ACCORD COLLECTIF RELATIF À LA MISE EN PLACE ET AU FONCTIONNEMENT DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE
DE ASEPT INMED
ENTRE :
La Société Asept InMed au capital de 5 000 000 €, dont le siège social est situé 9 avenue Mercure, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de TOULOUSE sous le numéro B 383 600 590 Code Ape / Naf : 4646Z - U.R.S.S.A.F de TOULOUSE, n°737000000100427419, dont le n° SIRET est le 383 600 590 00038,
Représentée par xxxxxxx, Président, agissant en qualité de représentant légal,
D'une part,
ET :
Les titulaires du CSE
D'autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Par cet accord de fonctionnement, l’entreprise Asept InMed reconnaît au Comité Social et Économique (CSE) sa place d’acteur essentiel à la qualité d’un dialogue social loyal, responsable et sincère. Le présent accord a pour ambition de mettre en œuvre de façon concrète les évolutions structurantes portées par les ordonnances du 22 septembre 2017 réformant le dialogue social dans l’entreprise. Elle considère cette institution représentative du personnel comme instance privilégiée pour l’expression des salariés et la construction du dialogue social. Le dialogue social est un des facteurs de performance de l’entreprise. Il contribue à l’engagement des collaborateurs et demeure le meilleur moyen de trouver des solutions constructives. Elle affirme l’importance de la clarification du fonctionnement de l’instance du CSE comme étant une étape incontournable à la bonne organisation de l’activité de l’entreprise et à son bon fonctionnement.
Périmètre de mise en place du comité social et économique
Un comité social et économique unique est mis en place au sein de la Société Asept InMed. Le comité social et économique a vocation à représenter l’ensemble des salariés de la société.
Composition
2.1 Présidence
Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois salariés qui ont voix consultative sans que leur nombre puisse excéder le nombre des représentants de la délégation élue du personnel.
2.2 - Nombre d’élus et crédit d’heures
Au regard de l’arrêté de l’effectif à la du 1er tour de l’élection, la délégation élue du personnel au CSE est composée de :
6 élus titulaires ;
5 élus suppléants (1 siège n’a pas été pourvu par manque de candidat).
Chaque membre élu titulaire bénéficie d’un crédit de 19 heures par mois (R.2314-1).
2.3 - Référent
Le CSE choisit parmi ses membres un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes. Il est désigné par une résolution, adoptée à la majorité des membres présents, jusqu'à la fin du mandat du comité.
2.4 - Bureau
Le Bureau du CSE est composé d’un : - Secrétaire et d’un Secrétaire-adjoint ; - Trésorier et d’un Trésorier-adjoint. Les membres du Bureau sont élus parmi les membres titulaires du CSE.
Durée du mandat
La durée du mandat des membres du comité social et économique est de quatre (4) années. Le nombre de mandats successifs des membres du comité social et économique est limité à 3.
Budget du comité social et économique
4.1 – Budget de fonctionnement
Le budget de fonctionnement du comité social et économique est fixé conformément aux dispositions légales à 0,20% de la masse salariale brute.
Il est rappelé que l’assiette de calcul du budget de fonctionnement est la suivante : la masse salariale brute est constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de Sécurité sociale en application des dispositions de l'article L. 242-1 du Code de la Sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.
En application des dispositions légales et règlementaires en vigueur, le comité social et économique peut également décider, par une délibération, de transférer au maximum 10,00 % du montant de l’excédent annuel du budget de fonctionnement dans des conditions fixées par décret au financement des œuvres sociales et culturelles.
Le versement prévu au présent article s’effectue par année civile de la manière suivante :
un premier versement au plus tard le 31 janvier de l’année concernée, de 2/12 du budget de fonctionnement (basé sur la masse salariale de l’année N-1)
un deuxième versement au plus tard le 31 mars de l’année concernée, de 10/12 du budget de fonctionnement (basé sur la masse salariale de l’année N-1)
Une régularisation (si bénéfique au CSE) sera opérée en janvier de l’année suivante pour tenir compte du montant réel de la masse salariale brute de l’année.
Un budget dérogatoire supplémentaire pourra être demandé à la Direction en cas d’évènements exceptionnels au plus tard le 30 septembre de l’année en cours.
