Relatif au déploiement et au fonctionnement de la base de données économiques et sociales (BDES)
ENTRE
L’association départementale « Les Pupilles de l’Enseignement Public » du Morbihan, dont le siège est situé 57 rue Anita Conti - 56000 VANNES, représentée par Madame, en sa qualité de directrice Générale.
D’une part,
ET
L’organisation syndicale CFDT représentée par Madame , en sa qualité de déléguée syndicale,
L’organisation syndicale FO représentée par Madame, en sa qualité de déléguée syndicale
L’organisation syndicale CGT représentée par Madame, en sa qualité de déléguée syndicale,
L’organisation syndicale ASSO SOLIDAIRES, représentée par Monsieur, en sa qualité de délégué syndical,
D’autre part,
Préambule
Les organisations syndicales et l'Association départementale « Les Pupilles de l’Enseignement Public du Morbihan » ( les PEP56) ont décidé d’ouvrir les négociations dans l’objectif de signer un accord collectif formalisant la mise en place de la BDES.
La loi n°2013-504 du 14 juin 2013 relative à la sécurisation des emplois a instauré la Base de Données Économiques et Sociales (BDES). Cette BDES rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes du Comité Social et Économique (CSE). Elle doit être mise à disposition du CSE par l’employeur afin de permettre aux représentants du personnel d’exercer leurs attributions et missions. Sa mise à disposition n’exclut pas la possibilité donnée aux représentants du personnel de demander en tant que de besoin avéré des éléments d’information complémentaires. Les nouvelles dispositions légales introduites par l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 laissent aux entreprises et aux organisations syndicales représentatives la possibilité de définir, sous réserve des dispositions d’ordre public, des modalités de mise en place et de fonctionnement de la BDES.
L’Association LES PEPS 56 et les organisations syndicales représentatives ont décidé d’engager des discussions conformément à l’article L. 2312-21 du code du travail.
Par cet accord, les parties signataires ont souhaité garantir l’accès à des informations de même nature et harmoniser les modes de recueil, de calcul et d’actualisation des informations fournies aux représentants du personnel.
Ces données seront désormais rassemblées et gérées via un outil informatique commun à l’Association Les PEP 56.
La cohérence des informations contenues dans la BDES doit ainsi permettre une plus grande lisibilité des données économiques et sociales, faciliter leur partage et par conséquent favoriser un dialogue social équilibré et de qualité.
Article 1 : Objet
Cet accord a pour objet de mettre en place au sein de l’Association une BDES dont le contenu et le fonctionnement est prévu de la manière suivante :
Conformément à l’article L. 2312-21 du code du travail, le présent accord définit :
l’organisation, l’architecture et le contenu de la base ;
les modalités de fonctionnement de la base de données économiques et sociales.
La BDES est telle qu’elle permet aux membres CSE, aux délégués syndicaux, d’exercer utilement leurs compétences.
Article 2 : Champ d’application et conditions d’éligibilité
Sous les réserves qui suivent, le présent accord à vocation à s'appliquer à l’Association ou ses établissements à venir, entrant dans le ressort du Comité social et économique dont l’effectif et la présence d’instances représentatives, actuels ou à venir, les soumettent ou les soumettront à la réglementation relative à la mise en place d’une BDES.
Article 3 : Niveau de mise en place
La base de données économiques et sociales est mise en place au niveau de l’Association LES PEP56.
Article 4 : Organisation, architecture et contenu de la BDES
4.1. Organisation de la base
La BDES est une application informatique reposant sur un système d’archivage électronique.
Elle est conçue et réalisée par un prestataire de logiciel informatique, dont le nom est ALCUIN.
4.2. Architecture de la base
L’architecture de la BDES est organisée autour des thèmes fixés à l’article L. 2312-21 du code du travail et précisés au point 4.3 suivant. Dans l’hypothèse d’évolutions à venir de la base, il est entendu que celles-ci ne pourraient déroger aux thématiques prévues a minima par la loi.
4.3. Contenu de la base
La BDES comprend les thématiques suivantes :
1 – investissement (investissement social, et investissement matériel et immatériel)
2 – égalité professionnelle entre les femmes et les hommes dans l’entreprise
3 – fonds propres, endettement et impôts
4 – rémunération des salariés et des dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments
5 – représentation du personnel et activités sociales et culturelles
6 – rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés au point 4
7 – flux financiers à destination de l’entreprise
Par ailleurs, conformément aux dispositions légales et réglementaires, la BDES intégrera, dans une rubrique spécifique les indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes, le niveau de résultat ainsi que les actions mises en œuvre pour supprimer ces écarts de rémunération, le cas échéant.
Le détail des indicateurs figure en annexe 1 du présent accord.
Le contenu des BDES comprendra tous les éléments conformément à l’article R 2312-8, avec des possibilités d’aménagement sur sa forme de présentation sous réserve de pouvoir revenir à l’essentiel du contenu de la loi, à la demande des signataires.
4.4. Cycle des informations
Lors de sa mise en œuvre cette année, la BDES collectera à minima les données relatives à l’année 2019.
Les données des années précédentes viendront s’agréger dans la BDES jusqu’à former un historique des 2 années précédant l’année en cours (par exemple : en 2021 la BDES de l’année en cours comportera également les données des deux années précédentes soit 2019 et 2020).
La BDES sera construite et/ou progressivement complétée cette année pour être partiellement opérationnelles au 1er mars 2021.
Les projections seront faites à N+1 pour le module financier et à N+2/N+3 sur les projets.
Article 5 – Support de la BDES
Pour la BDES, l’ensemble de ces données est rassemblé, actualisé et géré au sein d’une base de données informatique unique. Cette base est construite avec un éditeur de logiciel, ALCUIN.
