléants du CSE, des Représentants Syndicaux au CSE, des Délégués Syndicaux et Délégués Syndicaux Centraux, portera sur la lecture du bilan et de la liasse fiscale de l’entreprise. Selon les modules de formation qui seront développés sous WeConnect, cette formation pourrait être réalisée en ligne (e-learning).
Article 4.4 - Locaux des représentants du personnel et équipements
Un local sera mis à disposition du CSE au siège social de l’entreprise.
Un local syndical sera également mis à disposition au siège social de l’entreprise pour l’ensemble des Organisations Syndicales.
Compte tenu de l’importance du site, un local à l’attention des instances représentatives du personnel sera mis à disposition sur les sites de Sénart et Gonesse.
Dans le cadre de leurs mandats, les représentants du personnel auront la possibilité de procéder à l’impression des documents nécessaires à l’exécution de leurs missions sur les copieurs de l’entreprise. Dans la mesure où ces documents peuvent revêtir un caractère confidentiel, il leur appartiendra de choisir le cas échéant l’option «impression sécurisée».
Article 4.5 - Messagerie électronique
Chaque représentant du personnel disposera d’une adresse de messagerie Antalis lui permettant de recevoir les communications de l’entreprise. Pour les représentants ne disposant pas d’un ordinateur mis à disposition par l’entreprise dans le cadre de leur fonction, il leur appartiendra de se connecter via leur propre matériel (ordinateur, tablette, téléphone mobile, etc…) à partir du site sécurisé https://outlook.office365.com
Article 4.6 - Répertoire informatique dédié au CSE
Afin d’assurer une sauvegarde fiable et efficace des données relatives aux activités du CSE, un espace dans l’environnement informatique Antalis lui sera dédié. L’accès en sera réservé aux Secrétaire et Trésorier, et en leur absence aux Secrétaire adjoint et Trésorier adjoint.
Article 4.7 - Activités sociales et culturelles
Il est convenu que les activités sociales et culturelles mises en place par le CSE pourront faire l’objet d’une diffusion sur les adresses mails professionnelles des salariés.
Cette disposition s’applique strictement à la communication relative aux activités sociales et culturelles. En cas de manquement, cette clause sera immédiatement frappée de caducité.
Article 4.8 - Frais de déplacement
Les frais engagés par les représentants du personnel, dans le cadre de leur mandat, afin d’assister à des réunions ou commissions organisées par la Direction ou l’un de ses représentants, seront pris en charge par l’entreprise selon les dispositions de la procédure frais de vie en vigueur.
Article 4.9 - Durée de déplacement
Le temps passé en déplacement pendant les horaires de travail pour les besoins du mandat s’impute sur le crédit d’heures de délégation.
S’il s’agit d’un déplacement pour se rendre à une réunion organisée par l’employeur pendant le temps de travail il ne s’impute pas sur le crédit d’heures et est rémunéré comme du temps de travail effectif.
Il est rappelé que le temps de trajet effectué en exécution des fonctions représentatives du salarié est rémunéré lorsqu’il est pris en dehors de l’horaire normal de travail et qu’il dépasse en durée le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail.
Article 4.10 - Charge de travail et évolutions de carrière
Conformément aux dispositions de l’article L 2141-5 du Code du travail, chaque élu bénéficiera à sa demande d’un entretien individuel avec les Ressources Humaines au début de son mandat afin de faire le point sur les modalités pratiques d’exercice de celui-ci au sein de l’entreprise au regard de son emploi.
Afin de garantir un équilibre entre la charge de travail liée au poste occupé, au(x) mandat(s) et la vie personnelle du représentant du personnel, les objectifs fixés annuellement ou semestriellement devront être adaptés en conséquence, quel que soit le poste occupé ou la catégorie professionnelle. En cas de difficultés majeures, un entretien à l’initiative du salarié ou de sa hiérarchie pourra être organisé. Tout différend à ce sujet sera évoqué avec les Ressources Humaines.
