Accord relatif à la mise en place du vote électronique Entre
La société
ArianeGroup SAS, située 51-61 Route de Verneuil – 78 130 Les Mureaux - France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Versailles sous le numéro 519 032 247, représentée par
D’une part, Et
Les
organisations syndicales représentatives de la société ArianeGroup SAS
La loi pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 permet aux entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Le vote électronique permet notamment de :
Faciliter l’organisation matérielle des élections professionnelles ;
Garantir aux salariés de voter quand ils le souhaitent et où ils se trouvent pendant la période d’ouverture du scrutin ;
Obtenir des résultats de manière quasi instantanée et ce, sous le contrôle des membres des bureaux de vote désignés.
Dans ce contexte, la société ArianeGroup SAS et les organisations syndicales représentatives ont souhaité, par un accord collectif d’entreprise, aménager le processus électoral à l’occasion du cycle électoral 2023 – 2027 en permettant la mise en place du vote électronique.
Les parties conviennent que dans le cadre des négociations d’établissement des protocoles d’accords préélectoraux, les modalités d’organisation pratiques de ce mode de scrutin seront précisées en respectant les principes définis dans le présent accord et son annexe.
Article 1 - Objet de l’accord
Le présent accord a pour objet d’aménager le processus des opérations de vote avec la mise en place du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles.
Article 2 - Champ d’application de l’accord
Cette modalité d’organisation du scrutin est applicable à l’ensemble des 8 établissements distincts de la société, à l’occasion des élections des membres titulaires et suppléants des comités sociaux et économiques d’établissement.
Article 3 – Principes Généraux
Le présent accord est conclu conformément aux dispositions de l’article R. 2314-5 et suivants du code du Travail qui fixent le cadre juridique obligatoire relatif à l’organisation du vote électronique.
Le système de vote électronique mis en œuvre respectera les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin à savoir :
L’anonymat et la sincérité du vote : l’impossibilité de relier le vote émis à un électeur ;
L’intégrité du vote : l’identité entre le bulletin de vote choisi par un salarié et le bulletin enregistré ;
L’unicité du vote : l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
La confidentialité et le secret du vote.
Conformément aux dispositions des articles R.2314-5 et suivants du code du Travail, le système de vote électronique retenu devra s’inscrire dans le cadre juridique obligatoire relatif à l’organisation du vote électronique et assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le prestataire sera également tenu de prévoir un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques.
Article 4 - Choix du prestataire
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de recourir à une solution proposée par un prestataire extérieur spécialisé, sur la base du cahier des charges rédigé par la société et annexé au présent accord et répondant aux critères objectifs suivants :
Répondre au cahier des charges annexé au présent accord, reprenant l’ensemble des obligations légales et réglementaires en matière d’organisation de vote électronique mais également les dispositions de la CNIL permettant de garantir la sécurité, la sincérité et la confidentialité du scrutin par voie électronique ;
Etre un interlocuteur reconnu ayant déjà une expérience nationale en matière d’organisation de vote électronique pour les élections professionnelles dans le secteur privé ou public ;
Utiliser les dernières technologies en matière de chiffrement et de sécurité du vote électronique assurant robustesse et sécurité du vote.
A l’occasion de la négociation du présent accord, deux prestataires ont été présentés aux organisations syndicales représentatives au niveau société le 30 mars 2023. A titre de démonstration, chacun des deux prestataires a réalisé une présentation de son système de vote et a répondu aux questions des organisations syndicales relatives à son fonctionnement.
Suite à ces démonstrations, les échanges lors de la négociation et le processus « Achat », la société Néovote SAS, située 47 boulevard de Courcelles - 75008 Paris a été choisie par la société pour être le prestataire de vote électronique.
Article 5 – Expertise du système de vote proposé par le prestataire
Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique sera soumis par le prestataire à une expertise indépendante répondant aux exigences :
De la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;
Du décret n°2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ;
Du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au CSE ;
Du Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 du 14 avril 2016.
Cette expertise est destinée, notamment à vérifier que le système de vote prévu assure la confidentialité des données transmises, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement et du dépouillement des votes.
Cette expertise permettra également de vérifier que les données relatives aux électeurs inscrits ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés.
Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la CNIL. Les conclusions de cette expertise (certificat d’expertise indépendante) seront mises à la disposition de l’ensemble des organisations syndicales présentant une liste de candidats au sein d’un établissement de la société ArianeGroup SAS.
