ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D'ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
ENTRE
La société ARÔME dont le siège social est situé 8 Avenue de la Feuillade 26200 MONTELIMAR, représentée par "Nom du représentant de l’entreprise" agissant en qualité de Directeur Général.
D’une part,
ET,
Les Organisations Syndicales : - CGT, représentée par "Nom des représentants syndicaux", Délégué Syndical, - CFTC, représentée par "Nom des représentants syndicaux", Délégué Syndical, D’autre part,
PREAMBULE
Conformément à l'article L. 2314-26 du code du travail, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Pour chaque élection du CSE, le protocole d'accord préélectoral viendra définir, en complément, les modalités juridiques et pratiques des élections (calendrier électoral, collèges électoraux, répartition des sièges, etc.).
Les parties conviennent que, pour tous les éléments non prévus par le présent accord, les modalités pratiques du vote électronique seront définies directement par le prestataire.
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
ARTICLE 1 - PRINCIPE DU RECOURS A UN PRESTATAIRE
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
Le prestataire qui sera retenu pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire sera choisi sur la base des critères respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été expertisé (le rapport étant tenu à disposition de la Cnil).
Le prestataire accompagnera le responsable de traitement (l'employeur) pour déterminer le niveau de risque au regard du RGPD, conformément à la délibération de la Cnil n° 2019-053 du 25 avril 2019. Selon le niveau de risque déterminé, les objectifs de sécurité seront définis et les solutions adoptées seront mises en place dans le système de vote.
La Société informera les organisations syndicales du prestataire de vote électronique retenu et leur transmettra les informations nécessaires à la mise en œuvre du dispositif.
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.
ARTICLE 2 - COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les professions de foi et logos devront être fournies conformément aux modalités techniques (format, poids, couleur…) acceptées par le prestataire et précisées dans le protocole préélectoral.
ARTICLE 3 - MODALITES D’ORGANISATION DES ELECTIONS
3.1 Modalités de vote
Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.
Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail..). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.
3.2 Bulletins de vote
Le prestataire assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège. Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférés par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.
Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la DRH.
Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.
3.3 Modalités d’accès au serveur de vote Chaque électeur recevra avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple et/ou mail un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le prestataire ainsi qu’un mot de passe. Seul le prestataire aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.
L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.
A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire ».
Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et/ou son établissement.
3.4 Déroulement des opérations de vote
A titre liminaire, il est indiqué que tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés. Notamment, la Direction établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l'écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.
Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert : - par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; - par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné de la DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.
ARTICLE 4 - GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Les membres des bureaux de vote, les représentants de la Société et les délégués de liste éventuels pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées par les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, et avec celle le cas échéant des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.
Le président de chaque bureau de vote introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.
Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
ARTICLE 6 - DUREE DE L’ACCORD ET ENTREE EN VIGUEUR
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur à compter du 01 juillet 2026.
ARTICLE 7 - DENONCIATION ET REVISION DE L’ACCORD
Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois.
Le présent accord pourra également être révisé à tout moment par avenant à la demande d'une des parties signataires. Il pourra être convenu d'ouvrir une négociation de révision dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur.
De même dans l'hypothèse où des dispositions légales ou conventionnelles nouvelles entreraient en vigueur et concerneraient les domaines couverts par cet accord, les parties conviennent de se rencontrer pour adapter le présent accord.
ARTICLE 8 - NOTIFICATION – PUBLICITE – DEPOT DE L’ACCORD
En vertu des articles L2231-6, L2231-8 et D2231-2 et suivants du code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme « TéléAccords » accessibles depuis le site internet dédié, accompagné des pièces prévues, par le représentant légal de l’entreprise.
Un exemplaire sera par ailleurs déposé au greffe du Conseil de Prud'hommes du lieu de conclusion.
Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives présentes dans l’entreprise.
ARTICLE 9 - PUBLICATION DE L’ACCORD Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail.
ARTICLE 10 - ACTION EN NULLITE
Conformément aux dispositions de l’article L. 2262-14 du code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit, à peine d'irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter :
de la notification de l'accord aux organisations disposant d'une section syndicale dans l'entreprise ;
de la publication de l'accord prévue à l'article L. 2231-5-1 dans tous les autres cas.
Le présent accord est établi en trois exemplaires originaux, l'un pour chacune des parties, à Montélimar, le 17 juin 2026.
Pour l’organisation CGT,Pour la société,
"Nom des représentants syndicaux""Nom du représentant de Délégué Syndicall’entreprise" Directeur Général
Pour l’organisation CFTC
"Nom des représentants syndicaux", Délégué Syndical,