Si des salariés cadres au forfait jours investis de mandat, en raison des responsabilités qui leur incombent compte tenu du poste occupé, étaient amenés à prendre leurs heures de délégation de façon récurrente en dehors de leur temps de travail habituel, une compensation sous forme de demi-journée leur serait consentie. Il sera par conséquent accordé 3 demi-journées par trimestre, à prendre à raison d’une demi-journée par mois, sous réserve que les relevés mensuels soient complétés et communiqués de façon mensuelle conformément aux dispositions de l’article 4.1.1 du présent accord. Dans cette éventualité, la Direction se réserve le droit d’organiser une rencontre entre le salarié investi de mandat, son supérieur hiérarchique et les Ressources Humaines afin que des solutions alternatives (priorisation des missions à accomplir, révision des objectifs, etc…) puissent être envisagées.
L’exercice d'un mandat ne saurait être la cause d'une absence d’évolution de carrière. En conséquence, l’entreprise s’engage à accepter toute demande de validation des acquis de l’expérience (VAE) formulée par un salarié justifiant d’une expérience de 4 années consécutives en tant que représentant du personnel. Cette démarche, qui s’inscrit dans un cadre individuel et sur la base du volontariat, sera prise en charge par le biais d’un des dispositifs de formation en vigueur (compte personnel de formation, période de professionnalisation, plan de formation, etc).
Chapitre 5 : Dialogue social
Article 5.1 - Rappel du fonctionnement des Instances Représentatives du Personnel
Afin de renforcer la compréhension de l’intérêt d’un dialogue social de qualité, il est convenu qu’à chaque nouvelle mandature :
un rappel des droits et devoirs des élus soit fait. Cela permettra notamment aux nouveaux représentants du personnel de s’approprier le fonctionnement des instances au sein d’Antalis France.
une information soit faite aux responsables ayant dans leur équipe un représentant du personnel afin de leur permettre d’en maîtriser la gestion au quotidien.
Article 5.2 - Délégués Syndicaux et Délégués Syndicaux Centraux
Afin de permettre aux Organisations Syndicales représentatives d’assumer dans les meilleures conditions possibles leurs prérogatives, et au regard de la structure de l’entreprise, il est convenu que chacune d’entre elles pourra désigner à l’issue de chaque élection professionnelle, deux Délégués Syndicaux dont un Délégué Syndical Central. Ils bénéficieront des heures de délégation légalement prévues.
Article 5.3 - Frais de déplacements
Afin de permettre aux Délégués Syndicaux et aux Délégués Syndicaux Centraux de mener à bien leurs missions, l’entreprise s’engage à prendre en charge, selon les conditions de la procédure frais de vie applicable au sein de l’entreprise, 6 déplacements par an et par Organisation Syndicale représentative. .
En cas d’évènement exceptionnel (acquisition, fermeture de site, etc) des déplacements complémentaires pourraient être pris en charge. Cela fera l’objet d’un examen au cas par cas entre les Organisations Syndicales représentatives et la Direction au moment de la survenance de l’évènement.
Chapitre 6 : La Base de Données Economique et Sociale (BDES)
La Base de Données Economiques Sociales (BDES) rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes mises à la disposition du Comité Social et Economique. Elle permet de donner une vision claire et globale des informations qui y sont alimentées.
Elle est constituée au niveau de l’entreprise.
Les éléments d'information transmis de manière récurrente au Comité sont mis à la disposition de leurs membres dans la base de données.
La BDES est accessible sur un support informatique auprès du service Ressources Humaines. La Direction s’engage à mettre en place une BDES dématérialisée au cours de la première mandature du CSE.
Les représentants du personnel ayant accès à la BDES sont :
Les membres du CSE
Les représentants syndicaux au CSE
Les délégués syndicaux
Chapitre 7 : Le vote électronique
Compte tenu de la structure de l’entreprise (multi-sites) et afin de prendre en compte les difficultés liées à la constitution des bureaux de vote et éviter les désagréments d’un vote par correspondance en nombre, la Direction a suggéré de mettre en place le vote électronique à l’occasion des prochaines élections professionnelles prévues en mars 2019.
A cet effet, et afin de permettre aux Organisations Syndicales représentatives d’avoir un avis éclairé à ce sujet, un prestataire potentiel est venu présenter les modalités d’un vote électronique.
A l’issue de cette présentation, les Organisations Syndicales représentatives signataires du présent accord ont donné un avis favorable à ce nouveau mode de scrutin. En conséquence, un accord relatif au vote électronique a été négocié afin de convenir des modalités à mettre en place.