Article 6 – Modalités d’organisation des élections par voie électronique
6.1 Information des salariés sur le système de vote
Les salariés seront informés par différents moyens du système de vote électronique mis en place notamment afin de leur en faciliter son appropriation et utilisation (communication RH, intranet société, notice explicative…).
Le prestataire de vote électronique mettra également à la disposition des salariés un lien de démonstration afin de leur permettre de se familiariser avec l’outil et la procédure de vote. Une vidéo tutoriel sera également disponible sur la plateforme de vote électronique dans l’onglet « Aide ».
6.2 Bureaux de vote d’établissement
Un bureau de vote commun aux différents collèges électoraux sera mis en place au niveau de chaque établissement distinct.
Il sera composé d’autant de membres qu’il y a d’organisations syndicales présentant des listes de candidats au 1er tour des élections professionnelles de l’établissement et à minima d’au moins 3 salariés électeurs volontaires.
Les membres de chaque bureau de vote d’établissement représenteront l’ensemble des collèges et seront désignés par accord entre les organisations syndicales ayant présenté des listes de candidats ou à défaut, selon les dispositions du code électoral.
Chaque bureau de vote pourra être assisté dans toutes ses opérations par un salarié désigné par la Direction d’établissement, ce salarié ayant seulement, en cas de décision à prendre, voix consultative. Il ne pourra en aucun cas se substituer au bureau de vote pour la prise de décision.
Le bureau de vote est seul détenteur des codes de déchiffrement du système de vote pour le scrutin de l’établissement.
Chaque bureau de vote, assisté par le chef de projet du prestataire :
Procèdera avant que le scrutin ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique par internet et vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par les codes délivrés à cet effet ;
Procèdera à la proclamation de l’ouverture du scrutin ;
Contrôlera à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système de vote ;
Procèdera aux opérations de descellement des urnes et de dépouillement ;
Proclamera les résultats de l’établissement.
A cette occasion, les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote retenu.
Pendant la durée du scrutin, les membres des bureaux de vote auront accès à la liste d’émargement et aux pourcentages de participation de leur établissement.
Conformément à l’article R. 2314-16 du code du Travail, il est rappelé que la liste d’émargement contenant des données personnelles confidentielles n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote concerné et à des fins de contrôle et de déroulement du scrutin.
Toute autre utilisation n’est donc pas conforme aux dispositions légales et réglementaires.
Afin d’assurer la confidentialité des informations auxquelles les membres du bureau de vote ont accès, ces derniers se réuniront à minima une fois par jour, dans un lieu dédié et équipé d’un poste informatique connecté à internet, notamment pour consulter les taux de participation et les listes d’émargement ou veiller au bon déroulement du scrutin. Ces modalités seront définies dans le cadre des protocoles d’accords pré-électoraux d’établissement.
Observateurs du scrutin
Au niveau des bureaux de vote d’établissement, chaque organisation syndicale ayant déposé une liste de candidats au 1er tour pourra désigner un représentant habilité à assister aux opérations électorales.
Ces observateurs du scrutin seront invités par la Direction à assister aux opérations de contrôles et de scellement réalisées par les membres du bureau de vote de leur établissement.
A cette occasion, ils bénéficieront d’une formation sur le système de vote retenu.
Pendant la durée du scrutin, les observateurs du scrutin auront accès aux pourcentages de participation de leur établissement.
6.4 Pilotage des élections professionnelles
Le prestataire désignera un chef de projet auprès de la Direction d’ArianeGroup SAS. Il apportera son conseil dans l’organisation et le pilotage des élections professionnelles organisées par voie électronique. Il aidera à respecter le cadre juridique et mener à bien l’ensemble du processus électoral.
Le chef de projet assurera le paramétrage de l’intégralité du système de vote électronique à partir des éléments et données transmis par la société ArianeGroup SAS.
Il assurera la reproduction sur le serveur des listes électorales, des listes de candidats et la présentation des professions de foi et des bulletins de vote. Les listes en présence seront présentées aux électeurs, à chaque page affichée, dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.
Durant le scrutin, le chef de projet se tiendra à la disposition des représentants de la Direction et des membres des bureaux de vote d’établissement afin de les assister dans l’exercice de leurs missions.
Afin de permettre le contrôle des données relatives aux candidatures et aux professions de foi importées dans le système de vote électronique, et ce avant l’ouverture du scrutin, les observateurs du scrutin auront accès aux éléments importés pour le compte de leur organisation syndicale et pour leur établissement, à des fins de vérification.
6.5 Accessibilité et dispositif de secours
Le Prestataire garantit que le système de vote sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuel sans installation. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via Internet.