4.2 – Budget des œuvres sociales et culturelles
Le budget des œuvres sociales du comité social et économique est fixé à 0.50% de la masse salariale brute. Il est rappelé que l’assiette de calcul du budget des œuvres sociales et culturelles est la suivante : la masse salariale brute est constituée par l'ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l'article L. 242-1 du Code de la Sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l'occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée. Le versement prévu au présent article s’effectue par année civile de la manière suivante :
un premier versement au plus tard le 31 janvier de l’année concernée, de 2/12 du budget des ASC (basé sur la masse salariale de l’année N-1)
un deuxième versement au plus tard le 31 mars de l’année concernée, de 10/12 du budget des ASC (basé sur la masse salariale de l’année N-1)
Une régularisation (si bénéfique au CSE) sera opérée en janvier de l’année suivante pour tenir compte du montant réel de la masse salariale brute de l’année.
Un budget dérogatoire supplémentaire pourra être demandé à la Direction en cas d’évènements exceptionnels au plus tard le 30 septembre de l’année en cours.
Modalités de fonctionnement du comité social et économique
5.1 – Heures de délégation
La mission des représentants du personnel est importante dans le fonctionnement de la vie sociale de l’entreprise. A ce titre, la Direction rappelle que les représentants du personnel doivent pouvoir exercer pleinement leur mandat et que les crédits d’heures dont ils disposent doivent pouvoir être pris dans le respect des dispositions en vigueur.
Crédit d’heures
Chaque titulaire du comité social et économique bénéficiera de 19 heures de délégation mensuellement, utilisables selon les dispositions légales et réglementaire en vigueur, compte tenu de l’effectif de l’entreprise au jour de conclusion du présent accord. Les crédits d’heures sont, de plein droit, considérés comme du temps de travail effectif et payés à l’échéance normale.
Utilisation
Il est rappelé que l’utilisation des heures de délégation par les représentants du personnel, élus et désignés, n’est soumise à aucune autorisation préalable de la Direction. De manière générale, s’agissant de la prise des heures de délégation, il sera favorisé une prise prioritaire des heures de délégation sur le temps de travail dans le respect des dispositions du code du travail. En tout état de cause, la prise des heures de délégation en dehors du temps de travail ne peut pas avoir pour conséquence le non-respect des règles de répartition du temps de travail (respect des durées maximales de travail, de la durée minimale de repos, du nombre de jours de repos hebdomadaire, du chômage des jours fériés, etc.). Si la Direction reconnait que les missions des représentants du personnel exigent d’eux une certaine disponibilité, l’entreprise doit, de son côté, être en mesure de prendre les dispositions nécessaires pour assurer une bonne continuité du service. Dans ce cadre, les parties conviennent que tout représentant (titulaire ou suppléant) disposant d’un crédit d’heures de délégation qui souhaite s’absenter pour l’exercice de son mandat doit en informer 48 heures au préalable sa hiérarchie par le biais du SIRH Eurécia.
Report et mutualisation
Les heures de délégation pourront faire l’objet d’un report sur l’année et/ou d’un transfert au bénéfice d’autres membres, titulaires ou suppléants, de la délégation du personnel au Comité Social et Économique par le biais d’un bon de délégation. Cette règle ne peut les conduire à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont ils bénéficient conformément aux dispositions réglementaires (R.2315-5). Les élus informent, dans la mesure du possible, l’employeur de toute journée ou demi-journée modulée ou mutualisée au plus tard 8 jours avant la date prévue de son utilisation. Il précise l’heure et le jour de la prise des heures de délégation réparties ou cumulées, le nombre d’heures concernées et le cas échéant, l’identité du membre du comité social et économique bénéficiaire des heures mutualisées.
Heures de délégation durant les congés payés et un arrêt de travail
Tout membre du comité social et économique bénéficiant d’heures de délégation peut prendre ses heures de délégation pendant des congés payés. Toutefois, il ne peut pas cumuler la rémunération des heures de délégation prises pendant ces périodes avec une indemnité de congés payés. Il en est de même en cas d’arrêt de travail pour maladie ou accident du travail. Tout membre du comité social et économique bénéficiant d’heures de délégation peut prendre ses heures de délégation en cas d’arrêt de travail pour maladie ou accident du travail, à charge pour lui de respecter les obligations qui lui incombent du fait de son arrêt de travail et sous réserve d’une autorisation médicale. Toutefois, la rémunération des heures de délégation prises pendant ces périodes ne peut pas se cumuler avec le versement d'indemnités journalières de sécurité sociale par la caisse primaire d'assurance maladie et de l’indemnisation complémentaire.
