ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE CENTRAL
Version projet réunion de négociation du 15 décembre 2023
Entre :
APF France handicap, Association Loi 1901, reconnue d’utilité publique, dont le Siège National est situé 17, boulevard Auguste Blanqui 75013 PARIS, représentée par Madame, Directrice des Ressources Humaines,
d’une part, Et Les organisations syndicales de salariés ci- dessous désignées :
CFDT Santé Sociaux Représentée par Monsieur
CGT Santé et action sociale Représentée par Monsieur
d’autre part.
PREAMBULE
Le présent accord fixe les modalités d’élection des membres titulaires et suppléants du Comité Social et Economique Central (CSEC) d’APF France handicap. Afin de procéder à l’élection des membres du CSE Central, les signataires conviennent de fixer, par le présent accord, la composition de l’organisme et de décrire l’ensemble des principes et modalités pratiques d’organisation du scrutin nécessaire à sa mise en place. Conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique central peuvent avoir lieu par voie électronique. Il est toutefois primordial que le recours au vote dématérialisé respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote. C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord, distinct du protocole préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système. Suite à la réunion de négociation du 15 décembre 2023, les parties ont convenu des dispositions suivantes.
- PRINCIPES GENERAUX Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein d’APF France handicap pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique Central (CSEC). Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par Internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte. Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;
l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 22 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise réalisé par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. - MODALITES DE VOTE – PROTOCOLE PREELECTORAL Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral relatif à l’élection du CSE Central. La Direction et les organisations syndicales conviendront notamment, dans le cadre de ce protocole, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote. Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales. Il indiquera en outre le nom du prestataire choisi pour la mise en place du vote électronique. - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE – ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE Le vote électronique pourra avoir lieu sur le lieu de travail ou à distance. Durant la période de vote, les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet (PC, Smartphone, tablette…). Avant l’ouverture du scrutin, chaque électeur recevra par voie postale, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote. La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection et clôturera définitivement l’accès à cette élection. - Sincérité du vote électronique et stockage des données Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification. A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement. Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée. Le vote électronique se déroulera pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote national et les représentants de la Direction pour assurer le contrôle des opérations électorales. Il est précisé que dans le cadre de l’élection des membres du CSE Central, un seul Bureau de vote national est mis en place. Ce bureau de vote national sera composé à minima d’un représentant par organisation syndicale signataire du protocole d’accord préélectoral dans la limite d’un président et deux assesseurs. Il est précisé que les membres du bureau de vote national sont salariés d’APF France handicap et ont la qualité d’électeur dans le cadre de cette élection. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007. Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau. Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits. - Sécurité Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur en lien avec le prestataire. Les membres du bureau de vote national accompagnés des représentants de la Direction et d’un représentant du prestataire, auront notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. - Information et Formation Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les électeurs. En particulier, une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote et qui contiendra l’identifiant de vote sera adressée à chaque électeur en amont avant l’ouverture du scrutin. En outre, les membres du bureau de vote national bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique. Cette formation se déroulera concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote. - Gestion des données à caractère personnel et RGPD La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. - Expertise de la solution de vote Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place, sera soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL. - Durée de l’accord - Dépôt Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant aux opérations électorales qui auront lieu pour la mise en place de la prochaine mandature du CSE Central. Il prendra effet à compter de sa signature. Il pourra être révisé selon les conditions légales et réglementaires en vigueur. Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux termes de l’article D. 2231-4 du Code du travail, à savoir un dépôt accompagné des pièces justificatives sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail dénommée « TéléAccords » ainsi qu’en un exemplaire auprès du secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de conclusion du présent accord. Chaque Organisation Syndicale représentative recevra un exemplaire du présent accord.
Il fera l'objet d'un affichage dans chaque structure.
