ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS D’ACCES ET D’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION PAR LES SALARIES EXERCANT DES RESPONSABILITES SYNDICALES
Application de l'accord Début : 30/09/2020 Fin : 01/01/2999
ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS D’ACCES ET D’UTILISATION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION PAR LES SALARIES EXERCANT DES RESPONSABILITES SYNDICALES
Entre les soussignés :
La société ARIANE.NETWORK, Société par actions simplifiée à associé unique au capital de 3 450 000,00 Euros, dont le siège social est situé 1 Avenue Pierre-Gilles de Gennes , 81000, Albi, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de ALBI sous le numéro 823 228 507, représentée par la société Star Investissement, elle-même représentée par XXXX, dûment habilité aux fins des présentes,
D’une part
Et La/Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, représentée(s) par son/leur délégué(s) syndical(aux) :
XXXX, pour le syndicat CFTC ;
XXXX, pour le syndicat CFDT
D’autre part
Ci-après dénommés ensemble «
les parties »
Préambule Par le présent accord, dans un contexte où les technologies de l’information et de la communication jouent un rôle de plus en plus important dans le fonctionnement de l’entreprise, cette dernière met à disposition des partenaires sociaux les moyens d’information et de communication favorisant les conditions d’exercice des responsabilités syndicales, et en définit les conditions d’utilisation. Chapitre 1 : objet et champ d’application de l’accord Le présent accord a pour objet de définir les principes et les conditions d’utilisation des technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale, en vue notamment de faciliter les échanges avec la direction de l’entreprise et les salariés. Il s’applique au sein de l’entreprise ARIANE.NETWORK.
Chapitre 2 : principes et conditions générales d’utilisation Les technologies de l’information et de la communication constituent un outil essentiel et incontournable dans l’activité professionnelle et quotidienne de l’ensemble des utilisateurs au sein de l’entreprise. Leur utilisation s’effectue dans le respect des lois et règles en vigueur, et notamment :
le Règlement Général pour la Protection des Données Personnelles (RGPD),
la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée,
la loi sur la liberté de la presse,
les règles régissant la protection de la vie privée et le droit à l’image, et celles relatives à la protection des droits d’auteur.
la Charte d’utilisation des ressources informatiques et des télécommunications en vigueur dans l’entreprise,
De manière plus générale, la Politique générale de sécurité des systèmes d’information en vigueur dans l’entreprise.
Par ailleurs, les utilisateurs s’engagent à respecter :
la confidentialité des informations qui leur sont désignées comme telles, soit parce qu’elles sont classifiées par la loi, soit parce que l’entreprise considère que leur divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts légitimes de l’entreprise, et l’obligation de discrétion qui en découle ; dans cette hypothèse, l’entreprise veillera à ce que le caractère confidentiel des documents mis à disposition soit explicitement signalé aux représentants du personnel exerçant des responsabilités syndicales auxquels ils sont transmis,
les principes de discrétion et le devoir de réserve inhérents aux documents auxquels ils ont accès afin d’examiner les situations individuelles des salariés dans le cadre des prérogatives dont ils disposent,
les règles d’usage et les consignes de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise (notamment la PGSSI)
les conditions techniques et exigences de bon fonctionnement des ressources et des équipements informatiques et télécommunications de l’entreprise.
Il est également rappelé que les logos et autres éléments de l’identité visuelle d’ARIANE.NETWORK Groupe CELESTE ne peuvent être utilisés par les bénéficiaires du présent accord sans autorisation expresse de l’entreprise.
Chapitre 3 : BENEFICIAIRES L’utilisation de la messagerie, du réseau internet et des autres moyens de communication est strictement réservée à l’exercice de la représentation syndicale au sein d’ARIANE.NETWORK, au titre des mandats suivants : - délégué syndical, - représentant de section syndicale, - délégué syndical supplémentaire le cas échéant. Les accès seront supprimés au terme du mandat syndical.
CHAPITRE 4 : l’accès et l’utilisation de la messagerie électronique ET DU RESEAU INTERNET de l’entreprise par les organisations syndicales
L’entreprise met à disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale les outils numériques leur permettant de communiquer avec les salariés : - accès à la messagerie électronique, - accès au réseau internet.
Il est rappelé que l’article L.2142-6 du Code du Travail prévoit que leur utilisation doit satisfaire les conditions suivantes : - être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau de l’entreprise, - ne pas avoir de conséquence préjudiciable à la bonne marche de l’entreprise, - préserver la liberté de choix des salariés d’accepter ou de refuser un message.