Ainsi, le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote concerné aura compétence, après avis des représentants de la direction d’ArianeGroup SAS, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
6.6 Cellule centrale de suivi
Une cellule centrale de suivi sera mise en place au niveau de l’entreprise.
La cellule centrale sera composée du chef de projet du prestataire, de représentants de la Direction des Ressources Humaines et d’un délégué syndical central désigné par organisation syndicale représentative.
Elle sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique pour l’ensemble des établissements en liaison avec les bureaux de vote d’établissement. La Cellule centrale de suivi se réunira à minima trois fois au cours de la période du scrutin.
Au cours de ces réunions, les membres de la cellule centrale auront accès aux pourcentages de participation de chaque établissement et aux pourcentages de participation consolidés au niveau de la société.
A l’issue du scrutin, les membres de la cellule centrale se réuniront afin d’avoir accès aux résultats de représentativité de chaque établissement et aux résultats de représentativité consolidés au niveau de la société.
Les membres de la cellule centrale bénéficieront d’une formation sur le système de vote retenu. Cette formation aura lieu en même temps que celle des membres du bureau de vote d’établissement.
Article 7 - Déroulement des élections
7.1 Temps du scrutin
Afin d’assurer un taux de participation optimal, le vote électronique se déroulera, pour chaque tour, sur une période de plusieurs jours intégrant un week-end.
Les élections auront lieu à des dates identiques pour l’ensemble des établissements de la société. Ces dates seront reprises à l’identique dans les différents protocoles d’accords préélectoraux.
Ainsi, le premier tour des élections professionnelles aura lieu le mardi 14 novembre 2023 (soit du mardi 7 novembre 2023 à 14 heures, heures françaises métropolitaines au mardi 14 novembre 2023 à 14 heures, heures françaises métropolitaines).
Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé le mardi 5 décembre 2023 (soit du mardi 28 novembre 2023 à 14 heures, heures françaises métropolitaines au mardi 5 décembre 2023 à 14 heures, heures françaises métropolitaines).
Il est rappelé que les organisations syndicales assureront leur propagande électorale dans le cadre des dispositions relatives à l’exercice du droit syndical. La campagne électorale prendra fin la veille de l’ouverture du scrutin, soit pour le premier le tour le 6 novembre 2023 à 20 heures, heures françaises métropolitaines et en cas de second tour, le 27 novembre 2023 à 20 heures, heures françaises métropolitaines. Aucune distribution de tract ou toutes autres actions pouvant influencer le scrutin ne seront pas autorisées pendant la période du scrutin.
7.2 Participation
Pendant toute la durée du scrutin, les membres des bureaux de vote pourront consulter les listes d’émargement à des fins de contrôle du déroulement du scrutin et d’analyse du taux de participation.
Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin hormis le taux de participation.
Pour augmenter le taux de participation, les salariés seront informés par mail de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote.
Par ailleurs, au cours de la période de vote, il sera réalisé à minima deux campagnes de relance à l’attention de l’ensemble des électeurs en concertation avec la Cellule centrale de suivi.
7.3 Canaux de vote
Les parties conviennent que les électeurs voteront en accédant au site de vote du prestataire par internet.
Les électeurs auront la possibilité de voter au moment qui leur semble le plus opportun sur la période d’ouverture du scrutin (7j/7, 24h/24) sur différents types de supports (ordinateurs, smartphones, tablettes) de leur lieu de travail et/ou à distance.
Les électeurs qui choisiront de voter à partir de leur poste de travail devront s’assurer, au moment où ils expriment leur vote, qu’ils bénéficient des conditions suffisantes pour considérer que leur vote est confidentiel et secret.
Afin d’assurer à l’ensemble des salariés un accès à un matériel permettant d’exercer leur droit de vote, les électeurs qui travaillent dans des espaces partagés pourront choisir d’exprimer leur vote par tout moyen garantissant la confidentialité et le secret de leur scrutin, notamment en se rendant dans l’espace dédié mis à leur disposition dans chaque établissement.
En effet, dans le cadre des protocoles d’accords pré-électoraux, les établissements mettront à la disposition des salariés électeurs, des ordinateurs fixes standards en connexion RLE (ouverture des sessions avec les identifiants ArianeGroup) en libre accès. Ces postes informatiques seront accessibles selon les modalités définies dans les protocoles d’accords pré-électoraux d’établissement. En complément, il pourra également être mis à la disposition des salariés électeurs dans l’espace dédié, des smartphones équipés de cartes SIM. Ces outils informatiques seront répartis sur les établissements selon les modalités définies dans l’annexe n°1.