5.2 – Local et affichage
Le comité social et économique dispose de l’accès à l’ensemble des salles de réunion de la société pour accomplir ses missions et pour s'y réunir. Il conviendra de réserver la salle souhaitée via Outlook. Le CSE dispose de l’accès aux imprimantes de la société en libre service et d’une messagerie dédiée (« cse »). Concernant l'affichage, les membres du CSE ont à leur disposition un tableau qui leur est réservé pour afficher les renseignements qu'ils ont pour rôle de porter à la connaissance du personnel.
5.3 – Formation
Les membres élus titulaires du CSE bénéficient d’un congé de formation économique dans les conditions prévues par l’article L.2315-63 du Code du travail. Les membres élus titulaires et suppléants du CSE bénéficient d’une formation en santé, sécurité et conditions de travail de 5 jours dans les conditions prévues par les dispositions légales et règlementaires (article L.2315-18). La formation santé, sécurité et conditions de travail sera dispensée de préférence en intra afin d’en limiter les coûts.
5.4 - Nombre, fréquence des réunions
Le nombre de réunions annuelles du comité social et économique est fixé à six (6), dont au moins quatre (4) réunions portent en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail. Au début de chaque nouvelle année, un calendrier prévisionnel annuel de ces réunions est établi entre la Direction et les représentants élus du personnel. L'employeur informe annuellement l'agent de contrôle de l'Inspection du travail, le médecin du travail et l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins 3 jours à l'avance la tenue de ces réunions.
5.5 – Statut des membres suppléants
Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-1 du Code du travail, le suppléant assiste aux réunions en l’absence du titulaire. Il est toutefois prévu que les membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent, chaque mois, répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation dont ils disposent conformément à l’article L. 2315-9. Le suppléant appelé à remplacer un titulaire, temporairement ou définitivement, est déterminé conformément aux dispositions légales. Il est néanmoins accepté que les suppléants participent aux réunions si cela ne désorganise pas la bonne marche de l’activité du service. Les suppléants recevront donc également l’ordre du jour et les documents afférents dans le délai prévu à l’article 6.6 du présent accord. En vue de permettre la participation d’un suppléant aux réunions, chaque titulaire informe, dès qu’il en a connaissance, de son absence à une ou plusieurs réunions du comité social et économique, le membre suppléant appelé à le remplacer, le Secrétaire et le Président du comité social et économique (ou son représentant).
5.6 – Modalité de convocation, de transmission de l’ordre du jour et des documents associés
Ordre du jour
L’ordre du jour est établi conjointement par le Président, ou son représentant, et le Secrétaire du comité social et économique. Les consultations obligatoires sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour par le Président ou le Secrétaire du comité social et économique.
Questions
Les élus remettront les questions au Secrétaire du comité social et économique, qui les remettra à son tour au Président du comité social et économique. Afin de tenir compte des délais de traitement administratif, et du délai légal de transmission de l’ordre du jour aux membres du comité social et économique, les questions seront remises au Président du comité social et économique par le Secrétaire du comité social et économique, 5 jours calendaires avant la réunion mensuelle. Passé ce délai, les questions tardives seront reportées à la réunion mensuelle suivante.
Convocation
Les convocations aux réunions du Comité social et économique sont établies et communiquées par voie électronique à l’ensemble des membres du Comité, titulaires comme suppléants, par le Président. Seront joints l’ordre du jour et les documents nécessaires, lorsque ces derniers n’ont pas été mis à la disposition des membres du comité par la Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE). Dans ce cadre, il appartient à chaque membre du comité social et économique de faire connaître à la Direction l’adresse électronique professionnelle et/ou personnelle à laquelle cette information lui sera communiquée.