Des adresses mail génériques et non-nominatives sont attribuées à chaque section syndicale d’établissement. Les adresses mail génériques sont intitulées de la façon suivante : organisationsyndicale_arianenetwork@ariane.network.
Les adresses mail sont mises en place par l’entreprise, dans un délai raisonnable après la signature de l’accord.
4.1. Communication avec la direction L’utilisation de la messagerie électronique est privilégiée dans la communication entre la direction et les représentants du personnel exerçant des responsabilités syndicales. Elle est utilisée pour l’échange de courriers et d’informations, la convocation aux réunions bilatérales et aux réunions de négociation. Elle peut se faire :
soit par l’utilisation de la messagerie générique attribuée à la section syndicale,
soit par l’utilisation de la messagerie individuelle professionnelle dont dispose chaque salarié.
4.2. Communication avec les salariés La diffusion des communications syndicales auprès des salariés par messagerie électronique s’effectue selon les modalités et dans les conditions suivantes : - la diffusion des communications syndicales est strictement limitée au périmètre dans lequel la section syndicale a été créée ou dans lequel l’instance de représentation du personnel est compétente : l’établissement, pour les délégués syndicaux - les organisations syndicales disposent de la liste à jour des salariés du périmètre en libre accès sur l’annuaire du logiciel de gestion Ressources Humaines.
Les salariés ont la possibilité de s’opposer, à tout moment, à la réception des communications syndicales par la messagerie électronique sur simple demande par mail à l’organisation syndicale concernée.
Il est rappelé que les données relatives aux salariés d’ARIANE.NETWORK ont pour objet la diffusion de communications syndicales; son usage est exclusivement interne et les données qu’il comporte ne peuvent être exploitées ou diffusées pour d’autres usages, internes ou externes : - les communications diffusées par les organisations syndicales portent obligatoirement une mention précisant que le salarié destinataire a la possibilité de demander à ne plus recevoir de message de la part de l’organisation syndicale ; il sera alors retiré de la liste de l’organisation syndicale; - les messages diffusés doivent respecter les principes posés au chapitre 2 du présent accord. Les organisations syndicales sont soumises aux dispositions et obligations résultant du RGPD ; en tant que détenteurs de données personnelles sur les salariés, ils sont à ce titre responsables de traitement et ils doivent respecter les principes qui y sont posés, en particulier pour toute communication comportant des données personnelles qu’ils effectueraient ; - les messages sont diffusés en copie cachée, afin de garantir l’anonymat des salariés s’étant opposés à la diffusion de leur adresse mail et afin d’éviter les réponses en « cascade » ; - l’indication du caractère syndical du message doit être clairement mentionnée dans l’objet du message ; - les messages et les pièces jointes doivent respecter les spécifications techniques relatives à leur volume en vigueur dans l’entreprise ; - afin d’optimiser le fonctionnement des boîtes de messagerie, les utilisateurs veilleront à l’archivage régulier de leur contenu.
Il est rappelé que l’entreprise ainsi que les organisations syndicales sont tenues à une obligation de confidentialité quant à la liste de diffusion et aux échanges électroniques éventuels des salariés avec les organisations syndicales.
Les utilisateurs sont responsables des informations qu’ils y communiquent ; il est rappelé qu’il est interdit de tenir des propos pouvant porter atteinte directement ou indirectement à l’entreprise ou aux personnes.
Chapitre 5 : l’accès et l’utilisation des autres moyens de communication par les organisations syndicales 5.1. Création d’un espace de partage dédié sur le serveur de l’entreprise Chaque organisation syndicale ayant mis en place une section syndicale dispose d’un espace dédié accessible par tous les salariés sur le serveur de l’entreprise ARIANE.NETWORK, permettant aux salariés d’avoir librement accès à des informations de nature syndicale. Cet espace est strictement réservé à la communication des organisations syndicales et ne peut servir de support de communication pour le CSE ; l’espace est par ailleurs réservé à un usage interne à l’entreprise. A leur demande, les organisations syndicales bénéficieront d’un accompagnement de l’entreprise pour la prise en main de l’outil. 5.2. Accessibilité de l’espace dédié sur le serveur de l’entreprise Cet espace est accessible à tous les salariés en lecture seule.
La mise en place d’espaces réservés à un nombre limité d’utilisateurs est interdite, une telle restriction d’accès serait contraire à l’objectif de libre accès des salariés à l’information visé par le présent accord.
L’entreprise s’engage à respecter la confidentialité des salariés accédant à cette communication, de ce fait aucun suivi particulier de traçabilité ne sera effectué quant à l’utilisation de cet espace.