La mise à disposition de ces outils garantira la confidentialité du scrutin.
Le système de vote électronique est la seule modalité d’exercice du vote.
Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
7.4 Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections professionnelles à son domicile par courrier simple un identifiant, généré de manière aléatoire par le prestataire. Ce courrier indiquera également l’adresse du site de vote, la date de début et de fin du vote électronique ainsi que les coordonnées de la cellule support. Une communication interne informera les salariés de ces envois postaux et la faculté en cas de non réception, de contacter la cellule d’assistance téléphonique.
Au regard de la délibération CNIL du 25 avril 2019, l’électeur génèrera lui-même son mot de passe en se connectant sur le site du prestataire.
Afin de faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote, une notice explicative sur les modalités du vote sera jointe à cet envoi.
Il sera rappelé à chaque électeur, dans les différentes communications sur les élections professionnelles, que les éléments d’identification et mot de passe nécessaires pour accéder au serveur de vote lui sont personnels et qu’il ne doit, en aucun cas, les communiquer pour permettre à une autre personne de voter à sa place.
Seul le prestataire aura connaissance du code d’identification, lequel resterait inchangé dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
En cas de non réception ou de perte des éléments nécessaires à l’expression du vote, le salarié électeur pourra contacter la plateforme téléphonique mise en place par le prestataire afin de solliciter un nouvel envoi, sous réserve de pouvoir justifier de son identité. La procédure de secours sera définie dans les protocoles d’accords pré-électoraux.
Cette plateforme téléphonique joignable gratuitement sera également chargée de répondre à toutes les questions des électeurs pour qu’ils puissent exercer leur droit de vote.
Au moment de l’opération de vote, l’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur de son identifiant et d’une donnée personnelle de connexion. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote et les professions de foi correspondant à son établissement et ce, pour l’élection des membres titulaires et suppléants de son collège.
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié jusqu’à validation. Pour valider son vote, l’électeur sera invité à saisir son mot de passe. La validation définitive vaudra signature et émargement.
7.5 Dépouillement
Le dépouillement se déroulera conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.
Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres des bureaux de vote d’établissement.
Seuls les électeurs s’étant connectés juste avant l’heure de fermeture pourront terminer d’effectuer leur vote pendant un délai de 5 minutes après l’heure de clôture.
À l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote d’établissement contrôleront la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres des bureaux de vote d’établissement.
Le dépouillement se fera par l’activation conjointe des clés de chiffrement éditées par le Président et les assesseurs de chaque bureau de vote d’établissement.
Le décompte des voix apparaîtra clairement à l’écran et fera l’objet d’une édition sécurisée portée au procès-verbal.
Les membres des bureaux de vote d’établissement éditeront les procès-verbaux et proclameront les résultats.
Les membres des bureaux de vote d’établissement bénéficieront de l’aide du chef de projet en vote électronique du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.
7.6 Conservation des documents
En cas d’action contentieuse et jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire devra conserver l’ensemble du processus de vote et les fichiers informatiques afin que la procédure de décompte des votes puisse être de nouveau exécutée.
À l’expiration des délais de recours de 15 jours à compter de la proclamation des résultats des élections ou lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision de justice devenue définitive, le prestataire devra procéder à la destruction des fichiers supports manuels ou informatisés stockant les informations saisies lors de l’organisation du scrutin et en attester auprès de la Direction.
Un certificat de destruction sera communiqué par le prestataire.
Article 8 - Date d’application et durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prend effet à partir de sa date de signature.
Son terme coïncidera avec l’expiration du mandat des membres des comités sociaux et économiques d’établissement, élus pour une durée de 4 ans.
A son terme, il cessera automatiquement de produire ses effets.
Article 9 - Révision et suivi de l’accord
Le présent accord pourra être révisé dans les conditions prévues par la réglementation en vigueur.
Article 10 - Formalités de dépôt et publicité
La Direction de la Société ArianeGroup SAS procédera aux formalités légales de dépôt conformément aux articles L. 2231-6 et suivants ainsi qu’aux articles D. 2231-2 et suivants du code du Travail, à savoir le dépôt sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail et l’envoi d’un exemplaire au greffe du Conseil de prud’hommes compétent.
Il sera procédé à la publicité du présent accord conformément à l’article R. 2262-3 du code du Travail.
Le présent accord est établi en 6 exemplaires originaux. Il sera notifié à l’ensemble des Organisations Syndicales Représentatives de l’entreprise ainsi qu’aux organisations syndicales disposant d’une section syndicale dans l’entreprise.