Le cas échéant, l’Association LES PEP 56 pourra demander une évolution de cet outil ou migrer vers un outil et/ou un prestataire qui répondrait mieux aux besoins d’une gestion optimum de la BDES.
Article 6 – Droits et modalités d’accès à la BDES
6.1. Modalité d’accès
Les représentants du personnel, soit les membres du CSE et les délégués syndicaux, ont pendant la seule durée de leur mandat, accès aux données stockées dans la BDES du périmètre pour lesquels ils sont mandatés.
L’accès à la BDES leur sera automatiquement retiré à l’échéance de leur mandat.
Les modalités informatiques d’accès sont prévues par la procédure de l’éditeur, à savoir :
connexion au site internet prévu par l’éditeur ;
saisie du mot de passe (cf. article 7) personnalisé donnant accès au seul périmètre autorisé (celui sera adressé par courrier par l’éditeur à chaque représentant du personnel)
accès en consultation aux données relatives au périmètre autorisé
La BDES est accessibles en permanence (à l’exception des périodes de maintenance dont la planification sera portée dans la mesure du possible à la connaissance des utilisateurs dans un délai raisonnable).
Cette permanence ne peut s’entendre selon l’article 3.1 de la fiche 1 de la circulaire DGT n°2014/1 du 18 mars 2014 comme une obligation de rendre la base de données accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
En tout état de cause, les personnes ayant accès à la BDES devront respecter les durées maximales de travail et les temps de repos définis par les dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise.
Les membres élus du CSE auront accès aux données liés aux résultats de l’Association.
6.2. Information
Les représentants du personnel seront tenus informés par tous moyens des mises à jour récurrentes (cf. 6.3) de la base de données économiques et sociales.
Dans le cas où les représentants du personnel seraient saisis de dossiers pour lesquels d’une part, des informations doivent être obligatoirement mises à leur disposition et/ou actualisées dans la BDES, et d’autre part, des délais légaux stricts d’information et de consultation seraient prévus, ceux-ci recevront une information spécifique leur indiquant la date à laquelle lesdites informations seront consultables dans la BDES.
6.3. Actualisation
La BDES sera actualisée a minima une fois par an au mois de mai, et avant toute consultation des instances.
Les indicateurs relatifs aux écarts de rémunérations entre les femmes et les hommes sont actualisés au début de chaque année afin de pouvoir répondre à l’obligation de publication au plus tard le 1er mars de chaque année.
Article 7 – Confidentialité
Les accès aux données de la BDES sont strictement réservés aux seules personnes autorisées par l’article 6.1 du présent accord.
L’identification et le mot de passe sont attribués individuellement.
L’accès à la BDES étant strictement personnel, les droits d’accès ne peuvent en aucun cas être communiqués à une autre personne.
Les personnes ayant accès à la BDES sont tenues à une obligation de discrétion à l’égard des informations intégrées dans la BDES revêtant un caractère confidentiel et définies comme tel par l’employeur.
Les informations accessibles aux représentants du personnel ne peuvent être utilisées que dans la cadre de leurs missions et responsabilités et ne devront en aucun cas être diffusées à l’extérieur de l’entreprise.
Les personnes ayant accès à la BDES assurent la protection et la confidentialité des supports sur lesquels seront enregistrées les informations extraites.
Article 8 – Dispositions finales
8.1. Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans. Il entrera en vigueur à la date de sa signature.
8.2. Suivi de l’accord
Afin de permettre le suivi de l’application du présent accord, les parties signataires conviennent d’examiner annuellement et conjointement la bonne application de l’accord et de clarifier le cas échéant, les clauses de l’accord qui prêteraient à interprétation et de proposer des améliorations du texte et des pratiques. Ces éventuelles modifications font l’objet d’une information au CSE.
Si des modifications dans la rédaction de l’accord sont nécessaires, celles-ci ne pourraient entrer en vigueur que par la conclusion d’un avenant.
8.3. Dénonciation
Conformément à l’article L. 2261-9 du code du travail, les parties signataires du présent accord ont la possibilité de le dénoncer moyennant un préavis de trois mois.
La dénonciation par l’une des parties signataires doit être notifiée par courrier recommandé avec accusé de réception aux autres signataires et faire l’objet d’un dépôt conformément à l’article L. 2261-9 du code du travail.
L’ensemble des partenaires sociaux se réunit alors dans un délai de trois mois à compter de la réception de la notification afin d’envisager la conclusion d’un accord de substitution.
8.4. Dépôt légal et publicité de l’accord
Un exemplaire signé du présent accord sera adressé, par l’employeur, à chaque organisation syndicale représentative dans l’association.
En application des articles D. 2231-2 et suivants du code du travail, le présent accord sera déposé sur la plate-forme de téléprocédure du Ministère du Travail :
- dans une version électronique, non anonymisée, présentant le contenu intégral de l'accord déposé, sous format PDF, datée, revêtue du lieu de signature et des signatures originales, accompagnée des pièces nécessaires à l'enregistrement ; - dans une version électronique de l'accord déposé en format DOCX, anonymisée, dans laquelle toutes les mentions de noms, prénoms des personnes signataires et des négociateurs (y compris les paraphes et les signatures) sont supprimées (non visibles), et uniquement ces mentions. Les noms, les coordonnées de l'entreprise continueront à apparaître, ainsi que les noms des organisations syndicales et le lieu et la date de signature.
Un exemplaire signé sera, par ailleurs, remis à chaque signataire et déposé au secrétariat du greffe du Conseil de prud'hommes du lieu de sa conclusion.
Une information sera faite en CSE avec communication du présent accord. Ce dernier sera également transmis aux délégués syndicaux et sera diffusé par voie d’affichage sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.
Fait à VANNES, le 12 janvier 2021
Nom de l’employeur ou de son représentant Nom des organisations syndicales