Chaque délégué/représentant syndical, bénéficiera des accès, strictement personnels, pour gérer l’espace réservé à son organisation syndicale. 5.3. Responsabilité Chaque organisation syndicale est responsable du contenu de ses publications.
Chaque organisation syndicale ayant mis en place une section syndicale désigne un ou des administrateur(s), responsable(s) de la publication des communications sur l’espace dédié. Le contenu et la mise en page de cet espace est librement déterminé par chaque organisation syndicale dans le respect des conditions d’exercice du droit syndical et des principes rappelés à l’article 2 du présent accord, dont ceux figurant dans la Charte d’utilisation des ressources informatiques et des télécommunications en vigueur dans l’entreprise. Le contenu des publications est librement déterminé par l’organisation syndicale, et doit satisfaire à l'ensemble des conditions suivantes :
Etre compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise ;
Les communications doivent revêtir un caractère exclusivement syndical, à l’exclusion de tout contenu politique ;
Les communications ne doivent revêtir aucune information confidentielle, et ne doivent pas avoir de conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise ;
Les communications sont soumises au respect des dispositions relatives à la presse, ce qui signifie notamment qu’elles ne doivent contenir aucune injure ni diffamation ;
La protection de la vie privée et notamment le droit à l’image, ainsi que la protection des droits d’auteur doivent être respectés ;
Les dispositions en matière de traitement des données personnelles/RGPD doivent être strictement respectées ;
Seule l’utilisation des techniques autorisées au sein de l’entreprise est possible ; ainsi, ne peuvent être mises en œuvre, sans que la liste en soit exhaustive et sauf en cas de demande acceptée par le responsable SI de l’établissement :
la création de liens hypertexte vers des sites internet autres que ceux liés à la communication syndicale,
le téléchargement de vidéos autres que celles à caractère syndical, ou de bandes sons,
la création de forums ou de chats,
la mise à disposition de logiciels.
Il est rappelé par ailleurs que cet espace ne se substitue pas à l’affichage sur les panneaux syndicaux tels que prévus par l’article L.2142-3 du Code du Travail.
Chapitre 6 : dotations en matériels 6.1. Matériel informatique La société ARIANE.NETWORK met à disposition des représentants du personnel exerçant des responsabilités syndicales le matériel informatique conformément aux dispositions de l’annexe 1 du présent accord dans un délai raisonnable après leur prise de mandat. Cependant, le titulaire d’un mandat syndical disposant déjà au titre de son emploi d’un ou plusieurs des matériels prévus dans la dotation ne bénéficie pas de nouveaux matériels, sauf en cas de nécessaire mise à niveau de ces derniers. Par principe, le matériel fourni est équivalent au standard déterminé au sein de l’entreprise pour ses salariés. Il en est de même pour les ressources informatiques associées (logiciels, applications …) qui sont mises à disposition. Les personnes concernées qui seraient en situation de handicap bénéficieraient du matériel adapté. Les impressions de documents ou photocopies sont tolérées dans la limite de 200 feuilles par mois. En cas d’abus, cette tolérance serait supprimée. 6.2. Les conditions d’utilisation Les outils mis à disposition font partie intégrante du patrimoine de l’entreprise, et sont intégrés au parc informatique de l’entreprise. Les représentants du personnel exerçant des responsabilités syndicales qui en sont bénéficiaires s’engagent à utiliser le matériel qui leur est fourni en respectant les prescriptions techniques et de sécurité informatique, telles que prévues dans la charte en vigueur dans l’entreprise et dans la politique générales de sécurité des systèmes d’information. Ils s’engagent notamment : - à respecter les consignes relatives à l’accès à distance, - à utiliser les seuls logiciels et applications autorisés par l’entreprise.
L’entretien courant du matériel fourni, les mises à niveau et les remplacements de matériel défectueux sont assurés par les opérateurs techniques compétents de l’entreprise. Lorsqu’un représentant du personnel exerçant des responsabilités syndicales perd son mandat, le matériel qui lui a été fourni au titre de ses responsabilités syndicales devra être restitué dans un délai maximum de 15 jours après la perte du mandat.