Fait à Paris, le 15 décembre 2023
Pour APF France handicap Pour la CFDT Pour la CGT
Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique
Annexe : Cahier des charges de mise en œuvre du vote électronique
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u ARTICLE 1 - - PRINCIPES GENERAUX PAGEREF _Toc139537797 \h 2 ARTICLE 2 - - MODALITES DE VOTE – PROTOCOLE PREELECTORAL PAGEREF _Toc139537798 \h 2 ARTICLE 3 - - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE – ACCES AU VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc139537799 \h 3 ARTICLE 4 - - Sincérité du vote électronique et stockage des données PAGEREF _Toc139537800 \h 3 ARTICLE 5 - - Sécurité PAGEREF _Toc139537801 \h 4 ARTICLE 6 - - Information et Formation PAGEREF _Toc139537802 \h 5 ARTICLE 7 - - Gestion des données à caractère personnel et RGPD PAGEREF _Toc139537803 \h 5 ARTICLE 8 - - Expertise de la solution de vote PAGEREF _Toc139537804 \h 5 ARTICLE 9 - - Durée de l’accord - Dépôt PAGEREF _Toc139537805 \h 5 ARTICLE 10 - - PRESENTATION GENERALE DES BESOINS : VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc139537806 \h 8 ARTICLE 10.1 - Contexte de mise en œuvre du vote électronique PAGEREF _Toc139537807 \h 8 ARTICLE 10.2 - Nature des prestations attendues PAGEREF _Toc139537808 \h 9 ARTICLE 11 - - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique PAGEREF _Toc139537809 \h 9 ARTICLE 11.1 - Système de vote électronique distant PAGEREF _Toc139537810 \h 9 ARTICLE 11.2 - Période des élections PAGEREF _Toc139537811 \h 9 ARTICLE 11.3 - Nature des élections PAGEREF _Toc139537812 \h 9 ARTICLE 11.4 - Sécurisation du système proposé PAGEREF _Toc139537813 \h 9 ARTICLE 12 - - Scénario de vote PAGEREF _Toc139537814 \h 10 ARTICLE 12.1 - Étapes PAGEREF _Toc139537815 \h 10 ARTICLE 12.2 - Émargement électronique, unicité du vote PAGEREF _Toc139537816 \h 11 ARTICLE 12.3 - Enchaînement des élections PAGEREF _Toc139537817 \h 11 ARTICLE 12.4 - Accusé d’enregistrement du vote PAGEREF _Toc139537818 \h 11 ARTICLE 12.5 - Traitements sous-jacents PAGEREF _Toc139537819 \h 11 ARTICLE 13 - - Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections PAGEREF _Toc139537820 \h 11 ARTICLE 14 - - Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote PAGEREF _Toc139537821 \h 12 ARTICLE 14.1 - Étapes PAGEREF _Toc139537822 \h 12 ARTICLE 14.2 - Scellement du système PAGEREF _Toc139537823 \h 12 ARTICLE 14.3 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique PAGEREF _Toc139537824 \h 13 ARTICLE 14.4 - Résultats PAGEREF _Toc139537825 \h 13 ARTICLE 14.5 - Liste des émargements PAGEREF _Toc139537826 \h 13 ARTICLE 15 - - Assistance technique PAGEREF _Toc139537827 \h 14 ARTICLE 16 - - Dispositifs de secours PAGEREF _Toc139537828 \h 14 ARTICLE 17 - - Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution PAGEREF _Toc139537829 \h 14 ARTICLE 17.1 - Listes électorales et fichier des électeurs PAGEREF _Toc139537830 \h 14 ARTICLE 17.2 - Moyens d’authentification PAGEREF _Toc139537831 \h 16 ARTICLE 17.3 - Listes de candidats PAGEREF _Toc139537832 \h 16 ARTICLE 17.4 - Recette du système de vote électronique PAGEREF _Toc139537833 \h 17 ARTICLE 17.5 - Scrutin à blanc PAGEREF _Toc139537834 \h 17 ARTICLE 17.6 - Prestation de conseil et d’assistance de la DRH PAGEREF _Toc139537835 \h 18 ARTICLE 18 - - Gestion informatique et technique du système de vote électronique PAGEREF _Toc139537836 \h 18 ARTICLE 18.1 - Disponibilité du système de vote électronique PAGEREF _Toc139537837 \h 18 ARTICLE 18.2 - Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire PAGEREF _Toc139537838 \h 18 ARTICLE 18.3 - Conservation des données PAGEREF _Toc139537839 \h 18 - PRESENTATION GENERALE DES BESOINS : VOTE ELECTRONIQUE Contexte de mise en œuvre du vote électronique Dans le cadre de l’organisation de l’élection professionnelle du CSE Central, APF France handicap souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet. Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique d’établissement central (CSEC). Les modalités d’organisation de cette élection sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10. Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. L’élection pour le renouvellement du CSEC au sein d’APF France handicap amène un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Nature des prestations attendues Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
- Fonctionnalités attendues du système de vote électronique Système de vote électronique distant Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par APF France handicap, mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet. Période des élections La durée du vote sera déterminée dans le protocole préélectoral national relatif à l’élection des membres du CSEC. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24 depuis tout poste informatique connecté à Internet. Nature des élections L’élection à organiser est celle des membres de la délégation du personnel du comité social et économique central, titulaires et suppléants. Sécurisation du système proposé Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à APF France handicap les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition d’APF France handicap les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par l’Association. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art. - Scénario de vote Étapes Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un mot de passe ainsi qu’une question défi-réponse non triviale qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ou “nul” ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote ;
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote). Enchaînement des élections Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté. Accusé d’enregistrement du vote L’électeur dispose de la possibilité de générer un accusé de confirmation de la prise en compte de son vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse. Traitements sous-jacents Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote national. - Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau national.