Convocation durant les cas de suspension du contrat de travail
Afin de permettre aux membres du comité social et économique d’avoir connaissance des convocations et ordre du jour qui peuvent lui être adressés pendant les périodes de suspension de son contrat de travail (telles que congés payés, arrêt de travail, congé maternité, congé sabbatique, etc.), lesquelles n’emportent pas suspension de son mandat, sauf décision de sa part d’être remplacé par un suppléant, il est recommandé de privilégier l’usage de l’adresse électronique personnelle. Si le membre du comité social et économique ne souhaite pas recevoir les convocations et ordre du jour sur son adresse électronique personnelle alors pendant les périodes de suspension du contrat de travail ces informations lui seront communiquées par voie postale (LRAR).
Délai de convocation
La convocation et l’ordre du jour sont communiqués aux membres trois (3) jours calendaires au moins avant la réunion conformément à l’article L2315-30 du code du travail. Par ailleurs, l'ordre du jour des réunions du comité social et économique traitant en tout ou partie de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail est communiqué, dans le même délai, par le Président à l'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi qu'à l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale et au médecin du travail.
5.7 – Délai d’établissement du procès-verbal de réunion
Le procès-verbal de la réunion du comité social et économique est rédigé par le Secrétaire et communiqué par ses soins au Président, ou son représentant, dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la tenue de la réunion à laquelle il se rapporte. Le procès-verbal de la réunion est ensuite approuvé lors de la réunion suivante. Le procès-verbal est affiché ainsi que diffusé par email postérieurement à son approbation. Il est rappelé que lorsque des informations confidentielles sont communiquées au comité social et économique, ces informations ne peuvent pas figurer sur le procès-verbal de réunion communiqué aux salariés. Dans ce cas, deux (2) versions du procès-verbal de réunion sont établies, l’une contenant les informations confidentielles qui n’est communiquée qu’aux membres du comité social et économique, et l’autre qui ne comporte pas les informations confidentielles et qui est communiquée à l’ensemble du personnel. Pour faciliter la rédaction du PV, il est possible au secrétaire du CSE ou à l’employeur d’avoir recours à un enregistrement audio des échanges de la réunion. L’employeur peut s’opposer à l’enregistrement pour les délibérations portant sur des informations confidentielles, c’est-à-dire sur toutes les questions relatives aux procédés de fabrication et les informations présentées par l’employeur comme étant à caractère confidentiel. Une fois le PV rédigé et signé par le président et le secrétaire, l’enregistrement sera détruit.
5.8 – Délais maximum de consultation du comité social et économique
Pour l'ensemble des consultations pour lesquelles la loi n'a pas fixé de délai spécifique, le délai maximal dans lesquels les avis du comité social et économique sont rendus est fixé à quinze (15) jours calendaires. En cas d'intervention d'un expert mandaté par le comité social et économique dans les cas prévus par le Code du travail, ce délai est également porté à un (1) mois calendaire. Ces délais courent à compter de la communication par l'employeur des informations en vue de la consultation ou de l'information par l'employeur de leur mise à disposition dans la base de données économiques et sociales.
5.9 – Visioconférence
Le Comité peut recourir à la visioconférence selon des modalités fixées par les articles D. 2315-1 et D. 2315-2 du code du travail. Le dispositif technique doit garantir l'identification des membres du comité et leur participation effective. L'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.
Consultation du comité social et économique
Conformément à l’article L. 2312-19 du Code du travail, afin de tenir compte de la temporalité des projets stratégiques, les parties conviennent que la consultation sur les orientations stratégiques interviendra tous les trois (3) ans, avec un suivi annuel de la mise en œuvre.
Le comité social et économique est consulté tous les deux (2) ans sur : — La situation économique et financière de l'entreprise, selon les modalités définies par les dispositions de l’article L. 2312-25 du Code du travail, lorsqu’elles ne sont pas contraires aux dispositions du présent accord ; — La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi, en application des dispositions des articles L. 2312-26 et suivants du Code du travail, à l’exclusion du thème sur les modalités d’exercice du droit d’expression.
Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)
Une Base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) est constituée au niveau de la Société Asept InMed. Conformément aux dispositions de l’article L. 2312-21 du Code du travail, les parties ont décidé de définir entre elles des règles propres à l’organisation et à l’utilisation de la Base de données économiques et sociales. Elle rassemble les informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes et spécifiques que l'employeur met à disposition du Comité social et économique. La BDESE permet de structurer les données sociales et économiques de l’entreprise et doit également permettre de favoriser l’appropriation de ces informations par les membres élus du CSE. La BDESE est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel au comité social et économique. Elle est tenue sur un support informatique, disponible via un réseau partagé dont les accès sont restreints aux personnes suscitées. Les informations versées dans la Base de données économiques, sociales et environnementales portent sur les deux exercices précédents, l’exercice en cours et l’exercice à venir. Cependant, s’agissant des perspectives en termes d’orientations stratégiques, les parties conviennent que seront données des grandes tendances et non des données chiffrées. Les informations fournies dans le cadre des consultations ponctuelles seront intégrées dans la BDESE. Conformément aux dispositions légales, la mise à jour des données dans la BDESE vaut communication aux élus et/ou communication des rapports. A chaque actualisation de la base, l’employeur en informera les représentants du personnel, à minima par courrier électronique.
7.1 - Organisation, architecture et contenu de la BDESE
L’architecture de la BDESE électronique sera organisée autour des thèmes d’informations suivants, cette liste étant limitative :
L’investissement social,
L’investissement matériel et immatériel,
L'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l'entreprise,
Les fonds propres,
L'endettement,
L'ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants,
Les activités sociales et culturelles,
La rémunération des financeurs,
Les flux financiers à destination de l'entreprise.
7.2 - Informations présentes dans la BDESE
Les informations inscrites dans la BDESE portent sur l’année en cours, l’année précédente, et dans la mesure du possible, des perspectives sur l’année à venir. Sauf disposition contraire du présent accord, ces informations sont ainsi mises à jour une fois par an, au plus tard au 30 septembre de l’année N. Cependant, s’agissant des perspectives en termes d’orientations stratégiques, les parties conviennent qu’aucune donnée chiffrée ne sera communiquée pour des raisons de confidentialité. Les informations fournies dans le cadre des consultations ponctuelles seront intégrées dans la BDESE.
7.3 - Confidentialité
Toute personne ayant accès à la BDESE est tenue à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans celle-ci dès lors qu'elles revêtant un caractère confidentiel et présentées comme tel par l’employeur.
Participations aux organes de décision
Deux (2) membres du comité social et économique peuvent assister aux réunions des organes de direction de la Société, prévues aux articles 17 et 21 des statuts applicables et selon les modalités prévues auxdits articles. Les membres appelés à assister aux réunions des organes de direction sont désignés par le comité social et économique à la majorité des élus titulaires présents lors de la première réunion de l’instance, parmi ses membres titulaires ou suppléants pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité. En cas d’égalité de voix, le candidat le plus âgé est élu. En cas de cessation anticipée du mandat d’élu au comité social et économique, pour cause de départ définitif de l’entreprise ou de démission du mandat, il est remplacé par la désignation d’un autre élu du comité social et économique par résolution prise à la majorité en réunion du comité social et économique.
Domaines non traités par l’accord
Toutes les questions qui ne sont pas traitées, réglées et encadrées par le présent accord relèvent des dispositions légales et règlementaires en vigueur et de leurs interprétations jurisprudentielles.
Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour la durée du cycle électoral, soit pour une durée déterminée de quatre (4) ans. Il entrera en vigueur à compter de sa signature.
Révision et dénonciation
Le présent accord collectif d’entreprise forme un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée. Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions légales en vigueur. La procédure de révision du présent avenant ne peut être engagée que par la Direction ou les membres du CSE qui y sont habilitées en application des articles L. 2261-7 et L.2261-7-1 du Code du travail. Ainsi, à l’initiative de l’une de ces parties, une réunion pourra être organisée dans les deux mois de la demande afin de négocier les ajustements qui s’avéreraient nécessaires au regard de la mise en œuvre des dispositions du présent accord. Le présent accord pourra, à tout moment, être dénoncé après mise en œuvre de la procédure en vigueur concernant la dénonciation. Il est précisé qu’un préavis de trois mois doit précéder la dénonciation.
Communication de l'accord
Le texte du présent accord, une fois signé, sera affiché sur le tableau d’affichage de la Direction.
Dépôt de l’accord
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail.
Il sera déposé à l’initiative de la Direction de la société :
Sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail ;
Un exemplaire auprès de la DIRECCTE ;
Un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Toulouse.
Fait à Quint-Fonsegrives, le 7 novembre 2023, En 4 exemplaires originaux :