Chapitre 7 : Utilisation non conforme aux principes posés par l’accord Toute utilisation non conforme aux principes et dispositions prévues par le présent accord fera l’objet d’un rappel par le service des Ressources Humaines de l’entreprise. En cas de nouvelle utilisation non-conforme, la suspension des ressources mises à disposition, et en particulier de la messagerie électronique, sera mise en place pour une durée de 3 mois. En cas de poursuite de l’utilisation non-conforme des ressources mises à disposition et en particulier de la messagerie électronique, le service sera fermé. Le non-respect des dispositions de l’accord peut aussi faire l’objet d’une sanction disciplinaire à l’encontre de la personne qui n’a pas respecté les règles de l’accord. Le groupe de suivi constitué conformément à l’article 8.2. sera tenu informé des utilisations non-conformes ; en cas de récidive, cette information lui sera donnée avant suspension temporaire ou définitive des ressources concernées. Il est rappelé par ailleurs qu’il appartient à toute personne considérant que ses données personnelles n’ont pas été protégées dans les conditions prévues par le RGPD de saisir le DPO (le délégué à la protection de données) d’ARIANE.NETWORK sur l’adresse mail dpo@ariane.network, à défaut la CNIL, autorité compétente en matière de protection des données personnelles.
Chapitre 8 : dispositions finales 8.1. Entrée en vigueur et durée de l’accord L’accord entrera en vigueur au lendemain de son dépôt. Il est conclu pour une durée indéterminée. 8.2. Suivi de l’accord Un suivi est mis en place pour suivre la mise en œuvre de l’accord, faire remonter les difficultés rencontrées et proposer des solutions. Il est composé d’un représentant par organisation et section syndicale représentatif et de représentants de la direction. Il se réunit une fois par an. Il peut également être réuni sur demande de la Direction ou d’une des organisations syndicales représentatives signataires. Il veille à la mise en œuvre des dispositions du présent accord. Il est informé des utilisations non conformes des ressources mises à disposition (cf. chapitre 6) et peut émettre des recommandations de nature à faciliter la résolution des problèmes constatés. 8.3. Révision Chaque partie signataire peut demander la révision de l’accord dans les conditions posées par les articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du Travail. Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, conformément aux dispositions légales, selon les modalités suivantes :
toute demande de révision devra être adressée par courrier électronique à chacune des autres parties signataires et comporter, outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement,
au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette demande, les parties ci-dessus désignées devront ouvrir une négociation en vue de conclure un avenant à l'accord.
Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion de l'avenant à l'accord ou, à défaut, seront maintenues. Les dispositions de l'avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifient et sont opposables à la société et aux salariés liés par l'accord, avec pour prise d'effet, soit la date qui a été expressément convenue, soit, à compter du 1er jour du mois suivant son dépôt. L'accord peut être dénoncé en totalité, par l'une ou l'autre des parties signataires, toujours conformément aux dispositions légales et plus particulièrement selon les modalités suivantes :
La dénonciation est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires et déposée par la partie la plus diligente auprès de la DIRECCTE dans les conditions prévues par les dispositions réglementaires.
Elle entraîne l'obligation pour toutes les parties signataires de se réunir au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation, en vue de déterminer le calendrier des négociations.
Durant les négociations, l'accord reste applicable sans aucun changement.
A l'issue des négociations, il est établi soit un avenant, soit un nouvel accord, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord. Ces documents signés, selon les cas, par les parties en présence, font l'objet des formalités de dépôt dans les conditions relatives à la durée et au dépôt de l'accord collectif.
Le cas échéant, les dispositions du nouvel accord se substituent intégralement à celles de l'accord dénoncé, avec pour prise d'effet soit la date qui a été expressément convenue, soit, à compter du 1er jour du mois suivant son dépôt.
En cas de procès-verbal de clôture constatant le défaut d'accord, l'accord dénoncé reste applicable sans changement pendant 12 mois, qui commencent à courir à l'expiration du délai de préavis de 3 mois. Au terme de ce délai de 15 mois, les dispositions du présent accord cessent de produire leur effet.
8.4. Dépôt et publicité L’accord sera déposé auprès de la Direccte et du Conseil de Prud’hommes, selon les modalités prévues par le Code du travail. Il fera l’objet d’une communication au sein de l’entreprise.
Fait à Albi, le
Pour la Direction
Pour les organisations syndicales Pour la CFDTPour la CFTC
ANNEXE 1 - DOTATIONS
Il est rappelé que tout titulaire d’un mandat disposant déjà au titre de son emploi d’un ou plusieurs des matériels énumérés ci-dessous ne bénéficiera pas d’une nouvelle dotation, sauf si une mise à niveau s’avère nécessaire.
Dotation par type de mandat
MANDATS
MOYENS
Ordinateur Accès internet dans l’entreprise Accès imprimante ou copieur collectif DS X X X RSS X X X DSS X X X