Chapitre 8 : Dispositions finales
Sauf mentions particulières, les dispositions du présent accord ne pourront être modifiées ni par les protocoles d’accord préélectoraux ni par le règlement intérieur du CSE.
Les dispositions du présent accord se substituent de plein droit à celles des accords internes relatifs aux anciennes instances représentatives du personnel (DP, CE et CHSCT).
Article 8.1 - Entrée en vigueur et durée de l’accord
Sauf dispositions contraires, le présent accord, conclu pour une durée indéterminée, entrera en vigueur à la date de proclamation des résultats des prochaines élections du CSE.
Il est rappelé que les mandats des représentants du personnel ont été prorogés jusqu’au 29 mars 2019 au plus tard par l’accord d’entreprise du 15 février 2018.
Article 8.2 - Suivi de l’accord
La mise en place des instances représentatives du personnel s’inscrit dans un cadre légal totalement nouveau. Les parties conviennent donc de la nécessité d’établir un bilan à mi-mandat de la mise en œuvre concrète du présent accord et du fonctionnement des instances représentatives du personnel, afin d’y apporter des améliorations le cas échéant.
En conséquence, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives signataires de l’accord se rencontreront au cours du 4ème trimestre de l’année 2020. Il est précisé que ce bilan, effectué au cours de la première mandature du CSE, aura pour objet de s’assurer du bon fonctionnement de l’instance, notamment en ce qui concerne la commission réclamations individuelles et collectives et la commission santé, sécurité et conditions de travail, mais ne constituera pas l’ouverture d’une nouvelle négociation sur les dispositions prévues par le présent accord.
Après ce premier bilan, les parties se rencontreront lorsque cela sera nécessaire soit à la demande de la Direction ou à l’unanimité des Organisation Syndicales représentatives signataires du présent accord.
Article 8.3 - Modalités de révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé par avenant modificatif. Sont habilitées à engager la procédure de révision de l’accord :
jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires ou adhérentes de cet accord.
à l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord.
Toute demande de révision par l’une ou l’autre des parties signataires, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle concernant le ou les articles soumis à révision, sera notifiée à chacune des autres parties signataires du présent accord.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans le délai de trois mois à compter de la réception de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées, à l’initiative de la Direction, en vue de la rédaction du nouveau texte.
L’avenant de révision de tout ou partie du présent accord se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.
Article 8.4 - Modalités de dénonciation de l’accord
Seules les organisations signataires peuvent dénoncer le présent accord. La dénonciation pourra être totale ou partielle et ainsi porter sur un ou plusieurs articles du présent accord.
La dénonciation (totale ou partielle) doit s’effectuer par lettre recommandée avec accusé de réception adressée par son auteur à chaque autre signataire avec un préavis de trois mois.
Dans ce cas, l’accord continuera à s’appliquer jusqu’à ce qu’un nouvel accord lui soit substitué et au plus tard pendant un an à compter de l’expiration du délai de préavis.
Afin de conclure un nouvel accord, la Direction devra alors, à la demande d’une partie intéressée, convoquer les organisations syndicales à une nouvelle négociation dans les trois mois qui suivent le début du préavis.
Article 8.5 - Publicité et dépôt de l’accord
Les formalités de dépôt du présent accord seront réalisées conformément aux dispositions du Code du travail. Ainsi : -un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris ; -un exemplaire sera déposé en ligne sur la plateforme TéléAccords (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).
Enfin, en application des dispositions des articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail, un exemplaire du présent accord sera transmis aux Organisations Syndicales représentatives, une version électronique sera postée sur l’intranet de l’entreprise et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.
Fait à Paris, le 28 janvier 2019 en 6 exemplaires dont deux pour les formalités de publicité.
Pour la société ANTALIS FRANCE XXX
Pour la SECIF-CFDT : XXX
Pour la CFTC : XXX
Abréviations
C E : Comité d’Entreprise D P : Délégués du Personnel C H S C T : Comité d’Hygiène, de Sécurité et Conditions de Travail C S E : Comité Social et Economique C S S C T : Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail B D E S : Base de Données Economique et Sociale D S : Délégué Syndical D S C : Délégué Syndical Central
ANNEXE 1
Rapport d’activité Commission d’Information et d’Aide au Logement