La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : les membres du bureau de vote national seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote national d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote national des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
- Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote Étapes La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : les membres du bureau de vote national seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;
l’édition en ligne des résultats de l’élection : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;
la remise par le prestataire du procès-verbal complété et conforme aux modèles Cerfa ;
Scellement du système Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote national. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique. La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période de l’élection. Elle sera remise au prestataire à l’issue de cette dernière afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls membres du bureau de vote national, de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques. Résultats A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote national, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
le Procès-Verbal complété conforme aux modèles Cerfa ;
Liste des émargements L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. La liste d’émargement comprendra :
Le périmètre concerné
les noms et prénoms des électeurs
Les listes d’émargements seront accessibles par les membres du bureau de vote national sur l’ensemble du périmètre de l’élection - Assistance technique Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote national et le représentant de la Direction. Cette formation se déroulera concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres des bureaux de vote national. Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs. L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local. - Dispositifs de secours Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote national aura compétence, après avis des représentants de la direction et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Pour ce faire, le bureau de vote national possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin. - Gestion du processus electoral et paramétrage de la solution Listes électorales et fichier des électeurs Les listes électorales sont constituées par la D.R.H. nationale. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par APF France handicap et seront ensuite fournies au prestataire. Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
la civilité de l’électeur,
les nom et prénom de l’électeur,
la date de naissance de l’électeur,
le site de rattachement de vote de l’électeur (périmètre)
les droits de vote de l’électeur,
les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
des informations d’authentification (éventuellement).
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction. Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales. Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral national pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications. Moyens d’authentification A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur. Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du mot de passe durant toutes les étapes. Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un mot de passe qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra répondre à une question défi-réponse non triviale. Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification. Listes de candidats Les listes de candidats seront transmises à la D.R.H. nationale aux fins d’intégration dans le système de vote électronique et de présentation de celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de l’Association. Les listes de candidats mentionnent notamment :
le périmètre CSEE de l’électeur
les nom et prénom de chaque candidat,
l’élection sur laquelle le candidat se présente (titulaire / suppléant)
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système. Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi. Recette du système de vote électronique Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux membres du bureau de vote national, de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour l’élection. Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles. Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre APF France handicap et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats. Scrutin à blanc Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi et photos des candidats. Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote national de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections. Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau de vote national vont pouvoir tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. Pour ce faire, les membres du bureau de vote national ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote national valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote national de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification. Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote national programmera l’ouverture et la fermeture des élections. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique t aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
- Gestion informatique et technique du système de vote électronique Disponibilité du système de vote électronique Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture. Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections d’APF France handicap (stockage et accès). Conservation des données Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
